Este documento presenta información sobre la validación de datos en Excel. Explica que la validación de datos permite establecer reglas para prevenir la introducción de datos erróneos en una tabla. Los tipos de datos que se pueden validar incluyen números, fechas, longitud y listas desplegables. También proporciona ejemplos de cómo establecer validaciones de números entre 0 y 1, y cómo eliminar una validación.

1. PRESENTADO POR:
PAOLA A. RAMOS
JEIMMY RODRIGUEZ

2. Validación
de
datos

3. Cuando se INTRODUCCE Numerosos datos en
una tabla, existe el riesgo de que cometamos
errores, estos errores pueden ser por tipo o
debido a que la información ingresada sea
incorrecta. Se puede disminuir el riesgo de
cometer errores, con una herramienta de Excel
llamada VALIDACION DE DATOS, la cual impide
introducir datos erróneos a medida que
llenamos una tabla.

4. LOS TIPOS DE DATOS QUE SE
PUEDEN VALIDAR SON:

5. Números:
Se puede establecer que el número que se
introduce a una celda sea decimal o entero, que
este entre un mínimo y un máximo, excluir un
número o intervalo de números y finalmente se
puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo
de validación

6. Fechas y horas:
En este caso se pueden excluir fechas u
horas, establecer una fecha máxima, mínima o
un intervalo y también establecer una fórmula
para determinar las fechas válidas.

7. Longitud :
Pone límites al número de caracteres que se
pueden introducir, tanto en máximo como en
mínimo.

8. Lista desplegable de valores:
Se puede establecer una lista desplegable con
los valores admitidos por una celda

9. EJEMPLOS
Si queremos validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive, lo primero
que debemos hacer es seleccionar el rango de validación, o sea las celdas
que se deseen controlar

10. luego en la pestaña "Datos" vamos al panel
"Herramientas de datos“
donde pulsando en la flecha se despliega el siguiente
menú

11. pulsando ahora en botón amarillo aparece el panel
"
"validación de datos

12. en la figura aparece la pestaña "Configuración", que ya
tiene los valores para validar la entrada de números entre
0 y 1 inclusive.
La segunda pestaña coloca un mensaje permanente al
costado de cada celda

13. se puede dejar este mensaje o pasar
directamente a la pestaña "Mensaje de error"

14. hay 3 estilos de mensajes de error
Grave: representado por el ícono que aparte del mensaje
tiene una advertencia sonora.
Advertencia: representado por el ícono con una advertencia
sonora mas leve.
Información: representado por el ícono muy similar al
anterior.
Si elegimos Advertencia, aparece el siguiente panel

15. donde podemos elegir entre las 4 opciones que nos
ofrece.
Lo último que nos queda por decir, antes de empezar
con los tutoriales, es como eliminar la validación.
En el panel "Validación de datos" pulsamos en "Borrar
todos" , como indica la flecha roja, y luego aceptamos

16. CREACION DE TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS

17. Una tabla dinámica consiste en el resumen de un
conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla de doble
entrada que nos facilita la interpretación de dichos
datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentación de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a
partir de unos datos que ya tenemos.

18. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las
tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los
artículos del almacén con el número de referencia y el mes de
compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe
del mismo.

19. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos
datos para poder examinar mejor las ventas de
cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos
clic en Tabla dinámica (también podemos
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie
del botón para crear un gráfico dinámico).

20. Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas
dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar
donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

21. En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los
datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una
hoja de cálculo nueva.

22. Desde este panel podemos personalizar la forma en que van
a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla
dinámica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para
cada Referencia en cada Mes.

23. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los
elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al
pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el
campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección .
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado
obtenido.

24. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido
anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el
campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los
resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña
Opciones:

25. El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en
cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la
estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi
esfuerzos.
Eliminar una tabla dinámica.
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos
seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

26. FILTROS

27. Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo a una
serie de criterios. Por cada columna podemos elegir
hasta dos criterios, combinándolos con los
operadores Y (AND) u O (OR).
Autofiltro es una gran herramienta para filtrar
datos, pero en ciertas ocasiones resulta limitada. En
muchos de esos casos podemos utilizar Filtro
Avanzado.

28. En esta nota veremos otros usos de Filtro
Avanzado. Empecemos por considerar esta lista de
nombres con sus respectivas edades

29. Ahora abrimos el menú Datos—Filtro--Filtro
Avanzado y señalamos la tabla de datos y el rango
que contiene los criterios

30. Apretamos aceptar y Excel filtrará la lista

31. Para volver a mostrar todas las líneas usamos el
menú Datos—Filtro—Mostrar todo

32. Al escribir los criterios en distintas líneas estamos
indicando a Excel que queremos usar el operador
O (OR). Si queremos usar el operador Y (AND)
tenemos que poner los criterios en la misma línea.
Por ejemplo, si queremos mostrar solo aquellos
cuyo nombre empieza con la letra R y son mayores
de 30 años

33. También podemos combinar operadores Y (AND) y
O (OR)

34. También podemos usar fórmulas como criterio.
Para esto deben cumplirse dos condiciones:
1 - que den como resultado un valor VERDADERO
o FALSO.
2 – el encabezamiento del rango de criterios debe
ser distinto del encabezamiento de la columna de
datos
Por ejemplo, queremos mostrar sólo aquellos
nombres cuya edad sea menor que la edad
promedio de la lista. En el rango de criterios
ponemos esta fórmula

35. =B6<PROMEDIO($B$6:$B$15)

36. Otro ejemplo sería mostrar aquellos nombres que
aparecen más de una vez. Para eso usaremos la
fórmula
=CONTAR.SI($A$6:$A$15,A6)>1

37. FIN