cómo elaborar proyectos en lacomunidad de caminantes

ASOCIACIÓN DE SCOUTS DEL ECUADOR
DIRECCIÓN DE PROGRAMA DE JÓVENES
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE
PROYECTOS EN LA COMUNIDAD DE
CAMINANTES1

1
Elaborado por Comisión de Caminantes - Dirección de Programa de jóvenes 2008. Revisada a Septiembre de 2010.

2
ASE-Dirección de Programa de Jóvenes. (2010). Documento Guía para Elaboración de
proyectos en la comunidad de Caminantes. Versión 1. 15.09.2010
GUIA PARA ELABORACIÓN DE PROYECTOS
En esta guía encontrarás la información básica para estructurar un proyecto
de manera adecuada dentro de la comunidad de caminantes, además te
permite ordenar las actividades del proyecto de manera que sea más fácil
para ti su ejecución y evaluación.
Encontrarás, en los márgenes del documento y en color verde, ideas claves
que te permitirán un manejo más rápido de esta guía. Además, al final
encontrarás el ejemplo de la estructuración de un proyecto, con el fin de
ayudarte en la redacción y organización de los proyectos de tu comunidad.
Esperamos, querido caminante que este documento sea utilidad para ti.

¿Qué es un proyecto?
Los proyectos son un conjunto de actividades, desarrollado por personas,
con recursos limitados o escasos y cuya ejecución está planeada y
controlada, sin embargo estos trabajos son temporales y únicos, es decir
tienen un tiempo de vida: Nacen, crecen y mueren, o dicho de otra manera,
eventualmente deben ser concluidos.
Un proyecto debe estar enfocado a satisfacer una necesidad: de la
organización, de la comunidad, de mi Grupo, de mi Distrito entre otros, ya
sea esta de carácter material o social y estas necesidades para ser
satisfechas requieren de un producto o servicio, que es en realidad, el
resultado del proyecto.
El producto o servicio resultado del proyecto debe ser elaborado, es decir
que este es trabajado con cuidado y al detalle; y de forma continua, o sea
que debe ser desarrollado siguiendo procedimientos y pasos secuenciados.
Los proyectos y sus características
Los proyectos pueden tener un tiempo variable de ejecución y abarcar una
gran variedad de campos del conocimiento (ciencias naturales, ciencias
sociales, matemáticas, finanzas).
El final del tiempo queda determinado por: El fin del plazo de la ejecución
del mismo, o por la consecución de los objetivos propuestos. Sin embargo
es posible que un proyecto de inicio a otro, o que los resultados del
proyecto permanezcan por un tiempo superior al de su ejecución.
Debe existir una comunicación adecuada entre los ejecutores del proyecto a
lo largo de la duración del mismo para esto es necesario:
Iden'ﬁcación
de

la
necesidad

Planteamiento
de

los
obje'vos

Deﬁnición
de
las

ac'vidades

requeridas
para

cumplir
los

obje'vos

El
producto
o

servicio
resultado

del
proyecto
puede

ser:
un
cambio
en

la
comunidad,
un

servicio
social,
un

producto
comercial

etc.

El
tiempo
de

duración
de
un

proyecto
queda

definido
por
la

necesidad
del

beneficiario
del

mismo

Estructuración

y
ejecución
del

proyecto

4
-‐ Planear las comunicaciones, es decir quién y cuándo necesita la
información y como se le entregará esta información.
-‐ Distribuir la información. Por correo electrónico, llamados por
teléfono, etc. La distribución debe ser oportuna de nada sirve recibir
la información cuando no hay nada que hacer al respecto.
-‐ Realizar reportes de desempeño, es decir realizar reportes del estatus
del proyecto, mediciones de avance de cada actividad etc.
Presupuestos
Para definir el presupuesto, se debe determinar con exactitud y rigurosidad,
que materiales se requieren para efectuar cada una de las actividades
planteadas. Se deben considerar además el costo del transporte hacia los
lugares donde se requiere desarrollar el proyecto, por ejemplo bibliotecas,
locales de internet o de ser el caso visitas a parroquias rurales o ciudades
fuera de la provincia.
En cuanto a los materiales que deben ser tomados en cuenta en el
presupuesto, se deben considerar por ejemplo los siguientes: hojas,
cuadernos, cartulinas, impresiones, copias, cinta adhesivas, tijeras y
material de oficina en general, costo del alquiler de infocus o computadoras,
costo de alquiler de auditorios etc.
Si el proyecto es de elaboración de algún producto, se debe considerar el
costo de toda la materia prima: Agua, aceite, harina, sal, azúcar, hilo, lana,
agujas, telas, pinturas, cartulinas, hojas, botellas recicladas, entre otras.
Ac'vidades
requeridas
para
cumplir

los
obje'vos
planteados

Recursosos,
materiales
y
equipos

requeridos
para
realizar
las

ac'vidades
planteadas

Presupuesto
detallado
del
proyecto

Correcto
manejo

de
la
información:

Planear

Distribuir

Reportar

5
Para lograr mejores resultados asociar cada ítem del presupuesto a una
actividad.
Financiamiento
Se debe tratar, de preferencia que los proyectos tengan justificado su
financiamiento antes de ser ejecutado. Este financiamiento debe correr por
cuenta de la comunidad, mediante actividades de autofinanciamiento: Venta
de artículos simples, venta de alimentos, entre otros; o por ahorro de los
miembros de la comunidad de caminantes. Por ejemplo, para financiar el
proyecto descrito en el ejemplo presentado en esta guía, se puede acordar
con la comunidad que cada caminante de la comunidad ahorrará 1 USD día,
al caminar un poco más o al evitar ir a alguna actividad de diversión.
También se puede recurrir al financiamiento por auspicio. En este caso el
equipo o la comunidad se contactan con una empresa o institución y
negocia una cantidad de dinero o cierta cantidad de materiales requeridos.
Evaluación
Para la evaluación del proyecto, tanto durante su ejecución como al final del
mismo, es necesario que se establezcan primero equipos encargados de un
área del proyecto. Cada equipo tiene un responsable, quien está al tanto del
desarrollo de cada actividad relacionada con su área.
Es indispensable también, que se nombre un coordinador del proyecto,
quién será el encargado de organizar y coordinar las actividades de los
diferentes equipos. Este coordinador debe tener muy claro los objetivos del
proyecto y no debe permitir que la comunidad se desvíe de las metas
propuestas.
Además se deben establecer calendarios de evaluación. De esta manera se
fijan fechas en las que los responsables indican, al coordinador del
proyecto, el porcentaje de avance de cada una de las áreas. Si es necesario,
el coordinador toma los correctivos pertinentes para enderezar el camino de
la comunidad hacia la obtención de los resultados esperados.
El calendario de reuniones debe ser fijado de manera que las reuniones no
sean tan espaciadas en el tiempo ni tan cercanas unas de otras. Por
ejemplo en un proyecto de un año las evaluaciones pueden ser cada dos o
tres meses. El coordinador debe recordar a los responsables de equipos
cuando está cerca una reunión y tiene que organizar y llevar a cabo cada
una de estas.
Todo
proyecto

debe
tener:
un

coordinador,

equipos

especializados
en

cada
área
del

proyecto
y

responsables
de

equipos

6
Para evaluar la ejecución del proyecto se hace uso del diagrama de Gantt.
Este diagrama debe ser impreso en una escala adecuada (de preferencia A2
o A1) y estar a la vista de todos los ejecutores del proyecto. En la reunión
de evaluación se coloca la fecha de cada reunión en el diagrama de Gantt y
se determina que actividades han sido cumplidas a tiempo, cuales no se
han cumplido y cuales están retrasadas.
La evaluación final se la realiza contestando a la pregunta ¿Se cumplieron o
no los objetivos específicos?. Se debe colocar una valoración en porcentaje
de cumplimiento de cada objetivo y en la presentación a la comunidad se
difunde esta información.
Imprimir
el

diagrama
de
Gantt

en
un
área
visible
y

en
el
que
todos

puedan
verlo

7
EJEMPLO DE DOCUMENTO DE SUSTENTACIÓN DE PROYECTO
Este documento tiene por objeto ayudar en la redacción de la sustentación
escrita de cualquier proyecto de la comunidad de caminantes y es además,
un formato que se debe seguir para la presentación de todo proyecto de la
comunidad.
En este documento se presenta un ejemplo de sustentación de un proyecto
ficticio de la comunidad. Se recomienda que este ejemplo sea usado como
una guia y no como una norma estricta. La justificación, los objetivos y las
actividades son propios de este ejemplo, y a pesar de que pueden ser una
orientación en la elaboración de un proyecto en particular, no es necesario
que los proyectos que sean presentados tengan los mismos objetivos ni las
mismas actividades.
Cualquier recomendación en la redacción de este documento es bienvenida.
Para que su recomendación sea procesada comunicarse con su dirigente o a
la Dirección de Programa donde te ayudaremos
programa@scoutsecuador.org.
NOTAS:
Los textos en azul indican aspectos que, de preferencia, deben ser
incluidos en todos los proyectos de la comunidad, como por
ejemplo, la conformación de equipos y elaboración de los
presupuestos del proyecto.
Los textos en rojo constituyen indicaciones y aclaraciones que se
deben considerar para una correcta presentación del proyecto.

8
INCIO DEL EJEMPLO DE SUSTENTACIÓN DE PROYECTO
GRUPO SCOUT Nº9 CERRO AZUL
COMUNIDAD DE CAMINANTES AINI
TITULO DEL PROYECTO: CONCIENTIZACIÓN SOBRE EL
USO DEL AGUA
ELABORADO POR: ROQUE SANTOS
FECHA DE PRESENTACIÓN: 05/09/2010
JUSTIFICACIÓN:
En nuestro país el consumo de agua por persona es del orden de los 1700
m3
anualmente (El Universo, Edición digital, septiembre de 2009), de este
volumen de líquido, aproximadamente un 34% es desperdiciado, por lo que
se puede considerar que cerca de se desperdician cada año.
Si se lograra que 10 familias cercanas a nuestro entorno redujeran su
consumo de agua en un %, se ahorraría un total de litros. Lo cual desde el
punto de vista comunitario es muy considerable.
Debido a que la Comunidad de Caminantes AINI tiene, entre sus
preocupaciones permanentes, la protección medioambiental, ha decidido
iniciar un proyecto que permita concientizar a un número adecuado de
hogares y de esta forma contribuir a la conservación de este recurso natural
importante.
I. OBJETIVOS
1.1. Objetivos primarios
-‐ Conseguir que al menos 10 familias, en un periodo menor a 1 año,
disminuyan su consumo de agua en un 5% y de esta manera
conseguir un ahorro en el consumo de agua del orden del cm3
.
1.2. Objetivos secundarios
-‐ Escoger a 10 familias de nuestro entorno social como objetivo de la
concientización.
-‐ Llevar un registro mensual sobre el consumo de agua de estas
familias.
1
o
2
objetivos
bien

redactados
son

suficientes
y
deben

incluir
el
tiempo
de

ejecución

Los
objetivos

secundarios
son
el

desglose
de
los

objetivos
primarios

En
la
justificación

se
exponen
2
o
3

razones
por
las
que

hay
que
realizar
el

proyecto
en

3
o
4

párrafos

9
-‐ Llevar a cabo una campaña de concientización en esos 10 hogares
-‐ Determinar, al final del proyecto, el ahorro efectivo de agua.
II. ACTIVIDADES
A) Definir el perfil de las familias que se integraran al programa
Elaborar una lista con las características que deben tener las familias que
van a integrar en el programa y establecer un criterio de calificación de
cada punto en esta lista.
B) Realizar la preselección de las familias a integrarse en el
programa
Con la lista elaborada de características seleccionar a un mínimo de 15
familias
C) Informar a las familias preseleccionadas acerca de la campaña
de concientización y definir a las familias definitivamente
seleccionadas
Hacer visitas en cada uno de los hogares preseleccionados, y con
presentaciones breves y específicas explicar la problemática del consumo de
agua en el país y acerca del proyecto de ahorro de agua emprendido por la
comunidad. Luego determinar cuáles familias se interesan y anotarlas en el
programa.
D) Recopilar la información básica acerca del consumo de agua
de los hogares seleccionados, es decir, determinar el consumo
promedio mensual de agua, en el año anterior al proyecto,
determinar cuáles son las actividades en las que el agua está
siendo utilizada y cuáles de estas actividades se constituyen
en un desperdicio.
Solicitar acceso a información como consumo de agua, hábitos personales
de consumo de agua e ideas acerca de la problemática del agua al interior
de la familia. Elaborar una carta sobre el consumo de agua mensual y
determinar cuál es la idea de la familia sobre el ahorro de agua antes de
iniciar el proyecto.
No se requiere ninguna actividad previa para ejecutar esta
actividad, de hecho debe ser de las primeras actividades que se
deben realizar en cualquier proyecto
E) Definir los detalles de la campaña de concientización
Determinar los temas que se van a abarcar, definir los materiales para
Las
actividades

surgen
de

contestar
la

pregunta
¿cómo

cumplir
los

objetivos?

10
ejecutar estas campañas, establecer la necesidad de buscar la opinión y
participación de expertos, determinar si existirá o no una evaluación.
Esta actividad requiere la investigación previa para determinar qué aspectos
del consumo y desperdicio del agua son importantes.
F) Realizar la investigación sobre el consumo y desperdicio de
agua en la ciudad de quito, realizar la investigación sobre el
ahorro que se alcanzaría de conseguirse los objetivos y
determinar el impacto del proyecto.
Se determina el ahorro real de agua obtenido con el proyecto y de ser
necesario redefinir los objetivos en cuanto a alcance.
No se requiere actividad previa para esta actividad.
G) Realizar la investigación sobre los temas que se abarcarán en
la concientización
Preparar a la comunidad ampliamente en el tema del consumo, desperdicio
y ahorro del agua. Determinar las actitudes que logran ahorro en el
consumo del agua. Determinar qué cantidad de agua se logra por cada
actitud y definir cuáles son las mejores para lograr el objetivo planteado.
Dependiendo de la investigación surgirán ciertos materiales
didácticos que facilitarán en el desarrollo de la campaña de
concientización
H) Obtención de los materiales necesarios para la capacitación
Con la lista de materiales necesarios, adquirir al menor costo los materiales
necesarios para la capacitación y demás aspectos del proyecto.
I) Elaborar una lista de materiales y equipos que pueden ser
adquiridos por la comunidad
Elabora una lista de materiales requeridos para realizar las
capacitaciones (cartulinas, hojas marcadores, computadoras, etc),
además los materiales requeridos para la ejecución del proyecto
(Carpetas, computadoras, impresoras, etc). Realizar un
presupuesto con esta lista.
J) Realizar la campaña de concientización mientras dure el
programa
Realizar visitas periódicas, es decir al menos mensualmente, a los hogares

11
participantes y dictarles charlas de una hora sobre el agua como recurso y
su posible agotamiento. Tomar en cuenta que esto involucra el traslado de
material hasta el lugar de cada charla y el coste de transporte de cada
equipo involucrado
K) Elaborar los registros y formatos donde se llevará el historial
de consumo de agua
Elaborar formatos, registros y documentos donde se pueda anotar
la información inicial de cantidad y hábitos de consumo de las
familias. Además de registros que dejen constancia de las
capacitaciones y de las actitudes implantadas en las casas.
L) Conformar los diferentes equipos que ejecutarán el proyecto
Se debe conformar los siguientes equipos: Encargados de
investigación, Encargados de capacitación, Encargados de
recopilación de datos, Encargados de Inspección y supervisión,
Encargados de finanzas, Encargados de contactar expertos y
cualquier otro equipo que se considere necesario.
Esta actividad debe ser la primera actividad que se realiza en
cualquier proyecto, pero los equipos pueden cambiar conforme se
avanza en su ejecución
M)Evaluar los objetivos del proyecto. Determinar si fueron o no
cumplidos
Desarrollar indicadores que permitan evaluar los objetivos de manera
periódica y que, además sean útiles para determinar si el objetivo primario
fue cumplido o no al final del proyecto.
Se debe realizar una tabla con cada actividad del proyecto y definir
uno o varios aspectos que puedan ser evaluados. Estos son los
llamados indicadores.
Revisar los formatos que fueron desarrollados y determinar el ahorro real
del agua conseguida.
La evaluación de los avances debe ser mensual y puede realizarse
una vez que los formatos han sido desarrollados.
N) Informar a los participantes sobre los resultados
Ejemplos
de

indicadores:

Número
de
casas

visitadas,
número

de
personas

concientizadas,

numero
de
hábitos

cmabiados,
etc.

12
Realizar una última visita a los hogares informando los resultados
obtenidos. Qué cantidad de agua se logró ahorrar con el programa aquí
descrito.
Esta actividad de información se puede realizar una vez que se ha
realizado la evaluación final
O) Informar al grupo sobre los resultados
Hacer una presentación al Grupo Scout Nº9, padres de familia,
dirigentes y beneficiarios, sobre el proyecto y sus resultados.
P) Finalizar el proyecto con la elaboración de un informe escrito
Realizar un informe que detalle cada aspecto del proyecto para su
archivo en los registros de la comunidad de caminantes.

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III. CRONOGRAMA (DIAGRAMA DE GANTT)
ACTIVIDAD
TIEMPO DE
DURACIÓN
ESPERADO
ACTIVIDADES
PRECEDENTES
TIEMPO DE
INICO*
TIEMPO DE
FINALIZACIÓN*
A 2d - 6 - sept 7 - sept
B 5d A 8 - sept 14 - sept
C 14d B 15 - sept 04 - oct
D 31d - 6 - sept 18 - oct
E 2d F 19 - oct 20 - oct
F 31d - 06 -sept 18 - oct
G 31d E 21 - oct 02 - dic
H 5d I 13 - dic 17 - dic
I 5d E, G 03 - dic 9 – dic+
J 200d H 20 - dic 10- feb - 2011
K 2d F 25 - oct 26 - oct
L 3d - 6 - sept 8 - sept
M 300d K 29 – oct. 22 – dic - 2011
N 14d M 23 – dic - 2011 11 – 01 - 2011
O 1d M 23 – dic - 2011 23 – dic - 2011)
P 5d O 23 – dic - 2011 29 – dic. – 2011.
*El tiempo de inicio y el tiempo final debe ser definido luego de que
se determina el tiempo de duración esperado y las actividades
precedentes de cada actividad.
+
En caso de que una actividad tenga dos actividades precedentes,
se debe tomar como tiempo de inicio de esta, la fecha más tardía de
estas actividades precedentes. En el ejemplo la actividad E termina
el 4 de octubre y la actividad G el 4 de noviembre, se toma
entonces el 4 de noviembre para la actividad I.
El siguiente gráfico esta hecho en Microsoft office Visio o Project.

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