Este documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Word para generar múltiples documentos personalizados a partir de un documento maestro y una base de datos. Permite insertar campos variables en el documento maestro que se reemplazarán automáticamente con datos de la base para cada registro. Esto permite generar cartas, etiquetas u otros documentos personalizados de forma masiva.

1. Combinación de
Correspondencia
(Word 2010)

2. Mediante la opción Combinar
correspondencia Word nos permite
incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos
obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de
personas distintas.

3. Por ejemplo, podemos
escribir cartas personalizadas,
en las que sólo escribimos el
texto fijo (el texto que se repite
en todas las cartas) y Word se
encarga de generar los datos
variables (los que cambian en
cada carta según la persona).

4. De esta forma podemos generar automáticamente
tantas cartas distintas como personas existan en el
lugar donde están almacenados los datos.

5. Otros ejemplos de la utilidad de combinar
correspondencia son la generación de etiquetas, la
impresión de sobres, generar recibos, etc.

6. Elementos para la Combinación de
Correspondencia
Documento Principal Origen de los datos
Sr. <<Nombre>> Nombre Dirección
<<Dirección>> Juan Pérez Carmen 657
Informamos a ud. Que Jaime Brito JJ Pérez 987
debe presentarse
Pablo Suarez 543
Campos de combinación
Sr. Juan Pérez
<<Dirección>> Sr. Jaime Brito
Sr. Pablo Suarez
<<Dirección>>
Informamos a ud. Que <<Dirección>>
debe presentarse Informamos a ud. Que
Informamos a ud. Que
debe presentarse
debe presentarse

7. Para realizar la combinación de correspondencia se
requieren de dos elementos que son :
a) Documento Principal: Es el documento Word
que contiene el texto fijo y los campos variables
que toman su valor del origen de datos.

8. b) Origen de los Datos : Es el lugar donde residen los
datos que vamos a utilizar en el documento
principal .
El origen de los datos se puede crear en distintas
aplicaciones , por ejemplo en una tabla de Word, en
Excel, Access o una lista de direcciones de Outlook
(Administrador de correo electrónico)

9. c) Campos de Combinación : Permiten unir el
documento principal con el origen de los datos

10. Ejemplo Práctico
Para este ejemplo supondremos una empresa de
cobranza, la cual, necesita enviar cartas de
cobranzas a clientes morosos, para esto se creará :
a) Una base de datos (Tabla Word) con estos
clientes (origen de los datos)
b) Una carta de cobranza, que tendrá el mismo
contenido para todos, lo único que cambiara
serán los datos personales de los clientes
(Documento principal o carta tipo o modelo)

11. Ejemplo Práctico
Para este ejemplo, en el documento principal ,
pondremos bordes de páginas personalizados y
también agregaremos una marca de agua
personalizada

12. A Crear Origen de los Datos
Cargamos Word
3
4
2
1

13. Para este ejemplo usaremos como
origen de los datos el mismo Word,
para lo cual crearemos una tabla de
5 columnas y 11 filas, para este caso
indicaremos la cantidad de filas y
columnas de la siguiente manera

14. 1 2
4
5
11
3
5

15. 10 Escribimos los siguientes datos, en la tabla,
sin dar ningún formato a la hoja
11 Guardamos con el nombre de origen datos

16. B Crear Documento principal o carta tipo
1
3
2

17. Establecemos márgenes, en este ejercicio estrecho
1
2
3

18. Configuramos la página, en este caso tamaño personalizado
1
2
3 21,59
15

19. Configuramos el párrafo, con los siguientes datos
2
2
0 1,15
10

20. Con esta configuración Escribimos el siguiente texto

21. Para adornar la hoja, crearemos un marco de página
2
1
Borde de página 3
Arte 4

22. 4
Elegir un borde

23. Ahora veremos el resultado al poner bordes de página

24. Ahora pondremos una Marca de agua personalizada
2
1
3

25. 4
5
6
8
7

26. Nuestro documento principal, queda
Lo guardamos con el nombre de documento principal

27. C Comenzamos con la combinación de correspondencia
2
1
3

28. 4
5

29. Buscamos donde guardamos el origen de los datos
6
7

30. Insertamos los campos de combinación
9
10
Ubicamos el cursor
8

31. Al insertar el campo de combinación, queda de la siguiente
forma
11

32. Dejamos un espacio en
blanco y dejamos el cursor
12

33. Insertamos el siguiente campo combinado
13
14

34. Al insertar el siguiente campo de combinación, queda de la
siguiente forma
15

35. Dejamos un espacio
en blanco y
dejamos el cursor
16

36. Al insertar el siguiente campo de combinación, queda de la
siguiente forma
17
18
19

37. Dejamos un espacio
en blanco y
dejamos el cursor
20

38. Al insertar el siguiente campo de combinación, queda de la
siguiente forma
21
22
23

39. Dejamos un espacio
en blanco y
dejamos el cursor
24

40. Al insertar el siguiente campo de combinación, queda de la
siguiente forma
25
26
27

41. 28
Dejamos un espacio
en blanco y
dejamos el cursor

42. Al insertar el siguiente campo de combinación, queda de la
siguiente forma
29
30
31

43. Para finalizar, se imprime la combinación, en nuestro
caso como no tenemos impresora la editamos
1
3 2
4

44. El resultado de la combinación, son 10 cartas, el contenido
tipo es para todos iguales, pero los datos personales son
distintas para cada carta (se combinaron documentos)

45. Veremos el acercamiento de las dos primeras

46. Ejercicio
Crear un origen de datos, que tenga la siguiente
información para un listado de 5 personas:
• Nombre, Dirección, Disfraz, Aporte a la fiesta
El documento principal, debe ser una invitación a
una fiesta de disfraces , y debe indicar el nombre,
dirección, el disfraz que le corresponde y su aporte a
la fiesta (bebidas o comida) .
Este documento, debe tener bordes de página y una
marca de agua, también debe indicar los márgenes y
Tamaño de hoja

47. Ejercicio Recuperación de notas de control
Crear un origen de datos, que tenga la siguiente
información para un curso de 25 estudiantes:
• Nombre completo
• Honor
El documento principal, debe ser un diploma a
cada uno de los estudiantes (Honor , puede ser
mejor compañero, asistencia, dedicación, etc.
Ud. debe diseñar el diploma (Bordes, marca de
agua, márgenes y tamaño de página.