El documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Word para crear un conjunto de documentos personalizados como cartas, etiquetas o cupones. Esta función permite crear un documento base con contenido fijo y luego insertar marcadores de posición para datos variables como nombres, direcciones o números. Word reemplazará automáticamente los marcadores con la información correspondiente de un archivo de datos externo, generando versiones únicas de cada documento combinado.

1. Combinar correspondencia.
Las
posibilidades
correspondencia
de
la
combinación
de
Puede usar la combinación de
correspondencia para crear un
conjunto de documentos que sean
prácticamente iguales pero contengan
elementos exclusivos. Por ejemplo, en
el caso de una carta que anuncie un
nuevo producto, el logotipo de la
organización y el texto sobre el
producto aparecerán en todas las
cartas, pero la dirección y la línea de
saludo serán distintas en cada una de
ellas.
Puede usar la combinación
correspondencia para crear
siguientes elementos:



de
los
Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las
etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o
faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes,
pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como
el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto
en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.
Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o
cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la
característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un
documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar
marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se
encarga del resto.
Comenzar
el
correspondencia
proceso
de
Para iniciar el proceso de combinación de correo:
1
Mireya Villalva A.
combinación
de

2. 1. Inicie Word.
Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si
lo cierra, el paso siguiente no funcionará.
2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar
correspondencia.
Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso
de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.
Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar
la información
El
panel
de
tareas Combinar
correspondencia se abre con una pregunta
sobre el tipo de documento combinado que
está creando. Una vez elegido, haga clic
en Siguiente en la parte inferior del panel de
tareas.
NOTA Si tiene compatibilidad de fax en su
equipo y un fax módem instalado, también
verá Faxes en la lista de tipos de
documento.Elegir el documento principal que
desea utilizar. Si el documento principal
(denominado el documento inicial en el panel
de tareas) ya está abierto, o está empezando
con un documento en blanco, puede
hacer clic en Utilizar el documento
actual.
De lo contrario, haga clic en Empezar a
partir de una plantilla o en Empezar a
partir de un documento existente y
busque la plantilla o el documento que
desea utilizar.
Conectarse al archivo de datos
2
Mireya Villalva A.

3. En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al
archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea
combinar en su documento.
Si la información de la lista de contactos de
Microsoft Office Outlook® es completa y está
actualizada, este es un archivo de datos
excelente para utilizar en cartas para clientes o
mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que
hacer clic en Seleccionar de los contactos de
Outlook en el panel de tareas y elegir la
carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft
Office Excel o de una base de datos de
Microsoft Office Access que contiene la
información de sus clientes, haga clic
en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.
Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y
utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo
de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.
Elegir los registros en el archivo de datos que desea
utilizar
Conectarse a un determinado
archivo de datos no significa que
necesariamente tenga que combinar
la información de todos los registros
(filas) de ese archivo de datos en el
documento principal.
El cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia se
abrirá tras conectarse con el archivo
de datos que desea utilizar o al crear
un nuevo archivo de datos. Puede
seleccionar un subconjunto de
registros para su combinación de
correspondencia
ordenando
o
filtrando la lista.
Siga uno de estos procedimientos:
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Mireya Villalva A.

4. 

Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente,
haga clic en el encabezado de columna.
Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que
contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic
en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el valor.
Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen
información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que
contienen información.
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Mireya Villalva A.