Este documento proporciona instrucciones para combinar correspondencia en Microsoft Word. Explica cómo usar el asistente de combinación de correspondencia para crear un directorio a partir de una plantilla, lista de contactos de Outlook u otra fuente de datos existente, o escribiendo la información directamente. Detalla los pasos para organizar el directorio, obtener una vista previa y completar la combinación para generar un documento final con la información repetida para cada registro.
1. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE
CHIMBORAZO
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
INFORMÁTICA
ING. MIGUEL ÁVALOS PÉREZ
4TO “B”
INTEGRANTES
FRANCISCO SANTILLÁN
2013-2014
2. COMBINAR CORRESPONDENCIA.
Puede utilizar la función de directorio en Word para crear un directorio de
nombres, direcciones y otra información. Puede combinar el origen de datos en
un único documento, como un directorio de suscripción, un catálogo o una lista
de piezas.
INTRODUCCIÓN
Abra el documento en Word y, a continuación, inicie la combinación de
correspondencia. En el menú Herramientas , haga clic en cartas y
correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar
correspondencia. En el menú Herramientas , haga clic en cartas y
correspondencia y, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia.
En la ficha correspondencia , haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y,
a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a
paso. Aparece el panel de tareas Combinar correspondencia en el lado
derecho de la pantalla. En el panel de tareas, Seleccione el tipo de documento,
haga clic en directorio. Para continuar, haga clic en siguiente: inicie el
documento.
Esto avanza al siguiente paso en el Asistente para combinar correspondencia y
le ayuda a configurar el directorio.
Paso 1 de 6: seleccione el tipo de documento
En Seleccione el documento inicial, aparecen las siguientes opciones:
Utilizar el documento actual: utilizar el documento actual en la pantalla
como documento principal.
Empezar a partir de una plantilla: elija una de las plantillas de
combinación de correo listos para usar.
Inicio de documento existente: abrir un documento existente para utilizar
como documento principal de combinación de correspondencia.
Haga clic en la opción que desee.
Para continuar, haga clic en siguiente: seleccione los destinatarios.
Paso 2 de 6: seleccione el documento inicial
Al abrir o crear un origen de datos mediante el Asistente para combinar
correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de
información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos
siguientes para adjuntar el documento principal al origen de datos.
3. Paso 3 de 6: seleccione los destinatarios
Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
En el panel de tareas Combinar correspondencia , haga clic en utilizar una lista
existente en Seleccione los destinatarios.
En utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , seleccione el archivo que
contiene la información variable que desee utilizar y, a continuación, haga clic
en Abrir.
Nota Word muestra el Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de
diálogo que le permite ordenar y modificar sus datos.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Método 1: Si utiliza un origen de datos
Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
En el panel de tareas Combinar correspondencia , haga clic en Seleccionar de
los contactos de Outlook enSeleccione los destinatarios.
En Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en Elegir la carpeta de
contactos.
Seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee en el Seleccione la
carpeta de la lista de contactos cuadro de diálogo. Haga clic en ACEPTAR.
Nota Word muestra el Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de
diálogo que le permite ordenar y modificar sus datos.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Método 2: Si utiliza nombres de una lista de contactos de Outlook
Para crear un nuevo origen de datos, siga estos pasos:
En Seleccione los destinatarios, haga clic en escribir una lista nueva.
En escribir una lista nueva, haga clic en crear.
Método 3: si escribe los nombres y direcciones por primera vez
Para configurar el directorio, siga estos pasos:
Escriba el texto o Agregar imagen de gráficos que desee que se repita en cada
elemento en el directorio.
4.
Nombre:
Dirección:
Número de teléfono:
Agregue los campos de datos que corresponden a cada etiqueta, o agregar los
campos de datos que se requieren en el directorio.
Cuando haya terminado de organizar su directorio, haga clic en siguiente: vista
previa de su directorio para obtener una vista previa de los resultados.
Paso 4 de 6: organizar el directorio
Después de obtener una vista previa de su directorio y realizar los cambios
necesarios, haga clic en siguiente: Complete la combinación para continuar.
Paso 5 de 6: obtener una vista previa de su directorio
Para combinar el directorio, siga estos pasos:
Haga clic en nuevo documento.
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Combinar en nuevo documento ,
especifique los registros que desea combinar.
Haga clic en Aceptar para combinar los registros
Paso 6 de 6: Complete la combinación
