1. CUARTO “B”
MICROSOFT EXCEL 2010
COMBINAR CORRESPONDENCIA
ANDREA QUINTERO
2014

2. Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
NOTAS ....................................................................................................................................... 2
LAS POSIBILIDADES DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA ............................................. 2
COMENZAR EL PROCESO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA ......................................... 3
NOTA ......................................................................................................................................... 4
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................ 4

3. COMBINAR CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN
En Microsoft Excel, configure los datos que se utilizarán para combinar correspondencia.1
Asegúrese de que los datos están en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos
relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el
comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila y contiene hechos
similares, y no hay columnas o filas en blanco en la lista. Los rótulos de columna se utilizarán
para especificar dónde se incluirán los datos al combinar correspondencia.1
Asegúrese de que los rótulos de columna identifican claramente el tipo de datos de la
columna; de este modo se facilita la selección de los datos correctos al combinar
correspondencia. Por ejemplo, es mejor utilizar rótulos como Nombre, Apellido, Dirección y
Ciudad que Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4.1
Asegúrese de que tiene una columna para cada elemento que desee incluir en la combinación
de correspondencia. Por ejemplo, si crea cartas modelo y desea utilizar el nombre de cada
destinatario en el cuerpo de la carta, asegúrese de que tiene una columna que contiene los
nombres, en lugar de una sola columna con nombre y apellidos. Si desea dirigirse a cada
destinatario por el tratamiento y el apellido, por ejemplo, Sr. González, puede utilizar una
única columna que contenga el tratamiento y los apellidos o utilizar una columna para el
tratamiento y otra para el apellido.1
Para facilitar la búsqueda de la lista al seleccionarla para combinar correspondencia, debe
darle un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de
celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para
referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.):
1. Seleccione toda la lista.
2. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir.
3. Escriba un nombre para la lista
4. Elija Agregar y haga clic en Cerrar.
5. Guarde y cierre el libro que contiene los datos.
6. Pase a Microsoft Word.
7. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en
Asistente para combinar correspondencia.
8. En los dos primeros pasos del Asistente para combinar correspondencia, seleccione el tipo
de documento e inicie el documento. Si va a crear etiquetas postales, haga clic en
Etiquetas en el paso 1 y, a continuación, elija Opciones de etiqueta en el paso 2 para
seleccionar el tamaño y el tipo de las etiquetas que va a imprimir.
9. En el tercer paso, en Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente y, a
continuación, haga clic en Examinar.
10. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta en la que ha guardado el libro con los datos,
haga clic en el libro y, a continuación, elija Abrir.
1

4. 11. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, busque y haga clic en la lista. Asegúrese de que
está activada la casilla de verificación La primera fila de datos contiene encabezados de
columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.
12. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en los
rótulos de columna de los datos correspondientes a los identificadores de Word situados
a la izquierda. Este paso facilita la inserción de los datos en los documentos modelo. Para
obtener más información sobre la correspondencia de campos, consulte la Ayuda de
Word.
13. Si sólo desea incluir los destinatarios seleccionados para combinar correspondencia, haga
clic en Editar lista de destinatarios y seleccione los que desee.
14. Utilice los restantes pasos del asistente para escribir, agregar información de
destinatarios, obtener una vista previa, personalizar, guardar e imprimir o enviar por
correo electrónico los documentos. Para obtener información sobre estos pasos, consulte
la Ayuda de Word.1
NOTAS
1. Mientras el libro está abierto en Word para combinar correspondencia, puede abrirlo en
Excel. Si necesita ver los datos y los rótulos de columna, vaya al paso 3 o 5 del asistente y
haga clic en Editar lista de destinatarios.
2. Puede seguir utilizando las combinaciones de correspondencia con datos de Excel que
haya creado en versiones anteriores de Word. Para abrir y utilizar estas combinaciones de
correspondencia en Word 2002 o posterior, deberá instalar Microsoft Query. Query ya no
es necesario para crear nuevas combinaciones de correspondencia en Word 2002 o
posterior.1
Esta es la introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos del proceso de
combinación de correspondencia tomando las cartas como ejemplo. Este sitio es un lugar
excelente para obtener una visión general del proceso. La serie incluye:
LAS POSIBILIDADES DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que
sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de
una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el
producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas
en cada una de ellas.1
2

5. Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:

Un conjunto de etiquetas o sobres
El remite será el mismo en todas las etiquetas o
sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.

Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.
El
contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de
ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o
cualquier otro datos personal.

Un conjunto de cupones numerados
Los cupones son idénticos en todo excepto en que
cada uno de ellos contiene un número exclusivo.1
Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es
donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de
combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que
contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición
para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.1
COMENZAR EL PROCESO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Para iniciar el proceso de combinación de correo:
1. Inicie Word.
Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el
paso siguiente no funcionará.
2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar
correspondencia.2
3

6. NOTA
En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en el
Asistente para combinar correspondencia.2
Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de
combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.2
BIBLIOGRAFÍA
1. http://office.microsoft.com/es-es/word-help/combinacion-de-correspondencia-deword-informacion-basica-HA001034920.aspx
2. http://egobierno.aguascalientes.gob.mx/servicios/dgch/correspondencia.html
4