Este documento describe cómo crear cartas modelo en Microsoft Word utilizando la característica Combinar correspondencia. Explica los pasos para iniciar una combinación de correspondencia, seleccionar el tipo y origen de documento, agregar campos de datos variables a la carta modelo, y previsualizar las cartas personalizadas generadas.

1. Cómo utilizar Combinar correspondencia
para crear cartas modelo en Word
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Resumen
En este artículo se describe cómo utilizar la característica Combinar correspondencia para crear
cartas modelo en Microsoft Word.
Para obtener información adicional acerca de cómo realizar otros tipos de combinaciones de
correspondencia, combinar con otros tipos de datos y resolver problemas, revise la lista de artículos
de la sección Referencias.
Para obtener una descripción de los términos que se usan en este artículo, consulte la sección
Glosario.
El procedimiento siguiente describe cómo crear una carta modelo, asociarla a un origen de datos,
darle formato y combinar los documentos.
Iniciar una combinación de correspondencia
Inicie una combinación de correspondencia. Para ello, siga los pasos que correspondan a la versión
de Word que esté ejecutando.
Microsoft Word 2002
En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic
en Asistente para combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2003
En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic
en Combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2007
En la ficha Correo, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic
en Asistente paso a paso para combinar correspondencia.

2. Seleccionar el tipo de documento
1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le
permitirá enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la carta
que cada persona recibe.
2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial
1. Haga clic en una de las opciones siguientes:
o Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento
abierto.
o Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de
correspondencia listas para usar.
o Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente
para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
Seleccionar los destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, está
indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación.
Utilice uno de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.
Método 1: usar un origen de datos existente
Para usar un origen de datos existente, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista
existente.
2. En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que
contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad de
disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en la
lista Todos los orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic
en Abrir.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.
Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
5. Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de
datos y lo asocia al documento principal.
6. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic
en Guardar.

3. Método 2: usar nombres de una Lista de contactos de Microsoft Outlook
Para utilizar una Lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
3. En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la carpeta
de contactos.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la
carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.
Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
5. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones
Para crear una base de datos nueva, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccione los destinatarios.
2. Haga clic en Escribir una lista nueva.
3. Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de diálogo,
escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna
información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.
De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se
afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El
conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.
4. Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva entrada para
pasar al registro siguiente.
Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro
concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic
en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, puede
agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de
combinación.
5. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el
cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al
origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic
en Guardar.
6. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los
cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
8. Guarde el documento principal.

4. Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de
datos y lo asocia al documento principal.
9. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic
en Guardar.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: escriba la carta.
Escribir la carta
En este paso configura el documento principal.
1. Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.
2. Agregue los códigos de campo donde desee que la información variable aparezca. En
el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro opciones:
o Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con
formato.
o Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato.
o Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo electrónico.
Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de
franqueo en el equipo.
o Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación
individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar
campo de combinación aparece.
Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información del
origen de datos antes de hacer clic en Más elementos.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el
campo de combinación que desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar.
Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación, volver y agregar
espacios o signos de puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez,
cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los
espacios o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso
con cada campo de la combinación adicional que desee insertar. También
puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación,
igual que el texto normal.
3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o
en Guardar como en el menú Archivo.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic
en Guardar o en Guardar como.
Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el paso
siguiente, haga clic en Después: obtenga una vista previa de las cartas.
Obtener una vista previa de las cartas

5. Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por carta. También
puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas individuales.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: complete la combinación
Completar la combinación
Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la
combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes:
Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la
impresora. No podrá ver el documento en la pantalla.
Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el
cuadro de diálogo Combinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al
hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic
en Imprimir para imprimir el documento de la combinación.
Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento
combinado en la pantalla.
Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el
nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento
nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic enAceptar, los
documentos se combinan en un documento de Word nuevo.
Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación,
haga clic en Imprimir.
Recursos adicionales
Para solucionar problemas, vea los Recursos de compatibilidad con Combinar correspondencia de
Word. Para ello, visite el siguiente sitio web de Microsoft:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge
Glosario
Lista de direcciones: una lista de direcciones es un archivo que contiene los datos que varían en
cada copia de un documento combinado. Por ejemplo, un origen de datos puede incluir el nombre
y la dirección de cada destinatario de una carta modelo.
Texto repetitivo: información genérica que se repite en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o
directorio (catálogo).
Campo de datos: una categoría de información en un origen de datos. Un campo de datos
corresponde a una columna de información en el origen de datos. El nombre de cada campo de
datos aparece en la primera fila (fila de encabezado) del origen de datos. "CódigoPostal" y
"Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.

6. Registro de datos: un conjunto completo de información relacionada en un origen de datos. Un
registro de datos corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la información
acerca de un cliente de una lista de distribución de correo de clientes es un ejemplo de registro de
datos.
Archivo delimitado: un archivo de texto que tiene los campos de datos separados (o delimitados)
mediante caracteres de tabulación o comas, y los registros de datos delimitados mediante marcas
de párrafo.
Fila de encabezado: la primera fila (o registro) en un origen de datos para combinar
correspondencia. La fila de encabezado contiene los nombres de campo para las categorías de
información del origen de datos; por ejemplo, "Nombre" y "Ciudad". La fila de encabezado también
puede almacenarse en un documento independiente denominado origen del encabezado.
Documento principal: en una operación de combinación de correspondencia, el documento que
contiene el texto y los gráficos que siguen siendo iguales en cada versión del documento
combinado; por ejemplo, el remite y el texto de una carta modelo.
Campo de combinación: un marcador de posición que se inserta en el documento principal. Los
campos de combinación le indican a Microsoft Word dónde insertar información concreta del
origen de datos. Por ejemplo, debe insertar el campo de combinación "Ciudad" si desea que Word
inserte un nombre de ciudad, como "París", que está almacenado en el campo de datos Ciudad.
Documento combinado: el documento que se crea combinando los datos del origen de datos en
el documento principal.