Este documento define los conceptos de documento y archivo, explicando que un documento es información mientras que un archivo es la colección de documentos de una organización. Describe las diferencias entre ambos, incluyendo sus funciones, tipos y características. Explica también el ciclo vital de los documentos, desde el archivo de gestión hasta el archivo histórico. Concluye que los documentos y archivos son fundamentales para la ciencia archivística y se complementan mutuamente para garantizar la gestión adecuada de la información.

1. LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística

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GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD DE APRENDIZAJE 2
LOS ARCHIVOS Y LOS DOCUMENTOS
FABIAN RAMIRO ROMAN HUERTAS
YORLAY MENDOZA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2022

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GESTIÓN DOCUMENTAL
CONCEPTOS DOCUMENTO Y ARCHIVO
Para iniciar, es fundamental identificar el significado de cada uno de los anteriores conceptos
para así comprender su esencia e importancia en la ciencia de la archivística. Por un lado,
tenemos el término de documento, lo podemos deducir a qué es información la cual puede tener
un valor significativo para una persona u organización, pero en conclusión un documento es
“información”. En cuanto al archivo, se puede denominar, como el conjunto de documentos
gestionados por una persona u organización, es decir, es la centralización de la “información”.
Por lo anterior, son conceptos que están vinculados entre sí. La base de la archivística radica en
estos dos conceptos, el comprenderlos y analizarlos es relevante para la organización de la
información.
A continuación, en la siguiente tabla ilustrada, podrán encontrar las diferencias, cualidades y
características del “Documento y Archivo”, dos conceptos que son la esencia y el quehacer
archivístico.
Documento y Archivo
Están relacionados entre sí pero no son lo mismo
Archivo Documento
• Institución o dependencia de
una organización o institución
que procesa, reúne, almacena,
guarda y resguarda los
documentos de archivo
• No existen archivos sin
documentos
• Producidos por personas
organismos o entidades públicas o
privadas para el desarrollo de sus
actividades.
• Existen documentos sin archivos
• Los documentos son la razón se ser
de los archivos
Para que se crean Para que se crean
• Los archivos se crean para
almacenar y guardar los
documentos
• Los documentos se crean para
cubrir necesidades, gestión
administrativa, investigación y
difusión cultural.
Funciones Funciones

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GESTIÓN DOCUMENTAL
• Organizar y servir documentos.
• Seleccionar y conservar los
documentos
• Clasificar los fondos
• Ordenar y describir los
documentos
• Asegurar el traslado de los
documentos
• Almacenar información y hacerla
recuperable
• aseguran la supervivencia de las
actuaciones administrativas
• son soporte material
• Se garantizan la conservación de los
actos
• Garantiza la posibilidad de
demostrar su existencia, sus efectos
y sus posibles errores,
Tipos Tipos
• Archivo bancario
• Archivo diplomático
• Archivo empresarial
• Archivo familiar
• Archivo fotográfico
• Archivo judicial
• Archivo medico
• Archivo militar
• Archivo ministerial
• Archivo municipal
• Archivo nacional archivo notarial
• Archivo parlamentario
• Archivo policial
• Archivo presidencial
• Archivo provincial
• Archivo religioso
• Documentos dispositivos o imperativos
• Documentos testimoniales o
probatorios
• Documentos informativos
• Documentos originales
• Documentos copia
• Documentos borrador
• Documentos minuta
• Documentos sustantivos
• Documentos facultativos o facilitativos
• Documentos no confidenciales
• Documentos con grado de
confidencialidad
• Documentos secretos o confidenciales
• Documentos muy secretos o ultra
secretos
• Documentos públicos
• Documentos privados

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GESTIÓN DOCUMENTAL
Características Características
• Seriado
• Génesis
• Exclusividad
• Interrelación
• Textual
• Iconográficos
• Sonoros
• Audiovisuales
• Informáticos
• Intensivos
• Extensivos
• Diversificado
Clasificación Clasificación
o Archivo corriente
o Archivo central e intermedio
o Archivo histórico
o Archivos antiguos
o Archivos modernos
o Cronológica
o Alfabética
o Numérica
o Documentos antiguos
o Documentos actuales
De acuerdo con lo anterior, analizaremos algunas características del documento de archivo,
como se mencionaba anteriormente los documentos son portadores de información y son la
materia prima para la creación de un archivo. Los documentos teniendo en cuenta su naturaleza y
finalidad llegan adquirir valores primarios y secundarios, algunos de ellos pueden ser:
Valores Primarios
• Administrativo, legal, técnico, jurídico y fiscal
Valores Secundarios
• Histórico, científico y cultural.

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GESTIÓN DOCUMENTAL
De acuerdo con lo anterior, es de suma importancia la valoración documental en una
organización, porque es de esa manera con la que podemos definir el ciclo de vida de los
documentos, con base a su naturaleza y finalidad se puede concluir con su disposición final, eso
si se tienen en cuenta los valores documentales y las diferentes fases del archivo.
Pero ¿Qué es el clico vital de los documentos?
Ver imagen
Un archivo de gestión, son todos aquellos documentos que se encuentran en su fase de
producción, tramité y distribución. También conocido como archivo activo debido a que la
consulta de sus documentos es alta. Por otro lado, el archivo central es la centralización de todos
aquellos documentos que por sus valores primarios fueron transferidos a esta fase del archivo, se
denomina el archivo semiactivo, su consulta no es tan frecuenta como en el anterior. Para
finalizar, el archivo histórico es la última fase del ciclo vital de los documentos, y son todos
aquellos documentos que por su valor secundario deben conservarse a lo largo de la historia.
Como conclusión, de los conceptos documento y archivo, podemos definir que uno depende del
otro, y como se menciona anteriormente son base fundamental para la ciencia de la archivística,
uno es el portador de la información y el otro es la agrupación de criterios para la adecuada
organización documental, es de esa manera es que uno complementa al otro. Porque, es cierto lo
mencionado en la guía un archivo no puede existir sin documentos, pero los documentos si
pueden existir sin un archivo, pero desde el análisis archivístico personal, es necesario que los
dos existan para garantizar la confidencialidad, autenticidad, fidelidad y veracidad como pilares
de la información documental.

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Archivística
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