Este documento define conceptos clave de la documentación y archivo como qué es un archivo, qué es la documentación, y cómo se clasifican y gestionan los documentos. Explica que los archivos son conjuntos de documentos conservados en orden y que la documentación registra información en cualquier medio. Además, detalla las clasificaciones funcional y de acervo para archivar documentos de manera lógica y las etapas del ciclo vital de los documentos.

1. NOMBRE: DIEGO RAYO,
OSCAR ARIZA
carrera: comercio exterior y
negocios internacionales.
Curso: n15-01

2. Documentación y archivo

3. ¿Que es un archivo?
 Es un conjunto de documentos sea cual sea su
fecha, forma y soporte material a cumulados en
un proceso natural conservados conservando su
orden, son utilizados como testimonios,
información o como fuentes de la historia.


4. ¿Que un documentación?
 la documentación:
q Es un escrito que muestra un echo o algo
sucedido.
q Es el registro de información realizado en
cualquier medio como: fotos, filminas,
diapositivas.
.

5. clasificación de los documentos
 Es archivar lo documentos de una forma lógica
que permita una fácil y rápida localización de
ellos. Atendiendo a las necesidades d3e la
empresa de la empresa.

6. Clasificación de los archivos:
 Los archivos se dividen en funciona y acervo
v Funcional se divide en:
§ Centralizado
§ Descentralizado
§ Descentralizado con función central
v Acervo se divide en:
§ Notariales
§ contables
§ Correspondencia
§ Clínicos
§ Fotográficos
§ Eclesiásticos
§ Laborales gestión administrativa
§ Intermedio
§ Histórico permanente
§
§

7. Ciclo vital de los documentos
 Edad administrativa edad histórica
intermedia

lo decide cada
empresa
 Consultan
Constantemente edad
documentos
muy
importantes

8. Gestión documental
 Elaboración utilización conservación

disposición final
q Características:
v Que los documentos sean ben redactados
v Que cada empresa tenga un buen uso de sus
archivos.
v actualizar normas archivistas
v

9. Valor de los documentos
 Valor primario se divide en:
Ø Administrativo: llevan el registro económico de la
empresa.
Ø Valor legar: son todos los impuestos públicos
como la cámara de comercio.
Ø Contables: son generados por el departamento.
Ø Técnico: perfeccionar.
Ø

10.  Valor secundario:
 Histórico: reposan en un archivo histórico
 cultura: son todos aquellos que tengan que ver
con cultura.
 Científico: todo lo relacionado con la ciencia


11. Tabla de retención documental
son tipos de documentos que generan una
dependencia.
q Organigrama presente: como esta organizada la
empresa.
q TRD: se lleva el registro de todos los documentos
y de allí se clasifica el valor correspondiente
agilizando el adjetivó
q