Este documento presenta una introducción a los conceptos básicos de la administración de documentos. Explica la importancia de los documentos y su ciclo vital, desde la creación hasta la disposición final. También describe los procesos de clasificación, ordenación y signado de documentos, así como los tipos documentales simples y compuestos. El objetivo es establecer un marco para la recepción, organización y conservación de documentos generados por las organizaciones.

2. OLGA MESIAS TOVAR
PROFESORA
LAURA ALEXANDRA LEON
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
ARMENIA
2014

3. INTRODUCCION:
1. Objetivos generales
2. Objetivo específicos
3. Que es un documento
4. Características esenciales de los documentos
5. Importancia de los documentos
6. Gestión de documentos
7. Ciclo vital del documento
8. Documentos como testimonio
9. Documentos informativos o noticioso
10. Para que se deben guardar los documentos
11. Organización de documentos
1. Clasificar documentos
2. Ordenar documentos
3. Signar documentos
12. Tipos documentales
1. Tipo documental simple
2. Tipo documental compuesto
13. Propuesta
14. Aportes
15. CONCLUSIONES
16. BIBLIOGRAFIA

4. La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la
organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso,
incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una
organización.
Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de
administración de documentos formal, el contenido suele crearse y
guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos
compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro
individuales.
Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar
eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la
información y datos valiosos incluidos en el contenido.
Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la memoria de la
Nación, por lo que somos responsables directos de proteger de manera
integral y adecuada el patrimonio cultural archivístico de nuestra
Institución y por ende, del País.

5. Establecer los criterios y mecanismos que se sujetarán las
dependencias y Entidades de la administración pública federal
para la solicitud de baja documental de trámite concluido y su
transferencia secundaria de la serie “archivos del presidente
electo” (Acuerdo 4.5/O/06)

6.  Establecer el marco adecuado para la recepción y
conservación de los documentos generados por la APF.
 Identificar las instancias responsables del
seguimiento y transferencia documental.

7. Un documento es toda aquella información contenida y
registrada sobre cualquier soporte material y que es
producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus
actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad
humana.

8. Los documentos espejan las actividades de las que son producto.
Debido a que derivan de sucesos reales, representan una imagen
congelada la que fija una acción en su contexto particular de
función, autoridad, lugar y momento.
Es posible establecer Ciertas características esenciales.
Los documentos:
• Son estáticos en su forma
• Tienen autoridad
• Son singulares cuando están en su contexto
• Son auténticos

9. Es importante contar con un buen
sistema de administración de
documentos para poder almacenar y
recuperar la información. Los
documentos son un recurso y activo
organizacional. Como recurso, proveen
información y como activo, proveen
documentación. Si utilizamos sistemas
automatizados para archivar la
información, éstos nos ayudan a
localizar el documento en una forma
más rápida y desde cualquier lugar, sea
en la empresa o fuera de ésta.

10. La gestión de documentos es el conjunto de tareas y
procedimientos orientados a lograr economía y
eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la
disposición de los documentos de una organización
durante todo su ciclo de vida y de hacer que la
Información que contienen esté disponible en apoyo del
que hacer de esa organización y de los usuarios
externos a ella que lo requieran.

11. El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los
documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación
o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios
establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del
tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor
primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el
que pueden tener para la investigación histórica).
 Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que
contiene.
 Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un
valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
 Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar
como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su
permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión,
Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por
las Tablas de Valoración Documental.

12. Ningún gobierno ni ninguna organización podrían ser
responsabilizados por acto alguno si no existen
documentos que ofrezcan testimonio registrado de sus
actividades.
La responsabilidad se establece cuando es posible
mostrar pruebas de que los funcionarios públicos
sabían lo que hubieran debido saber, que medidas
tomaron y el resultado de sus actividades.
Los documentos testimonian el cumplimiento de leyes,
reglamentos y procedimientos.
Los documentos confiables pueden servir de prueba
para mostrar abusos de función, Mal uso de los
recursos, e incumplimiento de compromisos o
normativa financiera.

13. Los documentos ofrecen testimonios verificables de fraude y pueden
conducir a quienes Investigan a las raíces de la corrupción.
Los documentos bien administrados pueden obrar como una
restricción eficiente en función de su costo. Siempre será más barato
prevenir un fraude que el costo que la corrupción y su enjuiciamiento
tienen para el estado.
Los documentos cooperan con la preservación de la memoria colectiva
de los pueblos.
La conservación permanente de los documentos con valor histórico
ayuda a establecer la cadena de la historia pues los mismos son
pruebas esenciales. Dan a los pueblos su sentido de identidad, sirven
como memoria y conforman el patrimonio documental.

14. Son aquellos en que un sujeto cualquiera asienta una información o noticia
relacionada con una tramitación. Las dos primeras categorías debían ser
emitidas o aceptadas oficialmente por la autoridad. Los informativos pueden
provenir de cualquier nivel del organigrama y dirigirse hacia cualquier nivel,
tanto de igual a igual, como de arriba abajo, viceversa o de afuera adentro de
dicho organigrama. Ejemplos:
 Todo tipo de correspondencia, cartas, notas, oficios, telegramas, teles,
circulares, memorandos etc.
 Informes técnicos y científicos preparados en prosecución de un trámite.
 Documentos contables no avalados con requisitos legales. Tickets de compra,
comprobante de caja chica, presupuestos.
 Los documentos que se hallan en soporte magnético -como veremos
enseguida- no se pueden considerar como documentos dispositivos o
testimoniales, mientras sean fácilmente borrables o corregibles. En este caso
serán considerados documentos informativos.

15. Les recuerdo que se deben guardar según el valor o importancia que representan
para las empresas que lo generan y utilizan. Se consideran:
 Vitales, indispensables para reanudar las operaciones en un momento dado,
rehacer el estado legal y financiero o para el funcionamiento y crecimiento de la
entidad. Son las escrituras de constitución, las patentes de funcionamiento, los
registros o suscripciones ante el ente que las rige, los reportes de accionistas,
prueba de activos y pasivos, planos, escritura de propiedad, fórmulas y diseños.
 Importantes, son documentos que contienen información de valor para la gestión
por períodos de 5 ó 6 años. Son facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
registros de ventas y estados financieros con sus soporte. Útiles, son documentos
que ayudan a la gestión, generalmente por el año de la vigencia. Se ubican en este
grupo la correspondencia general, tanto interna como externa.
 No esenciales, son aquellos, que ya no tienen ningún valor después de seis meses.
Son, anuncios, acuse de recibo, comunicaciones internas, circulares informativas,
invitaciones y tarjetas de saludo.

16. Un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada
entidad.
En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series
documentales.
 Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que
sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica
y/o las funciones institucionales.
 Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada
grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético,
numérico, alfanumérico, cronológico, etc.
 Signar documentos: Es asignarles símbolos de codificación para su rápida
identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden
ser letras o números o la combinación de ambos.

17. Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se
clasifican en:
 Tipo documental simple: Formado por un solo tipo documental, cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la
carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.
 Tipo documental compuesto: Formado por dos o más tipos
documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene
una unidad de información. Se le conoce comúnmente como
“expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para
licencias, etc.

18. Aunque muchos pueden argumentar que sólo leer libros
no les va a dar una educación acabada, el hábito de
lectura es un factor determinante en el camino hacia el
éxito. Una alternativa excelente a la lectura para
aquellos que no tienen mucho tiempo para leer son los
audio libros.
Existen en todas las categorías imaginables y se
pueden comprar en Internet.
Es más, si Usted quiere cambiar su situación y salir
adelante en la vida, el camino más asequible y expedito
es el del estudio independiente, del cual los libros
forman una parte importante.

19. La prelectura me sirve en mi campo laboral para
administrar bien la información y adquirir mas
conocimiento, sin distorsionar el mensaje que se quiere
expresar. Utilizando un lenguaje mensaje sencillo y
claro

20. En este capítulo se ha expuesto los conceptos de los
documentos.
Se ha examinado la Importancia de éstos para el
gobierno y para la sociedad y el valor que tienen como
testimonios. Se han expuesto las características
esenciales de los documentos y se ha Indicado cómo
los archivistas y los responsables de ellos están mejor
situados para comprender los conceptos y el valor de
los mismos. Se ha presentado los modelos de ciclo vital
del documento.

21.  sistemasdeoficina.uprrp.edu/impdoc.htm
 www.archivonorma.com/...deben-guardar-los-documentos/
 www.mailxmail.com/...organizacion.../organizacion-documentos
 ww.irmt.org/documents/educ.../IRMT_Perspectiva_Archivistica_