1. CONSEJOS PARA DISEÑAR Y DOCUMENTAR EL PLAN DE EMERGENCIAS
Para documentar el plan de prevención y preparación para afrontar emergencias tenga en cuenta
los siguientes aspectos:
El plan de Prevención y Preparación para afrontar emergencias que presenta ARP SURA en su
versión Web consiste en un conjunto de estrategias anticipadas, elaboradas gracias a un trabajo
colectivo que comprende las políticas, la organización, normas y procedimientos que debe tener la
empresa, para prevenir y disminuir los niveles de riesgo ante una situación de emergencia que
afecten las personas, los recursos, los procesos productivos y el medio ambiente, incluyendo
actividades que deben ser administradas de una manera adecuada y eficiente, tales como la
formulación y ejecución de programas, planes y proyectos relacionados con: la adopción de
medidas tendientes a prevenir y mitigar los efectos que las diferentes amenazas (internas o
externas) puedan generar. Incluye acciones relacionadas con la legislación, la organización para
afrontar situaciones de emergencia, las acciones relacionadas con los planes operativos de
emergencia, la capacitación, el entrenamiento, el suministro de los recursos necesarios para hacer
frente a una emergencia y la recuperación del proceso productivo en el menor tiempo posible,
con acciones que disminuyan el lucro cesante y la susceptibilidad a sufrir nuevos efectos dañinos
en el futuro.
Esta herramienta esta diseñada para dar cumplimiento a los siguientes objetivos enmarcados en
las etapas del ciclo PHVA:
OBJETIVOS:
Objetivo General:
Disminuir los niveles de Riesgo de cada una de las amenazas existentes en la empresa, mediante
un plan de Prevención y Mitigación, que permita la reducción de la Vulnerabilidad existente en
cada uno de los componentes del sistema productivo.
Objetivos Específicos:
 Conformar los grupos en los diferentes niveles organizativos, que permitan la participación
de las personas en la prevención y control de emergencias como cultura organizacional.
 Analizar las diferentes amenazas de tipo natural, tecnológico y antrópico que pueden
afectar las personas, recursos, procesos productivos y medio ambiente.
 Determinar la vulnerabilidad administrativa, las personas y los recursos estructurales y no
estructurales.
 Establecer los niveles de riesgo para cada una de las amenazas.
 Implementar un plan de prevención y mitigación que intervenga la amenaza y la
vulnerabilidad administrativa, las personas y los recursos estructurales y no estructurales.

2.  Determinar un sistema de notificación interna y externa que permita una respuesta
rápida, oportuna y efectiva ante emergencias.
 Establecer un mecanismo de protección ante las amenazas internas para las personas y
bienes, mediante un plan de evacuación.
 Diseñar un plan de respuesta rápida, oportuna y organizada, para el control de
emergencias generadas por las amenazas existentes, mediante cadenas de intervención.
 Ejecutar un plan de capacitación y entrenamiento para todos los grupos y personas, que
garantice el conocimiento del plan y el cumplimiento de las acciones preventivas y de
control para emergencias.
 Evaluar el plan mediante la ejecución de simulaciones y simulacros, que permitan la
implementación de acciones correctivas del plan.
I. Planear
Esta etapa tiene como fin de planear las acciones a emprender para evitar o disminuir las
consecuencias generadas por la ocurrencia de eventos que afecten a las personas, los recursos, los
procesos productivos y el medio ambiente, mediante la distribución de responsabilidades y
funciones a los diferentes niveles de la organización; el análisis de las probabilidades de ocurrencia
de las amenazas que generan emergencias; el análisis de la predisposición que tienen todos los
componentes del sistema productivo a sufrir daño y el análisis del grado de las perdidas esperadas
debido a la ocurrencia de una amenaza en particular.
a. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
La organización administrativa pretende definir las responsabilidades y relaciones de autoridad,
funciones y tareas de cada uno de los niveles administrativos. Esto significa saber qué
responsabilidad tiene cada nivel administrativo y cual es la función que le corresponde a cada
individuo y con quien debe relacionarse.
El presente plan establece tres niveles de gestión: el gerencial, el estratégico y el operativo o
ejecutor.
El nivel gerencial: es donde se imparten las políticas de prevención y seguridad, se aprueban los
recursos y las acciones necesarias para la implementación del plan como cultura organizacional,
conformado por:
 Las Direcciones.
 Las Gerencias.
El nivel estratégico: es el nivel donde se diseñan las estrategias necesarias para la disminución de
los niveles de riesgo, controla la ejecución de las políticas y es donde se determinan los ajustes
que se requieran para el cumplimiento de las metas. Denominado COMITÉ DE EMERGENCIAS y
esta conformado por:

3.  Jefes de departamentos, Áreas o Procesos.
El nivel operativo ejecuta las acciones para la obtención de los objetivos del plan, es donde se
realizan las labores más importantes para alcanzar los objetivos. Conformado por:
 Supervisores
 Coordinadores de evacuación.
 Brigada de emergencia.
 Personal de mantenimiento.
 Personal de vigilancia.
 Personal de servicios varios.
En el siguiente cuadro determine la organización para el plan con las respectivas responsabilidades
NIVELES DE RESPONSABILDAD
Nivel Cargo Suplentes RESPONSABILIDAD
Gerente Subgerente Asegurar el cumplimiento del plan de emergencias de
acuerdo con las políticas de la empresa, asegurando la
disponibilidad permanente de los recursos financieros,
Gerencial. técnicos, humanos y logísticos.
Jefe de Diseñar estrategias que garanticen la seguridad y
Producción continuidad del proceso productivo.
Jefe Elaborar presupuestos de la dotación requerida para
administrativo y la implementación y permanencia del plan de
Financiero emergencias.
Jefe Recursos Diseñar estrategias que permitan la implementación
Estratégico humanos de acciones que disminuyan la vulnerabilidad de las
personas
Jefe Servicios Diseñar estrategias que permitan la disminución de la
Administrativos vulnerabilidad sobre los recursos físicos
Jefes de Ventas Diseñar estrategias para el manejo de clientes y
proveedores en caso de emergencia.

4. Supervisores Garantizar la implementación de los planes de
prevención y preparación para la seguridad del
proceso productivo
Brigada de Garantizar el control oportuno, rápido y eficaz de
Emergencia. cualquier emergencia
Operativo.
Coordinadores Garantizar la protección de las personas ante
de Evacuación. situaciones de emergencia
Personal de Garantizar el funcionamiento permanente de equipos
Mantenimiento. y servicios básicos
Personal de Garantizar el aislamiento y al seguridad física de las
vigilancia diferentes áreas de la empresa
b. implementación por centro de trabajo
La documentación e implementación del plan de emergencias debe realizarse para cada una de las
sedes que tenga la empresa.
Si la empresa cuenta con varios centros de trabajo para efectos administrativos concentrados en
una sola sede, solo será necesario diligenciar e implementar un plan de emergencias. Para ello
escoja un centro de trabajo de los que aparecen relacionados en el aplicativo y diligencie toda la
información; deje los demás centros de trabajo sin diligenciar.
Si en cambio la sede cuenta con diferentes sedes, relacione el plan de cada una de las sedes a un
centro de trabajo en el aplicativo y diligencie la información.
Tenga en cuenta que la complejidad del plan para cada sede depende de varios factores como:
características y ubicación de las amenazas, complejidad de las operaciones productivas, el
tamaño de las instalaciones, el número de empleados, visitantes y contratistas que ocupan
habitualmente la edificación, la ubicación geográfica.
II. Hacer
En esta etapa se desarrollan las diferentes actividades tendientes a la preparación de todos los
componentes del proceso productivo, para evitar y afrontar efectiva y eficientemente las
amenazas que generan emergencias, mediante la dotación de recursos, la ejecución de planes
para la prevención, la capacitación y el entrenamiento para la respuesta y el control.

5. III. Verificar
Consiste en la ejecución de actividades que permitan evaluar la efectividad de los planes
desarrollados, mediante momentos sinceros, simulaciones, simulacros y reuniones de
seguimiento.
IV. Actuar
En esta etapa se implementan los correctivos necesarios que permitan el afianzamiento del plan
de Prevención y preparación para afrontar emergencias, como cultura organizacional.