2. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
DEFINICIONES:
1. DOCUMENTO:
Para efectos del SGC un documento es aquella información
contenida en algún medio ya sea electrónico o impreso.
Ejemplo Normatividad, Políticas Internas, Formatos, etc.
2. REGISTRO:
Es aquel documento que las áreas generan como resultado de
la realización de alguna actividad del proceso, son útiles para
proporcionar evidencia de las actividades realizadas. Ejemplo:
Algún reporte generado, un informe, una convocatoria, una
captura de información, etc.
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3. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCEDIMIENTO
7.1 Elaboración de los Documentos
7.2 Revisión, autorización, reproducción y/o distribución de documentos
7.3 Identificación de documentos y registros
7.4 Generación de registros
7.5 Archivo, Protección, tiempo de retención y disposición de los registros
7.6 Alta, baja y/o modificación de documentos del sistema
7.7 Consulta de documentos y registros
7.8 Documentos obsoletos
7.9 Documentos externos
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4. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
7.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos son todos aquellos registros que se elaboran en una fecha
determinada, sean o no del trabajo que desempeño mas si pertenecen a la
empresa para la que laboro y en la que presto mis servicios
Los documentos dependiendo de su nivel pueden ser desde el prime nivel
hasta el de tercer nivel como son: Planes de la calidad, normatividad,
políticas, formatos, etc. son definidos en cuanto a su diseño, contenido y
funcionalidad, por el jefe de área, jefe de departamento o personal
involucrado en la prestación del servicio.
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5. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
7.2 REVISIÓN, AUTORIZACIÓN, REPRODUCCIÓN Y/O DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS.
REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN:
Los documentos de primero y segundo nivel: Son revisados por el Jefe del
Departamento de Gestión de la Calidad, y turnados al Representante de la Alta
Dirección para su autorización.
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6. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
7.3 Identificación de documentos y registros
Por nombre del documento, ejemplo:
Manual de Gestión de la Calidad.
Lista Maestra de Control de Documentos y Registros.
Por el código que los identifica, ejemplo:
Donde:
Código: Puede variar de acuerdo a la Unidad Orgánica y clasificación del
SGC.
Revisión: Número de modificaciones y/o actualizaciones que ha sufrido el
documento indicadas en orden consecutivo, el cual inicia en 00 cuando se
emite por primera vez e incrementa cada vez que se actualiza ejemplo: 00,
01, 02…
Emisión: Fecha en la que se libera el documento posterior a su revisión,
ejemplo: 05/01/07.
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7. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
7.4 GENERACIÓN Y CONTROL DE REGISTROS
•Legibilidad: Que puede ser leído sin dificultad y sea claro y entendible para
el usuario.
•Fácil consulta y fácilmente recuperables: Que sean localizados e
identificados de manera rápida.
•Completos en su contenido: Que el formato no cuente con espacios vacíos
no utilizables y en caso de ser así cancelarán el espacio con una línea
diagonal.
El personal de las diferentes unidades orgánicas de la UAA generarán
registros los cuales compilarán información, datos y resultados de la
realización de sus actividades, así mismo verificarán que estos registros
cumplan con los siguientes requisitos:
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8. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
7.5 ARCHIVO, PROTECCIÓN, TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN DE
LOS REGISTROS
DEFINICIONES:
1. Retención
2. Disposición
Archivo y protección de Registros:
El personal de las distintas unidades orgánicas de la Universidad
generan sus registros y determinan la forma más conveniente para su
archivo y protección, tal como: conservación física en mobiliario y/o de
manera electrónica lo cual evitará el extravío, daño o deterioro parcial
o total de los mismos, de igual forma determinan su orden y acomodo
como puede ser: orden alfabético, numérico, cronológico, por unidad
orgánica, por solicitante o usuario, entre otros.
Folder 1
Folder 2
Folder 3
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9. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
7.6 ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC.
En caso de requerir tramitar el alta, baja o modificación de algún documento
controlado, el Enlace de Calidad o personal del área involucrada, podrá
solicitarlo por medios impresos o electrónicos, en caso de optar por el uso de
medios impresos se deberá hacer uso del formato “Solicitud Alta, Baja o
Modificación de Documentos” (FO-IV-01-02) en caso de optar por medios
electrónicos, se hará a través del Control de documentos
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10. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
Son aquellos documentos que por su contenido o por sufrir modificaciones y/o
actualizaciones ya no son vigentes para efectos del SGC.
En caso de que por alguna razón los documentos obsoletos se deban
conservar, el Enlace de Calidad, jefe de área, jefe de departamento o en su
caso personal involucrado en la prestación del servicio, deberán prevenir el
uso no intencionado de los mismos, colocando al documento la leyenda
“Documento Obsoleto”.
Los documentos “No Controlados” en cualquier momento podrán convertirse en
documentos obsoletos dependiendo del número de revisiones que sufra el
documento y podrán no tener la leyenda “Documento Obsoleto”.
“DOCUMENTO
OBSOLETO”
7.8 DOCUMENTOS OBSOLETOS:
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11. POR TU ATENCIÓN GRACIAS
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WOLF
DIVISIÓN
