El evento corporativo como herramienta de comunicación en la empresa. El evento de empresa, comunicación en estado puro. Formación, diversión y networking, claves de éxito de un evento El briefing, la piedra angular del evento.

1. Conductor:
Javier Lozano, marketing & travel advisor
Qué funciona en
El evento corporativo
como herramienta
de comunicación
externa
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2. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa2
El evento corporativo es una de las herra-
mientas de comunicación más efectiva.
Permite conectar con los stakeholders y
refleja los valores de la organización. Por
ello, se debe cuidar hasta el mínimo de-
talle. Todo comunica y no hay una segun-
da oportunidad para cambiar una primera
impresión.
El evento debe fluir, como bailar sin que
se note el enorme esfuerzo.
Para garantizar su éxito, se deben cumplir
unas premisas básicas.

3. Dircom Aragón 3
El briefing: la piedra
angular del evento
¿Quién?
En función del objetivo, se define el públi-
co. Puede ser un grupo de interés o va-
rios, lo importante es que el acto esté en
consonancia con sus intereses y con los
objetivos de la organización.
Todo evento comienza por el briefing,
una cuestión de pronombres interrogativos
¿Por qué?
¿Cuál es el motivo por el que organizo mi
acto? ¿Qué quiero conseguir? Los moti-
vos básicamente son tres:
1. Ventas.
2. Notoriedad.
3. Prestigio.
¿Cómo?
El tono es un pilar fundamental de todo
acto y debe estar conectado directamen-
te con el objetivo y el público. El tono si-
gue el mismo protocolo que el código de
vestimenta:
»» Formal.
»» Informal.
»» Casual.
»» Sport.
¿Cuánto?
Sin presupuesto, no hay evento. Desde
un primer momento se debe fijar el gas-
to que la empresa puede asumir. Es vital
reservar un porcentaje del presupuesto
para imprevistos.

4. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa4
Claves de éxito del evento
Formación, diversión y networking:
¿qué es más importante?
En rasgos generales existen tres tipos de
eventos: sociales, en los que prima la diver-
sión; científicos, en los que el contenido es el
rey; y corporativos, donde el networking es el
verdadero protagonista.
La clave está en saber combinar es-
tas tres modalidades en un
único evento. Cada vez
son más los eventos hí-
bridos, en los que se
combina formación,
diversión y networ-
king. Se han aca-
bado los eventos
excesivamente
formales y las
largas ponen-
cias, se lleva el
tuit – ponencia.
La atención de
un niño se man-
tiene durante 15
minutos de exposi-
ción y la de un adul-
to, 21. De ahí el éxito
de formatos cortos como
TedX, Pecha Kucha o fuckup
night, en las que sólo cuentas con
siete minutos para decir algo importante.
La diversión no está reñida con el rigor. La
gamificación entra en el mundo de los even-
tos con fuerza. La tendencia en congresos
y convenciones es finalizar el evento con un
momento afterwork, una parte más lúdica
en la que además de la diversión se propi-
cia el networking entre los asistentes. Las
relaciones son vitales en el mundo empre-
sarial y es por ello que los eventos
representan una oportunidad
fundamental para ello. Por
este motivo, la figura del
conector esta toman-
do cada vez más re-
levancia.
El conector tiene
como objetivo
dar la bienveni-
da a los asisten-
tes y, en función
de su perso-
nalidad y sus
prioridades, les
presenta a otros
asistentes.
El evento debe comen-
zar mucho antes del día de
su celebración. De esta mane-
ra, se favorece la implicación de los
asistentes y ponentes, así como la relación
entre ellos. Para ello, se pueden utilizar herra-
mientas como la web del congreso, una app
o grupos en Facebook, entre otros.

5. Dircom Aragón 5
Planificación,
organización, control y ROI
La planificación es la base para que el día del
evento todo funcione. Para ello, se debe te-
ner un plan B,C,D… El método aristotélico es
garantía de ello, es decir, hay que hacerse la
pregunta “ ¿qué pasaría si…?”. En este senti-
do, es recomendable trabajar con proveedo-
res de confianza. Siempre van a estar si surge
algún imprevisto.
Los comités son un buen método de planifica-
ción. Cada comité se ocupa de su tarea para
garantizar así que no queden cabos sueltos.
Los comités más comunes son el científico,
que determina el público y los ponentes; el
organizador, que se ocupa de los aspectos
logísticos, el financiero, que es el “dueño del
dinero”; y el social, que es el que se ocupa de
la parte lúdica y de networking.
La medición es vital, sólo así se podrá saber
si se han conseguido o no los objetivos del
evento. Por ello, más que de retorno de la in-
versión se debería hablar de retorno de los
objetivos. Todo se puede medir, y lo que no,
también.
Herramientas clave
de planificación
Cronograma, presupuestos estableci-
dos, descripción de puestos de traba-
jo, plan de comunicación y marketing,
cuadro de mando integral, timing día D,
prueba de carga…
“La fantasía abandonada
de la razón produce monstruos,
pero unida a ella es madre
de las artes y origen de las maravillas
Goya

6. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa6
Hacia el evento responsable,
¿marketing o necesidad?
La empresa del siglo XXI será responsable o no
será. Por tanto, en eventos se debe reflejar esta
responsabilidad. Ya se está haciendo eventos
en los que se ponen jarras de agua en lugar de
botellas, el catering es de km 0, el papel utiliza-
do es reciclado, la cuota de inscripción es 1 kg
de comida, el lanyard es de tejido vegetal, hay
intérpretes de lenguaje de sordos…
No existe una línea divisoria entre la gestión
de la RSE y de la comunicación. Es incon-
cebible. Debemos ser conscientes que todos
somos responsabilidad social en las empre-
sas, de manera que cada uno de nosotros
podemos hacer algo por mejorar lo que hay
más allá de las cuatro paredes de nuestra ofi-
cina.
Streaming en eventos, ¿suma o resta?
Ni suma ni resta, siempre multiplica. Las per-
sonas que vana asistir al evento, seguirán
acudiendo. El streaming permite que aquellas
personas que no podían acudir, puedan se-
guir el acto desde cualquier lugar. Se amplía
el universo de habla española en 560 millo-
nes de hispanohablantes.

7. Dircom Aragón 7
Comunicación
en estado puro
En un evento intervienen los 5 sentidos, por lo que debemos de cuidar absolutamente todo.
Vista, orden, aspecto
del lugar y del personal
Iluminación Sonido Aroma
Catering Trato del personal
auxiliar
Nivel de ponentes Temperatura...
Y sin comunicación, no hay evento. La comunicación es el 50 %.
En eventos, la imaginación es más
importante que el conocimiento.

8. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa8
1. Segmentar los clientes, para conocer el nicho de mercado
y las oportunidades de nuestro negocio.
2. Definir bien la propuesta de valor, en otras palabras, saber
por qué somos innovadores y qué nos diferencia de nues-
tra competencia y nos acerca a potenciales clientes.
3. Delimitar los canales de comunicación, distribución y de
estrategia publicitaria que seguiremos, para fortalecer
nuestra marca e idea de negocio.
4. Establecer la relación que mantendremos con los clientes.
5. Determinar las fuentes económicas de nuestra idea de ne-
gocio, un aspecto fundamental si queremos tener éxito.
6. Identificar los activos y recursos clave que necesitaremos
como piezas imprescindibles en el engranaje de la idea em-
presarial.
7. Conocer las actividades clave que darán valor a nuestra
marca, y saber las estrategias necesarias para potenciarlas
8. Tener en cuenta los socios clave con los que establecer
contactos y alianzas para el negocio. En otras palabras, de-
finir las estrategias de networking con potenciales socios
o proveedores, entre otras figuras importantes.
9. Marcar las estructuras de costes, para llegar a saber el pre-
cio que tendrá que pagar el cliente por adquirir el bien o
servicio que ofrecerá nuestra idea de negocio.
El método Canvas
Este método permite ver de un vistazo los aspectos fundamenta-
les de un modelo de negocio y puede se utilizado perfectamente
en la organización de un acto. Los puntos fundamentales son:

10. Asociación de Directivos de Comunicación
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Tel: 976 30 61 61
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