El documento analiza las tendencias en la gestión de eventos, destacando la importancia de la tecnología y el networking en un entorno de contención de costes. Se menciona el crecimiento de reuniones híbridas que combinan participación presencial y virtual, así como la necesidad de adaptar los formatos de eventos para facilitar la interacción. Además, se subraya el papel del planner del futuro como consultor que mide el retorno de la inversión y responde a las demandas específicas de los asistentes.

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Nuevas tendencias MICE ¿Estamos
preparados?
18 julio, 2013 - Gestión
Contención de costes, contenidos disponibles on-line, agendas saturadas… En este entorno,
tecnología y networking serán elementos clave en los eventos de éxito
En su 2013 Travel Price Forecast, CWT Meeting & Events prevé que la presión sobre los costes

2. agudizará la tendencia a reducir el número de proveedores, externalizar los servicios de localización de
eventos e incorporar las reuniones virtuales y la tele-asistencia en las estrategias generales, aumentando
la popularidad del concepto híbrido para extender la participación.
Por otra parte, segun la encuesta realizada por Meeting Professionals International entre profesionales
del sector, el número de reuniones en Europa aumentará un 3,2%. Los mismos encuestados señalan que
los nuevos retos a los que se enfrentarán responden en gran medida a factores demográficos por cuanto
el público está cada vez más capacitado tecnológicamente.
Tecnología
La participación de “nativos 2.0” en los eventos condiciona cada vez más la manera en que se ofrecen
los contenidos. Soportes tradicionales en papel y señalética convencional conviven con los nuevos
canales: apps, streaming, redes sociales, paneles inteligentes e interactivos, ticketing online y
aplicaciones móviles entre otros.
Estos canales no sólo son un nuevo medio de trasladar contenidos sino una vía de interacción directa
entre organización y participantes antes, durante y después de la reunión. De este modo, podemos –
debemos- planificar nuestros eventos teniendo en cuenta las preferencias de nuestra audiencia,
ofreciéndoles la posibilidad de escoger.
Hoy en dia tenemos acceso inmediato a las grandes areas de conocimiento sin necesidad de alterar
nuestra rutina. Cada vez más, los profesionales condicionan su participacion en eventos a la posibilidad
de adquirir conocimientos específicos de alto valor y desarrollar contactos en áreas concretas de su
interés.
Eventos híbridos o el difícil balance entre asistencia presencial y difusión ampliada de
contenidos:
El streaming nos permite ampliar la base de participación aportando asistentes online. Para
evitar canibalizar la participación presencial, es imprescindible manejar bien los tiempos de
convocatoria en cada formato y ofrecer experiencias Premium para los asistentes
presenciales: conocer al gurú, probar un producto, recibir un servicio u obtener una
suscripción. Y por supuesto, poner en valor la oportunidad de hacer contactos.
El evento como fuente de contactos profesionales de calidad
La construcción de una buena red de contactos es, sin duda alguna, una motivación importante para
profesionales de todos los sectores. Un evento bien organizado debe propiciar un entorno en el que los
asistentes puedan hacer buenos contacto y darse a conocer.
El formato tradicional consistente en una conferencia de entre 45 y 90 minutos dentro de un auditorio va
a ir dejando paso a sesiones más cortas en las que se favorezca la interacción del público, mediante
turnos de preguntas abiertas en directo y online. Existen en el mercado diversas aplicaciones que
permiten este tipo de interacción, integrando las redes sociales (Twitter y Facebook fundamentalmente).
Para conseguir una participación activa y de calidad, es preciso que modere el debate una persona
cualificada.
A favor del networking:
Pausas más largas para promover la relación entre los asistentes
Diseño de espacios reducidos (conferencias satélites, cápsulas, etc) que favorezcan la
interacción personal.
Eventos participativos que conformen una experiencia para los participantes.

3. Reuniones y eventos formativos estructurados como taller, frente a la clase magistral.
Networking estructurado: aplicaciones para organizar la agenda del participante antes
del evento, de manera que se asegure el contacto con las personas que mejor pueden
ayudarle a conseguir sus objetivos de negocio y de carrera profesional.
S. Golowinski destaca en su último líbro “Events in 2020” que el planner del futuro actuará como un
consultor, más que como mero ejecutor, estando siempre un paso por delante de las necesidades del
cliente y cuantificando el retorno de la inversión gracias a la medición de indicadores de cumplimento de
los objetivos que se perseguían con la celebración del evento.
Sonia Pérez
Consultora de comunicación corporativa
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