Study Case: Sistema de gestión de activos y FM del Patronato Municipal de Educación del Ayuntamiento de Terrassa (Barcelona)

1. Curso de Postgrado en Facility Management

2. Sistema de gestión de activos y FM del Patronato Municipal de Educación del Ayuntamiento de Terrassa (Barcelona) Miquel Monserrat Pons Project Manager Idasa Sistemas, S.L. mmonserrat@idasasistemas.com Study Case

3. ¿Qué es un GMAO?¿Cómo se implementa?¿Cómo funciona?Ejemplo PAME Sistema de gestión de activos y FM del Patronato Municipal de Educación del Ayuntamiento de Terrassa (Barcelona)

4. Terrassa Ciudad a 20 km de Barcelona 215.000 habitantes 4ª ciudad de Cataluña 25ª ciudad de España Sería la 2ª ciudad de la Comunidad Autónoma de Madrid, por delante de Móstoles y Alcalá de Henares (205.000 habitantes aprox.) 56 centros de enseñanza públicos mantenidos por el PAME

5. ¿Qué es un GMAO? Sistema de información para gestionar el mantenimiento (normativo, correctivo,…) BASE DE DATOS

6. ¿Qué necesita un GMAO? Inventario Plan de mantenimiento o conservación: Preventivo Normativo Técnico legal Predictivo …

7. ¿Qué proporciona un GMAO? Planificación de necesidades Control del trabajo a realizar y realizado Control de costes Integración con solicitantes de trabajos Integración con industriales/contratistas Gestión de almacenes Gestión de compras Gestión de personal …

8. Inventario, ¿cómo se organiza? Estructura jerárquica de activos

9. Inventario, ¿cómo se realiza? A partir de una estructura tipo: 1) Obra 2) Instalaciones 3) Exteriores

10. Inventario, ¿cómo se realiza? Desglosada al máximo y eliminando los elementos inexistentes para cada edificio concreto

11. Inventario, ¿qué contiene? Ficha para cada elemento de inventario:

12. ¿Plan de mantenimiento? ¿qué es? Para cada familia de activos, definir qué trabajos periódicos necesita, en función de: Normativa técnica-legal: p.e. RETB, RITE, … Instrucciones del fabricante: p.e.filtros fan-coils Know-how de mantenimiento: p.e. pintado fachada

13. Plan de mantenimiento, ¿por ejemplo? Algunos trabajos preventivosy normativos para un centro concreto

14. Plan de mantenimiento: ¿detalle? Para cada trabajo periódico: Activo Procedimiento Frecuencia Ejecutante …

15. Plan de mantenimiento: ¿qué genera? Diariamente genera órdenes de trabajo, a quién corresponda (personal interno, externo, …).

16. Resultado: ¿en qué estamos trabajando? Estadísticas de trabajos

17. Resultado: ¿qué costes tengo? Información de costes

18. Resultado: ¿integración con externos? Web de contratistas

19. Resultado: ¿integración con solicitantes? Web de avisos

20. Resultado: ¿gestión de compras? Integración del ciclo petición – pedido – recepción – validación

21. Resultado: ¿gestión de almacenes? Integración del ciclo petición – salida de almacén - entrega

22. Resultado: ¿gestión de personal? Asignación / control de personal interno y externo.

23. Flujo general de trabajo

25. Conocimiento de los trabajos pendientes, iniciados y realizados.

26. Evitar solape de trabajos. Detección de duplicidades.

27. Agrupación de los trabajos.

29. Evolución histórica de la incidencia.

30. Volumen de solicitudes.

31. Reiteraciones.

34. Traslado automático de la información al Servicio Técnico correspondiente o a una empresa subcontratista.

35. Generación de respuestas automatizadas

37. Determinación de fechas previstas de ejecución.

38. Compartir información sobre la ejecución del trabajo y de las posibles incidencias.

39. Asignación de tiempos para informar sobre la realización de trabajos.

40. Asignación de periodos para incorporar los costes de la actuación.

41. Seguimiento de trabajos asignados a una empresa contratista.Control de los tiempos de ejecución

42. Flujo general de trabajo: Control de la ejecución

44. Información dispersa.

45. Diferentes formatos de informes.

47. Cambios de procedimientos, sistemas.

49. Duplicidades.

50. Reiteraciones.

52. Decisión política.

54. Necesidad técnica.

55. Reorganización de recursos.

56. Implantación de nuevas tecnologías.

57. Mejorar Tiempos de Respuesta.

58. Optimizar recursos Económicos.

60. Comunicados /Avisos WEB OPERARIOS WEB CONTRATISTAS Indicadores de gestiónWEB Interface AUTOMATA Scada Graphic Int. GIS CAD GOOGLE Mobility Tablet PC PDA GPRS Interface ERP Proyecto PAME: módulos y entornos R8 Core CMMS Management Modules NOTIFICATIONS HR Warehouse WORK ORDERS Purchases Budgets PREVENTIVE Interface Automata ASSET INVENTORY Labeling

61. Proyecto PAME: flujo de trabajo planificado

62. Tipos de mantenimiento planificado Mantenimiento correctivo planificado : Ejecutar todas las actuaciones necesarias para reparar o reponer elementos deteriorados de las instalaciones a mantener P.ej: intervenciones a raíz de averías que se planifican para la época de vacaciones

63. Tipos de mantenimiento planificado Mantenimiento preventivo: Realizar los trabajos determinados en el Plan de mantenimiento preventivo de todos los equipamientos e instalaciones anexas. P.ej: revisiones recomendadas por el fabricante

64. Tipos de mantenimiento planificado Mantenimiento reglamentario (Técnico-Legal):Realizar el mantenimiento y las revisiones periódicas que establezca la normativa vigente dentro de los plazos establecidos para los mismos P.ej: revisiones instalaciones de baja tensión, según indica el REBT

65. Tipos de mantenimiento planificado Mantenimiento Sustitutivo:Ejecutar todas las actuaciones de sustitución de equipamientos según criterios técnico-Económicos. P.ej: cambios masivos de elementos de alumbrado

66. Tipos de mantenimiento planificado Mantenimiento Metrológico : Realizar los mantenimientos y revisiones periódicas, calibraciones y verificaciones de dispositivos de medición y control relacionados con las instalaciones. P.ej: revisiones periódicas de los termómetros para tomas de temperatura anti-legionela

67. Tipos de mantenimiento planificado Inspección : Inspecciones periódicas regulares realizadas por el organismo de control autorizado. P.ej: revisiones periódicas de las instalaciones eléctricas por parte de las Entidades Colaboradoras de la Administración

68. Tipos de mantenimiento planificado Mantenimiento predictivo : Obtener información necesaria para conocer el estado de los equipos a través de valores indicativos del estado de los mismos y según su régimen de funcionamiento por medio de instrumentación o análisis específico P.ej: análisis de vibraciones de maquinaria, mucho más usado en industria.

69. Proyecto PAME: flujo de trabajo correctivo

70. Proyecto PAME: generación de aviso

71. Proyecto PAME: algoritmo de dispatching

72. Proyecto PAME: generación y asignación de PDS

73. Proyecto PAME: ejecución de la PDS

74. Proyecto PAME: cierre y retorno de info.

75. Proyecto PAME: estadísticas

76. Conclusiones: Aumentar el servicio proporcionado SER EFICACES Aprovechar los recursos disponibles SER EFICIENTES Mejorar la atención ciudadana SER ATENTOS

77. Estructura tecnológica PAME OFICINA TECNICA DE COORDINACION EMPRESAS CONTRATISTAS OTRAS AREAS MUNICIPALES

78. Referencias FM

79. Referencias FM

80. Referencias FM

81. Referencias FM

82. Referencias FM

83. Muchas gracias Miquel Monserrat Pons Project Manager Idasa Sistemas, S.L. mmonserrat@idasasistemas.com