Este documento describe el proceso de digitalización de documentos. Explica que la digitalización consiste en convertir documentos físicos a formato digital. Luego, detalla las razones para digitalizar, como ahorrar espacio, prevenir deterioro, mejorar la organización y búsqueda de documentos. Finalmente, resume las 7 etapas del proceso de digitalización: selección, captura, indización, base de datos, almacenamiento, acceso a datos y clasificación.

1. DIGITALIZACION DE
DOCUMENTOS
Solución a la gestión documental

2. Cecilia Carrillo Palomino
¿Que es la digitalizaciónde documentos?
Convertir un
documento físico
2
a un formato
digital

3. ¿PORQUEDIGITALIZAR?
3
Espacio
• Sin espacio
físico en las
oficinas
Deterioro
• Problemas de
conservación
del
documento
Desorden
• Documentos
desorganiza-
dos, perdidos
o prestados
Consulta
• Demoras en
la búsqueda
temática de
documentos
Costos
• Gastos para
la compra de
estantes,
papel, cajas,
files, etc.
Control
• Sin control
de uso
Acceso
• Documento
acaparado
por una sola
persona
Cecilia Carrillo Palomino

4. PROCESODE DIGITALIZACION
Cecilia Carrillo Palomino4
1
2
3
4
5
6
7
Acceso a
datos
Captura
Indización
Base de
datos
Almacenar
Selección
Clasificación
Seleccionar la documentación a digitalizar y
establecer el alcance de digitalización.
1
Identificar si la captura de los documentos se
realizará de forma unitaria (uno a uno) o de
forma masiva ,
2
La fase de digitalización, conocida como de
captura o escaneo, es la que permite obtener
la imagen digital del documento original.
3
En esta fase se levanta toda la información
relevante para la identificación del documento
y sus futuras consultas del Archivo Digital.
4
Las base de datos registran el documento y la
información asociada para búsquedas.
5
Los documentos escaneados se almacenan en
servidores, discos ópticos, Cintas, Cd´s, DVD´s,
etc.
6
Acceso a datos mediante búsquedas en base
de datos.
7

5. Cecilia Carrillo Palomino
Veamos el proceso…
Digitalización en
América Latina
“ La digitalización ha contribuido en
los cinco años USD 195 millones del
PBI Regional equivalente al 4.3% del
crecimiento acumulado y ha
generado más de 900,000 empleos al
año, convirtiéndolo en un elemento
clave para mitigar la actual
desaceleración económica”
FUENTE: Diario Gestión
5

6. beneficios
6
Inversión rentable
Reducción de costos
Liberalización de recursos
Automatización de procesos
Validez legal
Distribución información a tiempo real
Garantía de seguridad
Cecilia Carrillo Palomino
GRACIAS