DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y DIGITALES , ARCHIVO.pptx

1. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Y DIGÍTALES ARCHIVO
Mtra. Lic. LEYDI JHIORDINA CELIZ CORTEZ

2. Contenido
informativo
Estructura
informática
Se encuentra en
un dispositivo
electrónico de
almacenamiento
Posee un
productor o es
atribuible a un
dispositivo con
una asignación
personal.
CARACTERÍSTICAS DE LOS
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Posee 4 características generales:

3. INEFICIENCIAS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
TRADICIONAL
• Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.
• Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la institución.
• Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder
compartir documentos electrónicamente
• Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos.
• Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.
• Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten en un
archivo.
• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los
mismos.
• Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.
• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.
• Pérdida de documentos.
• Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.
GENERACIÓN
ARCHIVO
BÚSQUEDA
Y
DISTRIBUCIÓN
MANTENIMIENTO

4. Implantación de una Gestión Electrónica de
Documentos
Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes
fases:
• Organización de la información de la empresa.
• Definición de políticas y estrategias de organización
• Digitalización de la documentación
• OCR e indexación de toda la documentación.
• Publicación de la documentación a la organización.
• Gestión y mantenimiento de la documentación.
Para su implantación se requieren Recursos Humanos
especializados, Tecnología y Formación

5. HERRAMIENTAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
• Catalogación de fondos
• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico
• Publicación/Consulta de fondos digitales
• Préstamos/Adquisiciones
• Organización física de los archivos
• Descripción/Indización de materiales
• Expurgo/Depuración
• Gestión de autorizaciones.
• Definición de los flujos de trabajo
• Creación de documentos modelo
• Vinculación de documentos al proceso
Base de
Datos
Documental
(textos,
imágenes,
video,
sonido,
otros)
Internet
Intranet
GESTORES
DE
CONTENIDO
BIBLIOTECAS VIRTUALES
GESTION DE ARCHIVOS
GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO

6. LOS ARCHIVOS DIGITALES
Qué es la Digitalización
 “Expresar datos en formato digital”. (RAE)
 “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números
según ciertas reglas” (Diccionario Vox)
 Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y
real- en algo digital –entendido como conjunto de unidades lógicas
denominadas bits.
 Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que
podamos almacenar y modificar con el ordenador.
 Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena
o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos

7. Por qué Digitalizar
Transferencia Primaria
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar
acceder y distribuir documentación.
Elimina el extravío de documentos.
Permite un acceso rápido y fácil a la información.
Permite almacenar información en múltiples
formatos electrónicos.
Controla el acceso a la información.
Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de
documentos.
Permite simultaneidad de usuarios en el mismo
documento.
Protege la información
Agiliza el servicio a los clientes.
 Permite una fácil distribución de documentos vía
Internet o intranet.
 Protege los documentos contra la acción de
agentes externos y deterioro de los mismos.
Optimiza el espacio físico convirtiendo montones
de papel en soportes ópticos.

8. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA
DIGITALIZACIÓN
1. Formato de las Imágenes
2. Resolución de las Imágenes
3. Calidad de las Imágenes
4. Memoria que ocupa una imagen
5. Compresión de las Imágenes
6. OCR: La conversión de documentos escritos a documentos
electrónicos

9. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
WWW.UDEAPOLIS.COM 9
1. Preparación de los
Documentos
2. Proceso de
Escaneado
3. Indización de los
Documentos
4. Grabación de las
imágenes

10. 1. PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
WWW.UDEAPOLIS.COM 10
En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:
 Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder
ser escaneados:
 Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
 Desdoblar los documentos.
 Separar los documentos por lotes para ser procesados más fácilmente.
Los criterios para separar los documentos pueden ser:
 Tamaños y formatos
 Características de los documentos como por ejemplo, el color o si
están impresos o manuscritos.
 Resoluciones

11. 2. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
WWW.UDEAPOLIS.COM 11
 Escaneado de los documentos:
 Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de
escáner de alto volumen)
 Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma
correcta.
 Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van
procesando.
 Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su
estado original.
 Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos
softwares permiten:
 Visualizar las una imágenes ya digitalizadas.
 Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su
contenido o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales
son:
- Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere
conseguir.
- Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.
- Página a doble cara o sencilla, etc.

12. 3. INDIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
WWW.UDEAPOLIS.COM 12
Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a un proceso de
indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:
Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se sacan los términos
clave por los que luego va a ser recuperado el documento.
Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner para que capture
algunos términos que siempre se encuentran en el mismo lugar de la páginas (muy útil
en formularios). Para esto hay que someter los documentos a un OCR.
Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en formato PDF. Este
sistema te permite poner un marcadores en las palabras por las que se quiere recuperar
el documento.

13. 4. GRABACIÓN DE LAS IMÁGENES
WWW.UDEAPOLIS.COM 13
 El dispositivo de grabación se elegirá en función de:
 Uso posterior de las imágenes
 Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes
 Volumen de documentos escaneados y peso de los mismos.
 Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line.
 Los dispositivos más utilizados son:
 CD-ROM
 DVD
 Cintas magnéticas
 Servidores

14. CONCLUSIONES
 La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un Sistema de Gestión
Documental.
 Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio previo que nos
permita saber:
- Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños, etc.)
- Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.)
- Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido, archivado,menos costoso,
etc.)
 Los principales beneficios de la digitalización son:
- Acceso mucho más rápido a la documentación.
- Ahorro de espacio físico en las oficinas.
- Copia de la documentación original, inalterable a lo largo del tiempo.
 La digitalización es un proceso costoso y complicado ya que requiere de una buena

15. LAFIRMA DIGITAL ¿QUÉ ES Y CUÁNDO SE
APLICA?
La Firma Digital
“en la Gestión Documental”

16. 16
Mundo físico
Mundo
Electrónico
Sistema de Gestión
Documental
• Firma manuscrita
• Códigos de verificación
Destrucción
confidencial
Digitalizar
Información
Generar
copias
Firma
Digital
Validar
Documentos
Renovar
Documentos
Crear
Documentos
Archivar
Documentos
IOFE
Firma Digital: Operaciones básicas

17. Gobierno
Electrónico
Gestión
Documental
Documento
electrónico
Expediente
electrónico
Definiciones Básicas
Fuente: Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM - Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales.

18. Modelo de Gestión Documental
Fuente: DI 379-SGEN/OAD/003 – Administración Documentaria a través del Modelo de Gestión Documental del RENIEC y estrategias para
su promoción. (17 julio 2015)

19. CERTIFICADO DIGITAL
Es el documento credencial electrónico generado y firmado
digitalmente por una Entidad de Certificación que vincula
un par de claves con una persona natural o jurídica
confirmando su identidad.
Fuente: Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM - Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales.
Clave Privada
Clave Pública
Certificado Digital
Persona Natural
Juan Perez

20. Dependiendo del tipo de certificado, éste nos permitirá:
autenticarnos en un servicio electrónico o firmar digitalmente
documentos electrónicos.
Refirma
Autenticación Firma digital
¿QUÉ NOS PERMITE HACER UN CERTIFICADO DIGITAL?

21. Tarjeta criptográfica
Token criptográfico
Lector de tarjeta
Instalado en el Equipo
MEDIOS PORTADORES DE CERTIFICADOS DIGITALES Y
DISPOSITIVOS PARA LECTURA

22. Firma digital
Es aquella firma electrónica que cumple con todas las funciones de la
firma manuscrita, en particular se trata de aquella firma electrónica
basada en criptografía asimétrica.
Permite la identificación del signatario, la integridad del contenido y
tiene la misma validez que el uso de una firma manuscrita, siempre y
cuando haya sido generada dentro de la IOFE.

23. CASO PRÁCTICO
VALIDACIÓN DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO CON EL
SOFTWARE REFIRMA
A la
Municipalidad ha
llegado un Oficio
de RENIEC
Utilizando la opción de verificación de l
software ReFirma podemos comprobar
que el documento no se ha sido
modificado y consultar los datos el
remitente.
Municipalidad de los Olivos
Oficio
La Gerencia de Certificación y Registro Digital del RENIEC envió a la Municipalidad
de Los Olivos un documento firmado digitalmente. La municipalidad verificará que los
documentos no han sido alterados, es decir que la firma digital es válida, a fin de
poder usarlos con la misma seguridad, confianza y valor legal conforme usa los
documentos firmados manuscritamente.

24. Para tal verificación, la Reniec ha tenido en primer lugar, que guardar el documento firmado
digitalmente y que verifica en nuestra PC.

25. Ubican el icono "ReFirma 1.1.0" en el escritorio del computador y dan doble click
para ejecutar el software de Firma Digital ReFirma.

26. A continuación nos mostrara la ventana principal del software ReFirma

27. Ubican opción <Archivo> en la barra del menú principal y dan click
para desplegarse las subopciones.

28. Ubican la sub-opción <Abrir> y le dan click.

29. Al abrirse la ventana "Abrir archivo" ubicamos el documento firmado
digitalmente que nos enviaron y que previamente hemos guardado en la PC
de la reniec.

30. Dan click al ícono al ícono [Verificar] ubicado en la barra del menú principal.

31. Es así como se muestra la ventana "ReFirma - Verificación" que detalla que el
documento es íntegro y cuyo contenido no ha sido alterado.

32. Asimismo eligiendo la opción [Reporte en PDF] pueden obtener ese mismo
reporte en tal formato a fin de poder guardarlo o imprimirlo.

33. Resultados
Validación de la integridad
del documento con firma
digital
Consulta de los datos del
Firmante en el documento
electrónico
1 2

34. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos
obligados.
Expediente electrónico:
Expediente constituido por uno o varios documentos de archivo electrónicos ordenados
conforme al CADIDO, cuya gestión desde su producción, tratamiento
archivístico, conservación, servicio y disposición final se ejecuta mediante el sistema
automatizado de gestión y control de documentos de la dependencia.
1) Expediente de Trámite: gestiones principales del área, normadas y relación de acuerdo
con su causa-efecto.
2) Expediente de Conocimiento: materializan actividades para informar, comunicar, hacer
constancia; sin producir resolución administrativa.

35. 54 54 54 54
I II III IV
Expediente Legajo o Tomo
Legajo o Tomo NO es sinónimo de
expediente.
Existen expedientes que al ser muy
extensos pueden componerse de varios
tomos.
Ejemplo: Expediente número 54; Legajo I,
II, III y IV

36. Organización de la Unidad por los Responsables de
Archivo de Trámite
a
a
a
b
b
b
c
c
d
1
2
3
De Arriba
Hacia Abajo
Izquierda Derecha
Zonas de Archivo
Numeración de Archivero y Gaveta
Atrás
De frente
El responsable de archivo de Tramite R.A.T. definirá la Zona de Archivo tomando como base la
Estructura de su dependencia, identificando la (Z.A.) con letra MAYÚSCULA del alfabeto, además
de Coordinarse con sus áreas para Numerar sus Archiveros (Numero Arábigo), e identificar sus
gavetas con letra minúscula del alfabeto.

37. CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE
TecNM/M00/RF/11C.20/01/ 2016
Sistema de Gestión de la calidad
FÓRMULA CLASIFICADORA
AÑO DE
APERTURA
NOMBRE DEL EXPEDIENTE
FÓRMULA
CLASIFICADORA
AÑO
NOMBRE
DEL
EXPEDIENTE
2016
ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ETIQUETA DEL EXPEDIENTE

38. (I)
Fondo de la colección
documental, en este caso el
fondo es el Tecnológico
Nacional de México (TNM).
(2)
La Clave programática
de la unidad y/o área
en donde se
encuentra el archivo.
(3)
El código
archivístico
integrado por dos
partes, la sección y
la serie
documental.
(4)
El número de expediente,
este puede ser: un
número progresivo
natural, el número de
boleta de los alumnos o el
número de empleado de
los trabajadores.
(5)
El legajo se utiliza únicamente
cuando la documentación en un
folder o carpeta excede la capacidad
de estos y se requiere emplear mas
de un folder o carpeta para el mismo
asunto se anota con número
Romano.
(6) AÑO DEL
EXPEDIENTE
TecNM/M00/RH/11C.20/01- (II)/2016
INTEGRACIÓN DE LA FÓRMULA CLASIFICADORA
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

39. EJEMPLO DE EXPEDIENTE: ADMINISTRATIVO
/ / /
CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 1C Serie: . 7 )
LEGAJO (Número Romano)
CLAVE PROGRAMATICA
DEL ÁREA E INICIALES
DEL AREA
No. CONSECUTIVO
DEL EXPEDIENTE
TecNM M00 RF 01C.07 01 2024
REGLAMENTOS
( I )

40. TecNM / M00 /RH/04C.03/
CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 4C Serie: .3)
AÑO DE INGRESO
AL IPN
CLAVE PROGRAMATICA
DEL ÁREA E INICIALES
RFC ó
DE EMPLEADO
2411367/ 2016
Duarte Luna, Miguel
EJEMPLO DE EXPEDIENTE: DE PERSONAL

41. EJEMPLO DE EXPEDIENTE: DE ALUMNO
CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 3S Serie: . 3)
AÑO DE
INGRESO
CLAVE PROGRAMATICA
DEL ÁREA E INICIALES
MATRÍCULA O NÚMERO DE BOLETA
TecNM / M00 /SE/ 02S.03
/
8014951 2016
GARCÍA MORALES, SILVIA

42. EJEMPLOS DE EXPEDIENTES: CON LEGAJO
TecNM/M00/11C.20/01(III) 2016
Sistema de Gestión de la calidad
TecNM/M00/11C.20/01 (II) 2016
Sistema de Gestión de la calidad
TecNM/M00/11C.20/01 2016
Sistema de Gestión de la calidad
2016 2016 2016

43. Vigencia
• Cumplir con la vigencia en el archivo de
Trámite
Expurgo
• Realizar expurgo de los documentos,
sea carpeta o folder
Organizar
• Si la información se encuentra en
carpeta, se guardará en sobre
Clasificación
• Etiquetar folder o sobre con Fórmula clasificadora,
Nombre del expediente y año.
Relacionar
• Llenar cajas con los expedientes y llenar el
formato de Inventario de Transferencia Primaria.
Completar
• La caja debe de estar completa, es decir, no se
deben de dejar espacios.
Tratamiento de los expedientes para transferir.

44. Expedientes Electrónicos
ITTLA 2016
3C.2_01 POA
4C.21_01 CURSOS DOCENTES
4C.21_02 CURSOS ADMINISTRATIVOS
3C.2_01 POA
POA 1er. Trim.
POA 2do. Trim.
POA 3er. Trim.
Documento Electrónico: Es la información que puede constituir
un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y
requiere de una herramienta específica para leerse o
recuperarse.

45. Mtra. Lic. LEYDI JHIORDINA CELIZ CORTEZ
974633411
ljceliz@unsm.edu.pe
https://www.facebook.com/jhiordina.celizcortez?mibextid=ZbWKwL
45
Doctorante de Gestión Universitaria, Maestra en Gestión
Pública, Licenciado en Administración en Turismo,
Colegiada y Habilitada CPLT-SM0025, con un Diplomado en
estudios en Gobernanza Intercultural para la región San
Martín en la Pontificia Universidad Católica del Perú. Con
Experiencia en docencia de nivel Superior Universitaria,
conferencista nacional, asesora, consultora y metodóloga.
.