El documento presenta información sobre un proyecto de digitalización realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El objetivo del proyecto era facilitar el estudio de los conceptos y aplicaciones de la digitalización. Se explican conceptos como la digitalización de documentos, los equipos para la captura de información como escáneres, y los usos y beneficios de la digitalización para la gestión de documentos en archivos y bibliotecas.
El tema de la digitalización nos acerca mas al mundo de la tecnología, es un gran avance que hoy en día ya podamos convertir el documento físico en forma digital facilitando de una mas ágil el acceso a ellos.
En esta presentación les trataremos primero que todo su definición , luego las aplicaciones y usos, equipos de captura para la información y los aspectos técnicos.
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RODELU presenta al mercado una completa línea de productos y servicios relacionados con la Gestión Documental, con las mejores herramientas para implementar una propia solución o para cubrir sus necesidades por medio del Outsourcing.
Nuestra oferta son soluciones integrales, robustas y adecuadamente respaldadas por los mejores profesionales y por nuestros exitosos proveedores internacionales.
El Manual de Normas y Estándares de Digitalización de Documentos provee una guía específica para todas las oficinas y agencias gubernamentales en el Gobierno de la República Dominicana dando a los documentos digitales la credibilidad para su uso y almacenamiento como registros oficiales y permanentes.
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Incrementar el acceso: tener acceso a la información desde cualquier terminal de la Universidad.
Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles y/o muy utilizados y crear una “copia de seguridad”.
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
2011
EJE TEMATICO No. 4DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
Por
Neyla Constanza Lozano C.
Nelson Sosa C.
Diana Milena Lozano C.
”la transformación digital no es una tendencia que con el tiempo pase de moda, sino que es un componente fundamental en la estrategia de toda empresa que desee una larga vida en esta nueva era digital”
1. DIGITALIZACIÓN EMMA LUCIA CARMONA COD. 31’927.767 ROBERTO CERVANTES COD. 72’180.162 ISELA CRESPO GALVAN COD. 32’891.096 LILIANA SÁNCHEZ MARÍN COD. 30’308.586 DORIS SERRANO PALOMINO COD. 34’988.323 NAYIBE RODRÍGUEZ COD. 52’222.466 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2008
2. DIGITALIZACIÓN EMMA LUCIA CARMONA COD. 31’927.767 ROBERTO CERVANTES COD. 72’180.162 ISELA CRESPO GALVAN COD. 32’891.096 LILIANA SÁNCHEZ MARÍN COD. 30’308.586 DORIS SERRANO PALOMINO COD. NAYIBE RODRÍGUEZ COD. 52’222.466 Trabajo presentado como requisito parcial En la Asignatura GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES PRESENTADO A: JORGE MARIO ZULUAGA C. UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2008
4. Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación traen como consecuencia el desarrollo de nuevos servicios informáticos y aparatos electrónicos que mejoran la calidad de vida de las personas. La información es tratada como un valor agregado dentro de la organización donde quien la tiene, posee el poder. Al digitalizar un documento o una imagen obtenemos ventajas en cuanto a que se edita fácilmente, y se pueden hacer cambios sin alterar el original. La digitalización mejora los procesos internos de la empresa y agiliza la entrega de la información, podemos tener la misma en varios computadores al mismo tiempo si estamos conectados en red. Lo cual no obtenemos el mismo resultado si tenemos el original en papel.
5. La digitalización es el proceso de captura de la imagen para transformarla luego en un formato que pueda ser leído por la maquina lo cual se puede aprovechar para el beneficio de la organización. Este trabajo permite aclarar inquietudes, conceptos acerca de las actividades en cuanto a la digitalización se refiere y reafirma también los conocimientos que poseemos sobre el tema, contribuyo para el aprendizaje del desarrollo de los procesos de archivo de manera automatizada, así como una orientación sobre las exigencias que se derivan del trabajo en los entornos automatizados y plena identificación de los equipos de captura de información, clasificación y uso de la digitalización, esto nos lleva a utilizar de una forma profesional estas herramientas que serán básicas para el desarrollo de la gestión de documentos electrónicos.
9. La digitalización es el proceso mediante el cual se transforma un documento impreso en formato electrónico, de manera tal que pueda ser consultado por medio de un computador, permite que un mayor número de personas consulte los documentos en menor tiempo, un bajo costo de almacenamiento y distribución, además de minimizar los costos de impresión, y fotocopiado de todo este material.
19. Los sistemas digitales permiten la captura de documentación, imágenes, fotos, negativos, diapositivas; para luego ser llevadas a un computador donde se almacenan como un archivo. Este tipo de archivo va a ocupar más o menos espacio de memoria dependiendo de varios factores, como son: la resolución con la que se realice el proceso de escaneo, el tipo de fotografía a escanear (si es a color o a blanco y negro), el grado de ampliación, etc.
20. Para llevar a cabo esta actividad debemos tener los recursos esenciales una computadora que sus características dependan del volumen de producción estimado, por ejemplo 5000 páginas mensuales, se puede utilizar un computador como el siguiente: 1. Pentium IV 2. Procesador de 1 GHz o superior 3. Memoria RAM de 128 Mb o superior 4. Disco duro de 20 Gb o superior 5. Quemador de CD para los respaldos Cuanto sea mayor el volumen de producción, mayor debe ser la capacidad del computador sobre todo en términos de velocidad y almacenamiento.
25. ESCÁNERES DE TAMBOR Reproduce más fielmente el documento original, por la gran resolución que es (hasta 4.000 ppp en modo óptico. La desventaja es que son lentos y no son indicados para documentos con papel quebradizo y son de alto costo.
33. EL OCR El OCR es un programa que lee esas imágenes digitales y busca conjuntos de puntos que se asemejen a letras, a caracteres. Dependiendo de la complejidad de dicho programa entenderá más o menos tipos de letra, llegando en algunos casos a interpretar la escritura manual, mantener el formato original .
34. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE LA INFORMACIÓN DIGITAL Según el International Council on Archives en su publicación Acces to Information, Preservation, Issues: ICA CITRA, de 1999, hace mención que son muy pocos los estudios en cuanto al tiempo de vida útil de la información digital; sin embargo, las empresas fabricantes establecen para los CD un tiempo de vida que oscila entre los 5 y 100 años, con promedio de 50 años. Los deterioros más comunes a encontrar en los discos ópticos pueden ser relajamiento de los substratos que causan deformaciones, craqueladuras u orificios, cambios en la reflexión de las capas de tintes por luz, presión o cristalización. La humedad y la temperatura tienen un efecto importante en la estabilidad de estos materiales y los cambios bruscos causan deterioros en sus componentes. Sin embargo, en la actualidad existen estándares internacionales que indican los parámetros a seguir para asegurar la mayor permanencia.
39. Para concluir este trabajo podemos decir que el documento ha evolucionado. La digitalización es el proceso de captura de la imagen para transformarla luego en un formato que pueda ser leído por la maquina lo cual se puede aprovechar para el beneficio de la organización. Con el paso de los años al igual que el hombre no somos seres estáticos y a servido de aporte a la formación y conocimiento del hombre, las nuevas tecnologías traen como consecuencia el evolucionar a un nuevo sistema de intercambiar información de forma electrónica.
40. Las redes se han creado por la necesidad de comunicarnos y de intercambiar información, estas para el caso de las documentos electrónicos ha sido un avance importante ya que gracias a ellas se puede acceder a una comunicación simultanea e intercambiar mensaje de datos, los cuales son importantes en la sociedad, jugando un papel importante en la evolución del hombre en donde se encuentran plasmados todos los acontecimientos del mundo. Como futuros profesionales, debemos aprender cómo se lleva el proceso de digitalización, los usos y equipos dentro de la empresa, aplicarlos reduciendo el tiempo, costo tomando decisiones rápidas y oportunas aprovechando la tecnología de digitalizar los documentos.
42. Pérez González, María Salomé. La digitalización de textos, base de la biblioteca digital; su impacto como apoyo a la docencia en la UCI. Cuba: Editorial Universitaria, 2007. p 5. http://site.ebrary.com/lib/unortesp/Doc?id=10179674&ppg=7 Alvarez Sanchez, Álvaro Augusto. Indización del archivo fotográfico histórico de la Universidad del Norte 1971-1975. Santa Marta : Universidad del Magdalena, Universidad del Quindío, Instituto de Educación Abierta y a Distancia, 2003. Tesis para optar al título de Profesional en Ciencias de la Información y la documentación. 2003. 120 p. RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. El documento, entre la tradición y la renovación. Ediciones Trea, S.L. Gijón, 2002. SANTANDER SUÁREZ, Mario Javier. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C. 2004