El documento habla sobre la importancia de la digitalización de documentos para estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación. Explica que la digitalización permite preservar, conservar y difundir la información de manera más eficiente. Luego describe los procesos y beneficios de la digitalización en archivos, centros de documentación y bibliotecas. Finalmente, detalla aspectos técnicos como equipos de digitalización y tratamiento de documentos electrónicos.

1. Adriana Avila Sabogal
Ruth Janeth Baquero
Luz Marina Villa
Mary Suesca
DIGITALIZACIÓN
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
Quindío, 2015

2. Para los estudiantes en proceso de formación y para ejercer de
forma correcta como futuros profesionales en Ciencia de la
Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
es de gran importancia conocer lo relacionado a la
digitalización documental, cuáles son sus usos, aplicaciones, los
equipos necesarios para desarrollar los procesos, sus aspectos
técnicos y el tratamiento que se debe dar a este tipo de
documentos electrónicos.
En la siguiente exposición se quiere dar a conocer básicamente
que es la digitalización vista desde el ámbito de los
documentos electrónicos y su importancia en torno del avance
tecnológico.

3. Es el proceso por el cual se convierte un
documento de papel a una imagen que
puede ser reconocida por un computador.
Es la conversión de documentos
mediante el procedimiento de
captura, tratamiento y
almacenamiento del documento.
Esto con la finalidad de preservar,
conservar y difundir la
información.

4.  Se reduce el extravió de los documentos
 Permite un acceso rápido y fácil de la información
 Permite que un documento sea consultado por varias personas al
mismo tiempo
 Controla el acceso a la información

5. La digitalización puede ser aplicada tanto en archivos como centros de documentación
y bibliotecas gracias al uso de las nuevas tecnologías y los diversos formatos que han
aparecido con el paso del tiempo.
EN LOS ARCHIVOS
La digitalización en los archivos apareció en el siglo XX como una opción para
conservar los documentos.
Ventajas:
• Las industrias se han direccionado hacia el uso del
formato digital, este hecho garantiza su supervivencia,
mantenimiento tecnológico y la baja de los precios.
• Por medio de los formatos digitales se puede recuperar
en menos tiempo la copia digital que se necesita.
• Al poder firmar digitalmente la copia digital, esta
puede ser autenticada.
• El mantenimiento de los soportes ópticos requiere menos requisitos medioambientales.
• Su migración a otros soportes o cambios de formato es más rápida que en el microfilm.

6. Para garantizar un efectivo proceso de digitalización se debe tener en cuenta
que se deben conservar las características físicas de los documentos al realizar
el proceso de captura digital, la manipulación no puede perjudicar su estado de
conservación.
EN LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
Ventajas:
• La introducción de tecnologías digitales en
línea para el análisis y recuperación de la
información permite la organización, gestión y
rápido acceso de los usuarios a la información
precisa en el menor tiempo posible.
• Permite valorizar la información disponible, lo
que supone un importante beneficio para las
entidades y los usuarios.
• Ofrece la posibilidad de publicar en Internet
las bases de datos generadas con el Centro de
Documentación Digital a través del propio
espacio virtual.

7. EN LAS BIBLIOTECAS
A causa de la tecnología digital que cada vez más se presenta en
nuestra vida, y el conocimiento no puede ser una excepción, desde
hace unos años, muchas de las instituciones educativas a nivel
mundial y también asociaciones y colectivos de rango diverso,
luchan por conseguir la digitalización de grandes obras, artículos y
contenidos que sirven de apoyo en la educación e investigación en
todos los niveles.
Los proyectos de bibliotecas digitales se perfeccionan como una de
las grandes novedades que nos aporta la red y también como uno de
los instrumentos que nos ayudará a universalizar el conocimiento.
Estas bibliotecas no sólo son entendidas como base de datos sino
como herramientas que facilitan el acceso al conocimiento desde
todas las partes del mundo al mayor número de obras posible, tanto
por parte de instituciones públicas como de organizaciones
privadas.

8. Ventajas:
• Hay mayor distribución en la red
• Se fomenta la preservación documental.
• Varios usuarios pueden consultar al tiempo la misma información y no
se pierde tiempo esperando que desocupen un libro.

9. ♠ Permite hacer consultas simultaneas de los documentos digitalizados.
♠ Imágenes digitales se pueden incorporar, no pierden nitidez, so se
dañan y se pueden implementar en distintas aplicaciones en varias bases
de datos.
♠ Descentralización de la información.
♠ La documentación digital se puede compartir a través de la red o
dispositivos móviles.
♠ Dependiendo el caso para poder ingresar a la información se debe
tener contraseña.

10. En esta parte se procede a realizar la preparación de la documentación.
 Extraer documentación de carpetas o fundas
 Documentación anexa a expurgar
 Eliminación de grapas u otros elementos extraños, si dicha documentación va a
ser digitalizada.
 Clasificación por tipología documental
 Asignar a cada grupo de trabajo su documentación
 Creación de lotes de trabajo
 Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los
documentos,.

12. Códigos de Barras, Código QR
Lleva un Control minucioso y preciso de los participantes y permite que los expositores
capturen la información. De los participantes se genera en las escarapelas código de
barra y código Qr que automatiza de manera dramática la recepción de información
estadística, esta incluye:
Control de Acceso a salas de conferencias y eventos adicionales, generando estadísticas
y restricciones de acuerdo con las exigencias y características de cada sección.
Control entrada a eventos de catering para redefinir negociación con proveedores.
Captura de datos de visitantes para los expositores mediante dispositivos basados en
código de barras y código bidimensionales QR.

13. Video Bean de alta resolución:
Proyectores digitales con
tecnología LCD- DLP
Resolución SXGA -2500
Resolución SXGA-3000
Resolución SXGA-4000
Resolución SXGA-5000

14. Equipos de Sistematización
Estos garantizan un excelente desempeño de labores administrativos
Computadores de mesa
Computadores Portátiles
Software Especializados
Estos en diferentes versiones para enriquecer la experiencia audiovisual de
su público.

15. SONIDOS
Ampliación de sonidos para conferencias con las características y
dispositivos ideales para transmisión impactante de su mensaje a la
audiencia.
Mezcladores de Audio
Efectos digitales
Ampliación de sonido desde el computador reproductor
Micrófonos de cables inalámbricos de mano o diademas
Pantallas

16. ESCANER
El proceso de captación de una imagen identifica el documento físico
Funcionamiento Escáneres
Un bombillo que se encarga de iluminar line a línea el
documento. Esta luz refleja varios espejos y llega hasta
un panel de sensores CCD. Al usar lentes el área de este
panel no tiene que ser igual que el ancho de la pagina
que escaneamos.

17. CLASES DE ESCANER
• Escáner Plano
• Escáner de mano
• Escáner de rodillo
• Escáner de tambor cámara Digitales
• Escáner Profesionales
Se suelen utilizar para escanear
imágenes o textos plano

18. Los escáneres de tambor producen
escaneados con la mayor resolución y
calidad que cualquier otro tipo de
escáner, pero esto tiene su precio.
Además de su costo, los escáneres de
tambor son lentos, no son indicados
para documentos de papel quebradizo y
requieren un alto nivel de habilidad por
parte del operador. Por eso típicamente
se los encuentra en agencias de
servicios que satisfacen las necesidades
del mercado de pre-impresión a color.

19. El tratamiento de los documentos electrónicos son todos
aquellos procesos que se debe tener en cuenta desde el diseño
del documento, pasando por la transferencia y llegando a la
disposición final del mismo. Este tratamiento es importante
debido al valor administrativo, informativo, legal y por brindar
facilidad de difusión.
Los documentos electrónicos deben contar con
software y hardware especializado y adecuado
dentro de un contexto de cambio tecnológico,
porque el tratamiento de estos documentos
electrónicos está inmerso en variables de tiempo,
espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y
función de los mismos.

20.  Al igual que el documento físico, el documento electrónico debe
ser conservado por un tiempo establecido según las normas dadas
por los entes encargados.
 Se deben establecer políticas de acceso y almacenamiento
dependiendo la importancia y vitalidad del contenido, previamente
establecidas por la entidad.
 ACUERDO 037 DE 2002 establece las condiciones necesarias de
servicios de reproducción digital de documentos de archivo.
 Ley 527 de 1999.
 ISO/TC 46/SC 11 Digital Records Preservation: Where to Start
Guide Lista de referencias y trabajos actuales sobre preservación
digital.

21. Se debe adecuar el espacio físico para el almacenamiento digital de la
documentación y sus copias, es decir, deben estar con una temperatura entre los
16ºc y 20ºc.
Contar con mecanismos y elementos que protejan los soportes en los cuales está
el documento con el fin de evitar posibles daños y pérdidas de la información.
Se puede almacenar en un formato
que no dependa de ningún software
(ficheros planos) y que cuenten con
funciones de control de acceso.
Deben mantenerse en su aplicación
original cuando se necesitan a largo
plazo, pero dependiendo el avance
tecnológico se puede cambiar a un
nuevo software.

22. Garantizar la recepción, organización y conservación de
los documentos.
Evitar su reproducción en caso de no ser necesario.
Establecer la disponibilidad del documento para
la accesibilidad en caso de consulta.
Establecer políticas para la disposición final de los
documentos.
Reconocer la importancia del documento electrónico en el
avance de la tecnología.

23. En el caso de las entidades se encontrarían: los
directivos, quienes deben establecer los
parámetros para control y administración de la
información Electrónica que tenga la entidad.
El departamento de sistemas quien garantiza la
adecuada conservación de la información en
medio magnética.
Por ultimo estará el jefe de archivo o
biblioteca quién será el encargado de velar
porque se cumplan los procedimientos y
procesos, además de las políticas establecidas
por los distintos órganos de control, como lo es
el Archivo General de la Nación, UNESCO y
demás entes que tengan relación con el medio.
La responsabilidad de los documentos electrónicos está a cargo de todas las
entidades y distintas personas que tengan vínculo o cualquier otra actividad
que esté relacionada con este proceso.

24. Se establece y observa la importancia de los documentos
electrónicos que a través de la tecnología han permitido grandes
beneficios que ayudan a reducir el espacio físico y estar abantes en
cuanto a implementación de tecnología en los procesos que
diariamente se manejan.
Se evidencia la importancia de preservar y consultar los
documentos en formato digital para el futuro.
La importancia de tener Información electrónica es de carácter
y valor legal y administrativo.

25. Leida Liliana Ospina Sepulveda. Tratamiento de los Documentos Electrónicos.
Septiembre 2011. [Citado 20 febrero 2015]. Disponible en internet:
http://es.calameo.com/books/0005955942af6bb6134fa
Ana Lucia Contreras.
Yalenis Patricia Agamez y Orladis Forero. La conservación de los documentos
electrónicos. Marzo 2011. [Citado 20 febrero 2015]. Disponible en internet:
http://es.slideshare.net/AnaLu258/presentacion-eje-tematico-4
Boletín de la asociación Andaluza de bibliotecarios. Preservación de
documentos digitales guía “Cómo empezar” [en línea].Enero 1 2011 [Citado
20 febrero 2015]. pp. 269.
http://eds.b.ebscohost.com.ezproxy.uniandes.edu.co:8080/eds/pdfviewer/
pdfviewer?vid=6&sid=752e5a57-8191-4636-a088-
0d1a65da6660@sessionmgr113&hid=117

26. Digitalización en bibliotecas. Colaboradores en la web biblio universia.
(Consultado el 28 de febrero de 2015). Disponible en internet.
http://biblio.universia.es/bibliotecas-digitales/estudios-proyectos-
digitalizacion/
Digitalización en centros de documentación. Colaboradores en la web Encrypted.
(Consultado el 28 de febrero de 2015). Disponible en internet.
https://encrypted-tbn2.gstatic.com/images
http://es.slideshare.net/ilypatico/digitalizacin
Luz Nidia de la Pava Hernández. María Consuelo Zamora. DIGITALIZACIÓN. Julio
2013. [citado 6 marzo 2015]. Disponible en internet:
http://es.slideshare.net/consuelozamora/eje-tematico-4-24237492