El documento habla sobre la digitalización de documentos. Explica que la digitalización permite el acceso electrónico a la información de manera rápida y efectiva, preservando la seguridad de los documentos originales. Describe el proceso de digitalización que incluye la preparación, obtención de imágenes, tratamiento de imágenes y creación de archivos. Finalmente, destaca las ventajas de la digitalización como agilidad en la búsqueda, acceso inmediato y seguridad de los documentos.

1. DIGITALIZACIÓN Dra. Belén Romero LV congreso samfyre 19-20 mayo 2011

2. Archivo Gestión documental Digitalización Esquema de la charla, conceptos

3. Archivo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.

4. Gestión documental Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo Una correcta gestión documental permite: 1. la recuperación de información desde los documentos 2. determina el tiempo que deben guardarse 3. elimina los que ya no sirven 4. asegura la conservación indefinida de los más valiosos

5. Gestión documental La digitalización , se ha convertido en estos últimos años en el aparato locomotor de las tecnologías documentales. La necesidad de mantener los documentos corporativos seguros y fácilmente accesibles, así como la necesidad de reducir el consumo de papel y de optimizar el tiempo, han sido las piedras angulares en las que se ha basado este desarrollo

6. Definición Conversión de documentos a formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información en ellos contenida

7. Objetivo La finalidad principal de la digitalización de documentos es permitir el acceso telemático a los contenidos informativos de los mismos de forma ágil y eficaz , salvarguandando siempre las garantías previstas en la legislación vigente

8. Proceso de digitalización 1º Preparación de los originales 2º Obtención de las imágenes 3º Tratamiento de las imágenes 4º Creación, validación y conservación de ficheros maestros 5º Creación, validación y conservación de ficheros de consulta

9. Proceso de digitalización 1º Preparación de los originales verificar que las unidades documentales no contengan documentos duplicados, copias, borradores, notas de régimen interno y documentos que carezcan de valor informativo enumerar las página de los documentos seleccionados 2º Obtención de las imágenes seleccionar el dispositivo de captura para no deteriorar los originales escáner versus cámara 3º Tratamiento de las imágenes alineadas, sin margen añadidos, legibles y fiel copia del original tratamiento de ajuste y dimensionado 4º Creación, validación y conservación de ficheros maestros copias fieles de los documentos originales 5º Creación, validación y conservación de ficheros de consulta formato PDF, así nadie puede cambiar el contenido formato word, para posterior utilización libros e imagenes MP3 o WMA.

10. Guarda y custodia de archivos y documentos El proceso de gestión documental incluye la guarda y custodia de archivos y documentos Una vez terminada la digitalización de los documentos y cumpliendo siempre con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) se decidirá la conservación o destrucción de la documentación en formato papel La digitalización ofrece la posibilidad alojamiento online

11. Ventajas de la digitalización Agilidad en la búsqueda, Acceso inmediato Posibilidad de consulta simultánea Optimización del tiempo Seguridad de los documentos consultados los originales se mantienen en archivos Se evita el desgaste No hay riesgo de perdida o destrucción Reducción de espacio físico de los archivos Posibilidad de copia de seguridad de documentos

12. Propuestas de valor añadido Estado actual: Comprobación y clasificación del contenido de los archivadores Organización y preparación del archivo para su gestión interna Creación y/o actualización de ficheros Se propone, pues: convertir los fondos documentales de SAMFYRE a soporte digital mejorar la disponibilidad de la información y preservar los originales

13. Clasificación de documentación 7 ficheros Actas y certificados Correspondencia de entrada Correspondencia de salida Programas y convocatorias de las distintas reuniones Informes de tesorería Grupos de trabajo y documentación científica Premios de trabajos científicos

14. Reconocido y legalizado en Registro Tras ser dado de alta enviando la primera hoja del Libro de Actas anterior y las hojas del Acta de la asamblea de constitución de la Junta Directiva Aporta la posibilidad de poder imprimir directamente en sus hojas Libro de actas con hojas móviles

15. Muchas gracias