La directiva establece procedimientos para la ejecución financiera y operaciones de tesorería de la Unidad Ejecutora 003: Ejército Peruano. Se detallan los pasos para la ejecución del gasto, incluyendo la programación mensual, registro del compromiso presupuestario, documentación requerida para el gasto devengado, y formalización del gasto devengado. Asimismo, se especifican los plazos para el depósito de fondos públicos y se incluyen disposiciones generales sobre la ejecución financ

1. CGE
OGECOE
SAN BORJA
23 AGO 2011
DIRECTIVA Nº 002-2011 E-2/OGECOE
DIRECTIVA DE TESORERÍA PARA LA UE 003: EJÉRCITO PERUANO
Señor
Ref. : a. Ley N° 28112 “Ley Marco de la Admi nistración Financiera del Sector
Público” del 27 Nov 2003.
b. Ley 28693 “Ley General del Sistema Nacional de Tesorería”.
c. Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 “Directiva de Tesorería”.
d. Resolución Suprema Nº252-2010-EF del 10 Dic 2010.
e. Resolución Directoral Nº001-2011-EF/77.15 del 21 Ene 2011.
f. Resolución Directoral Nº004-2011-EF/77.15 del 07 Feb 2011.
g. Ley de Contrataciones del Estado.
h Directiva General N° 007-2001/MINDEF/VRD/DGGAD, a probada con
RM N° 342-20011-DE/SG, del 13 Abr 2011.
i. Ley Nº 28015 (Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña
Empresa)
j. Ley Nº 27785 “ Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y
Contraloría de la República “ del 23 Jul 2002.
1. OBJETO
Establecer procedimientos, para la Ejecución Financiera y demás Operaciones
de Tesorería, así como para el cierre de cada Año Fiscal.
2. FINALIDAD
Optimizar procedimientos en el Sistema de Tesorería de la Unidad Ejecutora
003: EP.
3. ALCANCE
Están comprendidas y obligadas al cumplimiento de la presente Directiva, la
Dirección de Planeamiento del Ejército ( Diplan ), la Oficina General de
Economía del Ejército (Ogecoe), el Comando de Personal del Ejército (Copere),
la Dirección de Telemática del Ejército (Ditele), las Unidades Operativas (UUOO)
y Unidades Dependientes (UUDD) de la Unidad Ejecutora 003:Ejercito Peruano.
(Anexo Nº10).
4. DISPOSICIONES GENERALES
a. EJECUCIÓN FINANCIERA Y OPERACIONES DE TESORERÍA
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2. 1) Ejecución Financiera de Ingresos distintos a Recursos
Ordinarios
a) La información de la Ejecución de los Ingresos se registra en el
Sistema Integrado de Administración Financiera – Sector
Público (SIAF-SP) sobre la base de la documentación
sustentatoria respectiva.
b) La percepción de los Ingresos, es la etapa de la ejecución
financiera de los ingresos en la que se recauda, capta u obtiene
efectivamente los ingresos sobre la base de la emisión o, de ser
el caso, la notificación de la documentación generada en la fase
de la determinación.
c) Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP,
sustentando dicho registro con documentos tales como: recibos
de ingresos, papeletas de depósito, notas de abono,
comprobantes de pago (tickets, boletas de venta y facturas), o
los correspondientes estados bancarios, según sea el caso.
2) Plazo para el depósito de los Fondos
a) Los fondos públicos recaudados, captados u obtenidos (efectivo
o cheques del Banco de la Nación) de acuerdo a Ley,
cualquiera sea la fuente de financiamiento, deben ser
depositados en las correspondiente cuentas bancarias en un
plazo no mayor de 24 horas; cuando se trate de cheques de
otros bancos, se aplicará el plazo adicional del canje.
b) Cuando en razón a particularidades propias del sistema de
recaudación se requiera de plazos mayores a los indicados,
será indispensable contar con la autorización previa de la
Dirección Nacional del Tesoro Público (DNTP).
b. PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN FINANCIERA DEL GASTO
1) El Calendario de Pagos Mensual es el monto límite autorizado por la
DNTP a través del SIAF-SP, para efectuar el Gasto Girado de las
obligaciones debidamente formalizadas y registradas en la fase del
Devengado por la Unidad Ejecutora (UE).
2) Durante el primer trimestre del año Fiscal 2011, la DNTP autoriza el
Calendario de Pagos Mensual Inicial para cada mes, sobre la base
de la Información de la Programación Mensual de los Gastos que
fuera registrada, a través del SIAF-SP, en el Módulo de Procesos
Presupuestarios, y del Presupuesto de Caja del Tesoro Público.
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3. 3) Las ampliaciones del Calendario de pagos Mensual del período, son
solicitados de manera expresa por el Director de Administración o
quien haga sus veces en la UE a la DNTP, únicamente si el monto de
la programación de pagos a que se contrae en el párrafo precedente
resulta insuficiente para cumplir con el pago de las obligaciones
contraídas en dicho periodo, bajo responsabilidad del Director
General de Administración o quien haga sus veces en la UE.
4) La autorización del Calendario de Pagos Mensual no convalida los
actos o acciones vinculados a la ejecución del gasto que no se ciñan
a la normatividad vigente.
5) Registro del Proceso de Ejecución del gasto.
El gasto se sujeta al proceso de la ejecución presupuestal y
financiera; es competencia y responsabilidad de la UE 003: EP y
UUOO efectuar el registro de cada una de sus fases en el SIAF-SP.
6) Información de los Compromisos para la programación de la
ejecución financiera.
a) El monto total de los compromisos debe registrarse en el SIAF-
SP de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos
legalmente en la etapa de ejecución presupuestal, debidamente
sustentados con los documentos que señalan las normas
vigentes, no debiendo exceder el límite ni el período fijado a
través del respectivo Calendario de Compromisos para la UE y
“Seudo Calendario” para las UUOO, que cuentan con el SIAF-
SP, para el registro de los encargos recibidos.
b) Los datos relacionados con el Gasto Comprometido, tales como
la meta presupuestaria y cadenas de gasto aplicables, deben
ser reflejo de la documentación sustentatoria y contar con la
correspondiente conformidad de los responsables de su
verificación, el Jefe de Tesorería y el Contador de la UE y/o
U/O, en forma previa al ingreso de los datos en el SIAF-SP, a
fin de evitar posteriores solicitudes de regularización y
reasignación; asimismo serán responsables de la verificación y
seguimiento de las Operaciones relacionadas al Gasto
Devengado, Gasto Pagado y Rendición de Cuentas.
c) El Jefe del Departamento/Sección Tesorería y el Contador de
Tesorería de la UE, son los responsables de efectuar las
acciones de verificación y seguimiento de las Operaciones
relacionadas con la Determinación y la Recaudación,
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4. registradas en el SIAF-SP, entre otros procesos relacionados
con su función.
d) El número de registro SIAF-SP del Gasto Comprometido
debidamente formalizado debe ser consignado en el documento
sustentatorio (Resolución Administrativa, Contrato, Orden de
Compra, Orden de Servicio, etc.) de esta etapa de la ejecución.
7) Documentación para la fase del Gasto Devengado
El devengado se sustenta, únicamente con alguno de los
documentos siguientes:
a) Factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago
reconocidos y emitidos de conformidad con el Reglamento de
Comprobantes de Pago, aprobado por la Sunat.
b) Orden de Compra u Orden de Servicio en Contrataciones y
adquisiciones de menor cuantía o el Contrato, acompañado con
la respectiva factura, únicamente cuando exista adelantos,
pagos contra entrega o entregas periódicas.
c) Valorización de obra acompañada de la respectiva factura,
liquidación de avance de obra firmada por los responsables de
la Entidad.
d) Planilla única de pagos de remuneraciones, personal con
Contrato Administrativo de Servicio-CAS, Viáticos,
Racionamiento, Propinas, Dietas de Directorio, Compensación
por Tiempo de Servicio.
e) Relación numerada de recibos por servicios públicos como
agua potable, suministro de energía eléctrica o telefonía,
sustentadas con los documentos originales.
f) Formulario de Pago de Tributos.
g) El clasificador 23.27.1.99 y 23.27.2.99 de servicios
profesionales y técnicos con recibo de honorarios, el gasto se
comunicará a Copere con oficio.
h) Nota de Cargo Bancaria.
i) Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral
(Sepelio y Luto, Gratificaciones, Reintegros o Indemnizaciones,
etc).
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5. j) Documento oficial de la autoridad competente cuando se trate
de autorizaciones para el desempeño de comisiones de
servicio.
k) Resolución de Encargos a personal de la Institución, Fondo
para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica, y según
sea el caso, el documento que acredita la Rendición de
Cuentas de dichos fondos.
l) Resolución Judicial consentida o ejecutoriada.
m) Convenios o Directivas de “Encargos” y, en su caso, el
documento que sustenta nuevas remesas.
n) Norma Legal que autorice Transferencias Financieras.
o) Norma Legal que apruebe la relación de personas naturales
favorecidas con subvenciones autorizadas de acuerdo a Ley.
p) Las Facturas y los recibos de honorarios emitidos a través del
sistema de emisión electrónica, a que se contraen las
Resoluciones de superintendencia Nº 188-2010-Sunat y 182-
2008-Sunat, respectivamente.
q) Resolución Administrativa para sustentar reembolsos de
viáticos, únicamente ante situaciones contingentes,
debidamente justificadas que hubieran motivado la falta de
entrega del viático correspondiente antes del inicio de la
comisión del servicio, o, que de ser el caso, se hubiera
extendido el tiempo, inicialmente previsto, para el desarrollo de
dicha comisión, sustentado con Liquidaciones de viáticos,
según rendición de cuentas.
r) Para el reconocimiento del gasto de ejercicios anteriores: orden
de compra, orden de servicio, guía de remisión, factura, acta de
recepción (con fecha del año anterior, debidamente
acompañada con la certificación de la Diplan ), y la
Resolución de la Comandancia General del Ejército autorizando
reconocer gasto de ejercicios anteriores.
s) Otros documentos que apruebe la DNTP.
8) Formalización del Gasto Devengado en la UE y en las UUOO
a) En la UE el Devengado se formaliza cuando la Sección
Devengados de la Oficina de Contabilidad de la Ogecoe, otorga
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6. su conformidad, en alguno de los documentos indicados en el
párrafo 7, de la presente Directiva.
b) En la U/O el Gasto Devengado se formaliza cuando el área
responsable, otorga su conformidad en documentos tales como
Orden de Compra – Guía de Internamiento, Orden de Servicio,
u otros establecidos en el párrafo 7; luego de haberse verificado
lo siguiente:
(1) La recepción satisfactoria de bienes.
(2) La prestación satisfactoria de los servicios.
(3) El cumplimiento de los términos contractuales en los casos
que contemplen adelantos, pagos contra entrega o
entregas periódicas de las prestaciones en la oportunidad
u oportunidades establecidas en las bases o en el
contrato.
c) El Gasto Devengado es registrado afectando en forma definitiva
la Específica del Gasto Comprometido, con lo cual queda
reconocida la obligación de pago.
9) El devengado con posterioridad al período del compromiso
a) El Gasto Devengado, dependiendo de las condiciones
contractuales, puede efectuarse en períodos posteriores al
compromiso, siempre y cuando éste haya sido registrado en el
SIAF SP en el mes autorizado.
b) Esta disposición no es aplicable para los compromisos no
devengados al 31 de Diciembre, en cuyo caso debe anularse el
registro presupuestario efectuado a la citada fecha y afectarse
al Presupuesto del Ejército correspondiente al periodo
inmediato siguiente.
10) Registro del Gasto Devengado en Bienes y Servicios
El registro del Gasto Devengado en el SIAF-SP para la adquisición
de bienes y contratación de servicios y obras sólo procede si los
datos de los documentos que sustentan el registro del compromiso
han sido registrados y procesados previamente en el Sistema
Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (Seace),
de conformidad con la normatividad en materia de Contrataciones del
Estado.
La información del Gasto Devengado debe obligatoriamente
registrarse y transmitirse a través del SIAF-SP dentro de los tres (03)
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7. días hábiles de producida la conformidad de la recepción de los
bienes o servicios, o la recepción de la correspondiente valorización,
a que se contraen los artículos 181º y 197º del Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado, respectivamente, aprobado por el
Decreto Supremo Nº184-2008-EF.
11) Autorización del devengado y oportunidad para la presentación de
documentos para proceso de pagos.
La autorización de los devengados es competencia del Director de la
Oficina de Contabilidad en la UE y del Jefe del Departamento o
Sección de Tesorería en la U/O, quienes deben:
a) Establecer los procedimientos necesarios para efectuar una
eficiente programación de sus gastos.
b) Asegurar la oportuna y adecuada elaboración de la
documentación necesaria para que se proceda al pago de las
obligaciones.
12) Etapa y Plazo para el Pago.
a) En esta etapa se procede a extinguir, parcial o totalmente, la
obligación contraída por la UE o UUOO, hasta por el monto del
Gasto Devengado y registrado en el SIAF-SP, con cargo a la
correspondiente Específica del Gasto, cualquiera que sea la
fuente de financiamiento, para cuyo efecto es indispensable
que:
(1) Se halla recepcionado a través del SIAF-SP, las
Autorizaciones de Giro y de Pago correspondientes, en el
caso de los fondos administrados y procesados a través
de la DNTP.
(2) Se halla verificado la disponibilidad de los montos
depositados en la respectiva cuenta bancaria, en el caso
de fondos provenientes de otras fuentes de
financiamiento.
b) No procede el pago si no se ha consignado en los documentos
relacionados con la obligación contractual el número de registro
SIAF-SP correspondiente, conforme lo establece el artículo 32º
de la Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería.
c) En el marco de lo dispuesto en la Sétima Disposición
Complementaria y final de la Ley Nº29628, Ley de Equilibrio del
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8. Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, el
pago del Gasto Devengado por toda fuente de financiamiento,
debidamente formalizado y registrado debe realizarse dentro de
los 30 días calendario de su procesamiento en el SIAF-SP
(Devengado en estado A), para cuyo efecto el registro del
Gasto Girado se trasmite con la debida antelación.
d) El registro del Gasto Girado transmitido fuera del plazo
establecido en el literal precedente, será procesado previa
solicitud expresa a la DNTP, que deberá formular el Director
General de la Ogecoe, adjuntando copia del informe remitido al
Órgano de Control Institucional, en el cual se detalla las
razones que motivaron la falta de oportunidad en el pago.
13) Tratamiento de la Mejor Fecha
a) La programación de giros que realiza la DNTP toma en cuenta
la fecha de pago de la obligación, es decir, la fecha de
cancelación del Gasto Devengado que la UE o U/O registra en
el SIAF-SP en el campo denominado “mejor fecha”.
b) La “mejor fecha” es aquella en la que vence la obligación
contraída y en la cual, según la naturaleza de la obligación, se
debe hacer efectivo el pago del adeudo, de acuerdo a los
procedimientos de pagaduría indicados en la presente Directiva,
por lo que dicha fecha se encuentra establecida:
(1) En el cronograma mensual de pago de remuneraciones.
(2) En el cronograma mensual de pago de obligaciones
tributarias.
(3) En el cronograma mensual de pago de obligaciones
pensionarias y de seguridad social.
(4) En los términos contractuales, en las adquisiciones de
bienes y contrataciones de servicios.
c) El dato de la “mejor fecha” debe registrarse en el SIAF-SP en
las fases de Gasto Devengado y de Gasto Girado.
14) Autorización de Giro
La Autorización de Giro constituye la aprobación del monto para la
emisión de carta orden, transferencias electrónicas o el giro de
cheque, con cargo a la cuenta bancaria correspondiente.
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9. 15) Aprobación de la Autorización de Giro
a) La DNTP aprueba la Autorización de Giro, a través del SIAF-
SP, teniendo en cuenta el Presupuesto de Caja y sobre la base
del Gasto Devengado (en estado V), con una anticipación
máxima de hasta cinco (05) días útiles a la “mejor fecha” de
pago registrada por la UE o U/O; el indicado plazo no es
aplicable para las Autorizaciones de Giro que se aprueban con
el Tipo de Pago “Otros”.
b) La Autorización de Giro en el SIAF-SP equivale al registro:
Gasto Devengado en estado “A” (aprobado), siendo pertinente
precisar que esta condición no constituye el otorgamiento de
conformidad de las acciones y procesos técnicos relacionados
con la formalización del Gasto Devengado en la UE o U/O, los
cuales son de exclusiva responsabilidad de los funcionarios
facultados para el efecto.
16) Condiciones para el Gasto Girado
a) Es requisito para el registro del Gasto Girado que el
correspondiente Gasto Devengado haya sido contabilizado en
el SIAF-SP.
b) El número de registro SIAF-SP del Gasto Girado debe
consignarse en el correspondiente Comprobante de Pago,
sustentado en la documentación pertinente.
c) La fecha del Gasto Girado registrado en el SIAF-SP debe ser la
misma o posterior a la fecha de la respectiva Autorización de
Giro (Devengado en “A”).
d) Está prohibido girar a nombre de beneficiarios distintos a los
registrados en la fase del Gasto Devengado (estado “A”), con
excepción de aquellos con cesión de derechos debidamente
acreditados.
e) Es responsabilidad del Jefe del Departamento/Sección
Tesorería y el Contador del área, la verificación de los datos del
Gasto Girado, registrados y transmitidos a través del SIAF-SP a
la DNTP.
f) El Gasto Girado con cargo a las subcuentas bancarias de gasto
autorizadas por la DNTP debe realizarse, registrarse y
transmitirse a través del SIAF-SP dentro de los cinco (05) días
útiles de haberse recepcionado la respectiva Autorización de
Giro.
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10. 17) Autorización de Pago
La Autorización de Pago equivale al Gasto Girado en estado “A” que
es transmitida por la DNTP, al Banco de la Nación y a la UE a través
del SIAF-SP; por consiguiente la transferencia electrónica o, de ser el
caso, la entrega del cheque o presentación de carta orden al banco
está condicionada al Gasto Girado en estado “A”.
18) Utilización del Tipo de Recurso en el registro de la información de
ejecución de gasto
El Tipo de Recurso del campo “Medio de Pago” del SIAF-SP, permite
identificar y procesar la información relacionada con la utilización de
recursos de una determinada fuente de financiamiento que tienen
origen y finalidad predeterminados y son establecidos por la DNTP.
Para el registro de la ejecución de gasto y demás Operaciones de
tesorería, con cargo a dichos recursos, el Calendario Mensual de
Pagos, se distribuye según el Tipo de Recurso directamente a través
del SIAF-SP, no siendo necesario el envío de comunicación expresa
para dicho fin.
19) Obligación de Pago mediante Transferencias Electrónicas
a) Es obligatorio que los pagos con cargo a los fondos
administrados y canalizados a través de la DNTP se realicen
mediante transferencias electrónicas, conforme al
procedimiento establecido en la Directiva de Tesorería Nº 001-
2007-EF/77.15 y modificatorias, bajo responsabilidad del
Director General de Administración o quien haga sus veces en
la UE.
b) Los conceptos que se pagan conforme a lo indicado en el literal
precedente son los siguientes:
(1) Planilla de Remuneraciones y otras obligaciones
relacionadas a los conceptos Retribuciones y
Complementos, y otros Beneficios considerados en el
Clasificador de los Gastos Públicos, Relación de Contratos
de Administración de Servicios (CAS), de los
comprendidos en los programas SECIGRA y SERUM,
propina a practicantes, servicios no personales de los
proyectos de inversión y las retenciones de la planillas por
mandato judicial y embargos, cuyos pagos se efectúen a
través del Banco de la Nación u otra Entidad Financiera
distinta.
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11. (2) A los proveedores del Estado, a través de entidades del
Sistema Financiero Nacional.
(3) Los pagos por Viáticos también deben efectuarse
mediante el abono en cuentas bancarias individuales.
20) Acreditación de la debida percepción de las remuneraciones
El abono en la cuenta bancaria del servidor, constituye prueba de
haberse cumplido con el pago de los derechos de carácter
remunerativo que le corresponde, de acuerdo con la Planilla Única de
Pagos.
21) Obligación de pago a proveedores con abono en sus cuentas
bancarias individuales
a) Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los
fondos administrados y canalizados a través de la DNTP,
incluyendo a los Encargos Otorgados, se efectúen a través de
abono directo en sus respectivas cuentas bancarias.
b) Para tal efecto la UE o U/O requerirá a los proveedores su
Código de Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad que se
de inicio formal a su relación contractual. El proveedor atenderá
el requerimiento mediante Carta-Autorización, según el modelo
del Anexo N° 01.
c) Para pagos a empresas de servicios públicos es obligatorio que
se les remita el detalle de los recibos que han sido cancelados
mediante dicha modalidad, antes de la fecha de vencimiento del
recibo correspondiente.
d) Las UUOO que cuentan con SIAF-SP, efectuarán el pago a sus
proveedores mediante transferencias electrónicas y de acuerdo
a los procedimientos establecidos.
e) Las UUOO que no cuenten con SIAF-SP, efectuarán el pago a
sus proveedores mediante cartas orden.
f) En las bases de los procesos de selección que se convoquen,
se deberá considerar la obligación de pagar a los proveedores
mediante el abono a sus cuentas bancarias, de manera que
incluso aquellos proveedores que, por razones propias,
carezcan de una cuenta bancaria en una entidad financiera
distinta del Banco de la Nación, puedan proceder a abrir una
cuenta en esta Institución.
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12. 22) Pautas para el abono en las cuentas de los proveedores
Se tendrá en consideración lo siguiente:
a) En la oportunidad del registro del Gasto Comprometido en el
SIAF-SP, la Unidad Ejecutora (Dirección de Ejecución
Financiera) procede a ingresar el Código de Cuenta
Interbancario (CCI) del proveedor (Anexo 01), para su
correspondiente validación.
b) La validación del CCI consiste en la verificación, a través de la
Cámara de Compensación Electrónica, de la vigencia de la
cuenta y de su respectivo titular.
c) Una vez concluida la validación, el indicado CCI queda
confirmado en el SIAF-SP como único para efectos de los
abonos a que hubiera lugar, inclusive para otras transacciones
con cualquier UE.
d) El CCI confirmado puede ser sustituido por otro CCI, a pedido
expreso del proveedor.
e) El monto a ser abonado, el nombre o razón social del
proveedor, el RUC y el CCI deben constar en el Comprobante
de Pago.
23) Facultad y responsabilidad para el pago a proveedores con abono en
sus cuentas
Es efectuado únicamente por las personas acreditadas por la DNTP
ante el Banco de la Nación como responsables titulares y suplentes
del manejo de las cuentas bancarias de la UE y UUOO.
El pago a los proveedores de la UE y UUOO debe realizarse en los
plazos estipulados en las respectivas condiciones contractuales, para
cuyo efecto los Comandos, DIRECCIÓNES o Jefaturas de las
Unidades o Dependencias que originen los compromisos, deben
dictar disposiciones expresas de manera que los responsables de las
Áreas de Abastecimiento o su equivalente, así como las Áreas
autorizadas a otorgar la conformidad, cumplan con enviar a la Oficina
General de Economía del Ejército o al Departamento/ Sección de
Tesorería la documentación sustentatoria, debidamente verificada,
para el pago correspondiente, dentro de los plazos normados.
Constituye responsabilidad solidaria de la UE o UUOO, la aplicación
de lo antes dispuesto, a fin de evitar la afectación del respectivo
presupuesto Institucional en el pago de los intereses a que se
contrae el artículo 48º del Decreto Legislativo Nº1017, que aprueba la
Ley de Contrataciones del Estado.
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13. 24) Sustentación del pago efectuado mediante abono en cuenta a
proveedores.
Se sustenta con la información del débito registrado por el Banco de
la Nación y procesado en el SIAF-SP en las cuentas bancarias de la
UE o UUOO y con el Comprobante de Pago; asimismo la factura o
comprobante presentado por el proveedor en la fase del Gasto
Devengado queda cancelado con la transferencia electrónica
abonada en la cuenta del proveedor.
25) Uso excepcional de cheques
a) Sólo se procederá a utilizar cheques en forma excepcional, en
los casos siguientes:
(1) Personal cuyo contrato de forma eventual, no exceda de 4
meses.
(2) Pago de retenciones tales como: AFP’s, ONP, tributos y
descuentos autorizados por el trabajador.
(3) Personal de la Institución por concepto de Encargo,
habilitación y reposición del Fondo para Pagos en Efectivo
o Caja Chica y para el pago de Jornales.
(4) A proveedores, imposibilitados de abrir cuentas bancarias
en el Sistema Financiero Nacional.
(5) Con cargo a fondos distintos de los autorizados por la
DNTP.
(6) Viáticos, cuando no pueda utilizarse la modalidad del
abono en cuentas bancarias.
(7) Subvenciones a favor de personas naturales o jurídicas,
autorizadas de acuerdo a Ley.
(8) Tributos y tasas a las que se encuentre obligada la UE,
(9) En su condición de contribuyente.
(10) A empresas que prestan servicios públicos, únicamente
cuando la UE, por razones del sistema de cobranza de
dichas empresas, no pueda brindar la información que
permita identificar los correspondientes recibos.
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14. (11) Por compras con la modalidad contra entrega, siempre
que así lo estipule el respectivo contrato.
(12) Cesión de derechos, debidamente acreditado.
(13) Devolución de montos a personas naturales o jurídicas,
por cobros en exceso o la cancelación de un servicio.
(14) Otros casos que apruebe la DNTP.
b) Está prohibido el giro de cheques a nombre del personal de la
Institución para casos diferentes a los señalados en el párrafo
precedente.
26) Principales condiciones para el giro excepcional de cheques
a) Los cheques deberán girarse únicamente en los casos
contemplados en la presente Directiva, teniendo en cuenta lo
siguiente:
(1) Suscripción mancomunada por los funcionarios
acreditados.
(2) Atención del orden de su numeración e impresión de la
frase “No Negociable”.
(3) A nombre del emisor de los comprobantes de pago
establecidos por la Sunat.
b) No está permitido solicitar la emisión de cheques de gerencia
con cargo a las Subcuentas Bancarias de Gasto, salvo cuando
se trate del pago de obligaciones que, por su naturaleza o en
razón de procedimientos de recaudación, deba efectuarse con
un solo cheque.
27) Características de las Cartas Orden
a) Las Cartas Orden deben ser numeradas en forma correlativa
por cada cuenta bancaria y por cada Año Fiscal y sus copias se
mantendrán archivadas.
b) Para tal efecto, en el campo del registro SIAF-SP destinado al
número de la Carta Orden sólo se consignará hasta un máximo
de ocho (08) dígitos, los primeros cuatro indican al Año Fiscal y
los cuatro últimos al correlativo correspondiente a su emisión.
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15. 28) Caducidad, anulación y reprogramación de Cheques, Cartas Orden
y depósito de cheques en cuentas bancarias
a) El Banco de la Nación pagará los cheques girados o atenderá
las cartas orden emitidas contra la Subcuenta Bancaria de
Gastos (UE) o Cuenta Bancaria de Reversión (U/O), siempre y
cuando su presentación se efectúe dentro de los treinta (30)
días calendario contados a partir de la fecha de giro o emisión.
b) Los cheques girados con cargo a las cuentas bancarias
autorizadas por la DNTP, de fuentes de financiamiento distintas
a la de Recursos Ordinarios, tienen vigencia de un año, a partir
de la fecha de su giro o emisión.
c) Es obligatorio que la UE 003: EP y UUOO que cuentan con
SIAF-SP, procedan a anular el Gasto Girado que haya
caducado y registren dicha anulación en el sistema. De
mantenerse la obligación de pago, se deberá verificar la
procedencia de su reprogramación, a fin de transmitir el nuevo
Gasto Girado para su aprobación por la DNTP.
d) Las UUOO que no cuentan con el SIAF-SP, anularán el cheque
y lo conservarán en sus respectivos archivos; asimismo
verificarán la procedencia de su reprogramación, a fin de girar
el nuevo cheque.
e) Los cheques emitidos por la UE por montos mayores a tres (03)
Unidades Impositivas Tributarias (UIT), se depositan en las
cuentas bancarias de los beneficiarios, para cuyo efecto, en el
mencionado cheque se consignará la frase “Para abono en
cuenta”, con excepción de los emitidos para la ejecución en la
modalidad Encargo a Personal de la Institución y Caja Chica.
29) Caja Chica
a) La Caja Chica es un fondo en efectivo que es constituido con
Recursos Públicos de cualquier fuente que financie el
Presupuesto INSTITUCIÓNAL al para ser destinado
únicamente a gastos menores que demande su cancelación
inmediata o que, por su finalidad y características no puedan
ser debidamente programados.
Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por
comisiones de servicio no programados y de los servicios
básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en
zonas distantes de la sede de la UE, en este último caso,
cuando se determine no utilizar la modalidad del encargo a
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16. Personal de la Institución a que se contrae el articulo 40º de la
Directiva de Tesorería Nº001-2007-EF/77.15 y modificatorias.
b) La UE y UUOO pueden constituir solo una Caja Chica por
fuente de financiamiento.
c) Estos fondos deben estar rodeados de condiciones que impidan
la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen,
preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar.
d) Su administración se sujeta a las Normas Generales de
Tesorería 06 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral
Nº026-80-EF/77.15 y, adicionalmente a:
(1) El documento sustentatorio para la apertura de la Caja
Chica es la RCGE, en la que se señale la U/O a la que se
asigna el fondo, el responsable único de su
administración, los responsables a quienes se encomienda
el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la Caja
Chica, el monto máximo para cada adquisición y los
procedimientos y plazos para la rendición de cuentas
debidamente documentada.
(2) El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja
Chica no debe exceder de S/. 700.00, en razón que se
debe retener el 6% del IGV, el cual se centraliza en la UE
y el MEF ha establecido un procedimiento para su registro
en el SIAF-SP.
(3) Los casos que por razones justificadas requieran ser
atendidos con montos mayores a lo señalado en el párrafo
precedente, hasta un máximo de noventa por ciento (90%)
de una UIT, deben estar contemplados en la Directiva de
la Caja Chica.
(4) El gasto en el mes con cargo a dicha Caja no debe
exceder de tres veces el monto constituido,
indistintamente del número de RENDICIÓNES
documentadas que pudieran efectuarse en el mismo
período. Sin embargo, se dará cumplimiento a las
directivas y normas de austeridad que determine el Pliego
MINDEF al respecto.
(5) Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del
responsable de la administración de la Caja Chica o de los
responsables en las UUOO a favor de los cuales se asigne
dicho fondo.
16 - 64

17. (6) No está permitida la entrega provisional de recursos con
cargo a la citada Caja, excepto cuando se autorice en
forma expresa e individualizada por el Señor General de
Ejército Comandante General del Ejército, en cuyo caso
los gastos efectuados deben justificarse
documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega
correspondiente.
(7) Los Jefes de las UUOO dispondrán la realización de
arqueos inopinados, sin perjuicio de las acciones de
fiscalización y control a cargo del Órgano de Control
respectivo.
(8) La denominación de Caja Chica es aplicable
indistintamente para el “Fondo para pagos en Efectivo
(Recursos Ordinarios) o para el “Fondo Fijo para Caja
Chica” (Recursos Directamente Recaudados), La Oficina
de Tesorería de la Ogecoe llevará el Registro de Caja
Chica, debiendo remitir una copia en forma mensual a la
Oficina de Contabilidad para conciliar los saldos contables.
30) Encargos al personal de la Institución
a) Consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro
bancario a personal de la Institución para el pago de
obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones
o características de ciertas tareas y/o trabajos indispensables
para el cumplimiento de los objetivos Institucionales, no pueden
ser efectuados de manera directa en la UE o U/O, tales como:
(1) Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo
detalle de gastos no pueda conocerse con precisión ni con
la debida anticipación.
(2) Contingencias derivadas de situaciones de emergencia
declaradas por Ley.
(3) Servicios Básicos que por razones de ubicación geográfica
ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos
establecidos por los respectivos proveedores.
(4) Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones
justificadas en cuanto a oferta local, previo informe del
órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces, y
para los relacionados con la preparación de alimentos del
personal militar y policial.
17 - 64

18. (5) Acciones calificadas de acuerdo a ley como de carácter
“Reservado”, a cargo de las dependencias del Ministerio
de Defensa.
b) Se regula mediante Resolución emitida por el Director General
de la Ogecoe, teniendo como referencia la Resolución emitida
por las Unidad de Operación, o Unidad Dependiente de la UE
003:Ejercito Peruano, debiendo obligatoriamente establecer los
siguientes datos:
(1) Descripción del objeto del Encargo.
(2) Los conceptos del gasto.
(3) Montos máximos.
(4) Condiciones a que debe sujetarse las adquisiciones y/o
contrataciones a ser realizadas.
(5) Tiempo que tomará el desarrollo de las mismas
(6) Plazo para las respectivas Rendiciones de Cuentas
debidamente documentadas.
c) La rendición de cuentas no debe exceder de los tres (03) días
hábiles después de concluida la actividad materia del encargo,
salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior
del país, en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días
calendario.
d) La utilización de esta modalidad de ejecución es para fines
distintos de los que tienen establecidos el Fondo para Caja
Chica y los viáticos.
e) No procede la entrega de nuevos “Encargos” a personas que
tienen pendientes la rendición de cuentas o devolución de
montos no utilizados de “Encargos” anteriormente otorgados.
f) La modalidad de pago “Encargo a personal de la Institución” a
que se contrae el artículo 40º de la Directiva de Tesorería
Nº001-2007-EF/77.15 aprobada por la Resolución Directoral
Nº002-2007-EF/77.15 y modificatorias, para la ejecución de las
actividades de Inteligencia calificadas de acuerdo a Ley como
de carácter “Reservado” a cargo de la UE, incluyendo las
correspondientes RENDICIÓNES de cuentas, se sujetan al
procedimiento establecido en la Directiva aprobada en
18 - 64

19. aplicación de lo dispuesto en la Ley Nº28664, Ley del Sistema
de Inteligencia Nacional-SINA.
g) Para el trámite se tendrá en cuenta los siguientes detalles:
(1) Para la gestión de pagos por concepto de mejoramiento
de rancho y personal de TSMV destacados a otras
dependencia que por conveniencia económica y del
servicio, previo informe favorable del área de logística,
además de las previstas para la certificación presupuesta,
compromiso y devengado, se adjuntara la siguiente
documentación:
(a) Resolución de la Unidad de Operación o
dependencia.
(b) Resolución de la Ogecoe, Anexo N°
03
(c) Liquidación con la cantidad de raciones consumidas,
suscritas por el liquidador de Clase I de la Unidad de
Intendencia, Comandante de la Unidad de
Intendencia y Jefe de la Unidad de Operación.
(d) Relación Nominal del personal destacado, suscrito
por el Comandante de la Unidad de Intendencia,
Oficial de personal y Comandante General de la RM,
GU y de ser el caso dependencia.
(2) Para la gestión de pagos por concepto de gastos
especiales de inteligencia y de Operaciones psicológicas,
pagos para atenciones a comitivas con ocasión de
intercambios bilaterales de inteligencia, atención a
delegaciones protocolares de cadetes de otros países,
entre otros similares, además de las previstas para la
certificación presupuestaria, compromiso y devengado se
adjuntará la siguiente documentación:
(a) Resolución de la Unidad Operativa o Unidad
Dependiente.
(b) Resolución de la Ogecoe.
(3) Para la gestión para el pago de propinas a Cadetes y
alumnos menores de edad, además de las previstas para
la certificación presupuestaria, compromiso y devengado
se adjuntara la siguiente documentación:
19 - 64

20. (a) Resolución de la Unidad de Operación o dependencia.
(b) Resolución de la Ogecoe. Esta gestión será efectuada
por el Comando de Instrucción y Doctrina del Ejército
de manera centralizada para todas las escuelas de
formación.
31) Prohibición de pagos en efectivo
Se encuentra prohibido el uso de la modalidad de pagos en efectivo
para acciones distintas a lo establecido en la presente Directiva.
32) Encargo dentro de las Unidades Operativas
Queda prohibido que las Unidades Operativas otorguen encargos por
cualquier motivo de los encargos recibidos de la Unidad Ejecutora.
c. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
1) La administración de los fondos debe efectuarse en la Tesorería de
la UE o U/O y su manejo debe realizarse a través de cuentas
bancarias autorizadas por la DNTP.
2) La referencia a cuentas bancarias comprende a las sub cuentas
bancarias de gasto, cuentas de “Encargos”, Cuentas Centrales y
Adicionales de Recursos Directamente Recaudados y a las otras
cuentas bancarias, independientemente de la fuente de
financiamiento.
3) Son fondos administrados por la DNTP aquellos cuya ejecución se
realiza con cargo a créditos presupuestarios aprobados por la fuente
de financiamiento Recursos Ordinarios, los provenientes de la fuente
de financiamiento Donaciones y Transferencias (Tipos de Recurso
distintos de “Normal”) y otros fondos que determine la DNTP. Estos
se manejan en cuentas bancarias abiertas por la DNTP en el Banco
de la Nación.
4) Las Operaciones de gasto con cargo a los fondos de la fuente de
financiamiento Recursos Directamente Recaudados se canaliza a
través de la DNTP y se manejan en cuentas bancarias abiertas por la
DNTP en el Banco de la Nación.
5) La apertura de cuentas bancarias para el manejo de fondos públicos
distintos a los administrados y canalizados por la DNTP, es
autorizada por la mencionada Dirección Nacional y a solicitud
expresa de la UE.
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21. 6) Cuando se requiera la apertura de cuentas en una entidad financiera
distinta del Banco de la Nación, la solicitud correspondiente debe
estar acompañada de la copia de la Resolución del Titular del Pliego
o del funcionario en quien se hubiera delegado la facultad de dirigir
los asuntos administrativos de la entidad, en la que se designe la
entidad bancaria y se indique la fuente de financiamiento, la
modalidad de depósito y el tipo de moneda.
7) La apertura de cuentas bancarias para las UUOO es evaluada por la
DNTP atendiendo a criterios de racionalidad, ubicación geográfica,
montos a ser transferidos y naturaleza de los conceptos de gastos
que se requieran atender en dichos niveles desconcentrados, de
manera que la información y las Operaciones correspondientes
puedan ser registradas en el SIAF SP.
8) El trámite de apertura de cuentas bancarias, de fondos recibidos por
la UE 003: EP bajo la modalidad de “Encargos” de Pliegos
conformantes del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y
Gobiernos Locales, estará a cargo de la UE “Encargante”.
9) La DNTP autoriza la apertura de otras cuentas bancarias en el Banco
de la Nación, a solicitud expresa de la UE, para efecto de:
a) Depósito de la retención del 10% del monto total del contrato
con las Micro y Pequeñas Empresas (MYPE’s), como
alternativa a la obligación de presentar la garantía de fiel
cumplimiento.
b) Intervención económica de una obra, por incumplimiento de las
estipulaciones contractuales que ocasionen retrasos en los
plazos programados para la culminación de la obra (Directiva
N° 001-2003 CONSUCODE aprobada con Resolución N° 01 0-
2003 CONSUCODE-PRE).
c) Atender las sentencias judiciales en calidad de cosa juzgada,
en el marco de lo dispuesto en el artículo 70° de l a Ley General
del Sistema Nacional de Presupuesto.
10) Los titulares de las cuentas bancarias en la UE son el Director
General de la Ogecoe y el Director de la Oficina de Tesorería y en la
U/O son el Jefe de la U/O y el Jefe del Departamento/Sección
Tesorería.
11) Pueden designarse hasta dos suplentes para el manejo de las
cuentas bancarias no pudiendo ser el cajero, ni el personal del área
de Control Interno, Abastecimiento o Logística, o el que tenga a su
cargo labores de registro contable.
21 - 64

22. 12) Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de la UE son
designados mediante Resolución del Titular del Pliego o del
funcionario a quien este hubiera delegado de manera expresa esta
facultad.
13) Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de “Encargos” de
las UUOO son designados mediante Resolución del Director General
de la Ogecoe.
14) La asignación de códigos de usuarios y claves de acceso para el
manejo de las cuentas bancarias es efectuada por la DNTP luego del
registro en el SIAF-SP de los datos del personal acreditado.
15) Los cambios de titulares o suplentes de las cuentas bancarias
autorizadas para el manejo de fondos administrados y procesados a
través de la DNTP requieren contar con la autorización expresa de la
mencionada Dirección Nacional, como requisito previo a su trámite
en el Banco de la Nación, para cuyo efecto se remite a la DNTP
copia fedateada de la Resolución respectiva.
16) Los cambios de titulares y suplentes de las cuentas bancarias de las
fuentes de financiamiento Recursos Directamente Recaudados y
Donaciones y Transferencias (Tipo de Recurso distinto del “normal”)
se efectúan directamente en el Banco de la Nación.
17) Los titulares y suplentes designados están impedidos de ordenar
transacciones en las cuentas bancarias mientras no se haya
formalizado su registro de firmas en el Banco de la Nación.
18) Las Transferencias Financieras que en aplicación de lo dispuesto en
el segundo párrafo del numeral 15.1 del artículo 15º de la Ley
Nº29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal
2011, son otorgadas por las Unidades Ejecutoras del Gobierno
Nacional a favor de las Empresas Públicas, con cargo a la fuente de
financiamiento Recursos Ordinarios, se administran en cuentas
bancarias en el Banco de la Nación autorizadas por la DNTP, a
solicitud de la mencionada UE.
19) Los cheques sin utilizar por el cierre de cuentas bancarias deben ser
destruidos y sobre este acto debe levantarse el Acta
correspondiente, la misma que debe ser archivada en la Oficina de
Tesorería de la UE o Departamento/Sección de Tesorería de la U/O.
d. APERTURA DE CARTAS DE CREDITOS
1) Por las fuentes de financiamiento de RO, RDR y DyT.
22 - 64

23. a) El trámite de apertura de una carta de crédito se inicia después
de que las UUOO han calendarizado los fondos, enviado la
solicitud de certificación presupuestal a la Diplan y efectuado
las fases del gasto (compromiso, devengado y girado) por la
Ogecoe.
b) Una vez que se cuenta con la carta orden, la Unidad de
Operaciones Externas (OPEX) de la Ogecoe, procede a
formular la solicitud de apertura del crédito documentario, la
cual es enviada al Banco de la Nación conjuntamente con la
solicitud, para que el BN proceda a realizar las coordinaciones
con el Banco Corresponsal para la apertura del CD.
c) Después de que el BN recibe conforme los documentos de
embarque, realiza el pago del CD y envía los documentos a
OPEX de la Ogecoe, para efectuar la conciliación de saldos del
CD.
d) Una vez conciliado los saldos del CD se procede a solicitar la
liquidación del mismo, luego todo el expediente del CD debe ser
remitido a la Unidad de Tesorería para su registro y posterior
envío a la Oficina de Contabilidad.
2) Por la fuente de financiamiento de Recursos por Operaciones
Oficiales de Crédito ( ROOC)
a) Luego de recepcionado el contrato suscrito por los SSLL y
UUOO, la Oficina de Operaciones Externas debe solicitar al
Ministerio de Economía y Finanzas autorización para gestionar
la apertura del crédito documentario ante en Banco de la
Nación.
b) Recibida la autorización del MEF, OPEX oficia al BN adjuntando
la solicitud, para que ésta entidad proceda a aperturar el CD
después de realizar las coordinaciones con el Banco
Corresponsal.
c) Luego de recibido la comunicación del BN indicando que se han
recibido conforme los documentos de embarque, OPEX debe
solicitar al MEF la autorización de desembolso.
d) Posteriormente se instruye al BN, adjuntando la carta del MEF
en la cual autorizan el desembolso, para que efectúen el pago
del CD, entidad que posteriormente remite la notificación de
pago y los documentos de embarque.
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24. e) La Unidad de Tesorería de la Ogecoe con la notificación de
pago recibida del BN, debe registrar en el SIAF la fase de
ingresos.
F Copia de la notificación de pago debe ser remitida a la
dependencia que suscribió el contrato, para que emitan la
solicitud de certificación presupuestaria a la Diplan .
g) Después que se recibe el certificado presupuestario la Ogecoe
debe registrar en el SIAF las fases del gasto (compromiso,
devengado, girado y pagado), con lo cual termina todo el
proceso.
h) Después de que el BN recibe conforme los documentos de
embarque, realiza el pago del CD y envía los documentos a
OPEX de la Ogecoe, para efectuar la conciliación de saldos del
CD.
i) Una vez conciliado los saldos del CD se procede a solicitar la
liquidación del mismo, luego todo el expediente del CD debe ser
remitido a la Unidad de Tesorería para su registro y posterior
envío a la Oficina de Contabilidad.
3) Documentos cancelatorios
La Oficina de Tesorería formulará un registro y mantendrá un archivo
para las acciones de control, comunicando a la Oficina de
Contabilidad, cada vez que existan registros en el SIAF-SP de estos
documentos.
e. OTRAS OPERACIONES DE TESORERÍA
1) Manejo de fondos en la modalidad de Encargos
a) Se denomina “Encargo” en el marco de lo establecido en el
inciso b) del artículo 59º de la Ley N° 28411 Ley G eneral del
Sistema Nacional de Presupuesto, a la ejecución de
determinadas actividades y/o proyectos por parte de:
(1) Unidades desconcentradas conformantes de la misma UE,
que para el efecto se denominan “Unidades Operativas”,
para cuyo efecto debe formularse la Directiva
correspondiente.
(2) Otra UE, distinta de aquella en la cual han sido aprobados
los Créditos Presupuestarios correspondientes, siempre
que pertenezcan a otro pliego presupuestal. En este caso
24 - 64

25. se suscribe un convenio por los funcionarios a quienes le
sea delegada esta función en forma expresa por el
Comandante General del Ejército.
b) Se denomina “Encargante” a la UE de donde proceden los
recursos y “Encargada” a la UE o U/O que los recibe.
c) Las UUOO “Encargadas” deben efectuar el registro de sus
Operaciones de gasto en el módulo SIAF-SP.
2) Principales términos y condiciones de Convenios y Directivas de
Encargos
Entre otros términos y condiciones que se estimen pertinentes para
garantizar la adecuada ejecución de los encargos, los Convenios y
Directiva que se formulen, deben contemplar lo siguiente:
a) Fuente de Financiamiento de los recursos a ser ejecutados en la
modalidad de “Encargo”.
b) Los fondos que provengan de la fuente de financiamiento RO u
otros administrados y procesados a través de la DNTP son
manejados exclusivamente en el Banco de la Nación, para cuyo
efecto en el caso de Unidades Ejecutoras, la “Encargante” debe
solicitar la apertura de una Cuenta Central de “Encargos” y de la
Cuenta Bancaria de Reversión.
c) Las condiciones o requisitos de los actos administrativos propios
de la ejecución del gasto que es materia del Encargo, en el
marco de los procedimientos y plazos establecidos a través de la
normatividad presupuestal y de tesorería vigentes.
d) Inmediatamente después de aprobado el Calendario de
Compromisos del periodo, la “Encargante” determina los montos
de las transferencias y realiza el Gasto Comprometido,
Devengado y Girado en el mismo periodo y con la debida
oportunidad a fin de permitir que la “Encargada” registre en el
SIAF-SP la información de sus Operaciones.
e) Los términos a que deben sujetarse las RENDICIÓNES de
cuenta por parte de la “Encargada” respecto del cumplimiento de
las actividades y proyectos encomendados, con indicación de la
documentación e información sustentatoria correspondiente.
f) Las Rendiciones de Cuentas documentadas sobre el estado de
ejecución del gasto por los encargos recibidos deben realizarse
cada 30 días.
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26. g) Los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto
deben ser emitidos a nombre de la “Encargante”.
h) Las reversiones a que hubiera lugar por parte de las
“Encargadas”, producto de la recuperación de pagos indebidos y
devoluciones, deben ser depositados en la Cuenta Central de
Encargos de la “Encargante”, a través del SIAF-SP, mediante
Papeleta de Depósitos (T-6), con indicación expresa del número
de registro SIAF-SP.
i) Se prohíbe a las “Encargadas” delegar en otras UUEE, UUOO o
Instituciones, la ejecución de los fondos recibidos en la
modalidad de “Encargo”.
j) El incumplimiento de los términos y condiciones establecidos a
través de la correspondiente Directiva o Convenio dará lugar a la
suspensión de la entrega de nuevas remesas.
3) La Cuentas Bancarias de Reversión de las “Encargadas” y Cuenta
Central de Encargos de la UE
a) Las Cuentas Bancarias de Reversión tienen las características
siguientes:
(1) Bajo ningún concepto reciben abonos, salvo cuando lo
disponga la DNTP.
(2) Sólo registran cargos por los cheques girados o cartas
órdenes emitidas.
(3) El giro y pago de cheques se sujetan a las normas del
Sistema Nacional de Tesorería.
b) Los montos no comprometidos en el mes por las UUOO
“Encargadas”, deben ser devueltos por la UE “Encargante”
mediante una Carta Orden, dentro de los primeros cinco (05)
días calendario del mes siguiente, a la cuenta bancaria de la cual
provienen los fondos materia del Encargo.
c) Las Operaciones en la Cuenta Central de la UE “Encargante” se
realiza únicamente mediante Cartas-Orden, siendo
responsabilidad del Director General de la Ogecoe y del Director
de la Oficina de Tesorería los giros en exceso de lo autorizado en
dichas cuentas centrales.
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27. 4) Depósito de fondos provenientes de recuperación de pagos
indebidos u otros a favor del Tesoro Público
a) El depósito de los fondos provenientes de menores gastos
autorizados con cargo a las cuentas bancarias administradas por
la DNTP, tales como Encargos, Fondo Fijo para Caja Chica y de
la recuperación de pagos indebidos o en exceso, se efectúa en el
Banco de la Nación, dentro de las 24 horas de su recepción a la
cuenta bancaria que corresponda y, en el caso de la fuente de
financiamiento Recursos Ordinarios, en la cuenta principal de la
DNTP Nº 00-000-299294, mediante Papeleta de Depósito a favor
del Tesoro Público (T-6).
b) Los Recursos Ordinarios no utilizados al 31 de marzo de 2011, de
los Convenios de Administración de Recursos, costos
compartidos y otras modalidades similares referidos en la
Undécima Disposición Complementaria y Final de la Ley
Nº29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año
Fiscal 2011, son depositados por las Unidades Ejecutoras de las
entidades suscriptoras de los mencionados Convenios, en la
Cuenta Principal del Tesoro Público, mediante Papeleta de
Deposito (T-6), hasta el 29 de Abril de 2011 y se registran en el
SIAF-SP, informando a la DNTP.
c) Los montos no utilizados de las Transferencias Financieras, que
en el marco de los respectivos convenios suscritos deben ser
devueltos, son depositados directamente, en la Cuenta Principal
del Tesoro Público, o de ser el caso, en la cuenta bancaria de la
fuente de financiamiento que corresponda, y se registra en el
SIAF-SP, utilizando el Tipo de Operación Ingreso-Gasto (Y/G).
d) Es responsabilidad de la UE que realizó la Transferencia
financiera efectuar el seguimiento y monitoreo correspondiente.
e) El registro en el SIAF-SP de menores gastos, se efectúa en el
mismo expediente que originó el pago, inclusive para los
correspondientes a años fiscales anteriores. Solo en casos
justificados se puede generar un nuevo registro administrativo,
utilizando el tipo de operación Ingreso/gasto (Y/G), con indicación
del respectivo concepto.
f) Las recuperaciones de fondos por pagos indebidos o en exceso,
con cargo a las cuentas distintas de las administradas y
procesadas por la DNTP, deben depositarse en la respectiva
cuenta bancaria dentro de las 24 horas de su recuperación,
procediendo a su registro en el SIAF SP.
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28. 5) Aplicación de intereses por pagos indebidos o en exceso y viáticos
no utilizados
a) Inmediatamente después de detectarse un pago indebido o en
exceso a favor de un trabajador activo o en el caso que no se
haya cumplido con la devolución oportuna de los viáticos no
utilizados u otros conceptos, el Copere procederá a formular el
respectivo requerimiento para su devolución; a partir de dicho
requerimiento y hasta que se produzca su debida cancelación, se
aplica los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de
interés legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y
Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.
b) El dinero recuperado de la fuente de financiamiento Recursos
Ordinarios se deposita utilizando la Papeleta de Depósito T-6 con
indicación del Reg. SIAF-SP, monto y concepto. El depósito de
los intereses se hará empleando otra Papeleta T-6.
6) Plazo para la Rendición de Cuentas de Viáticos
Cuando la comisión de servicios se desarrolla en el interior del país,
el plazo máximo para la rendición de cuentas de Viáticos es de ocho
(08) días calendarios, después de culminada la misma y cuando
dicha comisión es en el exterior, el plazo máximo es de quince (15)
días calendarios.
Ante el incumplimiento de la devolución de viáticos no utilizados en el
plazo señalado, debe consignarse en el formato de entrega de los
viáticos, la autorización expresa del perceptor de los mismos para
que la UE efectúe la retención correspondiente a través de la Planilla
Única de Pagos, independientemente de las medidas aplicables por
dicho incumplimiento.
7) Plazo para el depósito de fondos públicos
Los fondos públicos que de acuerdo a Ley recauda la UE y UUOO,
por todo concepto (venta de chatarra, bienes muebles, inmuebles,
otros) y cualquiera que sea su fuente de financiamiento, deberán ser
depositados en forma íntegra, sin deducciones, en las
correspondientes cuentas bancarias, en un plazo no mayor de
veinticuatro (24) horas, bajo responsabilidad, debiendo asimismo
proceder a su registro correspondiente en el SIAF-SP.
8) Registro de retenciones efectuadas a favor del Tesoro Público
Las retenciones de fondos a favor del Tesoro Público con cargo a
sub cuentas bancarias de gasto deben efectuarse sin giro de
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29. cheques, mediante el registro en el SIAF-SP con indicación del
código de concepto correspondiente y en el mismo mes de la
retención. Estas Operaciones se identifican con el código 082 para el
documento “B” en el registro de la fase del Girado.
9) Aplicación de reglas de redondeo dispuestas por Sunat
El giro para el pago de obligaciones tributarias se expresa en
números enteros, conforme a lo establecido en la Resolución de
Superintendencia Nº 25-2000-Sunat, publicado el 24 de febrero del
2000, para lo cual la UE debe proceder a ajustar la ejecución del
gasto por la diferencia resultante de dicho redondeo, sea rebajándolo
o incrementándolo, comunicando a la Oficina de Contabilidad y de
Ejecución Financiera, para la regularización de las fases devengado
y compromiso.
10) Uso excepcional de Declaración Jurada para sustentar gastos.
La Declaración Jurada es un documento sustentatorio de gastos
únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los
que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y
emitidos de conformidad a lo establecido por la Sunat. El monto de
la Declaración Jurada no debe exceder el 10% de una Unidad
Impositiva Tributaria (UIT).
11) Devolución de fondos ingresados indebidamente en cuentas de la
DNTP.
El Director General de la Ogecoe solicitará en forma expresa a la
DNTP, la devolución de fondos pertenecientes a terceros que hayan
sido depositados erróneamente en cuentas de la DNTP, con
indicación de la fecha del depósito y acompañada de una copia
fedateada de la Resolución Administrativa que debe contener las
razones de la devolución, identificar al beneficiario, reconocer su
derecho y precisar el monto y la partida específica del ingreso del
Tesoro Público; asimismo, para la devolución de fondos
pertenecientes a la UE el Director General de la Ogecoe solicitará en
forma expresa a la citada Dirección Nacional la devolución
respectiva, adjuntando la documentación sustentatoria (Comprobante
de Pago, Carta-Orden, Planillas, Rendición de Cuentas, Extracto
Bancario, entre otros).
12) Devolución de fondos públicos por la UE
a) Para la devolución de fondos percibidos y depositados
indebidamente o en exceso, la UE debe considerar entre otros,
lo siguiente:
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30. (1) Reconocimiento formal del derecho a la devolución por
parte del área competente.
(2) Sustento de la verificación del pago o depósito efectuado y
registrado en el SIAF-SP.
(3) Registro de la devolución en el SIAF-SP según la
naturaleza del ingreso.
b) Las devoluciones deben efectuarse mediante giro de cheque o
emisión de carta-orden para el abono en la cuenta de entidad o
persona beneficiaria.
c) Las devoluciones por montos menores al cinco por ciento (5%)
de una UIT pueden ser efectuadas en efectivo. Mediante
Resolución se podrá constituir un “Fondo de Devoluciones en
Efectivo”, la que establecerá los procedimientos, condiciones y
plazos que garanticen su adecuado uso.
f. CIERRE DE OPERACIONES DEL AÑO FISCAL
1) Gasto Devengado por toda Fuente de Financiamiento, al cierre del
Año Fiscal.
El pago del Gasto Devengado por la Unidad Ejecutora (UE) o Unidad
de Operación (U/O), que se encuentre debidamente formalizado y
procesado en estado “V”, en el SIAF-SP al 31 de Diciembre de cada
Año Fiscal, por toda fuente de financiamiento, se atenderá hasta el
31 de Marzo del Año Fiscal siguiente. Las Autorizaciones de Pago
para la atención del Gasto Devengado, con cargo a las fuentes de
financiamiento Recursos Ordinarios y otras administradas por la
DNTP, se aprueban de acuerdo con la “mejor fecha” registrada en el
SIAF SP. Esta disposición también es aplicable para la ejecución del
gasto en la modalidad de “Encargo”. Considerar los nuevos plazos
que establece la DNTP, para el año 2010 se estableció como fecha
máxima el 31 de Enero del 2011, sin embargo en Marzo se amplió
dicho plazo.
2) Liquidación del Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja
Chica y los Encargos entregados a personal de la Institución al cierre
del Año Fiscal.
Durante el mes de Enero de cada Año Fiscal se depositan mediante
Papeleta de Depósito T-6, en la cuenta bancaria de la fuente de
financiamiento correspondiente y se registran en el SIAF-SP los
saldos que al 31 de Diciembre del Año Fiscal anterior resulten de la
liquidación del Fondo para Caja Chica por toda fuente de
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31. financiamiento y de los montos de encargos entregados a personal
de la Institución.
La Caja chica se regulariza en el año, el plazo para la reversión de
saldos no aplicados no debe exceder del 31 Diciembre del año
presupuestal.
3) Liquidación de Encargos Recibidos
El importe del Gasto no Devengado al 31 de Diciembre de cada Año
Fiscal por la UE o U/O “Encargada” de fondos administrados y
procesados por la DNTP, será devuelto por la “Encargante” durante
el mes de Enero del siguiente Año Fiscal mediante Papeleta de
Depósito T-6.
El registro en el SIAF-SP de la información relacionada con la
liquidación de la ejecución del gasto en la modalidad de Encargo del
Año Fiscal anterior será efectuado hasta el décimo día útil del mes de
Mayo de cada año.
El plazo no debe exceder al 31 Marzo del año siguiente.
5. DISPOSICIONES PARTICULARES
a. DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO DEL EJÉRCITO ( Diplan )
1) Formular la Certificación de Crédito Presupuestario respectivo dentro
de los quince (15) primeros días de cada mes, a solicitud de las
Dependencias que generan compromisos, dando prioridad a las
UUOO que cuentan con SIAF-SP; remitiendo dicha Certificación a la
Ogecoe para la asignación de fondos a las UUOO en forma
oportuna.
2) Comunicar a la U/O que solicita Certificación de Crédito
Presupuestario para cancelar deudas tributarias con Municipalidades,
lo siguiente:
a) La disponibilidad de fondos presupuestales suficientes para
asumir dicho compromiso y que la correspondiente Certificación
sea remitido a la Ogecoe, para la asignación de fondos.
b) Comunicar que no es factible emitir la Certificación por no contar
con Calendario de Compromiso e indicar la posible fecha de
asignación de fondos; con la finalidad de que la U/O solicite un
aplazamiento y/o fraccionamiento de la deuda a la Municipalidad,
para evitar el inicio de la cobranza y embargo coactivo.
31 - 64

32. 3) Verificar la conformidad de la documentación sustentatoria en los
siguientes aspectos:
a) Planillas de viáticos por más de 4 días, deberá tener la
autorización expresa del Comandante General del Ejército como
máxima autoridad administrativa (Anexo 6).
b) Para el encargo excepcional a personal de la Institución debe
regularse mediante Resolución del Comandante General del
Ejército indicando el objeto del encargo, los gastos, sus montos
máximos, las condiciones a que debe ajustarse las adquisiciones
y contrataciones y el tiempo que tomará el desarrollo de la
misma, señalando el plazo para la rendición de cuentas, la que
no deberá exceder de 3 días hábiles de concluido la actividad
motivo del encargo, no se otorga un nuevo encargo en caso no
se rinda cuenta del encargo anterior (Anexo N° 03).
c) Tener presente las restricciones establecidos en la norma de
austeridad en el gasto público, establecido en la Directiva General
N°
007-2001/MINDEF/VRD/DGGAD, aprobada con RM N° 342 -20011-
DE/SG, del 13 de Abril del 2011.
4) Efectuar la fase de ejecución del proceso presupuestario.
5) Efectuar las modificaciones presupuestales en el nivel funcional
programático, dentro el marco del Presupuesto Institucional de la UE
N° 003: Ejército del Perú.
6) Emitir Opiniones presupuestales con cargo a la Reserva de
Contingencia.
7) Efectuar rebajas de certificaciones presupuestales cuando la
situación lo requiera.
8) Solicitar a las UUOO, los requerimientos de pago de sus
compromisos y obligaciones contraídas, debiendo centralizar dicha
información mediante el Sistema Integral Presupuestal del Ejército
(SIPE) el día 24 del mes anterior.
9) Formular la Directiva que norme los procedimientos de ejecución
Presupuestal correspondiente.
b. OFICINA GENERAL DE ECONOMÍA DEL EJÉRCITO (Ogecoe)
1) DIRECCIÓN DE EJECUCIÓN FINANCIERA.
32 - 64

33. a) Registrar y de ser el caso modificar el código de cuenta
interbancario de los contratistas.
b) Efectuar la conciliación presupuestal y financiera con la sub
dirección de presupuesto en coordinación con a la oficina de
tesorería y formular el cuadro denominado EP 1.
c) Recibir la documentación de los diferentes conceptos de la Sub
Dirección de Presupuesto y efectuar el registro del compromiso.
2) DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD.
a) Efectuar la Conciliación de las Cuentas de Enlace con la UE
Central, en forma mensual asegurando el cierre de cada Año
Fiscal, a fin de que dicha información sea remitida a nivel Pliego,
por la citada Dependencia a la DNTP, debiendo coordinar con la
Oficina de Tesorería para la formulación y remisión de los
reportes del SIAF-SP, debidamente refrendados por el personal
que interviene en su formulación.
b) Registrar en el SIAF-SP el Gasto Devengado de
Remuneraciones, teniendo en cuenta que no podrá exceder el
monto comprometido, respecto de los servidores y funcionarios
activos, registrados nominalmente en la respectiva Planilla Única
de Pagos.
c) Devengar y registrar el concepto de retenciones diversas en
forma separada del correspondiente importe neto, con indicación
de la mejor fecha de pago, la misma que debe tener en cuenta el
cronograma de pagos que establecen las entidades
recaudadoras y/o acreedoras, así como las autoridades judiciales
en el caso de los descuentos judiciales.
3) DIRECCIÓN DE TESORERÍA.
a) Registrar y transmitir el Gasto Girado a través del SIAF-SP
dentro de los cinco (5) días útiles de haberse recepcionado la
respectiva Autorización de la DNTP. Para el pago de
remuneraciones el importe neto que debe ser abonado en las
respectivas cuentas bancarias de los trabajadores activos,
indicando la mejor fecha de pago, de acuerdo con el Cronograma
Mensual de Pagos aprobado por el Vice Ministro de Hacienda.
Para el pago de las retenciones a favor de aquellos beneficiarios
que no tienen establecidas fechas de pago, se efectuara
obligatoriamente dentro del mes al que corresponda el pago de
las remuneraciones.
33 - 64

34. b) Efectuar la acreditación de la debida percepción de las
remuneraciones de conformidad a la Planilla Única de Pagos, de
la manera siguiente:
(1) Solicitar mensualmente al Banco de la Nación las notas de
cargo de transferencia a entidades financieras, por
concepto de remuneraciones y otros beneficios del
personal.
(2) Solicitar mensualmente a las correspondientes entidades
financieras la consistencia de los abonos efectuados en las
cuentas individuales del Personal Militar y Civil del Ejército,
impreso y en cinta magnética; asimismo solicitar los
cheques de gerencia a nombre del personal al que no se le
abonó sus remuneraciones y otros beneficios, por diversos
motivos.
(3) Efectuar la acreditación mediante el cruce de información
de la Planilla Única de Pagos con la Consistencia de los
abonos efectuados por las respectivas entidades
financieras; para lo cual, empleará el Programa de Pago de
Remuneraciones de la Ogecoe.
(4) Efectuar los trámites correspondientes, a fin de proceder al
pago de los cheques de gerencia del personal al que la
entidad financiera no le abonó sus remuneraciones y otros
beneficios en sus cuentas individuales, por diversos
motivos.
c) Solicitar la emisión de cheques de gerencia, sólo cuando se trate
del pago de obligaciones que, por su naturaleza o en razón a
procedimientos de recaudación, deba efectuarse con un solo
cheque (pago a la Sunat).
d) Efectuar conciliaciones mensuales respecto a las transferencias
electrónicas, cheques pagados y/o cartas orden atendidas por el
Banco de la Nación con la información obtenida del SIAF SP;
asimismo, verificar que el monto total de los cargos en la
Subcuenta Bancaria de Gasto, por efecto de transferencias
electrónicas, cheques pagados y/o cartas orden presentadas en
el mes, no exceda el total de las Autorizaciones de pago
aprobadas durante el mismo período.
e) Acreditar a los titulares y suplentes de las cuentas bancarias:
(1) Recursos Ordinarios (RO).
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35. Se efectúa conforme a lo siguiente:
(a) El ingreso en el módulo SIAF-SP de la UE de los datos
del personal designado, conforme a la respectiva
Resolución de designación.
(b) La remisión al Banco de la Nación de la transcripción o
copia autenticada de la Resolución, por la que se
designa a los titulares y suplentes, vía fax o correo
electrónico, previa autorización de la DNTP, en cuyo
caso debe ser escaneada, sin perjuicio de su envío por
correo postal.
(2) Recursos Directamente Recaudados (RDR).
Se acreditan directamente ante el Banco de la Nación.
Copia de la Resolución debe ser remitida a la DNTP dentro
de las 48 horas de haberse efectuado el respectivo registro
de firmas.
f) Efectuar directamente ante el Banco de la Nación, los cambios
de titulares y suplentes designados para las cuentas bancarias
de Recursos Directamente Recaudados y Donaciones y
Transferencias – Tipo de Recurso distinto de “Normal”.
g) Los titulares y suplentes designados están impedidos de efectuar
movimientos contra las cuentas bancarias mientras que no se
haya formalizado el correspondiente registro de firmas ante el
Banco de la Nación, conforme a la normatividad y procedimientos
establecidos en la presente Directiva.
h) Proceder al cierre de cuentas bancarias autorizadas por la DNTP,
únicamente en los casos siguientes:
(1) Unidades Operativas a ser desactivadas por absorción o
fusión.
(2) Encargos cuya continuidad no haya sido prevista.
(3) Fuentes de Financiamiento no vigentes.
(4) Por instrucciones expresas de la DNTP.
i) Para efecto del redondeo de los Pagos a la Sunat, se deberá
considerar el primer decimal y aplicar el procedimiento siguiente:
(1) Si la fracción es inferior a cinco (5), el valor permanecerá
igual, suprimiéndose el decimal.
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36. (2) Si la fracción es igual o superior a cinco (5), el valor se
ajustará a la unidad inmediata superior.
j) Cuando por efecto de la aplicación del redondeo, resulte un
importe en exceso o en defecto, se procederá a ajustar la
ejecución del gasto por la diferencia resultante de dicho
redondeo, sea rebajándolo o de ser el caso incrementándolo.
Comunicando a la Oficina de Contabilidad y de Ejecución
Financiera, para la regularización de las fases devengado y
compromiso.
k) Depositar mensualmente en la cuenta bancaria aperturada en el
Banco de la Nación por el MINDEF, los montos establecidos en
el Artículo 70 de la Ley N° 28411 “Ley General del Sistema
Nacional de Presupuesto”, para el pago de sentencias judiciales
en calidad de cosa juzgada, de acuerdo a un estricto orden de
notificación. En caso de que los montos de las obligaciones de
pago superen los fondos depositados, se debe efectuar el pago
en forma proporcional a todos los requerimientos existentes.
l) Recepcionar de las Unidades de Operación y de las Unidades
desconcentradas las carta fianza que otorgan los contratistas
que, según corresponda, son de fiel cumplimiento de contrato,
por adelantos y por monto diferencial de propuesta; efectuar la
verificación de la autenticidad según los mecanismos propios de
la entidad bancaria otorgante, ordenar mediante carta notarial la
ejecución cuando se presente algunos de los causales
establecidos en el artículo 164 del reglamento de la ley de
Contrataciones del Estado.
m) Formular mensualmente los registros siguientes:
(1) Registro de carta fianza.
(2) Registro de caja chica, por fuentes de financiamiento.
(3) Registro de cartas Ordenes y cheques en cartera por toda
fuente de financiamiento.
Deben ser suscritos por el cajero, Jefe de la Dirección de
Tesorería y el Director General de Economía del Ejército.
n) Solicitar a la correspondiente entidad bancaria las respectivas
notas que sustente el abono del pago en la cuenta del
beneficiario y por el cargo en la cuenta bancaria de la UE, por el
36 - 64

37. pago de los diversos conceptos al personal de la institución o que
labora para ella, tales como sueldos, compensaciones, viáticos,
recibos por honorarios, etc.
c. COMANDO DE PERSONAL DEL EJÉRCITO (Copere).
1) Es responsable de procesar en forma mensual la Planilla Única de
Pago a nivel Ejército, tal como lo establece la Directiva de Tesorería
del MEF, teniendo en cuenta las altas (Oficiales y Sub Oficiales
recién egresados personal civil, personal CAS, serumistas, secigras,
etc.) y bajas ( Fallecimiento, licencias, baja por diferente causal, etc.)
durante el mes en que efectúa la programación del pago, debiendo
para tal efecto formulara una directiva específica que regule los
plazos y los procedimientos de regularización, debiendo comunicar a
la Ogecoe, para efectos de mantener actualizado el estadístico del
gasto.
2) Ingresar y mantener actualizada en forma permanente la información
en el Módulo de Control de Planillas y Servicios No Personales.
3) Coordinar con las UUOO con la finalidad de llevar el control de
personal en actividad con derecho a la percepción de
Remuneraciones y Otros Beneficios; así como de Servicios No
Personales.
4) Efectuar coordinaciones con la RENIEC y ESSALUD, para establecer
las BAJAS por fallecimiento de personal.
5) Informar al personal dados alta (personal civil contratado por el
pliego) que remitan a la Ogecoe su número de cuenta (BN), otros
Bancos el número de cuenta y código de cuenta interbancaria (CCI).
6) La Sub Dirección de Administración de Personal Civil, formulará una
Directiva que norme los procedimientos en el Ejército, para el pago
por concepto de Reembolso de Prestaciones Económicas del
personal con licencia por incapacidad temporal, de acuerdo a las
normas dictadas por ESSALUD.
7) Consignar en el formato de entrega de los viáticos, la autorización
expresa del perceptor de los mismos, para efectos de que, ante el
incumplimiento de hacer efectiva la devolución de viáticos no
utilizados en los plazos señalados se efectúe la retención
correspondiente a través de la respectiva Planilla Única de Pago,
independientemente de las medidas aplicables respecto a dicho
incumplimiento.
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38. 8) Solicitar la devolución, inmediatamente después de detectarse un
pago indebido de remuneraciones, otros beneficios y viáticos, para
su transferencia al Tesoro Público; asimismo, solicitar a la Ogecoe el
descuento correspondiente, incluyendo el interés legal efectivo; de no
proceder el descuento,iniciar las acciones legales respectivas ante el
Procurador Público encargado de los asuntos del Ejército.
9) Remitir al cierre del año, la información del Módulo de Control de
Planillas y Servicios No Personales relacionadas al gasto anual de
personal, por categorías y conceptos, conforme a los requerimientos
del MEF para la información financiera de la UE, para su
cumplimiento deberá coordinar con la Oficina de Contabilidad de la
Ogecoe. Asimismo, proporcionará, en la 1ra quincena del mes de
Enero del año siguiente, el CALCULO ACTUARIAL elaborado por la
ONP, de la data del personal de pensionistas y personal en actividad
de la Ley 20350 Ley de Montepío.
10) Formular mensualmente el PDT 600, considerando los días
subsidiados por licencia por incapacidad temporal o maternidad y
remitirlo en diskette a la Ogecoe.
11) Remitir mensualmente en medio magnético, las Planillas de Aportes
Patronales por departamentos a la dirección Previsional del MINDEF.
12) En la fecha establecida por la Sunat, mensualmente efectuar la
declaración de 5ta, 4ta categoría, ONP y ESSALUD, previa
coordinación con la oficina de tesorería de la Ogecoe.
13) En la fecha establecida por la Asociación de AFPs, mensualmente
efectuar la declaración de los aportes y comisiones empleando el
AFPNET, previa coordinación con la oficina de tesorería de la
Ogecoe.
d. DIRECCIÓN DE TELEMÁTICA DEL EJÉRCITO (Ditele)
Asegurar el funcionamiento permanente de la Base de Datos Única del
Ejército (BDU), así como la conectividad correspondiente, a fin de que el
acceso a la información almacenada en la BDU. Sea inmediata y
oportuna.
e. UNIDAD EJECUTORA Y UNIDADES OPERATIVAS
1) UNIDAD DE FONDOS
a) Los Departamentos o Secciones de Tesorería, deberán emitir
directivas orientadas a que las áreas relacionadas con la
formalización del Gasto Devengado, tales como Logística y
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39. Personal, cumplan con presentar la documentación
correspondiente, con la suficiente anticipación a las fechas
programadas para la atención del pago correspondiente.
b) Solicitar a la Ogecoe la acreditación y cambio de firmas de los
titulares y suplentes de las cuentas bancarias que administran.
c) La responsabilidad de los titulares de las cuentas bancarias es
solidaria con los suplentes, en lo concerniente a los giros que se
realicen o se autoricen con cargo a dichas cuentas.
d) Los titulares de las cuentas bancarias son responsables de
efectuar la correspondiente conciliación bancaria, debiendo
gestionar ante el Banco de la Nación la regularización de las
Operaciones que hubieran sido consideradas como indebidas o,
de ser el caso, solicitar la modificación en los registros
pertinentes con la sustentación correspondiente.
e) Eliminar los cheques sin utilizar por cierre de cuentas bancarias,
bajo responsabilidad del Jefe de la U/O y Jefe del
Departamento/Sección Tesorería; debiendo conservarse el Acta
por Destrucción (Anexo N° 02) en la respectiva Teso rería.
f) Efectuar la modificación de datos registrados en el SIAF-SP, de
acuerdo a los procedimientos siguientes:
(1) En la Fase Compromiso, proceder a la anulación del registro
e ingresar los nuevos datos, siempre y cuando se realicen
dentro del mes que se efectuó el compromiso.
(2) En la Fase Rendición de Cuentas, solicitar a la Ogecoe
mediante oficio, el rechazo de esta Fase si ha sido
transmitido a la UE y el trámite de aprobación de
modificación a la DNTP; para lo cual la U/O deberá indicar
lo siguiente:
(a) Número del registro SIAF-SP de la UE con el cual
recepcionaron los fondos por “Encargos”.
(b) Número de la Resolución Administrativa
(c) Número del Registro SIAF-SP de la U/O
(d) Modificación del registro (DICE: DEBE DECIR:)
(e) Explicar las razones que motivaron el error u omisión e
informar de las acciones adoptadas a fin de evitar su
repetición, en ningún caso se procesarán cambio de
metas y asignaciones específicas distintas al Encargo
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40. Otorgado, el rendido debe ceñirse estrictamente a las
asignaciones del Encargo Otorgado.
(3) Una vez recepcionada la autorización de modificación de
registros, mediante el SIAF-SP, la U/O procederá a
transmitir nuevamente la Fase de Rendición de Cuentas a la
Ogecoe.
2) CAJA CHICA.
a) Emplear el Fondo para Caja Chica, ya sea por la fuente de
financiamiento de Recursos Ordinarios o Recursos Directamente
Recaudados, cuando se requiera efectuar gastos menudos que
demanden su cancelación inmediata, o que por su finalidad y
características no pueden ser debidamente programados para
efectos de su pago mediante otra modalidad.
b) Dar cumplimiento a la Resolución de la Comandancia General
del Ejército, en la cual se aprueba el monto máximo del Fondo
para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica de cada
U/O; así como el monto límite para cada adquisición.
c) En casos excepcionales se podrá pagar en efectivo, las planillas
de jornales, dependiendo de la ubicación de las obras, los
montos y su periodicidad, adoptándose las medidas de seguridad
pertinentes, para lo cual es indispensable la autorización del Jefe
de la U/O; asimismo su rendición de cuentas no debe exceder el
plazo de 72 horas.
3) REMUNERACIONES
a) Gestionar ante la Oficina General de Economía del Ejército, la
apertura de cuentas individuales del personal de TSMV, al
momento de efectuada su captación y procesamiento; debiendo
considerarse como un requisito para su alta en la Institución su
número de cuenta interbancaria. (Anexo N°
04).
b) Comunicar al DETEL-Copere y Ogecoe las BAJAS de personal
(fallecimiento, cese, retiro, abandono de destino, etc.), con la
finalidad de proceder con la habilitación y/o des habilitación y de
ser el caso se considere en la Planilla Única de Pago.
c) Comunicar de inmediato al DETEL-Copere y Ogecoe la relación
del personal que se encuentra de licencia por incapacidad
temporal o maternidad, con la finalidad de que la tenga en cuenta
esta información para la formulación de la Planilla Única de Pago
y el PDT 600; asimismo la Ogecoe no transfiera las
40 - 64

41. remuneraciones y otros beneficios a las cuentas bancarias
individuales del citado personal.
4) TRIBUTACIÓN
a) Aplicar el Régimen de retenciones del 6% IGV a proveedores en
las Operaciones gravadas con el IGV, de la fuentes de
financiamiento de RO, RDR Donaciones y Transferencias, por
adquisición de bienes y/o prestación de servicios, en
Operaciones que no estén afectas a detracciones o no tengan la
condición de Agente de Retención y/o Buen contribuyente.
b) Aplicar las Retenciones de Renta de Cuarta Categoría 10%, a los
trabajadores independientes contratados para un trabajo
especifico, por un tiempo determinado y que emitan recibo de
honorarios mayores a S/. 1,500.00, toda suspensión de la
retención será sustentada con resolución de superintendencia
emitida por la Sunat.
c) Los depósitos que originen estas retenciones, se efectuarán
dentro de la 24 horas en la Cta. Tributaria 000-298891, MINDEF
EP DEPOSITOS TRIBUTARIOS.
d) Emitir los Comprobantes de Retenciones cumpliendo con las
características y requisitos estipulados en el reglamento de
Comprobantes de Pago: Autorizadas por la Sunat, sin tachaduras
ni enmendaduras, con el tipo de letra clara y legible, en forma
cronológica, con los datos fidedignos de número de RUC, razón
social (apellidos y nombres para personas naturales y nombre de
la empresa registrada en la Sunat para personas jurídicas),
números de serie, fechas, montos correctos de facturas.
e) Remitir a la Ogecoe, los documentos que originen las
retenciones del 6% IGV tales como: Comprobantes de
Retenciones fedateados por los funcionarios responsable,
papeletas de depósitos en la Cta. MINDEF EP DEPOSITOS
TRIBUTARIOS 000-29889, en caso de Renta de Cuarta
Categoría, se debe remitir el Recibo de Honorario, con la fecha
de emisión y de pago, asimismo la papeleta de depósito en la
Cuenta Tributaria. Estos documentos deben ser remitidos a la
Ogecoe a las 48 horas de haber realizado las Operaciones
mediante un oficio.
f) Cumplir con el cronograma de remisión de documentación
sutentatoria, hasta el tercer día hábil del mes siguiente,
remitiendo los Registro del Régimen de Retenciones del 6% IGV
a proveedores y Registro de Renta de Cuarta Categoría 10%
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42. mensualmente en forma correlativa y cronológicamente y
debidamente firmados por los funcionarios responsables de la
UUOO.
g) Los delegados de la UUOO deben visar previamente la
documentación en la Oficina de Tesorería-Unidad de Tributación,
para luego dejar en la mesa de Partes de la Ogecoe.
h) Retener a los contratistas que se acojan a la ley Nº 28015 “Ley
de Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa”,
el 10% del monto total del contrato dentro de los seis primeros
pagos, con cargo a ser devueltos al finalizar el contrato.
i) Depositar las retenciones MYPEs, mediante carta orden en la
Cta. Corriente: RETENCIONES LEY 28015 Art. 21 Nº 000-
573248, cuenta que es administrada por la UE.
j) Emitir un comprobante por cada retención realizada, indicando el
número del Contrato, otorgando la primera copia al proveedor, la
segunda y tercera copia a la Ogecoe y el original permanecerá
en la U/O.
k) Remitir a la Ogecoe copia del contrato MYPEs por la compra de
bienes y/o servicios u obra, dentro de la 48 horas de firmado el
documento, con el nombre o razón social, número de RUC,
código de la cuenta Interbancaria (CCI) para la respectiva
devolución
l) En la segunda copia del Comprobante de recepción, indicar el Nº
de RJ y número de retención efectuada. Copia de la carta orden
de la transferencia a la cta. MYPEs. Nota de abono (original).
m) Cuadro de liquidaciones de Retenciones MYPEs, al terminar el
contrato, constancia de prestación original, acta de conformidad
de recepción, carta de autorización (CCI del proveedor) , para la
devolución de la retenciones realizadas por la UUOO.
n) Remitir el Registro de Retenciones MYPES, impreso y en
diskette, dentro de los tres (03) primeros días útiles del mes
siguiente.
o) Entregar Certificados de Retenciones de Cuarta Categoría a los
perceptores de dicha renta, dejando constancia del importe
abonado y el impuesto retenido, correspondiente al ejercicio, la
entrega tiene como plazo máximo hasta la tercera semana del
mes de febrero de cada año, con la finalidad de no cometer
infracciones tributarias.
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43. p) Solicitar a la Ogecoe, gestione ante la Sunat las altas,
modificaciones y bajas de establecimientos anexos (Adjuntando
Resolución); así como también las Autorizaciones de Impresión
de comprobantes de pago: Facturas, Boletas de Venta, Notas de
debito, notas de crédito, Comprobantes de Retención, etc.
(Adjuntar copia simple de último comprobante impreso).
q) Pagar los tributos municipales de acuerdo a las fechas
establecidas por las citadas dependencias.
r) Recepcionar la Notificación que contiene la Deuda Tributaria con
Municipalidades y dentro de las 48 horas formular un informe a la
Inspectoría de la U/O con copia informativa a la IGE, acerca de la
deuda en cobranza, a fin de proceder de la forma siguiente:
(1) Cuando amerite su pago, solicitar de inmediato a la Diplan
la Certificación de Crédito Presupuestario adjuntando los
antecedentes y una vez transferidos los fondos por la
Ogecoe, efectuar la cancelación de la deuda tributaria.
Simultáneamente, comunicar por escrito a la Municipalidad
de las gestiones que se vienen realizando para efectuar el
pago, con la finalidad de evitar el inicio de la Cobranza y
Embargo Coactivo.
(2) Cuando amerite impugnarla, interponer el recurso de
reclamación ante la Municipalidad, dentro del plazo de los
veinte (20) días hábiles de recepcionada la Notificación; a
fin de suspender el inicio de la cobranza y embargo
coactivo.
s) En el caso de embargos coactivos sobre las cuentas bancarias
de la UE, interponer dentro del plazo máximo de 15 días hábiles
de ejecutado el embargo, la Demanda Judicial de Revisión de
Procedimientos Coactivos, haciendo conocer a la Municipalidad
la referida gestión; con la finalidad, de que suspenda
automáticamente la ejecución de Cobranza Coactiva y deje sin
efecto el embargo.
t) Considerar en el relevo de los Jefes de las UUOO, el informe de
deudas tributarias con Municipalidades, pendientes de pago.
5) RENDICIÓN DE CUENTAS.
a) Las UUOO deberán estructurar las RENDICIÓNES de cuentas
en base a cada Resolución Administrativa (RA), por cualquier
Fuente de Financiamiento (RO, RDR y DyT) y/o Tipo de
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44. Operación (EO,A, AV), respetando estrictamente los
clasificadores de gastos, metas e importes, debiendo presentar
en original los documentos siguientes:
(1) DOCUMENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES:
(a) La Rendición de Cuentas deberán ser remitidas
mediante Oficio firmado por el Jefe de la U/O.
(b) Inventario de la Rendición de Cuentas.
(c) Formato de Rendición de Cuentas y Anexo
Sustentatorio de Rendición de Cuentas SIAF-SP
(indicar los clasificadores de gastos, metas, cuentas
contables e importes según el gasto realizado que
debe ser de acuerdo a la RA).
(d) Reporte de Transmisión de Rendición de Cuentas vía
SIAF-SP (UUOO) que manejan módulo SIAF a la
Ogecoe.
(e) Copia de Resolución Administrativa.
(f) Copia de Oficio de Devoluciones de Saldos No
Aplicados dirigido a la Oficina de Tesorería-Ogecoe.
(g) Cuadro Resúmen de Retenciones a Proveedores,
MYPE’s y Detracciones.
(h) Carta Orden y cheque en casos excepcionales de
conformidad a la Directiva de Tesorería del MEF.
(i) Copia del Contrato derivado de los procesos de
selección(Licitación Pública, Adjudicación Directa
Pública o Adjudicación Directa Selectiva)
(j) Acta de adjudicación por cada licitación, cuando se
trate de Adjudicación de Menor Cuantía.
(k) Factura, Boleta de Venta, Ticket de Caja, liquidación
de Compra u otro comprobante de pago reconocido
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45. por la Sunat y debidamente firmado en el reverso por
los responsables de la U/O (Jefe de Tesorería y el
Contador)
(l) Validación de los Comprobantes de Pago por la Sunat,
firmada por el Contador de la U/O y Jefe de Tesorería.
(m) Comprobantes de Retenciones a Proveedores,
MYPE’s y Detracciones.
(n) Orden de Compra-Guía de Internamiento.
(o) Guía de Remisión.
(p) Acta de Conformidad de Bienes.
(q) Oficio de gestión de Resolución de Alta de Bienes.
( r) Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) de
conformidad al movimiento de salidas de almacén.
(Firmado por los responsables).
(2) DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE
SERVICIOS:
(a) La Rendición de Cuentas deberán ser remitidas
mediante Oficio firmado por el Jefe de la U/O.
(b) Inventario de la Rendición de Cuentas.
(c) Formato de Rendición de Cuentas y Anexo
Sustentatorio de Rendición de Cuentas SIAF-SP
(Indicar los clasificadores de gastos, metas, cuentas
contables e importes según el gasto realizado que
debe ser de acuerdo a la RA).
(d) Reporte de Transmisión de Rendición de Cuentas vía
SIAF-SP (UUOO) que manejan módulo SIAF a la
Ogecoe.
(e) Copia de Resolución Administrativa (RA).
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46. (f) Copia de Oficio de Devoluciones de Saldos No
Aplicados dirigido a la Oficina de Tesorería-Ogecoe.
(g) Cuadro Resumen de Retenciones a Proveedores,
MYPE’s y Detracciones.
(h) Carta Orden y cheque en casos excepcionales de
conformidad a la Directiva de Tesorería del MEF.
(i) Copia del Contrato derivado de los procesos de
selección (Concurso Público, Adjudicación Directa
Pública o Adjudicación Directa Selectiva).
(j) Acta de adjudicación por cada licitación, cuando se
trate de Adjudicación de Menor Cuantía.
(k) Factura, Boleta de Venta, Ticket de Caja, liquidación
de Compra u otro comprobante de pago reconocido
por la Sunat y debidamente firmado en el reverso.
(Jefe de Tesorería y el Contador).
(l) Validación de los Comprobantes de Pago por la Sunat,
firmada por el Contador de la U/O y Jefe de Tesorería.
(m) Estado de Cuentas de la Empresa de Servicios
Públicos (en caso de pago adelantado).
(n) Comprobantes de Retenciones a Proveedores,
MYPE’s y Detracciones.
(o) Orden de Servicio.
(p) Acta de Constatación de Servicios para los casos de
trabajos especializados que requieran la participación
de personal técnico calificado de la U/O, indicando las
características del bien o servicio.
(q) Contratos y Valorizaciones de obra si fuera el caso.
( r) Contrato por Póliza de Seguro si fuera el caso.
(3) DOCUMENTOS PARA LA COMPRA DE PASAJES Y
PAGO DE VIÁTICOS:
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47. (a) La Rendición de Cuentas deberán ser remitidas
mediante Oficio firmado por el Jefe de la U/O donde
labora el comisionado y/o a través de la Unidad que
gestiona el pago.
(b) Resumen de los gastos efectuados durante la
comisión respetando el importe asignado en cada
clasificador de gasto (Pasajes y Viáticos).
(c) Planilla de Pasajes y Viáticos por Comisión de
Servicios, dentro de territorio nacional sustentado con
los boletos de pasajes aéreos y/o terrestres y los
viáticos con sus respectivos comprobantes de pago
firmados en el reverso por el comisionado; asimismo
las Validaciones debidamente firmadas y Declaración
Jurada (máximo 10% de la UIT).
(d) Adjuntar Papeletas de Comisión debidamente
firmadas indicando el lugar y fecha que dure la
Comisión.
(e) Copia de Oficio de Reversiones en Efectivo
adjuntando Papeleta de Depósito (T-6).
(f) Los Viáticos por Comisión de Servicio no deberán
excederse a los cuatro (04) días como máximo, salvo
autorización expresa por el Comandante General del
Ejército.
(g) La rendición de cuentas deberá remitirse dentro de los
ocho (08) días calendarios siguientes a su retorno.
(h) Planilla de pasajes y viáticos por Comisión de
Servicios al exterior, sustentado con los boletos
aéreos y los viáticos con sus respectivos
comprobantes de pago (debidamente firmadas en el
reverso por el comisionado) hasta el 70% del pago
total; el 30% restante, mediante una Declaración
Jurada.
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48. (i) La rendición de cuentas deberá remitirse dentro de los
15 días calendarios siguientes a su retorno.
(j) Planilla de Pago por Licenciamiento debidamente
firmada y con la huella digital del personal de tropa
que se licencia.
(k) Acta de Constatación de Gastos por captación de
personal de tropa (solamente en zonas rurales).
(4) DOCUMENTOS PARA EL PAGO DE PROPINAS:
(a) Inventario de la Rendición de Cuentas.
(b) Formato de Rendición de Cuentas y Anexo
Sustentatorio de Rendición de Cuentas SIAF-SP
(Indicar los clasificadores de gastos, metas, cuentas
contables e importes según el gasto realizado que
debe ser de acuerdo a la RA).
(c) Reporte de Transmisión de Rendición de Cuentas vía
SIAF-SP (UUOO) que manejan módulo SIAF a la
OGECOE.
(d) Copia de Resolución Administrativa.
(e) Copia de Oficio de Devoluciones de Saldos No
Aplicados dirigido a la Oficina de Tesorería-Ogecoe.
(f) Copia de Oficio de Reversiones en Efectivo
adjuntando Papeleta de Depósito (T-6).
(g) Relación nominal del personal con sus respectivos
montos de reversión para que la UE efectúe la rebaja
en la fase rendición de cuentas.
(h) Copia de la Lista de revista con el sello de la U/O.
(i) Planilla de Pago de Propinas del personal de Tropa
que no se le puede abonar en sus Cuentas Bancaria
Individuales, las cuales deberán estar debidamente
firmadas y con la huella digital de los interesados.
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49. Asimismo, las citadas planillas serán refrendadas por
el Oficial de Personal, Ejecutivo o quien haga sus
veces y el Jefe de Unidad.
(j) Acta de Verificación y Constatación de firmas de la
Planilla de Pago de Propinas del Personal de Tropa
que no se le puede abonar en sus Cuentas Bancarias
Individuales; firmada por el Cajero Jefe del
Departamento y/o Sección de Tesorería y Jefe de la
U/O, en la cual se deberá indicar el nombre del
personal que por diversos motivos (Permiso,
hospitalización, deserción, etc.) no firmó la respectiva
planilla de pago de propina.
(5) DOCUMENTOS PARA FONDO CAJA CHICA
Formato de Rendición de Cuentas del Fondo Caja Chica
por cualquier fuente de financiamiento, Solicitud o Pedido
visado por el Jefe de la U/O, Comprobantes de Pago (No
deberá excederse al 20% de la UIT) de acuerdo a lo
establecido por la Sunat, Acta de Constatación en caso de
Servicios, Planillas y/o declaración jurada.
(a) En la Declaración Jurada como sustento del gasto,
solo se utilizará en los siguientes casos:
1 En caso que exista un dispositivo legal, que
otorgue dicha autorización.
2 En el caso de participación del personal militar en
apoyo de las acciones de carácter cívico.
El importe de la Declaración Jurada, en caso de no
existir dispositivo legal expreso, será el establecido en
la Directiva de Tesorería vigente.
Para tal efecto se presentará la documentación
sustentatoria siguiente:
a Papeleta de comisión formulada por el S-1,
refrendada por el Jefe de la Unidad.
b Resolución Administrativa del Jefe de la Unidad,
en caso de pagos regulares.
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50. c Declaración jurada, indicando el concepto,
consignando el documento de identidad del
declarante, firma y huella digital.
d Facturas y/o boletas de venta (comprobantes de
pago autorizados por la Sunat), firmadas por el
declarante al reverso del indicado documento, así
como la Validación Sunat del comprobante de
pago.
(b) En caso de no cumplir con rendir cuentas el
funcionario responsable, tendrá la siguiente
responsabilidad:
1 Sanción administrativa (Régimen disciplinario).
2 Denuncia Penal por el delito de Apropiación Ilícita.
(c) Está prohibida la emisión de comprobantes de pago
entre UUOO, por ser órganos pertenecientes a una
misma Unidad Ejecutora y tener un mismo número de
RUC (20131369124); el procedimiento para el pago de
un bien suministrado o servicio prestado es el
siguiente:
1 U/O que recibe el bien o el servicio
a Solicitar mediante oficio a la Diplan , la
Certificación de Crédito Presupuestario a la
U/O que otorgó el bien o prestó el servicio, con
cargo a su crédito presupuestario, adjuntando
el informe de la U/O que prestó el servicio y el
acta de recepción o constatación, según
corresponda.
b Remitir a la U/O que le otorgó el bien o le
prestó el servicio, copia del oficio en el cual se
solicita la Certificación de Crédito
Presupuestario a la Diplan .
2 U/O que otorga el bien o presta el servicio
a Formular un informe en el cual se detalle el
costo incurrido en el suministro del bien o del
servicio prestado.
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51. b Recepcionar copia del oficio en el cual la U/O
que recibió el bien o el servicio, solicita la
Certificación de Crédito Presupuestaria a la
Diplan .
c Recepcionar los fondos en la cuenta bancaria
correspondiente a la fuente de financiamiento
con la cual se le asignaron los fondos.
(6) CONTRATACIONES DEL ESTADO.
(a) Remitir a la Ogecoe las carta fianza que otorgan los
contratistas (Unidades de la Guarnición de Lima) que,
según corresponda, son de fiel cumplimiento de
contrato, por adelantos y por monto diferencial de
propuesta e informar de manera periódica sobre el
avance de la ejecución contractual para mantener
conciliada con la vigencia de las garantías, de ser el
caso deberá solicitar su renovación con la debida
anticipación en función a la particularidad de la entidad
financiera, remitiendo copia de la gestión.
(b) Las garantías que acepten las Entidades deben ser
incondicionales, solidarias, irrevocables y de
realización automática en el país al solo requerimiento
de la respectiva Entidad, deberán estar dentro del
ámbito de supervisión de la Superintendencia de
Banca y Seguros y Administradoras de Fondos de
Pensiones o estar consideradas en la última lista de
bancos extranjeros de primera categoría que
periódicamente publica el Banco Central de Reserva
del Perú, debiendo solicitar que estas garantías
puedan ser ejecutadas por todos los causales
establecidos en el artículo 164 del reglamento de la ley
de contrataciones del Estado (Anexo Nº07).
(c) Con la recepción conforme del bien, servicio u obra,
para la solicitud de la devolución de la carta fianza de
garantía, las UUOO deberán adjuntar los
documentación sustentatoria siguiente:
1 Devolución de la Carta Fianza de Fiel
Cumplimiento y por el Monto Diferencial de la
Propuesta Económica.
a Bienes
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52. - Una (01) copia del Contrato (Art Nº 139 DS
Nº 184).
- Una (01) copia del Acta de Conformidad (Art
Nº 177 D.S. Nº 1017.
- Uno (01) Constancia de Prestación Original
(Art Nº 178 D.S.Nº 1077).
b Servicios
- Una (01) copia del Contrato (Art Nº 139 DS
Nº 184).
- Uno (01) Constancia de Prestación Original
(Art Nº 178 D.S. Nº 1017)
c Obras
- Una (01) copia del Contrato (Art Nº 139 DS
Nº 184).
- Una (01) Constancia de Prestación Original
(Art Nº 178 D.S. Nº 1017.
- Acta de Recepción de la Obra.
- Copia de la Resolución de la Liquidación de
la Obra (Art Nº 179 D.S. Nº 1017).
2. Para la devolución de las cartas fianzas por adelanto
directo y/o el adelanto de materiales que la entidad
entrega al proveedor las UUOO deberán adjuntar lo
siguiente:
- Uno (01) Informe original de la valorización y el
avance de la obra.
- Uno (01) cuadro demostrativo de amortización
del Adelanto de Materiales y/o amortización del
Adelanto Directo, debidamente firmadas por el
Supervisor y Residente de la Obra.
- Una (01) Copia del Contrato
3. Devolución de la Retenciones MYPEs efectuadas
a Proveedores por Bienes, Servicios y Obras:
- Una (01) copia del Contrato. (Art Nº 139 DS. Nº
184).
- Una (01) constancia de la REMYPE.
- Carta de autorización (CCI del proveedor).
- Formato del Cuadro de Liquidación de las
retenciones MYPES (ANEXO Nº 08).
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53. - Uno (01) Constancia de Prestación Original (Art
Nº 178 D.S. Nº 184). (ANEXO 09)
- Una (01) copia del Acta de Recepción y
Conformidad del Bien y/o Servicios. (Art Nº 177
D.S. Nº 184)
4 Para la devolución de las Retenciones MYPEs por
Resolución del Contrato, descuentos indebidos,
incumplimiento del contrato y/o depósitos indebidos
deberán adjuntar lo siguiente:
- Una (01) copia de la Resolución del Contrato.
- Uno (01) informe original indicando los motivos
de la retención MYPEs indebida.
- Uno (01) informe original indicando el motivo del
depósito indebido a la cuenta MYPEs Nº 00-
0000-573248
- Una (01) copia de la Resolución de la OSCE
(CONSUCODE).
- Copias de las cartas notariales (notificaciones al
proveedor) (Art Nº 169 D.S. Nº 184)
(d) Considerar en el relevo de los Jefes de las UUOO, el
análisis detallado de las cuentas por cobrar,
sustentado con relación nominal de las personas
naturales o jurídicas que adeudan así como las
gestiones efectuadas para la recuperación, debiendo
considerar:
1 Fecha en que se realizó la venta o servicio.
2 Nombre o razón social del deudor.
3 Importe a cobrar.
4 Tipo de Garantía de Crédito que avalo su deuda.
5 Responsables de otorgar el Crédito.
6 Adjuntar un informe legal de la situación por cada
crédito en morosidad.
7 Gestiones legales efectuadas para su
recuperación.
(e) Para el pago de bienes, servicios y obras con la
modalidad de Pago Directo, además de la
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54. documentación solicitada para la certificación
presupuestal, compromiso y devengado, incluir
informe Hoja de recomendación del funcionario que
autorizo la compra directa y el cuadro comparativo de
precios de al menos tres empresas con la firma del
funcionario del área de contrataciones y adquisiciones,
debiendo el proceso de contratación contener la
documentación establecida en la Directiva N° 002 –
2011/DILOG/SD/ABASTO/D-4.a.1 DIGELOGE.
(f) Para efectuar devoluciones por anulación de ventas
de RDR, se deberá adjuntar la documentación
siguiente:
1 Número de código de cuenta interbancaria (CCI)
del beneficiario.
2 Copia de la nota de crédito que anula el
comprobante de pago.
3 Copia del comprobante de pago que se anula
4 Solicitud del beneficiario que solicita la devolución.
5 Copia del depósito que realizó el beneficiario.
(g) La suscripción de convenios, solo podrán realizarse
con Entidades o Empresas del Estado; asimismo
serán registrados en el Seace, quedando
terminantemente prohibido suscribir convenio alguno
con empresas privadas, ya que necesariamente se
deben suscribir contratos, en cumplimiento a la
normativa de Contrataciones del Estado, cuyo
incumplimiento, genera responsabilidad administrativa
en los funcionarios que la trasgreden.
(h) Para la contratación de servicios con Instituciones
Educativas, existiría una supuesta inaplicación de la
normativa de contrataciones, siempre y cuando se
presenten dos condiciones: en primer término, un
estudio de mercado que indique que es la única
Entidad Educativa que pueda brindar el servicio y/o
ofrezca las mejores condiciones del mercado,
aplicando los principios de transparencia, economía y
eficiencia; y en segundo término, que dicha Entidad
Educativa tenga dentro de sus procedimientos, un
proceso de admisión para seleccionar a sus alumnos,
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55. el mismo que debe evidenciarse con las respectivas
actas de calificaciones acreditadas por las autoridades
de la Entidad Educativa.
(7) RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS (RDR).
(a) Las UUOO informarán mensualmente los ingresos por
ventas de bienes y servicios a la Ogecoe, dentro de
los tres (03) primeros días hábiles del mes siguiente
de todo los depósitos efectuados en la Cuenta
Recaudadora Adicional asignada, Cuenta de
Detracción Nº 000-487031, así como los depósitos
efectuados directamente a la cuenta central RDR Nº
0000-282839, considerando los datos y/o documentos
siguientes:
1 Remisión de papeletas de depósitos y constancias
de detracción indicando el clasificador de ingreso y
si corresponde a ventas al contado o a una
recuperación de ventas al crédito de acuerdo a los
formatos establecidos por la Ogecoe.
2 Remisión de registro de ventas tomando en
consideración lo siguiente:
a El registro de ventas deberá estar firmado por
los funcionarios responsables.
b Cuando el importe total por boleta de venta
supere la suma de setecientos nuevos soles
(S/ 700.00), es necesario consignar apellidos,
nombres y número de documento de identidad
del cliente (DNI).
c En la factura, notas de crédito, etc. se debe
consignar la razón social, número de RUC,
fecha de emisión, importe de la venta, monto
discriminado de los tributos que gravan la
operación.
d Cuadro Resumen por código de clasificadores
de ingreso del registro de ventas.
(b) Al realizar ventas al crédito, se deberá tener
consideración que la cancelación sea a corto plazo y
efectuar un control eficiente de las cuentas por cobrar,
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56. ya que dichas ventas son declaradas y pagadas sus
impuestos a la Sunat, afectando económicamente a
esta Unidad Ejecutora, ya que se está pagando una
obligación tributaria con nuestros propios recursos de
ventas que no representan ingreso de dinero si no la
emisión de comprobantes de pago.
(c) Las U/O que no cumplan con remitir los documentos
de RDR en la fecha establecida serán declarados
como omisas, Así mismo asumirán íntegramente las
infracciones tributarias (Deuda, Multa e Intereses)
establecidas en el código tributario por la omisión de
información, el cual será deducido de su presupuesto
de RDR bajo responsabilidad del jefe de la U/O.
(d) Para los ingresos por penalidades deberán de emitir
una nota de debito como documento sustentatorio de
dicho ingreso impuestas por incumplimiento
contractual del proveedor.
(e) Los depósitos realizados por el concepto de garantía,
deberán tener todo los documentos sutentatorios que
sustenta el recurso de apelación.
(8) ADMINISTRACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS
FONDOS RECEPCIONADOS POR “ENCARGO
INTERNO”, “ENCARGO INTERNO PARA VIÁTICOS” Y
“ENCARGO OTORGADO”
(a) Encargos Internos (pagos al personal de la Institución)
Consiste en la entrega de dinero mediante cheque o
giro bancario a personal de la Institución para el pago
de obligaciones que, por la naturaleza de
determinadas funciones o características de ciertas
tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento
de sus objetivos Institucionales, no pueden ser
efectuados de manera directa por la Oficina General
de Administración o la que haga sus veces en la
Unidad Ejecutora.
(b) Tipo de operación (A) Encargo Interno
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57. Se refiere a los recursos que se entregan al personal
de la Institución para que efectúe gastos, con cargo a
rendir cuenta luego de la ejecución de los mismos.
(c) Tipo de operación (AV) Encargo Interno para viáticos
Se refiere a los gastos aplicados por asignaciones de
viáticos entregados al personal de la Institución para
gastos por alimentación, hospedaje y movilidad local,
según sea el caso, cuando el funcionario o servidor
público se desplaza fuera de la localidad.
(9) ENCARGOS OTORGADOS (TRANSFERENCIAS DE
FONDOS A LAS UUOO QUE MANEJAN EL MODULO
SIAF-SP) FUENTE FINANCIAMIENTO RO Y RDR
Consiste en la entrega de dinero a las UUOO que manejan
módulo SIAF-SP a través de Carta-Órdenes
(Transferencias Electrónicas) de los fondos presupuestados
para el presente Año Fiscal y controlados por el Ministerio
de Economía (Dirección Nacional de Tesoro Público).
Tipo de operación (EO) Encargo Otorgado.
(a) Corresponde a las UUOO del Ejército, que reciben
fondos por la modalidad de “Encargo Otorgado” de la
UE 003: EJÉRCITO PERUANO, formular y remitir a la
Ogecoe-Oficina de Contabilidad, para su registro,
contabilización y archivo correspondiente, la Rendición
de Cuentas que sustentan la ejecución del gasto, por
cada Resolución Administrativa (RA) asignada, de
acuerdo al Clasificador de Gasto, Metas e importes
según consideraron en su programación anual.
(b) Las UUOO que reciban fondos en la modalidad de
“Encargo Otorgado” de la UE 003: EJÉRCITO
PERUANO, para el pago de Propinas y Otros
Beneficios al personal de Tropa deberán ser abonadas
obligatoriamente en Cuentas Bancarias Individuales.
(c) Previamente a la remisión de la Rendición de Cuentas a
la UE 003: EJÉRCITO PERUANO (Oficina de
Contabilidad), el Contador de la U/O será el encargado
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58. de revisar, bajo su responsabilidad, su correcta
formulación y los documentos sustentatorios del gasto.
(d) Las UUOO presentarán obligatoriamente a la Ogecoe
dentro de los treinta (30) días de haber recepcionado la
transferencia de fondos, su Rendición de Cuentas
debidamente documentada.
(e) Los Jefes de las UUOO, conjuntamente con el personal
técnico y administrativo que hayan intervenido en la
ejecución del gasto son responsables de toda infracción
a las disposiciones legales emitidas por la Dirección
Nacional del Tesoro Público y las normas contenidas en
la presente Directiva; así como de la autenticidad de la
documentación, formulación y presentación de las
Rendiciones de Cuentas.
(f) El Jefe del Departamento o Sección de Tesorería o
quien haga sus veces, es el responsable del manejo de
los fondos de las Fuentes de Financiamiento Recursos
Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados.
(10) Presentación de Rendición de cuentas
(a) Todos los documentos constitutivos de la Rendición de
Cuentas, deberán formularse en los modelos
establecidos por los Órganos rectores de los Sistemas
Administrativos del Estado.
(b) La documentación sustentatoria deberá ser presentada
en forma correlativa de acuerdo al anexo (13) del
formato SIAF, debidamente foliada, cosida y
empastada.
(c) Las Cartas-Orden, Transferencias Electrónicas,
Órdenes de Pago-Cheque, Órdenes de Compra-Guía
de Internamiento, Órdenes de Servicio, Pedido
Comprobante de Salida de Almacén, Actas de
Conformidad de Bienes, Actas de Constatación de
Servicios, Declaraciones Juradas y otros que se
constituyan en documentación sustentatoria con
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59. incidencia contable, deberán formularse en forma
correlativa y cronológica; teniéndose presente que en
caso de ser anulados, cualquiera de éstos formularios
deberán adjuntarse a la Rendición de Cuentas,
mediante oficio de la U/O respectivamente.
(d) Al formularse los documentos, se tendrá presente
efectuar las anotaciones con claridad, sin raspaduras,
enmendaduras ni borrones.
(e) Todo documento o formato llevará las firmas
reglamentarias, post-firmas y sellos de las personas que
intervienen en su formulación, así como la del Jefe del
Departamento o Sección donde se origine.
(f) El comprobante de Pago (Factura, Boleta de Venta,
Ticket de Caja, Liquidación de Compra, etc.) deberá
adjuntarse debidamente firmado por el Contador, Jefe
del Departamento y/o Sección de Tesorería.
(g) El duplicado de la Rendición de Cuentas que sustentan
la ejecución del gasto por cada RA, en forma individual,
quedará en el archivo de la U/O y deberá contener los
mismos documentos del original; en copias legibles y
debidamente autenticadas por los funcionarios
responsables de la U/O, para fines de control posterior.
(h) Los reparos efectuados a la Rendición de Cuentas, por
la Oficina de Contabilidad de la Ogecoe, deberán ser
absueltos una vez recepcionados, en un plazo no
mayor de ocho (08) días calendarios para las UUOO de
la Guarnición de Lima y quince (15) días para las
UUOO de Provincia.
(i) Las UUOO que generan RDR, deberán remitir a la
Ogecoe, Oficina de Contabilidad su Rendición de
Cuentas para el cálculo del Crédito Fiscal
conjuntamente con su Registro de Compra a más tardar
dentro de los cinco (05) días calendarios del mes
siguiente, para que puedan acogerse al beneficio del
Crédito Fiscal.
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60. (j) Las dieciocho (18) UUOO del Ejército que cuentan con
módulo SIAF-SP, registrarán la Ejecución de sus
Gastos de conformidad a lo normado por la Ogecoe,
sobre la Utilización del SIAF-SP en el Ejército.
(k) El incumplimiento de las disposiciones establecidas,
dará lugar a la suspensión de la entrega de nuevas
remesas.
(l) Las Disposiciones aprobadas en la presenta Directiva
deben ser de conocimiento de los funcionarios y
servidores relacionados directa o indirectamente con la
administración financiera en la U/O.
(m) La Declaración Jurada es un documento sustentatorio
del gasto, únicamente se presentará cuando se trate de
casos, lugares o conceptos en los que no sea posible
obtener Comprobantes de Pago; y no debe exceder al
10% de la UIT vigente.
(n) Relación de Unidades Operativas Fusionadas,
Agregadurías Militares y Unidades Operativas que
manejan módulo SIAF-SP. (Anexo Nº 05)
(o) Documentos que sustentan el gasto Devengado:
1 Factura, boleta de venta, recibo por honorarios,
tickets, nota de crédito, nota de debito u otros
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de
conformidad con el reglamento de comprobantes de
pago aprobado por la Sunat.
2 Orden de compra u orden de servicio en
contrataciones de Menor Cuantía o el Contrato,
acompañado con la factura, únicamente cuando
exista adelantos, pagos contra entrega o entregas
periódicas.
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61. 3 Valorización de obra acompañada de la respectiva
factura, liquidación de avance de obra firmada por
los responsables de la Entidad.
4 Planilla única de pagos de remuneraciones,
personal con Contrato Administrativo de Servicio-
CAS, Viáticos, Racionamiento, Propinas, Dietas de
Directorio, Compensación por Tiempo de Servicio.
5 Relación numerada de recibos por Servicios
Públicos como: Agua potable, suministro de Energía
Eléctrica o Telefonía, sustentadas con documentos
originales.
6 Formulario de pago de tributos.
7 El clasificador 23.27.1.99 y 23.27.2.99 de servicios
profesionales y técnicos con recibo de honorarios,
el gasto se comunicará a Copere con oficio.
8 Nota de cargo bancario.
9 Resolución de reconocimiento de derechos de
carácter laboral (sepelio y luto, gratificaciones,
reintegros o indemnizaciones).
10 Documento oficial de la autoridad competente
cuando se trate de autorizaciones para Comisiones
de Servicio.
11 Resolución de encargos a personal de la Institución,
fondo para caja chica, y en su caso, el documento
que acredita la rendición de cuentas de dichos
fondos.
12 Resolución judicial consentida o ejecutoriada.
13 Convenios o directivas de “encargo” y, en su caso,
el documento que sustenta nuevas remesas.
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62. 14 Dispositivo normal legal que autorice transferencias
financieras.
15 Dispositivo norma legal que apruebe la relación de
personas naturales favorecidas con subvenciones
autorizadas de acuerdo a ley.
16 Las facturas y los recibos de honorarios emitidos a
través del sistema de emisión electrónica, a que se
contraen las resoluciones de superintendencia Nº
188-2010-Sunat y 182-2008-Sunat,
respectivamente.
17 Resolución administrativa para sustentar
reembolsos de viáticos, únicamente ante
situaciones de contingencia debidamente
justificadas que hubieran motivado la falta de
entrega del viático correspondiente antes del inicio
de la comisión del servicio, o que de ser el caso, se
hubiera extendido el tiempo, inicialmente previsto,
para el desarrollo de dicha comisión, sustentado
con liquidaciones de viáticos, según rendición de
cuentas, (con más de 04 días presentar
autorización del jefe de la unidad ejecutora, y
adjuntar autorización de descuento).
18 Otros documentos que apruebe la DNTP.
19 Para el reconocimiento del gasto de ejercicios
anteriores: orden de compra, orden de servicio, guía
de remisión, factura, acta de recepción (con fecha
del año anterior, debidamente acompañada con la
certificación de la Diplan ), y la Resolución de la
Comandancia General del Ejército autorizando
reconocer gasto de ejercicios anteriores.
6. DIVERSOS
a. Las reincidencias de errores en los registros de datos en el SIAF-SP se
harán de conocimiento del Señor General de Ejército Comandante
General del Ejército con miras a aplicar las medidas correctivas
pertinentes, independientemente de las responsabilidades a que hubiere
lugar.
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63. b. En cumplimiento al Principio de Unidad de Caja, la administración de los
fondos que financian los Presupuestos de la UE 003: EP, se centralizan en
la Oficina de Tesorería de la Ogecoe, la cual por disposición del Comando
del Ejército, asigna fondos por “Encargo” a las UUOO; asimismo los
fondos captados por los entes generadores de RDR, serán transferidos de
las Cuentas Bancarias Adicionales de Recaudación a la Cuenta Central de
RDR para su registro en el SIAF-SP.
c. De conformidad al Decreto de Urgencia Nº 007-2007, está prohibida la
percepción simultánea de Pensión (solo Régimen 20530) y Honorarios por
Servicios No Personales o Locación de Servicios, Asesorías o
Consultorías
d. Las UUOO deberán solicitar la Certificación de Crédito Presupuestaria a la
Diplan y coordinar con la Ogecoe la transferencia de fondos por
“Encargo”, cuando se tenga que pagar a los proveedores de bienes y/o
servicios.
e. Las comunicaciones sobre aspectos relacionados con el Sistema Nacional
de Tesorería que efectúe la UE a la DNTP serán dirigidas al Director
Nacional del Tesoro Público y deberán ser suscritas por el Director
General de la Oficina General de Economía del Ejército.
f. Las disposiciones aprobadas por la presente Directiva deben ser de
conocimiento de los funcionarios y servidores relacionados directa e
indirectamente con la administración financiera del Ejército.
g. El Órgano de Control Interno, es el encargado de velar por el estricto
cumplimiento de la presente Directiva.
h. La presente Directiva deja sin efecto la Directiva Nº 005 E-2/OGECOE de
Abril 2007, asimismo, podrá ser descargada de la página WEB
http://www.ejercito.mil.pe/ (Transparencia/Directivas Ogecoe).
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64. ANEXOS:
Anexo Nº 01: Carta Autorización
Anexo Nº 02: Acta por la destrucción de cheques
Anexo Nº 03: Resolución de la Ogecoe por Encargos
Anexo Nº 04:Formato para la apertura de Cuentas Individuales Banco de la
Nación
Anexo Nº05 Relación de Unidades Fusionadas, Unidades Operativas y
Agregadurías
Anexo Nº 06: Formato de Planilla de Pago de Viáticos
Anexo Nº 07: Formato de Carta Notarial para la ejecución
de una Carta Fianza
Anexo Nº 08: Formato de Cuadro de Liquidación de Retención
Anexo Nº 09: Formato de Acta de Recepción y Conformidad de Bienes
Anexo Nº 10: Definición de Términos
Anexo Nº 11: Organización Administrativa de la Unidad Ejecutora 003: Ejército
Peruano
DISTRIBUCION “A”
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