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Aspectos relevantes de la
Formación, Participación,
Examen y Calificación de las
Cuentas en Venezuela
Doctrina y Formatos
Mayo 2017(2da Edición)
Edgar José Mariño Díaz
emarinodiaz@hotmail.com
Ebook. Derechos reservados 2015
2
“Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y
Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder
Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados” (NFPREPPNEYM), publicadas en
Gaceta Oficial número 40492, de fecha 8 de septiembre de 2014
Sobre las NFPREPPNEYM dictadas por la Contraloría General de la República
(CGR). Se ha escrito muy poco, por ello en un ejercicio de mejor entendimiento, a
continuación las preguntas más recurrentes absorbidas en mi actividad docente y
una aproximación de respuestas adecuadas sobre este interesante tema:
 ¿Qué es el Examen de la Cuenta?
Conforme a los Arts. 3 y 9 de las NFPREPPNEYM, es fundamentalmente, la
comprobación a través de una actuación fiscal, sustancialmente mediante una
auditoría integral (de la cuenta), de la legalidad, sinceridad, y exactitud de las
operaciones realizadas por la administración (Cuentadantes) de los órganos y entes a
que se refieren los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF).
Apoyándose, tal como lo dispone el artículo 21 eiusdem en las actuaciones de control
previstas en los artículos 41 y 46 de la LOCGRySNCF, conforme al caso.
 ¿Es posible realizar este examen (Auditoría Integral) sujetándome a las
Normas Generales de Auditoría de Estado (NGAE) y utilizando las formas o
modelos sugeridos por la CGR en sus Manuales?
Sí. El artículo 9 de las NFPREPPNEYM así lo señala. Asimismo las NGAE en el
artículo 9 de numeral 2, disponen: “… la Auditoría de Estado deberá ejecutarse de
conformidad con lo previsto en las presentes Normas y demás normativa que resulte
aplicable.” Debe tenerse presente que las NGAE, sustancialmente constituyen el marco
legal que rige las auditorias en Venezuela.
3
Para los formularios: Es factible utilizar y adecuar los formatos insertos en el
Manual de Normas y Procedimientos de Auditoria de Estado. Desde la página 79 hasta
105 del MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE AUDITORÍA DE
ESTADO, Cuenta N°084 Punto N°001 del 5 DE OCTUBRE DE 2015, dictado por la CGR, (No
publicado) encontraremos una serie de formatos que pueden perfectamente servir de guía
para el resto de los OCF, distintos a la CGR, que pudieran ser utilizados libremente, dado el
carácter de órgano rector de la CGR, adecuándolos previamente a la realidad de cada órgano.
Normas Generales de Control Interno
Normativa aplicable para la implantación del sistema de control interno
Artículo 11. A los fines de la implementación del sistema de control interno
de los sujetos señalados en el artículo 9 de la Ley Orgánica de la
Contraloría (…) serán de obligatoria consideración y aplicación, los
reglamentos, resoluciones, normas, manuales o instrucciones dictadas
por la Contraloría General de la República, en su carácter de órgano rector
del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Comentarios:
Hace referencia a la Normativa aplicable para la implantación del Sistema
de Control Interno. La redacción del articulado no deja espacio a la duda,
en el sentido que desde la publicación en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela de la NGCI, la Normativa que dicte la CGR sobre
el Sistema de Control Interno, será vinculante para los sujetos a los cuales
les aplica esta Norma. Obviamente que corresponderá a cada Ente u
Órgano hacer las adecuaciones en sus instrumentos normativos para su
aplicabilidad. En el Reglamento de la LOCGRSNCF2009 (Art 15),
igualmente se establecía esta vinculación que ahora se refuerza.
 ¿Cuantos Cuentadantes deben designarse?
Las recomendaciones de COFAE (febrero 2015), apalancadas mediante oficio
emitido por la CGR en fecha 27 de febrero de 2015, han recomendado, que sólo debe
designarse, mediante el acto administrativo correspondiente, a un solo cuentadante
principal, a los efectos de la obligación de formar, participar y rendir la cuenta, salvo
casos especiales (servicios desconcentrados entre otros).
Asimismo, se trata de una (1) sola cuenta integral de recursos (ingresos,
fondos, y bienes públicos) por ejercicio económico financiero o período determinado.
 ¿Debe publicarse la designación del Cuentadante en Gaceta Oficial?
4
La LOCGRSNCF, ni la normativa que regula el examen de la Cuenta dicen nada
al respecto, motivo por el cual debemos acudir a la Norma supletoria, vale decir
la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, que señala:
Artículo 72° Los actos administrativos de carácter general o que
interesen a un número indeterminado de personas, deberán ser
publicados en la GACETA OFICIAL que corresponda al organismo
que tome la decisión. Se exceptúan aquellos actos administrativos
referentes a asuntos internos de la administración. También serán
publicados en igual forma los actos administrativos de carácter
particular cuando así lo exija la Ley. (Destacado EJMD).
1.
2. ¿Qué debe hacerse en los casos en que el cuentadante no rinda la cuenta,
o no haya sido designado?
El titular del OCF ordenará que la forme y rinda un servidor de la dependencia
administrativa.
No obstante, previamente es recomendable, no hacer uso de esa facultad
exorbitante dada a la administración contralora, por ello debe agotarse la conciliación
en aras de no lesionar la autonomía de los sujetos pasibles de las referidas Normas.
Art.15.
 ¿Cuándo comienza y culmina, a los efectos de estas Normas, el Ejercicio
Económico Financiero?
Para todos los Órganos de la Administración Pública, dicho ejercicio comprenderá
todas las operaciones de recursos (ingresos, fondos y bienes públicos), realizadas
durante el lapso comprendido entre el 01 de enero (comienzo) al 31 de diciembre
(Culminación) de cada año. (Art 7 DLOAFSP)
3. ¿La formación de la Cuenta involucra crear un archivo adicional?
No. La formación de la cuenta no es un proceso adicional de archivo y
ordenación separada, por el contrario, está estrechamente vinculada con la
cotidianidad y los sistemas de control interno establecidos, vale decir, la actividad diaria
de la administración. De tal manera que la documentación deberá resguardarse en la
dependencia a la cual corresponda. (Art 7 NFPREPPNEYM).
5
De hecho la Formación de la Cuenta Comienza desde el inicio de actividades de
cada periodo fiscal, ajustándose a las Normas de Control Interno y demás instrumentos
que permiten a la administración desarrollar sus actividades, manteniendo un orden
cronológico y correlativo de los soportes que demuestren formal y materialmente la
administración y el manejo de los recursos. (Ver DLOAFSP, NGCI y DLCP-19)
 ¿Cuáles servidores públicos deben prestar caución, y a quien corresponde
el pago de la misma?
Sustancialmente, la máxima autoridad, el administrador, el Responsable Patrimonial
de Bienes Públicos, así como todo aquel que maneje “caja chica” o “fondos en avance”,
deben prestar la caución a la que hacen referencia las normas de la administración
financiera nacional, estadal o municipal de acuerdo al caso. Artículo 161 LOAFSP, 52
y 53 del Reglamento de la LOAFSP. (Ver Dictámenes CGR 2011-2012 N°XXll. Memorando 04-
00-137 del 3 de marzo del año 2011. Pág. 99).
Artículo 161°: Los funcionarios encargados de la
administración y liquidación de ingresos nacionales o de la
recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos,
prestarán caución antes de entrar en ejercicio de sus
funciones, en la cuantía y forma que determine el Reglamento
de esta Ley. La caución se constituye para responder de las
cantidades y bienes que manejen dichos funcionarios y de los
perjuicios que causen al patrimonio público por falta de
cumplimiento de sus deberes o por negligencia o impericia en el
desempeño de sus funciones. En ningún caso podrá oponerse
al ente público perjudicado la excusión de los bienes del
funcionario responsable.
RLOAFSP
Designación de responsables de unidades
administradoras Artículo 52.
La designación de los funcionarios responsables de las
unidades administradoras integrantes de la estructura para la
ejecución financiera del presupuesto de gastos, será efectuada
por la máxima autoridad del organismo correspondiente y
publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela.
Obligación de prestar caución Artículo 53. Los funcionarios
a que se refiere el artículo anterior no podrán tomar posesión
de sus cargos hasta tanto presten caución suficiente para el
ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo previsto en
6
el artículo 161 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público. Dicha caución deberá ser
constituida por una suma equivalente a ciento cincuenta
unidades tributarias (150 U.T.), mediante garantías
otorgadas por una institución bancaria o compañía de
seguros domiciliada en el país y de reconocida solvencia.
Si se trata de un Estado, Distrito o Municipio, conforme al 311 dela CRBV deberá
acudirse a la Ley Estadal o a la Ordenanza Municipal, de acuerdo al caso.
El pago de la Póliza para dicha caución corresponderá al órgano o Ente, siempre
y cuando no haya disposición legal que lo prohíba, y debe imputarse en la partida
4.03.08.01.00 Primas y Gastos de Seguro. Conforme a la Disposición Transitoria 8va
de la Ley de la Actividad Aseguradora (LAA), debe procurarse (En la medida de lo
posible) con un Asegurador Público.
4. ¿En dónde se estampa el sello al que alude el artículo 16 de las Normas para
la FPREPPNEYM?
Aunque el dispositivo no lo precise, pareciera lógico deducir, que la norma alude
sólo la documentación mediante la cual se participa la formación de la cuenta. La
Norma no abona nada a una interpretación clara, pero recordemos que existen entes
y Órganos públicos, a los cuales sería imposible examinarles la cuenta si optáramos
por sellar toda la documentación que integra la cuenta. Aunado a lo expuesto se estaría
contraviniendo los principios previstos en la Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos (LSTA) y en la Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP),
referidos a la celeridad, eficiencia y economías. En términos similares se contemplan
estos principios en la LOCGRSNCF y en el Reglamento de esta (RLOCGRSNCF).
5. ¿Pueden los OCF internos en el ámbito Estadal, Distrital y Municipal, realizar
el examen de la cuenta a la administración activa a la que están adscritos?...
Asimismo, ¿Pueden los Órganos de Control Fiscal (OCF), de los Servicios
Desconcentrados y los descentralizados realizar el examen de la cuenta de los
Entes y Órganos a los cuales están adscritos?
7
Al respecto, el Artículo 4 (NFPREPPNEYM), dispone, que en los Estados y
Municipios se requiere (Esto ya fue modificado el 23-06-2015), autorización del
Contralor General de la República (CGR)- Artículo 37 eiusdem-, que conforme a la
Resolución publicada el 23 de junio de 2015, ya no es requerida.
Por lo antes expuesto, y quizás atendiendo la necesidad de acelerar y motorizar
el examen de la cuenta, el Contralor General de la República, mediante la Resolución
número 01-00-000-125 de fecha 24 de Abril de 2015, publicada en la Gaceta Oficial
Numero 40688, de fecha 23 de junio de 2015, en resumen, precisó:
Que al Órgano de control fiscal interno de la Contraloría Estadal, Distrital o
Municipal le corresponderá hacer el examen de cuenta de la contraloría respectiva.
(Resuelto Primero)
Sin menoscabo de las competencias de la CGR, sólo la Contraloría Estadal,
Distrital y Municipal, podrán hacer el examen de la cuenta de:
La Gobernación del Estado, Procuraduría Estadal y Consejo Legislativo, en
términos similares, aplica para las demás instancias del poder público, Distrital y
Municipal. -Órganos ejecutivos y legislativos-. (Resuelto Segundo y Tercero). Salvo la
Sindicatura Distrital y Municipal, sobre este último aspecto es decir la aparente
disgregación de la Sindicatura Distrital y Municipal, resulta pertinente esbozar la tesis
interpretativa de la CGR en un caso similar relacionado con la Defensa Pública (DP) y
el TSJ, cuando se indicó:
En este sentido, el órgano competente para ejercer el control fiscal para
los ejercicios fiscales 2006 al 2013 es la UAI del TSJ, en el entendido de que
presupuestariamente se encontraba integrada en la distribución institucional
del presupuesto de ingresos y gastos del Máximo Tribunal de la República.
Caso contrario para el ejercicio fiscal 2014, dada su separación presupuestaria
del Tribunal Supremo de Justicia, (…) y, por ende, con autonomía
presupuestaria como Órgano de la República. Por consiguiente, la UAI de la
DP sería la competente para realizar el examen de la cuenta del referido año.
(Página 175 del Informe de Gestión CGR 2015, disponible en la web de la
CGR)
De tal manera que al no estar disgregadas presupuestariamente hablando, la
Sindicatura de la Alcaldía, el examen de la Cuenta a la Alcaldía comprenderá a la
8
Sindicatura, por encontrarse integrada la sindicatura a la distribución institucional del
presupuesto de ingresos y gastos de la Alcaldía.
Las UAI de los Entes descentralizados y Servicios Desconcentrados de Estados
y Municipios deberán realizar el Examen de la Cuenta dentro del ámbito de sus
competencias. Si el ente descentralizado no posee UAI, lo hará la UAI del órgano de
adscripción o tutela. Si este último no tiene UAI, lo hará el Órgano de Control Fiscal
Externo (OCE) competente.
La resolución guardó silencio respecto a los servicios desconcentrados que
no posean UAI. (Resuelto Cuarto y Quinto).
Se entiende entonces que los OCE, que han comenzado la revisión preliminar del
Examen de la Cuenta, (o bien independientemente de la etapa en la que se
encuentren) deberán ceder en favor de esta (El OCF correspondiente), la continuidad
de las actuaciones iniciadas, por haber sufrido lo que se conoce doctrinalmente en el
derecho administrativo, una “incompetencia sobrevenida”. Es necesario hacer
énfasis, que la competencia para todo lo atinente al examen de la cuenta esta atribuida
a la Contraloría General de la República, y esta última lo que ha hecho mediante
resoluciones, es transferir la competencia sólo en lo que concierne al examen de la
cuenta, sin menoscabo que las pueda asumir en cualquier momento.
6. ¿Sólo quiénes ostenten la titularidad del OCF correspondiente, podrán
realizar el examen de la cuenta?
No. En este sentido, la CGR, ha considerado que los interinos, provisorios o
encargados podrán (temporalmente), desarrollar todas las competencias que las
Normas de Control Fiscal atribuyen a los titulares. (Ver Dictamen CGR 04-00-165 del
02 de abril 2009, Pág. 121 y página 214, Dictámenes de la Dirección General de los
Servicio Jurídicos. CGR-Venezuela 2009-2010 N°XXI). Es importante resaltar que
conforme al dictamen inserto en el memorando N°04-00-542 del 8/12/2010 y publicado
en los dictámenes CGR 2009-2010 XXl, paginas 342-356,los contralores o auditores
9
interinos, gozan de una estabilidad temporal impropia hasta la designación del titular,
dado que la Ley no autoriza la sustitución sucesiva de interinos.
Es de destacar que en Oficio Circular CGR del 7 de Abril de 2015, Numero 01-
00000-294, el CGR ha reiterado la obligación de proveer dichos cargos mediante
concurso público. Dicha instrucción ha sido ratificada el 14 de agosto de 2015, tal como
se evidencia en la imagen que se detalla:
7. ¿Qué debe hacer el titular del OCF que no cuente con el recurso humano
suficiente para llevar a cabo el examen de la cuenta?
El titular del OCF, o quien haga sus veces, deberá agotar esfuerzos para lograr
llevar adelante el examen de la cuenta, aun cuando no cuente con el talento humano
ni la estructura recomendada por la CGR.
“…Dicha circunstancia no puede paralizar o impedir el ejercicio del
control fiscal, por tratarse de una función especial…” (Dictámenes
CGR 2011-2012 Pagina 169, Memorando 04-00-451 del 20 de julio
de 2012).
 ¿Qué debe hacerse en caso de destrucción de la documentación del ente u
órgano (Incendio, Inundación, Vandalismo u otro). ?
La CGR en su informe de Gestión 2014, página 176, ha recomendado la
reconstrucción de la misma a través de los medios alternativos correspondientes, tales
10
como SIGECOP (o su equivalente), al igual que los estados de cuenta emitidos por las
entidades bancarias, entre otros.
 ¿Cuáles son las fallas más recurrentes en los Exámenes de Cuenta
observadas en los informes (1272) verificados por la CGR durante el 2014 y
plasmados en el citado informe de Gestión 2014 (página 176).?
Algunos presentan hallazgos u observaciones que no describen de manera
precisa los hechos generadores de las desviaciones; así como los efectos que
estos pudieran causar en las actividades objeto de análisis, ni los montos. Por otra
parte, las recomendaciones formuladas no guardan correspondencia con los
hechos o hallazgos contenidos en el cuerpo del respectivo informe, o bien, con
situaciones observadas en el mismo.
8. ¿Qué sucede, si las deficiencias detectadas por el OCF, no son subsanadas
dentro del lapso de 20 días hábiles previstos en las NFPREPPNEYM (Art 16); o
bien, la subsanación resulta deficiente?
En este caso, aunque la Norma aludida guarde silencio, podría el OCF
competente considerarla rendida, dejando constancia en el acta de recepción, de que
la Cuenta no se encuentra correctamente formada (Bajo las premisas referenciales del
17 eiusdem), por las razones que se observen y se considerará rendida.
Ello sin perjuicio de que el OCF, en virtud de la reiteración de las deficiencias
encontradas, y con el cúmulo de evidencias colectadas (Actas levantadas entre otras),
pueda con fundamento en el artículo 91 numeral 25 y 96 de la LOCGRSNCF, en
concordancia con el 85 del RLOCGRSNCF, formalizar la potestad de investigación, o
bien en casos extremos (proximidad de prescripción de la infracción entre otras
circunstancias), iniciar el procedimiento de determinación de responsabilidades. (Art
85 del RLOCGRSNCF y 96 LOCGRSNCF.
9. ¿Qué es una “muestra representativa”, en los términos del artículo 23
eiusdem?
11
Es aquella que lleva a inferir que su comportamiento es equivalente o similar al
desenvolvimiento del universo de la muestra. En tal sentido, el equipo de trabajo al
considerar los factores de riesgos, tendrá que decidirse o no, por el método idóneo
para seleccionar la muestra y el tamaño de ésta, ya que no es posible (Salvo casos
excepcionales), abarcar la totalidad de las operaciones vinculadas con el objeto
evaluado”. (Página 106 del Manual de Normas y Procedimiento de Auditoria de Estado
(MNPAE).
Para obtenerlas, deberán aplicarse técnicas estadísticas, considerando el número
de operaciones de la cuenta, el monto o valor de esas operaciones, relevancia de las
operaciones para la gestión del cuentadante, y solicitudes de investigación o denuncias
durante el período a evaluar (Art 23).
¿CUAL ES LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA FORMACIÓN DE LA
CUENTA?
Las recomendaciones de Cofae, avaladas por la CGR, sugieren como soportes
básicos, para demostrar formal y materialmente el manejo de los recursos para la
formación y participación de la cuenta, la documentación que se menciona a
continuación:
Relacionada con el Sistema de Control Interno
Organizativos
• Estructura Organizativa, aprobada por la Máxima Autoridad. Gaceta Oficial o su
equivalente, mediante la cual se designan los miembros. Instrumento de designación,
del Cuentadante o Responsable de formar, participar y rendir la cuenta, y adicionales.
Instrumento de delegación de ordenación compromisos, pagos Manuales de
Procedimientos. Modificaciones Presupuestarias etc.
Planificación y Gestión.
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 Determinar el cumplimiento de objetivos y metas. (Comparar metas planificadas
con lo realizado). Plan Estratégico y Operativo Anual Institucional debidamente suscrito
y aprobado .Informe de Gestión del correspondiente al ejercicio a rendir. (Sólo en caso
de estar disponible para el momento de la participación de la cuenta). Reportes
utilizados a través de indicadores de gestión
Contable
• Libros principales y auxiliares, registros y ajustes que aseguren el cumplimiento de
los principios de contabilidad, adaptados a las Normas Generales de Contabilidad
Pública u otras normas e instrucciones emanadas de la ONCOP (Oficina Nacional de
Contabilidad Pública) en el marco del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.
Estados Financieros correspondientes al ejercicio económico. Sobre este aspecto,
debe tenerse en cuenta, que la ONCOP, conforme a la LOAFSP, pasará a ejercer la
rectoría de la Contabilidad Pública.
Administrativo.
• Instrumentos jurídicos y actos administrativos dictados por las máximas
autoridades, tales como, Ordenanzas, Resoluciones, etc. Constancia de la caución de
las encargadas de la administración y liquidación de ingresos o de la recepción,
custodia y manejo de fondos públicos, correspondiente. Actas de Entrega. Informes de
auditorías externas practicadas en el Órgano o Ente, vinculadas al período.
Presupuestario
• Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos publicado,
Reporte de la Ejecución Presupuestaria, emitida por el SIGECOF (Sistema Integrado
de Gestión y Control de las Finanzas Públicas) o el sistema automatizado equivalente,
con indicación de los registros del pre compromiso, compromiso, causado y pagado,
Relación de Compromisos válidamente adquiridos.
Financiero
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• Relación de instrumentos financieros que maneja el Órgano o Ente, y sus
respectivas autorizaciones. Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente. Estados de
cuentas y conciliaciones bancarias. Planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal,
Distrital o Municipal, Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas
Chicas. Solicitar el Manual o Instructivo de Caja Chica.
Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros.
• Listado detallado de los recursos (Transferencias, Créditos Adicionales, Aportes,
Situado, Donaciones, entre otros) recibidos por el órgano o ente durante el ejercicio
económico financiero. Reporte Administrativo o relación detallada, cronológica y
clasificada por tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados,
exentos y recaudados). Listado de Contribuyentes, donde se indique: número de
registro, nombre, dirección, concepto y monto causado. Planillas o Comprobantes de
los ingresos, ventas o rentas, y cualquier otro documento que se considere justificativo
de la liquidación y/o la recaudación, los cuales deberán estar ordenados de forma
cronológica y correlativa. Relación detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas
y pendientes de liquidación, así como de aquellos incobrables. Resumen de los
ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o registrar, así como aquellos
liquidados y pendientes de recaudación al 31-12 de cada año.
Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos)
Conocer el ámbito del órgano o ente a los fines de precisar las competencias de
los ordenadores de compromisos y pagos, así como de los diferentes conceptos que
se manejan, entre los cuales se señalan los siguientes: Listado de las Órdenes de
Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos pertenecientes al ejercicio económico
financiero que corresponda, emitido por el SIGECOF o el sistema administrativo
equivalente en los Órganos y Entes, distintos al Nivel Central del Poder Nacional.
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Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos, archivados en orden
correlativo, cronológico y con sus soportes justificativos. Órdenes o comprobantes de
pago y sus soportes justificativos efectuados con cargo a Fondos en Avances, Fondos
en Anticipo y Cajas Chicas. Solicitudes de viáticos y pasajes, entre otros, debidamente
ordenados en forma cronológica y correlativa.
Listados de los procesos de contrataciones públicas efectuados por el Órgano
o Ente durante el ejercicio económico financiero a rendir. Expedientes Administrativos
de los Procedimientos de Contrataciones Públicas (Concluidos-Cierre
Administrativo-: incluye pagos). Dichos expedientes deberán estar numerados, foliados
y contener los documentos requeridos en la Ley de Contrataciones Públicas y su
Reglamento, entre los cuales se detallan los demás requerimiento aplicables previstos
en el artículo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, tal como lo
establecen las normas sobre organización y archivo de documentos dictadas por la
ONCOP. Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento o
Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión servicio,
contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan los siguientes:- Manual
Descriptivo de Clases de Cargos, Registro de Asignación de Cargos y Tabuladores de
Sueldos vigentes para el personal, debidamente aprobado por las máximas
autoridades. Mayor de ejecución presupuestaria en relación a gastos de personal.
Resumen mensual de la nómina de personal.
Relacionada con los Bienes Públicos
Se requiere conocer las competencias de las Unidades y responsables así como
a su conservación mantenimiento, uso y resguardo. Deberán garantizar los soportes
que conforman la cuenta integral, entre los cuales se señalan los siguientes:
Designación del funcionario o funcionaria que actúe como Responsable Patrimonial
de Bienes. Creación y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de
Bienes Públicos. Inventario Inicial de bienes públicos al ejercicio económico financiero
o período determinado al que corresponda la cuenta, (Muebles, Inmuebles,
Semovientes), donde se indique el grado de operatividad. Formularios auxiliares
15
prescriptos para el control de los bienes públicos. • Resumen detallado de bienes
arrendados o en comodato. Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y
administración. Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos. Relación detallada y
correlativa de los controles perceptivos de los bienes adquiridos, recibidos y sus
condiciones. Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos. Resumen de
Donaciones de bienes públicos y sus justificativos. Estudios técnicos (Avalúos)
elaborados con ocasión de la adquisición de bienes durante el ejercicio económico
financiero o período determinado a que corresponda la cuenta. Inventario Final de
bienes públicos al cierre del ejercicio económico financiero o período determinado al
que corresponda la cuenta. (31-12 de cada año). Pólizas de Seguro de bienes,
vigente durante el período sujeto a rendición.
Proveedurías y Almacenes
Toda la documentación que corresponda al manejo y custodia de los
Almacenes, Proveedurías, Depósitos, Farmacias, entre otros; donde se encuentren
bienes muebles o materiales de consumo, para lo cual se deberá suministrar los
soportes siguientes: Inventario al inicio del ejercicio económico financiero a rendir.
Entradas Mensuales al Almacén o Depósito. Traspasos, compras, producción,
donaciones, permuta. Reintegros o devoluciones Mensuales • Movimientos Mensuales
de Almacenes y Proveedurías, con sus justificativos. • Movimientos Mensuales de
salidas, ventas, suministros, entregas y donaciones. • Movimiento Mensuales de las
Desincorporaciones (deterioro, mermas, inservibilidad. Movimientos Mensuales de
Préstamos autorizados. Inventario Final al cierre del ejercicio económico financiero.
Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de inventarios,
faltantes, desincorporaciones, préstamos, etc. Ver Publicación 15 CGR, e informe de
Gestión CGR 2014, página 175.
Del Archivo y Desincorporación de Los Documentos
16
De conformidad con lo previsto en la Segunda Disposición Final de las
NFPREPPNEYM, los documentos y comprobantes que sustentan las cuentas, en las
cuales no consten derechos o acciones a favor de los órganos y entes o hayan quedado
desprovistos de efectos jurídicos, podrán desincorporarse o destruirse después de diez
(10) años de incorporados a los archivos.
10.¿Cuándo debe objetarse la cuenta?
La calificación del examen de la cuenta, será de conforme (ART 28 y 29), cuando
cumplan los extremos de legalidad, sinceridad, exactitud numérica y con las metas y
objetivos vinculados a la cuenta; u objetada en caso de incumplimiento de tales
extremos. (Artículos 22 y 28 eiusdem). Es importante hacer lectura de los criterios
implícitos establecidos en asesorías emanadas de la CGR sobre el Examen de la
Cuenta y plasmados en el Informe de Gestión 2014 (Actividades de Apoyo páginas 170
a la 178).
11.¿En qué momento debe dictarse el auto de Fenecimiento?
Se dicta el auto de fenecimiento cuando la cuenta examinada se califica conforme
(Art.28 y 29), en tal supuesto no es necesario el informe preliminar (Art 30). Se dicta
en consecuencia el informe definitivo (Art 28), sin necesidad en este supuesto, (de
conformidad), de elaborar un informe preliminar.
Si existieran elementos que pudieran dar lugar a la objeción de la cuenta, se dicta
un informe preliminar y posteriormente el informe definitivo (Art 32).Muy similar a las
Auditorías tradicionales.
12.¿Puede otorgarse el fenecimiento, aun cuando la cuenta haya sido
objetada?
Sí. Conforme al artículo 33 de las NFPREPPNEYM, en concordancia con el 59
de la LOCGRSNCF, si se han desestimado las sanciones (Multa y Determinación de
17
Responsabilidad), el resarcimiento (reparo), o bien se ha pagado el daño
debidamente cuantificado a través de la investigación, 1 podrá otorgarse el
fenecimiento de la cuenta objetada.
Cabe destacar, que para el autor de estas escrituras, resulta de especial interés, el tema del
resarcimiento o reparo y lo dispuesto en la LOCGRSNCF:
Por se trae a colación lo expuesto por Edgar Mariño en sus Comentarios a La Ley Orgánica de
Bienes Públicos respecto al registro de Bienes (Art 42)
“…Opinión del Dr. Peña Solís
Para Peña, S 2002 , haciendo alusión a los elementos que deben darse para que haya lugar a
la formulación del reparo: “…la fijación del monto del reparo, y si este es de naturaleza tributaria
(ingresos)…los recargos, los intereses…se observa que la nueva Ley a diferencia de la derogada,
excluyo de los elementos del reparo tributario, no sabemos porque razón a la actualización monetaria, lo
que sin dudas en un país no precisamente de inflación de un digito, afecta al patrimonio público…”
En este orden de ideas, la licenciada Marilú Salazar, en sus “Observaciones al Decreto Ley
Orgánica de Bienes Públicos 2014 (DLOBP), sobre este artículo acota:
Con respecto al registro de bienes a valor referencial de acuerdo
a la fecha de adquisición contemplado en el numeral dos (2), se
aprecia cierta ambigüedad, en el sentido que podrían existir bienes con
similares características y fecha de adquisición, pero a valores distintos
que afectarían la veracidad del Sistema de Información de la SUDEBIP.
A lo comentado, se suma lo establecido en el numeral seis (6) eiusdem,
sobre el valor de mercado del bien lo cual orienta al órgano o ente, a
ubicar las diversas formas de conseguir el denominado “valor de
mercado” en virtud que el mismo, puede ser obtenido por precios
referenciales publicados en internet, por los precios de venta de bienes
similares en los distintos registros mercantiles o contratando los
servicios de un perito valuador, entre otros.
También resulta interesante hacer la comparación con lo
establecido en el Capítulo IV Adquisición de bienes, en atención a lo
establecido en el Artículo 63 sobre la obligatoriedad de avalúos,
pudiendo este ser un criterio a tomar en consideración para darle valor
al bien en cuestión, pero considerando las variables costo - beneficio de
la operación. Por todo lo citado, se deja en manos del órgano o ente la
decisión de cuál será el procedimiento idóneo para colocar el valor de
aquellos bienes públicos que no lo tienen. (Destacado EJMD).
En este sentido, en opinión del autor de esta investigación, sería ilusorio, nugatorio o inoficioso, en
algunos casos, que los Órganos de Control Fiscal en general, formulen reparos cuando se presuma el
daño al patrimonio público, por cuanto el beneficio esperado, en tales casos, seguramente no superaría
el costo de los controles realizados para procurar obtener el resarcimiento del mismo, si se sostiene la
tesis interpretativa de que el valor de los bienes para los efectos del reparo, es el histórico.
Como una solución factible al cálculo del valor de un bien, el artículo 89 del Decreto Ley Orgánica
de Bienes Públicos (DLOBP), que a continuación se transcribe permite allanar una solución a esta
diatriba, dicho artículo es del tenor siguiente:
1
ver Libro de la CGR, Dictámenes 2009-2010 N°XXl, Memorando 04-00-132 del 12 de marzo de 2009, Paginas 295-300
18
Fijación del precio para los bienes propiedad del sector público
nacional
Artículo 89. El precio que servirá de base para la enajenación de los
Bienes Públicos (…), será determinado (…) con base en los avalúos
presentados y cualquier otro criterio válido a juicio de la comisión.
En mérito de lo expuesto, este artículo permite tomar en cuenta un valor razonable (fijado por
peritos), a los bienes que motiven la formulación del reparo, al igual que las disposiciones del Código
Orgánico Tributario (COT). Aun cuando este artículo no aplica a Estados y Municipios, el artículo 311 de
la CRBV permite su aplicación supletoria. De igual manera en el ámbito Municipal el artículo 135 de la
LOPPM, permite la aplicación supletoria de normas nacionales ante la ausencia de regulación en el
ámbito local.
Conclusión
De tal manera, que atendiendo la literalidad de los vocablos resarcir y reparar, que son casi
homónimos, no habría reparo ni resarcimiento si se acoge la tesis interpretativa plasmada en el dictamen
CGR del 4 de agosto de 2005.
Tal como lo señala el Dr. Peña Solís, en un país con una inflación de más de un (1) dígito, el
órgano de control fiscal, deberá agotar en la medida de los posible, a que el daño causado sea calculado
con el valor actual de la moneda y los bienes que motivaron la formulación del reparo.
Todo ello pasa porque previamente la Contraloría General de la República, con fundamento en
esta normas reconsidere su opinión plasmada en el vías veces citado dictamen inserto en el memorando
N° 04-00-249 del 04 de agosto de 2005 CGR…”
13.¿Cuál es la fecha de comienzo de los cómputos para calcular la prescripción
de las infracciones previstas en la LOCGRSNCF, relacionadas con el examen de
la cuenta?
Peña S. (2002) pág. 80, apuntala que podría estarse en presencia de un conflicto
internormativo, entre los artículos 57, 59 (Señalan que la prescripción comienza a
computarse a partir de la fecha de rendición de cuentas) y 114 (Comienza a partir de
la fecha de ocurrencia de los hechos) de la LOCGRSNCF, en lo que concierne al inicio
del cómputo del lapso de prescripción de la infracción.
19
Sobre este particular y acogiendo la tesis interpretativa del referido autor, al igual
que preservando la seguridad jurídica y el principio “Indubio Pro Administrado” (La duda
favorece al administrado), pareciera lógico darle preminencia al lapso de prescripción
de la infracción previsto en el artículo 114 de la LOCGRSNCF, por ser más favorable
al administrado.
Dictámenes relevantes relacionados con el examen de la Cuenta:
Datos Dictamen CGR sobre el
Examen de la Cuenta
Contenido
Memorando 04-00-01-344 de
fecha 28 0octubre
1998.Dictamenes 1998 N°XlV
(Publicado). Página 212
La simple omisión de comprobantes no
debe dar lugar al reparo.
Ver Art. 83 RLOCGRSNCF.
Dictámenes 2007-2008 N°XX.
Memorando 04-00-321- del 26 de
Abril de 2007 (Publicado). Página
138
La CGR sólo puede expedir finiquito de
las Cuentas que no hayan sido rendidas
(ante ella) y examinadas por ella.
Dictámenes 2009-2010 N°XXl.
Memorando 04-00-132- del 12 de
Marzo de 2009 (Publicado). Página
295
Independientemente que se produzca
el resarcimiento del daño causado por el
interesado, el ocf continuara el
procedimiento de DDR
Memorándum 04-00-262 del 24
de mayo de 2006 (Publicado).
Página 344-350
Obligación de prestar caución. Forma
de Hacerlo. Diferencia entre quienes
administran y los que ejecutan el
Presupuesto.
20
Oficio CGR DGCEM 07-02-2175
del 3 de octubre 2006
El pago de la Póliza para dicha caución
corresponderá al órgano o ente, siempre
y cuando no haya disposición legal que lo
prohíba y se imputa en la partida
4.03.08.01.00 Primas y Gastos de
Seguro.
2003-2004 pág. 15 El titular de la UAI, no presta caución
2005-2006 pág. 135 La inobservancia de requisitos
esenciales en un procedimiento de
contratación genera un compromiso no
válidamente adquirido.
2005-2006 pág. 419 Creación de caja chica
2007-2008 pág. 17 Registro contable de gastos causados.
Publicación 15
2007-2008 pago 140 Naturaleza Jurídica del Informe de
Resultado.
2007-2008 pág. 283 Aplicabilidad DLCP a Consejos
Comunales
2007-2008 pág. 60 Manejo de Fondos de Anticipo.
Informe de Gestión CGR 2014. Aspectos que abordan el examen de
la Cuenta, Consultas evacuadas por CGR sobre el Examen de la
Cuenta (EC)
Página Contenido y Órgano consultante ante la CGR
172 UAI MPPFP Ámbito temporal de aplicabilidad de las Normas
Sobre el Examen de la Cuenta
173 UAI-TSJ. Inaplicabilidad de las Normas Internacionales ISSAI al
Examen de la Cuenta
174 UAI. MP. La Formalización de la Potestad Investigativa en el
Examen de la Cuenta (E.C) y la obligación de que el E.C., Cumpla
las 4 fases de la Auditoría.
175 UAI. DP (Antes y después de ser una UAD).UAI TSJ- Una vez
conformada la DP como Órgano con autonomía constitucional, le
corresponderá a su UAI realizar el E.C.
175 UAI. MPPPS. Vigencia de la Publicación 15, emanada de la CGR
y su aplicabilidad al EC.
21
176 MPPEHV Incendio. Examen de la Cuenta. Obligación de agotar
esfuerzos para la reconstrucción de la Cuenta.
176 Resultado de la revisión de 1272 informes sobre el examen de la
cuenta practicado por varios ministerios. Del mismo se
evidenciaron: Hallazgos imprecisos, sin montos, sin efectos y
recomendaciones imprecisas.
En los términos que anteceden queda esbozado mi criterio sobre los tópicos más
consultados respecto a las Normas para la formación y rendición de cuentas
recientemente sancionadas por la CGR.
Edgar José Mariño Díaz
V-5.527.686-
Rif 5527686-9
Telf. 0426-5178959
emarinodiaz@hotmail.com
22
23
24
FORMATOS WEB CGR VENEZUELA
(MARCO REFERENCIAL EXAMEN DE LA CUENTA ART 9 NPFRECTAS)
Fuente: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE AUDITORÍA DE
ESTADO RESOLUCIÓN N° 01-00-000-263-Paginas 73 a la 90
25
SOLICITUD DE INFORMACIÓN AL ÓRGANO O ENTE
26
VISIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA
27
ANALISIS DE HALLAZGOS
28
MODELOS CGR
29
DESIGNACIÓN O ACREDITACIÓN DEL SUPERVISOR
30
DESIGNACIÓN O ACREDITACIÓN DEL COORDINADOR
31
DESIGNACIÓN O ACREDITACIÓN DEL ABOGADO ACTUANTE
32
DESIGNACIÓN O ACREDITACIÓN DEL AUDITOR
33
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
34
PARTICIPACION Y SOLICITUD DE COLABORACIÓN AL ENTE U OBJETO A
AUDITAR
35
REMISIÓN DE INFORME PRELIMINAR
36
REMISIÓN DE INFORME DEFINITIVO
37
SOLICITUD DE COPIA CERTIFICADA AL OBJETO
AUDITADO
38
SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE CARGOS (requisitos)
39
40
Fuente: Formatos Cortesía de Mirla Ladera, modificados parcialmente por el autor del presente trabajo
CONSTANCIA DE REVISIÓN PRELIMINAR (Art 16 NPPRECTAS)
En la ciudad de Caracas, al primer (1er) día del mes de ….de 200.. en la Oficina de la
Dirección de Administración del …., ubicada en el piso X del Edificio del ….Rca Edo o Mpio,
constituidos los ciudadanos XXXXX, XXX y XXXX titulares de las cédulas de identidad Nros.
_____________, __________ y _________, con cargos de Auditor II, Auditor II y Revisor de
Contraloría, respectivamente, adscritos a la Oficina de Auditoria Interna(OCF correspondiente)
del Ministerio, Estado o Municipio, debidamente acreditados mediante Memorando de
Designación N° ___________ de fecha ______________, con el objeto de verificar la correcta
formación de la Cuenta de Gastos del Ministerio (Estado o Municipio) correspondiente al
ejercicio económico financiero 2014, la cual fue rendida por el ciudadano X o Z, titular de la
Cédula de Identidad N° kkk.XXX, cuentadante responsable de …..del Ministerio (Estado o
Municipio), debidamente designado mediante Resolución N° kkk de fecha kkk, publicada en
Gaceta Oficial N° kk de fecha kk, de conformidad con lo previsto en los artículos 41 (46Estado
o Municipio)y 56 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001(Modificada el 23 de diciembre de 2010,
en concordancia con los artículos 4 y 16 de las “Normas para la Formación, Participación,
Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional,
Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados” (NFPREPPNEYM), publicadas en
Gaceta Oficial número 40492, de fecha 8 de septiembre de 2014, por cuanto una vez verificados
la existencia de los documentos y registros que la conforman, tal como se indica en el Anexo
Único; se considera que dicha cuenta de gastos está formada correctamente y lista para el
correspondiente examen. Se hace la presente constancia en dos (02) ejemplares de un mismo
tenor, una misma fecha y a un solo efecto, quedando una en poder del cuentadante de la Unidad
Administradora Central y la otra en poder de la Oficina de Auditoria Interna. Es todo se leyó y
conformes firman:
XXXXXX
Nota: Subrayado lo que debe cambiarse de acuerdo a cada caso en particular
41
MEMORANDO
PRESENTACIÓN.
CÓDIGO: OAI-DCP-AAF-
FECHA :
PARA:
DE:
ASUNTO: MEMORANDO DE PRESENTACIÓN.
Me dirijo a usted, en la oportunidad de participarle que han sido
designadas las funcionarias Lic. XXXX, titular de la Cédula de Identidad Nº XXXX,
Auditor III y XXXX, C.I. N° XXX, Auditor I, adscritas a esta Oficina de Auditoría Interna,
para que realicen a partir del 17-09-2007, la revisión preliminar de la Cuenta de
Gastos de esa Dependencia, para verificar su correcta formación y
posteriormente efectúen el examen de la referida cuenta, correspondiente a los
años …..
En consecuencia, se le agradece girar las instrucciones pertinentes a los
fines que le presten a los citados funcionarios, la máxima colaboración para que puedan
cumplir a cabalidad y en el tiempo previsto con el trabajo asignado.
Sin más a que hacer referencia, quedo de usted,
Atentamente,
/ab.
42
Designación
MEMORANDUM
CÓDIGO:
FECHA:
PARA
DE:
ASUNTO: Memorando Designación
Me dirijo a usted en la oportunidad de informarle, que a partir del 03-10-… ha sido
designada para que se incorpore a la comisión de trabajo que coordinará la Lic. XXXXX, C.I.
XX, Auditor III, referida a la revisión preliminar de la Cuenta de Gastos de la Unidad
Administradora Central, para verificar su correcta formación y posteriormente efectúen el
examen de la referida cuenta, correspondiente al año 2014.
Asimismo le informo, que se designó al Abogado XXXXX, C.I. N° XXX, a los fines de
la asesoría legal correspondiente, durante el desarrollo de la referida auditoría.
El tiempo estimado para la realización de esta actuación es de doce (12) días
hábiles, contados a partir del 03-10-2015 hasta el 19-10-2015, ambas fechas inclusive.
De su actuación y hallazgos encontrados, se servirá presentar el informe
correspondiente a la coordinadora de la comisión para su respectiva revisión, amparado por
los papeles de trabajo debidamente referenciados.
Atentamente,
LIC. XXXX
43
INFORME DEFINITIVO
EXAMEN DE LA CUENTA DE GASTOS DE LA UNIDAD ADMINISTRADORA DESCONCENTRADA
“_________________________________________” DEPENDENCIA DEL MINISTERIO ____________________________
(______)
CAPITULO I
Aspectos Preliminares
Origen y Alcance
En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización que desarrolla la Unidad de Auditoría
Interna, ; y de conformidad con las instrucciones contenidas en el Oficio Credencial N°
05-02-00_____ de fecha ____________, se procedió a efectuar el examen selectivo del
_______ % de los comprobantes originales que integran la Cuenta de Gasto de la Unidad
Administradora Desconcentrada “Inspectoría ___________________________”,
correspondiente al ejercicio presupuestario 200__ La referida cuenta fue presentada por
el ciudadano _______________________, titular de la cédula de identidad Nº
________________, Director de la citada dependencia.
Objetivos
 Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen el
Control Fiscal.
 Evaluar el control interno aplicado en el manejo de los fondos.
 Verificar la exactitud, sinceridad y correcta inversión de los fondos públicos
manejados por la dependencia.
 Determinar el cumplimiento de objetivos y Metas
Enfoque de la Intervención
La actuación estuvo orientada básicamente hacia el control posterior del gasto,
verificando la legalidad, sinceridad, y correcta inversión de los fondos públicos girados a
la dependencia, desde el punto de vista presupuestario y financiero.
44
Métodos, Procedimientos y Técnicas
En el desarrollo de la actuación se consideraron métodos convencionales de examen de
cuentas y de auditoría, como son:
 Revisión de los libros, registros y documentos que forman la cuenta.
Cuantificación de la asignación presupuestaria, de los fondos recibidos, de los pagos y
reintegros efectuados.
 Revisión de las conciliaciones bancarias y cuantificación de los saldos financieros.
 Realización de pruebas de legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones
efectuadas.
Responsable del manejo de los fondos
La funcionaria responsable del manejo de los fondos, fue la ciudadana
___________________, titular de la cédula de identidad No.____________, quien
desempeñó el cargo de _________________________________, para el ejercicio
presupuestario objeto de análisis, designada mediante Resolución N° _____del
____________, publicada en Gaceta Oficial N° _____________ de fecha
_____________.
CAPITULO II
Características Generales de la Unidad Examinada
Ejecución Presupuestaria
Los créditos asignados a la dependencia, mediante la Ley de Presupuesto y sus
modificaciones, ascendieron a la cantidad de Bs. ___________________, de acuerdo
con la demostración siguiente:
45
CUADRO N° 1
ASIGNACION PRESUPUESTARIA
(Expresado en Bolívares)
Concepto Partida
Créditos según Ley de Presupuesto
Original Modificaciones Modificado
Fondos en Avance 4.01
Fondos en Anticipo 4.01
4.02
4.03
4.04
Total
Fuente: _________________________________
Se adquirieron compromisos presupuestarios por la suma Bs. _________________,
tal como se detalla seguidamente:
46
CUADRO N° 2
COMPROMISOS ASUMIDOS EN EL AÑO 200_
(Expresado en Bolívares)
Concepto
Partida
Cancelados Pendiente de pago
Total
U.A.C. U.A.D. U.A.C. U.A.D.
Fondos en
Avance
4.01
Fondos en
Anticipo
4.01
4.02
4.03
4.04
Total
Fuente:
Nota: Unidad Administradora Central (U.A.C) – Unidad Administradora Desconcentrada (U.A.D.)
Con cargo a los créditos asignados de Bs. _____________________, se adquirieron
compromisos presupuestarios por la suma de Bs. ____________________, cuya
ejecución se detalla a continuación:
47
CUADRO N° 3
EJECUCION PRESUPUESTARIA
(Expresado en Bolívares)
Asignación Compromisos Saldo
Concepto Partid
a
Presupuesta
ria
U.A.C. U.A.D. Presupuestario
Fondos en Avance 4.01
Fondos en
Anticipo
4.01
4.02
4.03
4.04
Total
Fuente. ___________________________________________________________________________--
El saldo de Bs. ___________________, corresponde a créditos presupuestarios
asignados mediante Ley de Presupuesto, a través de Fondos en Avance y en Anticipo,
no comprometidos al 31-12-200_, los cuales están discriminados de la siguiente manera:
48
CUADRO N° 4
CREDITOS NO COMPROMETIDOS EN EL AÑO 200_
(Expresado en Bolívares)
Concepto
Fondos en
Avance
Fondos en
Anticipo
Total
Créditos presupuestarios no comprometidos y reintegrados al
Tesoro Nacional en (meses)__________.
Fondos no solicitados.
Total
Ejecución Financiera
La ejecución financiera de los fondos administrados por la dependencia, durante el
semestre ejercicio presupuestario 200_, es la siguiente:
49
CUADRO N° 5
EJECUCIÓN FINANCIERA AL 31-12-200_
(Expresado en Bolívares)
Fondos Pagos
Saldo
Concepto
Recibidos Efectuados
Fondos en Avance
Fondos en Anticipo
Total
Fuente: __________________________________________________________________________________________________
Los reintegros fueron efectuados en su totalidad durante el año 200_.
Al comparar el monto de los créditos presupuestarios asignados por la suma de
Bs. _________________, con los fondos recibidos al 31-12-200_ de Bs.
____________________, surge una diferencia de Bs. __________________, la cual
corresponde a lo siguiente:
50
CUADRO N° 6
DIFERENCIA ENTRE LOS CREDITOS ASIGNADOS
Y LOS FONDOS RECIBIDOS
(Expresado en Bolívares)
Concepto Fondos en
Avance
Fondos
en
Anticipo
Total
Fondos recibidos en el periodo complementario por la U.A.D
Fondos utilizados para cancelar compromisos adquiridos por
la U.A.D. y cancelados por la U.A.C.
Fondos no solicitados AL 31-12-0_ por la U.A.D
Total
Fuente: ________________________________________________________________________
Los reintegros al Tesoro Nacional por la cantidad de Bs. ________________ y Bs.
_______________correspondiente a remanentes de Fondos en Avance y en Anticipo,
respectivamente, fueron efectuados en los meses de _____________________ del
200_.
Adicionalmente durante el año 200__, la dependencia recibió recursos girados con
cargo al presupuesto de la “Unidad Administradora Central”, para cancelar
____________________________, conceptos que no se encontraban asignados en la
Ley de Presupuesto de la Unidad Administradora Desconcentrada, como se detalla a
continuación:
51
CUADRO N° 10
TRANSFERENCIAS
(Expresado en Bolívares)
Concepto Recibido Pagado Reintegrado
Cheques
Órdenes de Pago
Total
Los reintegros por Bs. _________________, fueron efectuados en los meses
___________.
CAPITULO III
Observaciones derivadas del examen
A. Control Interno
De la revisión practicada a los registros, documentos e información contable
presentada por la dependencia, se obtuvieron los siguientes resultados:
B.Gastos
Del análisis a una muestra del _______% de los comprobantes originales
que integran la cuenta de gastos, para verificar la legalidad, exactitud,
sinceridad y correcta inversión de los fondos públicos y además, constatar
la existencia física de los comprobantes justificativos de inversión
presupuestaria, se determinó lo siguiente:
C. Gestión
CAPITULO IV
Consideraciones Finales
Calificación de la cuenta
52
Por cuanto del examen selectivo practicado _____% de los pagos realizados con
cargo a los fondos girados a la Unidad Administradora Desconcentrada “Dirección
___________________________”, dependencia del M____, correspondiente al
ejercicio presupuestario 200_, surgieron observaciones que afectan su conformidad, en
consecuencia este Organismo Contralor considera procedente no impartirle el
fenecimiento a la cuenta en referencia.
Conclusiones
Recomendaciones
53
Auto de Fenecimiento de la cuenta
AUTO Nº
Asunto: Fenecimiento de la cuenta de gastos
correspondiente al ejercicio económico financiero
2006 de la Unidad Administradora Desconcentrada
ETICA, adscrita al Ministerio de los Valores.
Visto que conforme a los resultados expuestos en el Informe Definitivo Nº _______ de
fecha ________________, correspondiente al examen en referencia, no surgieron
observaciones que ameriten la objeción de la cuenta, quien suscribe en su carácter de Director
de la Oficina de Auditoría Interna ( E ) del Ministerio…(O el OCF correspondiente)… designado
mediante Resolución Nº XX, publicada en Gaceta Oficial Nº XX-XX-XX de fecha XX-XX-XX , y
en ejercicio de la atribución conferida en el numeral 5 del artículo 5 de las Normas para la
Formación, Rendición y Examen de Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional,
Gaceta Oficial Nº 38.496 de fecha 09-08-2006,(Actualizar Norma con datos 2014) dictadas
por la Contraloría General de la República, le imparte la respectiva aprobación y la declara
fenecida, de conformidad con lo previsto en el artículo 57 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº
37.347 de fecha 17-12-2001, ,(Actualizar Norma con
datos 2010) sin menoscabo de las acciones fiscales que pudieran derivarse de otras
actuaciones de control.
Director
54
Notificación de otorgamiento de fenecimiento
MEMORANDUM
CODIGO:
FECHA:
PARA:
DE:
ASUNTO: REMISIÓN DE INFORME.
Tengo el agrado de dirigirme a usted, de conformidad con lo previsto en el
artículo 63 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Bolivariana de
Venezuela N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001 Actualizar, en la oportunidad
de remitirle un ejemplar del informe definitivo, con los resultados obtenidos del examen
practicado por esta Oficina de Auditoría Interna, al 65% de los comprobantes originales
que integran la Cuenta de Gastos del ejercicio económico financiero 2006, de la Unidad
Administradora Desconcentrada XXXXXX, dependencia adscrita al Ministerio
XXXXXXX
Al respecto y visto que no surgieron observaciones que ameritaran la
objeción de la cuenta, esta Oficina de Auditoría Interna, en atención a lo previsto en el
artículo 57 ejusdem en concordancia con el artículo 5 y 31 de las Normas para la
Formación, Rendición y Examen de las Cuentas de los Órganos del Poder Público
Nacional, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 38.496 de fecha
09-08-2006 decidió otorgarle el fenecimiento a la cuenta en referencia; sin menoscabo
de las acciones fiscales que pudieran derivarse de otras actuaciones de control.
Remisión que se hace, para su información y fines correspondientes.
Atentamente,
XXXXXXXX
55
56
Fuente: Formatos Cortesía de Marilú Salazar, adecuados por el autor del presente trabajo
Memorando Nº DCAC-2015-XXX
PARA: XXXXXXX
C.I: V-XX.XXX.XXX
Profesional XX Nivel XX
DE: XXXXXX
Director(a) de Control de la Administración Centralizada
ASUNTO:
Designación del Coordinador
FECHA:
XX de XXXX de 2015
Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de comunicarle que esta Dirección
de Control la(o) ha designado para que coordine una actuación fiscal en la Alcaldía XXXX,
orientada a verificar [OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA INTEGRAL (VER NOTA)
SEGÚN EL PROGRAMA DE TRABAJO], durante el ejercicio económico financiero 2015, y
cuyo código de auditoría es: DCAD-2015-AI-XX.
La referida actuación estará bajo la supervisión de quien suscribe este oficio y en la misma
participará el (la) funcionario(a) XXXXX titular de la cédula de identidad Nº V-XX.XXX.XXX,
Abogado Fiscal XXX, adscrito(a) a esta Dirección, quien intervendrá en la interpretación y
aplicación de normas legales.
El tiempo estimado para realizar la mencionada labor es de cincuenta y cinco (55) días
hábiles, tal como se detalla en siguiente cuadro:
Tiemp
o de
Ejecuc
ión
Planificación Ejecución
Presentación de
Resultados
10 días 10 días 35 días
Desde Hasta Desde Hasta Desde Hasta
57
55 días
hábiles
XX-XX-
XXXX
XX-XX-
XXXX
XX-XX-
XXXX
XX-XX-
XXXX
XX-XX-
XXXX
XX-XX-
XXXX
Asimismo, se le informa que en caso de requerir una prórroga al tiempo establecido en
las fases de ejecución y presentación de resultados de la actuación fiscal e indicados en el
cuadro anterior, la misma deberá realizarse por escrito ante este Despacho, diez (10) días antes
del vencimiento de éstas, señalando las razones por las cuales realiza dicha solicitud y el tiempo
que necesita.
Concluida la actuación, deberá consignar el Informe Preliminar [SOLO SI LA CUENTA
FUE OBJETADA], contentivo de las observaciones y los documentos debidamente
conformados (Papeles de Trabajo) que lo sustentan, de conformidad con las instrucciones
contenidas en las “Normas Generales de Auditoría de Estado”, publicadas en la Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.172 de fecha 22-05-2013.
El Informe Preliminar será remitido por el (la) Director(a) de Control de la Administración
Descentralizada mediante Oficio suscrito por el Contralor al responsable de la dependencia
evaluada y a la máxima autoridad del mismo para que se pronuncie sobre las observaciones
contenidas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción del referido
documento.
Adicionalmente, deberá evaluar los alegatos expuestos por la autoridad responsable de
la dependencia, a los fines de la elaboración del Informe Definitivo. De no presentar la
información dentro del plazo previsto para ello, hará mención de tal circunstancia en dicho
informe.
Además, deberá elaborar el Resumen Ejecutivo de la actuación fiscal practicada,
conforme a los lineamientos establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos de
Auditoría de este Órgano de Control Fiscal y el cual será consignado conjuntamente a esta
Dirección con el Informe Definitivo.
Finalmente, se le recuerda que deberá cumplir con el horario de trabajo y mantener un
comportamiento acorde con el Código de Ética para el servidor público.
Atentamente,
Abog./Lic. XXXXXXXX.
Director(a)
58
Anexo Cronograma de Ejecución
c.c: Archivo DCAC.
Expediente (Papeles de Trabajo).
XX/xx
NOTA: La autora de este formato ha utilizado la denominación de “AUDITORÍA INTEGRAL” en virtud de lo
establecido en los artículos 11 y 22 de las Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación
de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados; puesto que de estos artículos se desprende que la auditoría es Operativa (numeral 1 del artículo
22), de cumplimiento (numeral 2 del artículo 22), financiera (numeral 6 del artículo 22), de gestión y de evaluación
del sistema de control interno (artículo 11). A tal efecto, la autora considera que el examen de la cuenta requiere la
aplicación de una combinación de varios tipos de Auditoría; por lo tanto utiliza el término “Auditoría Integral (AI)”. Por
lo citado, cada órgano de control fiscal dará la denominación del tipo de auditoría a realizar, en función de los
lineamientos de su normativa sub legal.
También se destaca que en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Auditoría de Estado, Resolución
Nº 01-00-000-264 de fecha 22-12-2011, mediante la cual se ordenó su publicación en el portal electrónico de la
Contraloría General de la República, publicado en Gaceta Oficial Nº 39.827 de fecha 23-12-2011; en la “Sección:
NORMAS, Asunto: 5. PAPELES DE TRABAJO Referenciación de los papeles de trabajo” página 55 hace referencia
a cuatro tipos de auditoría (Operativa, Gestión, Seguimiento y Auditoría de Tecnología de Información y
Comunicación). Igualmente, en la “Sección: GLOSARIO” página 114 a la 116, se observan las definiciones de:
Auditoría de Cumplimiento, Auditoría de Gestión, Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación, Auditoría
Financiera y Auditoría Operativa.
59
Oficio Nº DC-2015-
Presentación, Solicitud de colaboración y requerimento de espacio físico para
actuación
Caracas, .
Ciudadana(o)
XXXXXXXXX
Alcaldesa(de)
Su Despacho.-
Es grato dirigirme a usted en la oportunidad de extenderle un cordial saludo y a su vez
participarle que este Órgano Contralor, de conformidad con lo previsto en el artículo 41-46 de
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, en concordancia con lo establecido en el artículo XXX de la Ordenanza sobre Contraloría
Municipal de XXX y en virtud de lo establecido en el artículo 19 de las Normas para la
Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del
Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados ha designado
al ciudadano XXXX, titular de la cédula de identidad N° X..XXX.XXX, Profesional XXX Nivel
XXX, adscrito a la Dirección de Control de la Administración Centralizada de esta Contraloría
Municipal de XXXX, a los fines de realizar la actuación fiscal orientada a verificar [OBJETIVO
GENERAL DE LA AUDITORÍA INTEGRAL (VER NOTA) SEGÚN EL PROGRAMA DE
TRABAJO], durante el ejercicio económico financiero 2015.
En este sentido, se le estima impartir las instrucciones necesarias a efecto de designar
un(a) funcionario(a) que sirva de enlace entre la referida Alcaldía y la comisión de auditoría, así
como para la realización de las acciones pertinentes a los fines de que esta disponga de un
espacio físico adecuado para facilitar el cumplimiento de las funciones encomendadas.
Sin más a que hacer referencia, quedo de usted,
Atentamente,
Abog./Lcdo. XXXXXXXX
Contralor Municipal de XXXXX
XXXX/xx
NOTA: La autora de este formato ha utilizado la denominación de “AUDITORÍA INTEGRAL” en virtud de
lo establecido en los artículos 11 y 22 de las Normas para la Formación, Participación, Rendición,
Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital,
Municipal y sus Entes Descentralizados; puesto que de estos artículos se desprende que la auditoría es
60
Operativa (numeral 1 del artículo 22), de cumplimiento (numeral 2 del artículo 22), financiera (numeral 6
del artículo 22), de gestión y de evaluación del sistema de control interno (artículo 11). A tal efecto, la
autora considera que el examen de la cuenta requiere la aplicación de una combinación de varios tipos
de Auditoría; por lo tanto utiliza el término “Auditoría Integral (AI)”. Por lo citado, cada órgano de control
fiscal dará la denominación del tipo de auditoría a realizar, en función de los lineamientos de su normativa
sub legal.
También se destaca que en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Auditoría de Estado,
Resolución Nº 01-00-000-264 de fecha 22-12-2011, mediante la cual se ordenó su publicación en el
portal electrónico de la Contraloría General de la República, publicado en Gaceta Oficial Nº 39.827 de
fecha 23-12-2011; en la “Sección: NORMAS, Asunto: 5. PAPELES DE TRABAJO Referenciación de los
papeles de trabajo” página 55 hace referencia a cuatro tipos de auditoría (Operativa, Gestión,
Seguimiento y Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación). Igualmente, en la “Sección:
GLOSARIO” página 114 a la 116, se observan las definiciones de: Auditoría de Cumplimiento, Auditoría
de Gestión, Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación, Auditoría Financiera y Auditoría
Operativa.
61
Fuente: Láminas del Conversatorio realizado por la Contraloría del Municipio Barinas, Edo Barinas en Octubre 2014
62
Fuente: Láminas del Conversatorio realizado por la Contraloría del Municipio Barinas, Edo Barinas en Octubre 2014 Nota la
Muestra no es del 30%, sino representativa
63
Referencias:
14. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (CRBV)
15. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF)
16. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control Fiscal (RLOCGRSNCF)
17.Ley Contra la Corrupción, (LCC)
18.Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP)
19.Normas Para Fomentar la Participación Ciudadana (NPFPC),
20.Manual de Normas y Procedimiento de Auditoria de Estado (MNPAE).
21.Informe de Gestión CGR 2006 Paginas 40-52
22.Informe de gestión 2013 páginas 15, 17, 35,40 y 69.Informe de gestión CGR 2013
Contraloría General de la Fuerza Armada
23.Dictámenes CGR 1998 al 2012
24.Peña Solís 2002. El Régimen de la Formulación de Reparos.
25.Orientaciones COFAE Febrero 2015
26. Mariño Edgar. Comentarios a las Normas Generales de Auditoria de
Estado.2013 (Página Slideshare).
27. Mariño Edgar. Aspectos fundamentales de las Normas para la Formación,
Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos
del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados. -NFPREPPNEYM.- 2014 (Página Slideshare).
28.Página Web CGR Venezuela
29.Conversatorio Contraloría Municipal de Barinas. Octubre 2014.
30.Mirla Ladera y Marilú Salazar. Presentación de los Formatos.

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Examen de la Cuenta 2018 CGR Venezuela Segunda edición

  • 1. 1 Aspectos relevantes de la Formación, Participación, Examen y Calificación de las Cuentas en Venezuela Doctrina y Formatos Mayo 2017(2da Edición) Edgar José Mariño Díaz emarinodiaz@hotmail.com Ebook. Derechos reservados 2015
  • 2. 2 “Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados” (NFPREPPNEYM), publicadas en Gaceta Oficial número 40492, de fecha 8 de septiembre de 2014 Sobre las NFPREPPNEYM dictadas por la Contraloría General de la República (CGR). Se ha escrito muy poco, por ello en un ejercicio de mejor entendimiento, a continuación las preguntas más recurrentes absorbidas en mi actividad docente y una aproximación de respuestas adecuadas sobre este interesante tema:  ¿Qué es el Examen de la Cuenta? Conforme a los Arts. 3 y 9 de las NFPREPPNEYM, es fundamentalmente, la comprobación a través de una actuación fiscal, sustancialmente mediante una auditoría integral (de la cuenta), de la legalidad, sinceridad, y exactitud de las operaciones realizadas por la administración (Cuentadantes) de los órganos y entes a que se refieren los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF). Apoyándose, tal como lo dispone el artículo 21 eiusdem en las actuaciones de control previstas en los artículos 41 y 46 de la LOCGRySNCF, conforme al caso.  ¿Es posible realizar este examen (Auditoría Integral) sujetándome a las Normas Generales de Auditoría de Estado (NGAE) y utilizando las formas o modelos sugeridos por la CGR en sus Manuales? Sí. El artículo 9 de las NFPREPPNEYM así lo señala. Asimismo las NGAE en el artículo 9 de numeral 2, disponen: “… la Auditoría de Estado deberá ejecutarse de conformidad con lo previsto en las presentes Normas y demás normativa que resulte aplicable.” Debe tenerse presente que las NGAE, sustancialmente constituyen el marco legal que rige las auditorias en Venezuela.
  • 3. 3 Para los formularios: Es factible utilizar y adecuar los formatos insertos en el Manual de Normas y Procedimientos de Auditoria de Estado. Desde la página 79 hasta 105 del MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE AUDITORÍA DE ESTADO, Cuenta N°084 Punto N°001 del 5 DE OCTUBRE DE 2015, dictado por la CGR, (No publicado) encontraremos una serie de formatos que pueden perfectamente servir de guía para el resto de los OCF, distintos a la CGR, que pudieran ser utilizados libremente, dado el carácter de órgano rector de la CGR, adecuándolos previamente a la realidad de cada órgano. Normas Generales de Control Interno Normativa aplicable para la implantación del sistema de control interno Artículo 11. A los fines de la implementación del sistema de control interno de los sujetos señalados en el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría (…) serán de obligatoria consideración y aplicación, los reglamentos, resoluciones, normas, manuales o instrucciones dictadas por la Contraloría General de la República, en su carácter de órgano rector del Sistema Nacional de Control Fiscal. Comentarios: Hace referencia a la Normativa aplicable para la implantación del Sistema de Control Interno. La redacción del articulado no deja espacio a la duda, en el sentido que desde la publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela de la NGCI, la Normativa que dicte la CGR sobre el Sistema de Control Interno, será vinculante para los sujetos a los cuales les aplica esta Norma. Obviamente que corresponderá a cada Ente u Órgano hacer las adecuaciones en sus instrumentos normativos para su aplicabilidad. En el Reglamento de la LOCGRSNCF2009 (Art 15), igualmente se establecía esta vinculación que ahora se refuerza.  ¿Cuantos Cuentadantes deben designarse? Las recomendaciones de COFAE (febrero 2015), apalancadas mediante oficio emitido por la CGR en fecha 27 de febrero de 2015, han recomendado, que sólo debe designarse, mediante el acto administrativo correspondiente, a un solo cuentadante principal, a los efectos de la obligación de formar, participar y rendir la cuenta, salvo casos especiales (servicios desconcentrados entre otros). Asimismo, se trata de una (1) sola cuenta integral de recursos (ingresos, fondos, y bienes públicos) por ejercicio económico financiero o período determinado.  ¿Debe publicarse la designación del Cuentadante en Gaceta Oficial?
  • 4. 4 La LOCGRSNCF, ni la normativa que regula el examen de la Cuenta dicen nada al respecto, motivo por el cual debemos acudir a la Norma supletoria, vale decir la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, que señala: Artículo 72° Los actos administrativos de carácter general o que interesen a un número indeterminado de personas, deberán ser publicados en la GACETA OFICIAL que corresponda al organismo que tome la decisión. Se exceptúan aquellos actos administrativos referentes a asuntos internos de la administración. También serán publicados en igual forma los actos administrativos de carácter particular cuando así lo exija la Ley. (Destacado EJMD). 1. 2. ¿Qué debe hacerse en los casos en que el cuentadante no rinda la cuenta, o no haya sido designado? El titular del OCF ordenará que la forme y rinda un servidor de la dependencia administrativa. No obstante, previamente es recomendable, no hacer uso de esa facultad exorbitante dada a la administración contralora, por ello debe agotarse la conciliación en aras de no lesionar la autonomía de los sujetos pasibles de las referidas Normas. Art.15.  ¿Cuándo comienza y culmina, a los efectos de estas Normas, el Ejercicio Económico Financiero? Para todos los Órganos de la Administración Pública, dicho ejercicio comprenderá todas las operaciones de recursos (ingresos, fondos y bienes públicos), realizadas durante el lapso comprendido entre el 01 de enero (comienzo) al 31 de diciembre (Culminación) de cada año. (Art 7 DLOAFSP) 3. ¿La formación de la Cuenta involucra crear un archivo adicional? No. La formación de la cuenta no es un proceso adicional de archivo y ordenación separada, por el contrario, está estrechamente vinculada con la cotidianidad y los sistemas de control interno establecidos, vale decir, la actividad diaria de la administración. De tal manera que la documentación deberá resguardarse en la dependencia a la cual corresponda. (Art 7 NFPREPPNEYM).
  • 5. 5 De hecho la Formación de la Cuenta Comienza desde el inicio de actividades de cada periodo fiscal, ajustándose a las Normas de Control Interno y demás instrumentos que permiten a la administración desarrollar sus actividades, manteniendo un orden cronológico y correlativo de los soportes que demuestren formal y materialmente la administración y el manejo de los recursos. (Ver DLOAFSP, NGCI y DLCP-19)  ¿Cuáles servidores públicos deben prestar caución, y a quien corresponde el pago de la misma? Sustancialmente, la máxima autoridad, el administrador, el Responsable Patrimonial de Bienes Públicos, así como todo aquel que maneje “caja chica” o “fondos en avance”, deben prestar la caución a la que hacen referencia las normas de la administración financiera nacional, estadal o municipal de acuerdo al caso. Artículo 161 LOAFSP, 52 y 53 del Reglamento de la LOAFSP. (Ver Dictámenes CGR 2011-2012 N°XXll. Memorando 04- 00-137 del 3 de marzo del año 2011. Pág. 99). Artículo 161°: Los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos nacionales o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, prestarán caución antes de entrar en ejercicio de sus funciones, en la cuantía y forma que determine el Reglamento de esta Ley. La caución se constituye para responder de las cantidades y bienes que manejen dichos funcionarios y de los perjuicios que causen al patrimonio público por falta de cumplimiento de sus deberes o por negligencia o impericia en el desempeño de sus funciones. En ningún caso podrá oponerse al ente público perjudicado la excusión de los bienes del funcionario responsable. RLOAFSP Designación de responsables de unidades administradoras Artículo 52. La designación de los funcionarios responsables de las unidades administradoras integrantes de la estructura para la ejecución financiera del presupuesto de gastos, será efectuada por la máxima autoridad del organismo correspondiente y publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Obligación de prestar caución Artículo 53. Los funcionarios a que se refiere el artículo anterior no podrán tomar posesión de sus cargos hasta tanto presten caución suficiente para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo previsto en
  • 6. 6 el artículo 161 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Dicha caución deberá ser constituida por una suma equivalente a ciento cincuenta unidades tributarias (150 U.T.), mediante garantías otorgadas por una institución bancaria o compañía de seguros domiciliada en el país y de reconocida solvencia. Si se trata de un Estado, Distrito o Municipio, conforme al 311 dela CRBV deberá acudirse a la Ley Estadal o a la Ordenanza Municipal, de acuerdo al caso. El pago de la Póliza para dicha caución corresponderá al órgano o Ente, siempre y cuando no haya disposición legal que lo prohíba, y debe imputarse en la partida 4.03.08.01.00 Primas y Gastos de Seguro. Conforme a la Disposición Transitoria 8va de la Ley de la Actividad Aseguradora (LAA), debe procurarse (En la medida de lo posible) con un Asegurador Público. 4. ¿En dónde se estampa el sello al que alude el artículo 16 de las Normas para la FPREPPNEYM? Aunque el dispositivo no lo precise, pareciera lógico deducir, que la norma alude sólo la documentación mediante la cual se participa la formación de la cuenta. La Norma no abona nada a una interpretación clara, pero recordemos que existen entes y Órganos públicos, a los cuales sería imposible examinarles la cuenta si optáramos por sellar toda la documentación que integra la cuenta. Aunado a lo expuesto se estaría contraviniendo los principios previstos en la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (LSTA) y en la Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP), referidos a la celeridad, eficiencia y economías. En términos similares se contemplan estos principios en la LOCGRSNCF y en el Reglamento de esta (RLOCGRSNCF). 5. ¿Pueden los OCF internos en el ámbito Estadal, Distrital y Municipal, realizar el examen de la cuenta a la administración activa a la que están adscritos?... Asimismo, ¿Pueden los Órganos de Control Fiscal (OCF), de los Servicios Desconcentrados y los descentralizados realizar el examen de la cuenta de los Entes y Órganos a los cuales están adscritos?
  • 7. 7 Al respecto, el Artículo 4 (NFPREPPNEYM), dispone, que en los Estados y Municipios se requiere (Esto ya fue modificado el 23-06-2015), autorización del Contralor General de la República (CGR)- Artículo 37 eiusdem-, que conforme a la Resolución publicada el 23 de junio de 2015, ya no es requerida. Por lo antes expuesto, y quizás atendiendo la necesidad de acelerar y motorizar el examen de la cuenta, el Contralor General de la República, mediante la Resolución número 01-00-000-125 de fecha 24 de Abril de 2015, publicada en la Gaceta Oficial Numero 40688, de fecha 23 de junio de 2015, en resumen, precisó: Que al Órgano de control fiscal interno de la Contraloría Estadal, Distrital o Municipal le corresponderá hacer el examen de cuenta de la contraloría respectiva. (Resuelto Primero) Sin menoscabo de las competencias de la CGR, sólo la Contraloría Estadal, Distrital y Municipal, podrán hacer el examen de la cuenta de: La Gobernación del Estado, Procuraduría Estadal y Consejo Legislativo, en términos similares, aplica para las demás instancias del poder público, Distrital y Municipal. -Órganos ejecutivos y legislativos-. (Resuelto Segundo y Tercero). Salvo la Sindicatura Distrital y Municipal, sobre este último aspecto es decir la aparente disgregación de la Sindicatura Distrital y Municipal, resulta pertinente esbozar la tesis interpretativa de la CGR en un caso similar relacionado con la Defensa Pública (DP) y el TSJ, cuando se indicó: En este sentido, el órgano competente para ejercer el control fiscal para los ejercicios fiscales 2006 al 2013 es la UAI del TSJ, en el entendido de que presupuestariamente se encontraba integrada en la distribución institucional del presupuesto de ingresos y gastos del Máximo Tribunal de la República. Caso contrario para el ejercicio fiscal 2014, dada su separación presupuestaria del Tribunal Supremo de Justicia, (…) y, por ende, con autonomía presupuestaria como Órgano de la República. Por consiguiente, la UAI de la DP sería la competente para realizar el examen de la cuenta del referido año. (Página 175 del Informe de Gestión CGR 2015, disponible en la web de la CGR) De tal manera que al no estar disgregadas presupuestariamente hablando, la Sindicatura de la Alcaldía, el examen de la Cuenta a la Alcaldía comprenderá a la
  • 8. 8 Sindicatura, por encontrarse integrada la sindicatura a la distribución institucional del presupuesto de ingresos y gastos de la Alcaldía. Las UAI de los Entes descentralizados y Servicios Desconcentrados de Estados y Municipios deberán realizar el Examen de la Cuenta dentro del ámbito de sus competencias. Si el ente descentralizado no posee UAI, lo hará la UAI del órgano de adscripción o tutela. Si este último no tiene UAI, lo hará el Órgano de Control Fiscal Externo (OCE) competente. La resolución guardó silencio respecto a los servicios desconcentrados que no posean UAI. (Resuelto Cuarto y Quinto). Se entiende entonces que los OCE, que han comenzado la revisión preliminar del Examen de la Cuenta, (o bien independientemente de la etapa en la que se encuentren) deberán ceder en favor de esta (El OCF correspondiente), la continuidad de las actuaciones iniciadas, por haber sufrido lo que se conoce doctrinalmente en el derecho administrativo, una “incompetencia sobrevenida”. Es necesario hacer énfasis, que la competencia para todo lo atinente al examen de la cuenta esta atribuida a la Contraloría General de la República, y esta última lo que ha hecho mediante resoluciones, es transferir la competencia sólo en lo que concierne al examen de la cuenta, sin menoscabo que las pueda asumir en cualquier momento. 6. ¿Sólo quiénes ostenten la titularidad del OCF correspondiente, podrán realizar el examen de la cuenta? No. En este sentido, la CGR, ha considerado que los interinos, provisorios o encargados podrán (temporalmente), desarrollar todas las competencias que las Normas de Control Fiscal atribuyen a los titulares. (Ver Dictamen CGR 04-00-165 del 02 de abril 2009, Pág. 121 y página 214, Dictámenes de la Dirección General de los Servicio Jurídicos. CGR-Venezuela 2009-2010 N°XXI). Es importante resaltar que conforme al dictamen inserto en el memorando N°04-00-542 del 8/12/2010 y publicado en los dictámenes CGR 2009-2010 XXl, paginas 342-356,los contralores o auditores
  • 9. 9 interinos, gozan de una estabilidad temporal impropia hasta la designación del titular, dado que la Ley no autoriza la sustitución sucesiva de interinos. Es de destacar que en Oficio Circular CGR del 7 de Abril de 2015, Numero 01- 00000-294, el CGR ha reiterado la obligación de proveer dichos cargos mediante concurso público. Dicha instrucción ha sido ratificada el 14 de agosto de 2015, tal como se evidencia en la imagen que se detalla: 7. ¿Qué debe hacer el titular del OCF que no cuente con el recurso humano suficiente para llevar a cabo el examen de la cuenta? El titular del OCF, o quien haga sus veces, deberá agotar esfuerzos para lograr llevar adelante el examen de la cuenta, aun cuando no cuente con el talento humano ni la estructura recomendada por la CGR. “…Dicha circunstancia no puede paralizar o impedir el ejercicio del control fiscal, por tratarse de una función especial…” (Dictámenes CGR 2011-2012 Pagina 169, Memorando 04-00-451 del 20 de julio de 2012).  ¿Qué debe hacerse en caso de destrucción de la documentación del ente u órgano (Incendio, Inundación, Vandalismo u otro). ? La CGR en su informe de Gestión 2014, página 176, ha recomendado la reconstrucción de la misma a través de los medios alternativos correspondientes, tales
  • 10. 10 como SIGECOP (o su equivalente), al igual que los estados de cuenta emitidos por las entidades bancarias, entre otros.  ¿Cuáles son las fallas más recurrentes en los Exámenes de Cuenta observadas en los informes (1272) verificados por la CGR durante el 2014 y plasmados en el citado informe de Gestión 2014 (página 176).? Algunos presentan hallazgos u observaciones que no describen de manera precisa los hechos generadores de las desviaciones; así como los efectos que estos pudieran causar en las actividades objeto de análisis, ni los montos. Por otra parte, las recomendaciones formuladas no guardan correspondencia con los hechos o hallazgos contenidos en el cuerpo del respectivo informe, o bien, con situaciones observadas en el mismo. 8. ¿Qué sucede, si las deficiencias detectadas por el OCF, no son subsanadas dentro del lapso de 20 días hábiles previstos en las NFPREPPNEYM (Art 16); o bien, la subsanación resulta deficiente? En este caso, aunque la Norma aludida guarde silencio, podría el OCF competente considerarla rendida, dejando constancia en el acta de recepción, de que la Cuenta no se encuentra correctamente formada (Bajo las premisas referenciales del 17 eiusdem), por las razones que se observen y se considerará rendida. Ello sin perjuicio de que el OCF, en virtud de la reiteración de las deficiencias encontradas, y con el cúmulo de evidencias colectadas (Actas levantadas entre otras), pueda con fundamento en el artículo 91 numeral 25 y 96 de la LOCGRSNCF, en concordancia con el 85 del RLOCGRSNCF, formalizar la potestad de investigación, o bien en casos extremos (proximidad de prescripción de la infracción entre otras circunstancias), iniciar el procedimiento de determinación de responsabilidades. (Art 85 del RLOCGRSNCF y 96 LOCGRSNCF. 9. ¿Qué es una “muestra representativa”, en los términos del artículo 23 eiusdem?
  • 11. 11 Es aquella que lleva a inferir que su comportamiento es equivalente o similar al desenvolvimiento del universo de la muestra. En tal sentido, el equipo de trabajo al considerar los factores de riesgos, tendrá que decidirse o no, por el método idóneo para seleccionar la muestra y el tamaño de ésta, ya que no es posible (Salvo casos excepcionales), abarcar la totalidad de las operaciones vinculadas con el objeto evaluado”. (Página 106 del Manual de Normas y Procedimiento de Auditoria de Estado (MNPAE). Para obtenerlas, deberán aplicarse técnicas estadísticas, considerando el número de operaciones de la cuenta, el monto o valor de esas operaciones, relevancia de las operaciones para la gestión del cuentadante, y solicitudes de investigación o denuncias durante el período a evaluar (Art 23). ¿CUAL ES LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA FORMACIÓN DE LA CUENTA? Las recomendaciones de Cofae, avaladas por la CGR, sugieren como soportes básicos, para demostrar formal y materialmente el manejo de los recursos para la formación y participación de la cuenta, la documentación que se menciona a continuación: Relacionada con el Sistema de Control Interno Organizativos • Estructura Organizativa, aprobada por la Máxima Autoridad. Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se designan los miembros. Instrumento de designación, del Cuentadante o Responsable de formar, participar y rendir la cuenta, y adicionales. Instrumento de delegación de ordenación compromisos, pagos Manuales de Procedimientos. Modificaciones Presupuestarias etc. Planificación y Gestión.
  • 12. 12  Determinar el cumplimiento de objetivos y metas. (Comparar metas planificadas con lo realizado). Plan Estratégico y Operativo Anual Institucional debidamente suscrito y aprobado .Informe de Gestión del correspondiente al ejercicio a rendir. (Sólo en caso de estar disponible para el momento de la participación de la cuenta). Reportes utilizados a través de indicadores de gestión Contable • Libros principales y auxiliares, registros y ajustes que aseguren el cumplimiento de los principios de contabilidad, adaptados a las Normas Generales de Contabilidad Pública u otras normas e instrucciones emanadas de la ONCOP (Oficina Nacional de Contabilidad Pública) en el marco del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. Estados Financieros correspondientes al ejercicio económico. Sobre este aspecto, debe tenerse en cuenta, que la ONCOP, conforme a la LOAFSP, pasará a ejercer la rectoría de la Contabilidad Pública. Administrativo. • Instrumentos jurídicos y actos administrativos dictados por las máximas autoridades, tales como, Ordenanzas, Resoluciones, etc. Constancia de la caución de las encargadas de la administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y manejo de fondos públicos, correspondiente. Actas de Entrega. Informes de auditorías externas practicadas en el Órgano o Ente, vinculadas al período. Presupuestario • Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos publicado, Reporte de la Ejecución Presupuestaria, emitida por el SIGECOF (Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas) o el sistema automatizado equivalente, con indicación de los registros del pre compromiso, compromiso, causado y pagado, Relación de Compromisos válidamente adquiridos. Financiero
  • 13. 13 • Relación de instrumentos financieros que maneja el Órgano o Ente, y sus respectivas autorizaciones. Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente. Estados de cuentas y conciliaciones bancarias. Planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal, Distrital o Municipal, Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas Chicas. Solicitar el Manual o Instructivo de Caja Chica. Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros. • Listado detallado de los recursos (Transferencias, Créditos Adicionales, Aportes, Situado, Donaciones, entre otros) recibidos por el órgano o ente durante el ejercicio económico financiero. Reporte Administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada por tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados, exentos y recaudados). Listado de Contribuyentes, donde se indique: número de registro, nombre, dirección, concepto y monto causado. Planillas o Comprobantes de los ingresos, ventas o rentas, y cualquier otro documento que se considere justificativo de la liquidación y/o la recaudación, los cuales deberán estar ordenados de forma cronológica y correlativa. Relación detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y pendientes de liquidación, así como de aquellos incobrables. Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o registrar, así como aquellos liquidados y pendientes de recaudación al 31-12 de cada año. Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos) Conocer el ámbito del órgano o ente a los fines de precisar las competencias de los ordenadores de compromisos y pagos, así como de los diferentes conceptos que se manejan, entre los cuales se señalan los siguientes: Listado de las Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos pertenecientes al ejercicio económico financiero que corresponda, emitido por el SIGECOF o el sistema administrativo equivalente en los Órganos y Entes, distintos al Nivel Central del Poder Nacional.
  • 14. 14 Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos, archivados en orden correlativo, cronológico y con sus soportes justificativos. Órdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos efectuados con cargo a Fondos en Avances, Fondos en Anticipo y Cajas Chicas. Solicitudes de viáticos y pasajes, entre otros, debidamente ordenados en forma cronológica y correlativa. Listados de los procesos de contrataciones públicas efectuados por el Órgano o Ente durante el ejercicio económico financiero a rendir. Expedientes Administrativos de los Procedimientos de Contrataciones Públicas (Concluidos-Cierre Administrativo-: incluye pagos). Dichos expedientes deberán estar numerados, foliados y contener los documentos requeridos en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, entre los cuales se detallan los demás requerimiento aplicables previstos en el artículo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, tal como lo establecen las normas sobre organización y archivo de documentos dictadas por la ONCOP. Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento o Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión servicio, contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan los siguientes:- Manual Descriptivo de Clases de Cargos, Registro de Asignación de Cargos y Tabuladores de Sueldos vigentes para el personal, debidamente aprobado por las máximas autoridades. Mayor de ejecución presupuestaria en relación a gastos de personal. Resumen mensual de la nómina de personal. Relacionada con los Bienes Públicos Se requiere conocer las competencias de las Unidades y responsables así como a su conservación mantenimiento, uso y resguardo. Deberán garantizar los soportes que conforman la cuenta integral, entre los cuales se señalan los siguientes: Designación del funcionario o funcionaria que actúe como Responsable Patrimonial de Bienes. Creación y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de Bienes Públicos. Inventario Inicial de bienes públicos al ejercicio económico financiero o período determinado al que corresponda la cuenta, (Muebles, Inmuebles, Semovientes), donde se indique el grado de operatividad. Formularios auxiliares
  • 15. 15 prescriptos para el control de los bienes públicos. • Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato. Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y administración. Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario. Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos. Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes adquiridos, recibidos y sus condiciones. Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos. Resumen de Donaciones de bienes públicos y sus justificativos. Estudios técnicos (Avalúos) elaborados con ocasión de la adquisición de bienes durante el ejercicio económico financiero o período determinado a que corresponda la cuenta. Inventario Final de bienes públicos al cierre del ejercicio económico financiero o período determinado al que corresponda la cuenta. (31-12 de cada año). Pólizas de Seguro de bienes, vigente durante el período sujeto a rendición. Proveedurías y Almacenes Toda la documentación que corresponda al manejo y custodia de los Almacenes, Proveedurías, Depósitos, Farmacias, entre otros; donde se encuentren bienes muebles o materiales de consumo, para lo cual se deberá suministrar los soportes siguientes: Inventario al inicio del ejercicio económico financiero a rendir. Entradas Mensuales al Almacén o Depósito. Traspasos, compras, producción, donaciones, permuta. Reintegros o devoluciones Mensuales • Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveedurías, con sus justificativos. • Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y donaciones. • Movimiento Mensuales de las Desincorporaciones (deterioro, mermas, inservibilidad. Movimientos Mensuales de Préstamos autorizados. Inventario Final al cierre del ejercicio económico financiero. Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de inventarios, faltantes, desincorporaciones, préstamos, etc. Ver Publicación 15 CGR, e informe de Gestión CGR 2014, página 175. Del Archivo y Desincorporación de Los Documentos
  • 16. 16 De conformidad con lo previsto en la Segunda Disposición Final de las NFPREPPNEYM, los documentos y comprobantes que sustentan las cuentas, en las cuales no consten derechos o acciones a favor de los órganos y entes o hayan quedado desprovistos de efectos jurídicos, podrán desincorporarse o destruirse después de diez (10) años de incorporados a los archivos. 10.¿Cuándo debe objetarse la cuenta? La calificación del examen de la cuenta, será de conforme (ART 28 y 29), cuando cumplan los extremos de legalidad, sinceridad, exactitud numérica y con las metas y objetivos vinculados a la cuenta; u objetada en caso de incumplimiento de tales extremos. (Artículos 22 y 28 eiusdem). Es importante hacer lectura de los criterios implícitos establecidos en asesorías emanadas de la CGR sobre el Examen de la Cuenta y plasmados en el Informe de Gestión 2014 (Actividades de Apoyo páginas 170 a la 178). 11.¿En qué momento debe dictarse el auto de Fenecimiento? Se dicta el auto de fenecimiento cuando la cuenta examinada se califica conforme (Art.28 y 29), en tal supuesto no es necesario el informe preliminar (Art 30). Se dicta en consecuencia el informe definitivo (Art 28), sin necesidad en este supuesto, (de conformidad), de elaborar un informe preliminar. Si existieran elementos que pudieran dar lugar a la objeción de la cuenta, se dicta un informe preliminar y posteriormente el informe definitivo (Art 32).Muy similar a las Auditorías tradicionales. 12.¿Puede otorgarse el fenecimiento, aun cuando la cuenta haya sido objetada? Sí. Conforme al artículo 33 de las NFPREPPNEYM, en concordancia con el 59 de la LOCGRSNCF, si se han desestimado las sanciones (Multa y Determinación de
  • 17. 17 Responsabilidad), el resarcimiento (reparo), o bien se ha pagado el daño debidamente cuantificado a través de la investigación, 1 podrá otorgarse el fenecimiento de la cuenta objetada. Cabe destacar, que para el autor de estas escrituras, resulta de especial interés, el tema del resarcimiento o reparo y lo dispuesto en la LOCGRSNCF: Por se trae a colación lo expuesto por Edgar Mariño en sus Comentarios a La Ley Orgánica de Bienes Públicos respecto al registro de Bienes (Art 42) “…Opinión del Dr. Peña Solís Para Peña, S 2002 , haciendo alusión a los elementos que deben darse para que haya lugar a la formulación del reparo: “…la fijación del monto del reparo, y si este es de naturaleza tributaria (ingresos)…los recargos, los intereses…se observa que la nueva Ley a diferencia de la derogada, excluyo de los elementos del reparo tributario, no sabemos porque razón a la actualización monetaria, lo que sin dudas en un país no precisamente de inflación de un digito, afecta al patrimonio público…” En este orden de ideas, la licenciada Marilú Salazar, en sus “Observaciones al Decreto Ley Orgánica de Bienes Públicos 2014 (DLOBP), sobre este artículo acota: Con respecto al registro de bienes a valor referencial de acuerdo a la fecha de adquisición contemplado en el numeral dos (2), se aprecia cierta ambigüedad, en el sentido que podrían existir bienes con similares características y fecha de adquisición, pero a valores distintos que afectarían la veracidad del Sistema de Información de la SUDEBIP. A lo comentado, se suma lo establecido en el numeral seis (6) eiusdem, sobre el valor de mercado del bien lo cual orienta al órgano o ente, a ubicar las diversas formas de conseguir el denominado “valor de mercado” en virtud que el mismo, puede ser obtenido por precios referenciales publicados en internet, por los precios de venta de bienes similares en los distintos registros mercantiles o contratando los servicios de un perito valuador, entre otros. También resulta interesante hacer la comparación con lo establecido en el Capítulo IV Adquisición de bienes, en atención a lo establecido en el Artículo 63 sobre la obligatoriedad de avalúos, pudiendo este ser un criterio a tomar en consideración para darle valor al bien en cuestión, pero considerando las variables costo - beneficio de la operación. Por todo lo citado, se deja en manos del órgano o ente la decisión de cuál será el procedimiento idóneo para colocar el valor de aquellos bienes públicos que no lo tienen. (Destacado EJMD). En este sentido, en opinión del autor de esta investigación, sería ilusorio, nugatorio o inoficioso, en algunos casos, que los Órganos de Control Fiscal en general, formulen reparos cuando se presuma el daño al patrimonio público, por cuanto el beneficio esperado, en tales casos, seguramente no superaría el costo de los controles realizados para procurar obtener el resarcimiento del mismo, si se sostiene la tesis interpretativa de que el valor de los bienes para los efectos del reparo, es el histórico. Como una solución factible al cálculo del valor de un bien, el artículo 89 del Decreto Ley Orgánica de Bienes Públicos (DLOBP), que a continuación se transcribe permite allanar una solución a esta diatriba, dicho artículo es del tenor siguiente: 1 ver Libro de la CGR, Dictámenes 2009-2010 N°XXl, Memorando 04-00-132 del 12 de marzo de 2009, Paginas 295-300
  • 18. 18 Fijación del precio para los bienes propiedad del sector público nacional Artículo 89. El precio que servirá de base para la enajenación de los Bienes Públicos (…), será determinado (…) con base en los avalúos presentados y cualquier otro criterio válido a juicio de la comisión. En mérito de lo expuesto, este artículo permite tomar en cuenta un valor razonable (fijado por peritos), a los bienes que motiven la formulación del reparo, al igual que las disposiciones del Código Orgánico Tributario (COT). Aun cuando este artículo no aplica a Estados y Municipios, el artículo 311 de la CRBV permite su aplicación supletoria. De igual manera en el ámbito Municipal el artículo 135 de la LOPPM, permite la aplicación supletoria de normas nacionales ante la ausencia de regulación en el ámbito local. Conclusión De tal manera, que atendiendo la literalidad de los vocablos resarcir y reparar, que son casi homónimos, no habría reparo ni resarcimiento si se acoge la tesis interpretativa plasmada en el dictamen CGR del 4 de agosto de 2005. Tal como lo señala el Dr. Peña Solís, en un país con una inflación de más de un (1) dígito, el órgano de control fiscal, deberá agotar en la medida de los posible, a que el daño causado sea calculado con el valor actual de la moneda y los bienes que motivaron la formulación del reparo. Todo ello pasa porque previamente la Contraloría General de la República, con fundamento en esta normas reconsidere su opinión plasmada en el vías veces citado dictamen inserto en el memorando N° 04-00-249 del 04 de agosto de 2005 CGR…” 13.¿Cuál es la fecha de comienzo de los cómputos para calcular la prescripción de las infracciones previstas en la LOCGRSNCF, relacionadas con el examen de la cuenta? Peña S. (2002) pág. 80, apuntala que podría estarse en presencia de un conflicto internormativo, entre los artículos 57, 59 (Señalan que la prescripción comienza a computarse a partir de la fecha de rendición de cuentas) y 114 (Comienza a partir de la fecha de ocurrencia de los hechos) de la LOCGRSNCF, en lo que concierne al inicio del cómputo del lapso de prescripción de la infracción.
  • 19. 19 Sobre este particular y acogiendo la tesis interpretativa del referido autor, al igual que preservando la seguridad jurídica y el principio “Indubio Pro Administrado” (La duda favorece al administrado), pareciera lógico darle preminencia al lapso de prescripción de la infracción previsto en el artículo 114 de la LOCGRSNCF, por ser más favorable al administrado. Dictámenes relevantes relacionados con el examen de la Cuenta: Datos Dictamen CGR sobre el Examen de la Cuenta Contenido Memorando 04-00-01-344 de fecha 28 0octubre 1998.Dictamenes 1998 N°XlV (Publicado). Página 212 La simple omisión de comprobantes no debe dar lugar al reparo. Ver Art. 83 RLOCGRSNCF. Dictámenes 2007-2008 N°XX. Memorando 04-00-321- del 26 de Abril de 2007 (Publicado). Página 138 La CGR sólo puede expedir finiquito de las Cuentas que no hayan sido rendidas (ante ella) y examinadas por ella. Dictámenes 2009-2010 N°XXl. Memorando 04-00-132- del 12 de Marzo de 2009 (Publicado). Página 295 Independientemente que se produzca el resarcimiento del daño causado por el interesado, el ocf continuara el procedimiento de DDR Memorándum 04-00-262 del 24 de mayo de 2006 (Publicado). Página 344-350 Obligación de prestar caución. Forma de Hacerlo. Diferencia entre quienes administran y los que ejecutan el Presupuesto.
  • 20. 20 Oficio CGR DGCEM 07-02-2175 del 3 de octubre 2006 El pago de la Póliza para dicha caución corresponderá al órgano o ente, siempre y cuando no haya disposición legal que lo prohíba y se imputa en la partida 4.03.08.01.00 Primas y Gastos de Seguro. 2003-2004 pág. 15 El titular de la UAI, no presta caución 2005-2006 pág. 135 La inobservancia de requisitos esenciales en un procedimiento de contratación genera un compromiso no válidamente adquirido. 2005-2006 pág. 419 Creación de caja chica 2007-2008 pág. 17 Registro contable de gastos causados. Publicación 15 2007-2008 pago 140 Naturaleza Jurídica del Informe de Resultado. 2007-2008 pág. 283 Aplicabilidad DLCP a Consejos Comunales 2007-2008 pág. 60 Manejo de Fondos de Anticipo. Informe de Gestión CGR 2014. Aspectos que abordan el examen de la Cuenta, Consultas evacuadas por CGR sobre el Examen de la Cuenta (EC) Página Contenido y Órgano consultante ante la CGR 172 UAI MPPFP Ámbito temporal de aplicabilidad de las Normas Sobre el Examen de la Cuenta 173 UAI-TSJ. Inaplicabilidad de las Normas Internacionales ISSAI al Examen de la Cuenta 174 UAI. MP. La Formalización de la Potestad Investigativa en el Examen de la Cuenta (E.C) y la obligación de que el E.C., Cumpla las 4 fases de la Auditoría. 175 UAI. DP (Antes y después de ser una UAD).UAI TSJ- Una vez conformada la DP como Órgano con autonomía constitucional, le corresponderá a su UAI realizar el E.C. 175 UAI. MPPPS. Vigencia de la Publicación 15, emanada de la CGR y su aplicabilidad al EC.
  • 21. 21 176 MPPEHV Incendio. Examen de la Cuenta. Obligación de agotar esfuerzos para la reconstrucción de la Cuenta. 176 Resultado de la revisión de 1272 informes sobre el examen de la cuenta practicado por varios ministerios. Del mismo se evidenciaron: Hallazgos imprecisos, sin montos, sin efectos y recomendaciones imprecisas. En los términos que anteceden queda esbozado mi criterio sobre los tópicos más consultados respecto a las Normas para la formación y rendición de cuentas recientemente sancionadas por la CGR. Edgar José Mariño Díaz V-5.527.686- Rif 5527686-9 Telf. 0426-5178959 emarinodiaz@hotmail.com
  • 22. 22
  • 23. 23
  • 24. 24 FORMATOS WEB CGR VENEZUELA (MARCO REFERENCIAL EXAMEN DE LA CUENTA ART 9 NPFRECTAS) Fuente: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE AUDITORÍA DE ESTADO RESOLUCIÓN N° 01-00-000-263-Paginas 73 a la 90
  • 25. 25 SOLICITUD DE INFORMACIÓN AL ÓRGANO O ENTE
  • 26. 26 VISIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA
  • 31. 31 DESIGNACIÓN O ACREDITACIÓN DEL ABOGADO ACTUANTE
  • 34. 34 PARTICIPACION Y SOLICITUD DE COLABORACIÓN AL ENTE U OBJETO A AUDITAR
  • 37. 37 SOLICITUD DE COPIA CERTIFICADA AL OBJETO AUDITADO
  • 38. 38 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE CARGOS (requisitos)
  • 39. 39
  • 40. 40 Fuente: Formatos Cortesía de Mirla Ladera, modificados parcialmente por el autor del presente trabajo CONSTANCIA DE REVISIÓN PRELIMINAR (Art 16 NPPRECTAS) En la ciudad de Caracas, al primer (1er) día del mes de ….de 200.. en la Oficina de la Dirección de Administración del …., ubicada en el piso X del Edificio del ….Rca Edo o Mpio, constituidos los ciudadanos XXXXX, XXX y XXXX titulares de las cédulas de identidad Nros. _____________, __________ y _________, con cargos de Auditor II, Auditor II y Revisor de Contraloría, respectivamente, adscritos a la Oficina de Auditoria Interna(OCF correspondiente) del Ministerio, Estado o Municipio, debidamente acreditados mediante Memorando de Designación N° ___________ de fecha ______________, con el objeto de verificar la correcta formación de la Cuenta de Gastos del Ministerio (Estado o Municipio) correspondiente al ejercicio económico financiero 2014, la cual fue rendida por el ciudadano X o Z, titular de la Cédula de Identidad N° kkk.XXX, cuentadante responsable de …..del Ministerio (Estado o Municipio), debidamente designado mediante Resolución N° kkk de fecha kkk, publicada en Gaceta Oficial N° kk de fecha kk, de conformidad con lo previsto en los artículos 41 (46Estado o Municipio)y 56 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001(Modificada el 23 de diciembre de 2010, en concordancia con los artículos 4 y 16 de las “Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados” (NFPREPPNEYM), publicadas en Gaceta Oficial número 40492, de fecha 8 de septiembre de 2014, por cuanto una vez verificados la existencia de los documentos y registros que la conforman, tal como se indica en el Anexo Único; se considera que dicha cuenta de gastos está formada correctamente y lista para el correspondiente examen. Se hace la presente constancia en dos (02) ejemplares de un mismo tenor, una misma fecha y a un solo efecto, quedando una en poder del cuentadante de la Unidad Administradora Central y la otra en poder de la Oficina de Auditoria Interna. Es todo se leyó y conformes firman: XXXXXX Nota: Subrayado lo que debe cambiarse de acuerdo a cada caso en particular
  • 41. 41 MEMORANDO PRESENTACIÓN. CÓDIGO: OAI-DCP-AAF- FECHA : PARA: DE: ASUNTO: MEMORANDO DE PRESENTACIÓN. Me dirijo a usted, en la oportunidad de participarle que han sido designadas las funcionarias Lic. XXXX, titular de la Cédula de Identidad Nº XXXX, Auditor III y XXXX, C.I. N° XXX, Auditor I, adscritas a esta Oficina de Auditoría Interna, para que realicen a partir del 17-09-2007, la revisión preliminar de la Cuenta de Gastos de esa Dependencia, para verificar su correcta formación y posteriormente efectúen el examen de la referida cuenta, correspondiente a los años ….. En consecuencia, se le agradece girar las instrucciones pertinentes a los fines que le presten a los citados funcionarios, la máxima colaboración para que puedan cumplir a cabalidad y en el tiempo previsto con el trabajo asignado. Sin más a que hacer referencia, quedo de usted, Atentamente, /ab.
  • 42. 42 Designación MEMORANDUM CÓDIGO: FECHA: PARA DE: ASUNTO: Memorando Designación Me dirijo a usted en la oportunidad de informarle, que a partir del 03-10-… ha sido designada para que se incorpore a la comisión de trabajo que coordinará la Lic. XXXXX, C.I. XX, Auditor III, referida a la revisión preliminar de la Cuenta de Gastos de la Unidad Administradora Central, para verificar su correcta formación y posteriormente efectúen el examen de la referida cuenta, correspondiente al año 2014. Asimismo le informo, que se designó al Abogado XXXXX, C.I. N° XXX, a los fines de la asesoría legal correspondiente, durante el desarrollo de la referida auditoría. El tiempo estimado para la realización de esta actuación es de doce (12) días hábiles, contados a partir del 03-10-2015 hasta el 19-10-2015, ambas fechas inclusive. De su actuación y hallazgos encontrados, se servirá presentar el informe correspondiente a la coordinadora de la comisión para su respectiva revisión, amparado por los papeles de trabajo debidamente referenciados. Atentamente, LIC. XXXX
  • 43. 43 INFORME DEFINITIVO EXAMEN DE LA CUENTA DE GASTOS DE LA UNIDAD ADMINISTRADORA DESCONCENTRADA “_________________________________________” DEPENDENCIA DEL MINISTERIO ____________________________ (______) CAPITULO I Aspectos Preliminares Origen y Alcance En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización que desarrolla la Unidad de Auditoría Interna, ; y de conformidad con las instrucciones contenidas en el Oficio Credencial N° 05-02-00_____ de fecha ____________, se procedió a efectuar el examen selectivo del _______ % de los comprobantes originales que integran la Cuenta de Gasto de la Unidad Administradora Desconcentrada “Inspectoría ___________________________”, correspondiente al ejercicio presupuestario 200__ La referida cuenta fue presentada por el ciudadano _______________________, titular de la cédula de identidad Nº ________________, Director de la citada dependencia. Objetivos  Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen el Control Fiscal.  Evaluar el control interno aplicado en el manejo de los fondos.  Verificar la exactitud, sinceridad y correcta inversión de los fondos públicos manejados por la dependencia.  Determinar el cumplimiento de objetivos y Metas Enfoque de la Intervención La actuación estuvo orientada básicamente hacia el control posterior del gasto, verificando la legalidad, sinceridad, y correcta inversión de los fondos públicos girados a la dependencia, desde el punto de vista presupuestario y financiero.
  • 44. 44 Métodos, Procedimientos y Técnicas En el desarrollo de la actuación se consideraron métodos convencionales de examen de cuentas y de auditoría, como son:  Revisión de los libros, registros y documentos que forman la cuenta. Cuantificación de la asignación presupuestaria, de los fondos recibidos, de los pagos y reintegros efectuados.  Revisión de las conciliaciones bancarias y cuantificación de los saldos financieros.  Realización de pruebas de legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones efectuadas. Responsable del manejo de los fondos La funcionaria responsable del manejo de los fondos, fue la ciudadana ___________________, titular de la cédula de identidad No.____________, quien desempeñó el cargo de _________________________________, para el ejercicio presupuestario objeto de análisis, designada mediante Resolución N° _____del ____________, publicada en Gaceta Oficial N° _____________ de fecha _____________. CAPITULO II Características Generales de la Unidad Examinada Ejecución Presupuestaria Los créditos asignados a la dependencia, mediante la Ley de Presupuesto y sus modificaciones, ascendieron a la cantidad de Bs. ___________________, de acuerdo con la demostración siguiente:
  • 45. 45 CUADRO N° 1 ASIGNACION PRESUPUESTARIA (Expresado en Bolívares) Concepto Partida Créditos según Ley de Presupuesto Original Modificaciones Modificado Fondos en Avance 4.01 Fondos en Anticipo 4.01 4.02 4.03 4.04 Total Fuente: _________________________________ Se adquirieron compromisos presupuestarios por la suma Bs. _________________, tal como se detalla seguidamente:
  • 46. 46 CUADRO N° 2 COMPROMISOS ASUMIDOS EN EL AÑO 200_ (Expresado en Bolívares) Concepto Partida Cancelados Pendiente de pago Total U.A.C. U.A.D. U.A.C. U.A.D. Fondos en Avance 4.01 Fondos en Anticipo 4.01 4.02 4.03 4.04 Total Fuente: Nota: Unidad Administradora Central (U.A.C) – Unidad Administradora Desconcentrada (U.A.D.) Con cargo a los créditos asignados de Bs. _____________________, se adquirieron compromisos presupuestarios por la suma de Bs. ____________________, cuya ejecución se detalla a continuación:
  • 47. 47 CUADRO N° 3 EJECUCION PRESUPUESTARIA (Expresado en Bolívares) Asignación Compromisos Saldo Concepto Partid a Presupuesta ria U.A.C. U.A.D. Presupuestario Fondos en Avance 4.01 Fondos en Anticipo 4.01 4.02 4.03 4.04 Total Fuente. ___________________________________________________________________________-- El saldo de Bs. ___________________, corresponde a créditos presupuestarios asignados mediante Ley de Presupuesto, a través de Fondos en Avance y en Anticipo, no comprometidos al 31-12-200_, los cuales están discriminados de la siguiente manera:
  • 48. 48 CUADRO N° 4 CREDITOS NO COMPROMETIDOS EN EL AÑO 200_ (Expresado en Bolívares) Concepto Fondos en Avance Fondos en Anticipo Total Créditos presupuestarios no comprometidos y reintegrados al Tesoro Nacional en (meses)__________. Fondos no solicitados. Total Ejecución Financiera La ejecución financiera de los fondos administrados por la dependencia, durante el semestre ejercicio presupuestario 200_, es la siguiente:
  • 49. 49 CUADRO N° 5 EJECUCIÓN FINANCIERA AL 31-12-200_ (Expresado en Bolívares) Fondos Pagos Saldo Concepto Recibidos Efectuados Fondos en Avance Fondos en Anticipo Total Fuente: __________________________________________________________________________________________________ Los reintegros fueron efectuados en su totalidad durante el año 200_. Al comparar el monto de los créditos presupuestarios asignados por la suma de Bs. _________________, con los fondos recibidos al 31-12-200_ de Bs. ____________________, surge una diferencia de Bs. __________________, la cual corresponde a lo siguiente:
  • 50. 50 CUADRO N° 6 DIFERENCIA ENTRE LOS CREDITOS ASIGNADOS Y LOS FONDOS RECIBIDOS (Expresado en Bolívares) Concepto Fondos en Avance Fondos en Anticipo Total Fondos recibidos en el periodo complementario por la U.A.D Fondos utilizados para cancelar compromisos adquiridos por la U.A.D. y cancelados por la U.A.C. Fondos no solicitados AL 31-12-0_ por la U.A.D Total Fuente: ________________________________________________________________________ Los reintegros al Tesoro Nacional por la cantidad de Bs. ________________ y Bs. _______________correspondiente a remanentes de Fondos en Avance y en Anticipo, respectivamente, fueron efectuados en los meses de _____________________ del 200_. Adicionalmente durante el año 200__, la dependencia recibió recursos girados con cargo al presupuesto de la “Unidad Administradora Central”, para cancelar ____________________________, conceptos que no se encontraban asignados en la Ley de Presupuesto de la Unidad Administradora Desconcentrada, como se detalla a continuación:
  • 51. 51 CUADRO N° 10 TRANSFERENCIAS (Expresado en Bolívares) Concepto Recibido Pagado Reintegrado Cheques Órdenes de Pago Total Los reintegros por Bs. _________________, fueron efectuados en los meses ___________. CAPITULO III Observaciones derivadas del examen A. Control Interno De la revisión practicada a los registros, documentos e información contable presentada por la dependencia, se obtuvieron los siguientes resultados: B.Gastos Del análisis a una muestra del _______% de los comprobantes originales que integran la cuenta de gastos, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y correcta inversión de los fondos públicos y además, constatar la existencia física de los comprobantes justificativos de inversión presupuestaria, se determinó lo siguiente: C. Gestión CAPITULO IV Consideraciones Finales Calificación de la cuenta
  • 52. 52 Por cuanto del examen selectivo practicado _____% de los pagos realizados con cargo a los fondos girados a la Unidad Administradora Desconcentrada “Dirección ___________________________”, dependencia del M____, correspondiente al ejercicio presupuestario 200_, surgieron observaciones que afectan su conformidad, en consecuencia este Organismo Contralor considera procedente no impartirle el fenecimiento a la cuenta en referencia. Conclusiones Recomendaciones
  • 53. 53 Auto de Fenecimiento de la cuenta AUTO Nº Asunto: Fenecimiento de la cuenta de gastos correspondiente al ejercicio económico financiero 2006 de la Unidad Administradora Desconcentrada ETICA, adscrita al Ministerio de los Valores. Visto que conforme a los resultados expuestos en el Informe Definitivo Nº _______ de fecha ________________, correspondiente al examen en referencia, no surgieron observaciones que ameriten la objeción de la cuenta, quien suscribe en su carácter de Director de la Oficina de Auditoría Interna ( E ) del Ministerio…(O el OCF correspondiente)… designado mediante Resolución Nº XX, publicada en Gaceta Oficial Nº XX-XX-XX de fecha XX-XX-XX , y en ejercicio de la atribución conferida en el numeral 5 del artículo 5 de las Normas para la Formación, Rendición y Examen de Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Gaceta Oficial Nº 38.496 de fecha 09-08-2006,(Actualizar Norma con datos 2014) dictadas por la Contraloría General de la República, le imparte la respectiva aprobación y la declara fenecida, de conformidad con lo previsto en el artículo 57 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17-12-2001, ,(Actualizar Norma con datos 2010) sin menoscabo de las acciones fiscales que pudieran derivarse de otras actuaciones de control. Director
  • 54. 54 Notificación de otorgamiento de fenecimiento MEMORANDUM CODIGO: FECHA: PARA: DE: ASUNTO: REMISIÓN DE INFORME. Tengo el agrado de dirigirme a usted, de conformidad con lo previsto en el artículo 63 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001 Actualizar, en la oportunidad de remitirle un ejemplar del informe definitivo, con los resultados obtenidos del examen practicado por esta Oficina de Auditoría Interna, al 65% de los comprobantes originales que integran la Cuenta de Gastos del ejercicio económico financiero 2006, de la Unidad Administradora Desconcentrada XXXXXX, dependencia adscrita al Ministerio XXXXXXX Al respecto y visto que no surgieron observaciones que ameritaran la objeción de la cuenta, esta Oficina de Auditoría Interna, en atención a lo previsto en el artículo 57 ejusdem en concordancia con el artículo 5 y 31 de las Normas para la Formación, Rendición y Examen de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 38.496 de fecha 09-08-2006 decidió otorgarle el fenecimiento a la cuenta en referencia; sin menoscabo de las acciones fiscales que pudieran derivarse de otras actuaciones de control. Remisión que se hace, para su información y fines correspondientes. Atentamente, XXXXXXXX
  • 55. 55
  • 56. 56 Fuente: Formatos Cortesía de Marilú Salazar, adecuados por el autor del presente trabajo Memorando Nº DCAC-2015-XXX PARA: XXXXXXX C.I: V-XX.XXX.XXX Profesional XX Nivel XX DE: XXXXXX Director(a) de Control de la Administración Centralizada ASUNTO: Designación del Coordinador FECHA: XX de XXXX de 2015 Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de comunicarle que esta Dirección de Control la(o) ha designado para que coordine una actuación fiscal en la Alcaldía XXXX, orientada a verificar [OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA INTEGRAL (VER NOTA) SEGÚN EL PROGRAMA DE TRABAJO], durante el ejercicio económico financiero 2015, y cuyo código de auditoría es: DCAD-2015-AI-XX. La referida actuación estará bajo la supervisión de quien suscribe este oficio y en la misma participará el (la) funcionario(a) XXXXX titular de la cédula de identidad Nº V-XX.XXX.XXX, Abogado Fiscal XXX, adscrito(a) a esta Dirección, quien intervendrá en la interpretación y aplicación de normas legales. El tiempo estimado para realizar la mencionada labor es de cincuenta y cinco (55) días hábiles, tal como se detalla en siguiente cuadro: Tiemp o de Ejecuc ión Planificación Ejecución Presentación de Resultados 10 días 10 días 35 días Desde Hasta Desde Hasta Desde Hasta
  • 57. 57 55 días hábiles XX-XX- XXXX XX-XX- XXXX XX-XX- XXXX XX-XX- XXXX XX-XX- XXXX XX-XX- XXXX Asimismo, se le informa que en caso de requerir una prórroga al tiempo establecido en las fases de ejecución y presentación de resultados de la actuación fiscal e indicados en el cuadro anterior, la misma deberá realizarse por escrito ante este Despacho, diez (10) días antes del vencimiento de éstas, señalando las razones por las cuales realiza dicha solicitud y el tiempo que necesita. Concluida la actuación, deberá consignar el Informe Preliminar [SOLO SI LA CUENTA FUE OBJETADA], contentivo de las observaciones y los documentos debidamente conformados (Papeles de Trabajo) que lo sustentan, de conformidad con las instrucciones contenidas en las “Normas Generales de Auditoría de Estado”, publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.172 de fecha 22-05-2013. El Informe Preliminar será remitido por el (la) Director(a) de Control de la Administración Descentralizada mediante Oficio suscrito por el Contralor al responsable de la dependencia evaluada y a la máxima autoridad del mismo para que se pronuncie sobre las observaciones contenidas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción del referido documento. Adicionalmente, deberá evaluar los alegatos expuestos por la autoridad responsable de la dependencia, a los fines de la elaboración del Informe Definitivo. De no presentar la información dentro del plazo previsto para ello, hará mención de tal circunstancia en dicho informe. Además, deberá elaborar el Resumen Ejecutivo de la actuación fiscal practicada, conforme a los lineamientos establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría de este Órgano de Control Fiscal y el cual será consignado conjuntamente a esta Dirección con el Informe Definitivo. Finalmente, se le recuerda que deberá cumplir con el horario de trabajo y mantener un comportamiento acorde con el Código de Ética para el servidor público. Atentamente, Abog./Lic. XXXXXXXX. Director(a)
  • 58. 58 Anexo Cronograma de Ejecución c.c: Archivo DCAC. Expediente (Papeles de Trabajo). XX/xx NOTA: La autora de este formato ha utilizado la denominación de “AUDITORÍA INTEGRAL” en virtud de lo establecido en los artículos 11 y 22 de las Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados; puesto que de estos artículos se desprende que la auditoría es Operativa (numeral 1 del artículo 22), de cumplimiento (numeral 2 del artículo 22), financiera (numeral 6 del artículo 22), de gestión y de evaluación del sistema de control interno (artículo 11). A tal efecto, la autora considera que el examen de la cuenta requiere la aplicación de una combinación de varios tipos de Auditoría; por lo tanto utiliza el término “Auditoría Integral (AI)”. Por lo citado, cada órgano de control fiscal dará la denominación del tipo de auditoría a realizar, en función de los lineamientos de su normativa sub legal. También se destaca que en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Auditoría de Estado, Resolución Nº 01-00-000-264 de fecha 22-12-2011, mediante la cual se ordenó su publicación en el portal electrónico de la Contraloría General de la República, publicado en Gaceta Oficial Nº 39.827 de fecha 23-12-2011; en la “Sección: NORMAS, Asunto: 5. PAPELES DE TRABAJO Referenciación de los papeles de trabajo” página 55 hace referencia a cuatro tipos de auditoría (Operativa, Gestión, Seguimiento y Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación). Igualmente, en la “Sección: GLOSARIO” página 114 a la 116, se observan las definiciones de: Auditoría de Cumplimiento, Auditoría de Gestión, Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación, Auditoría Financiera y Auditoría Operativa.
  • 59. 59 Oficio Nº DC-2015- Presentación, Solicitud de colaboración y requerimento de espacio físico para actuación Caracas, . Ciudadana(o) XXXXXXXXX Alcaldesa(de) Su Despacho.- Es grato dirigirme a usted en la oportunidad de extenderle un cordial saludo y a su vez participarle que este Órgano Contralor, de conformidad con lo previsto en el artículo 41-46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en concordancia con lo establecido en el artículo XXX de la Ordenanza sobre Contraloría Municipal de XXX y en virtud de lo establecido en el artículo 19 de las Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados ha designado al ciudadano XXXX, titular de la cédula de identidad N° X..XXX.XXX, Profesional XXX Nivel XXX, adscrito a la Dirección de Control de la Administración Centralizada de esta Contraloría Municipal de XXXX, a los fines de realizar la actuación fiscal orientada a verificar [OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA INTEGRAL (VER NOTA) SEGÚN EL PROGRAMA DE TRABAJO], durante el ejercicio económico financiero 2015. En este sentido, se le estima impartir las instrucciones necesarias a efecto de designar un(a) funcionario(a) que sirva de enlace entre la referida Alcaldía y la comisión de auditoría, así como para la realización de las acciones pertinentes a los fines de que esta disponga de un espacio físico adecuado para facilitar el cumplimiento de las funciones encomendadas. Sin más a que hacer referencia, quedo de usted, Atentamente, Abog./Lcdo. XXXXXXXX Contralor Municipal de XXXXX XXXX/xx NOTA: La autora de este formato ha utilizado la denominación de “AUDITORÍA INTEGRAL” en virtud de lo establecido en los artículos 11 y 22 de las Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados; puesto que de estos artículos se desprende que la auditoría es
  • 60. 60 Operativa (numeral 1 del artículo 22), de cumplimiento (numeral 2 del artículo 22), financiera (numeral 6 del artículo 22), de gestión y de evaluación del sistema de control interno (artículo 11). A tal efecto, la autora considera que el examen de la cuenta requiere la aplicación de una combinación de varios tipos de Auditoría; por lo tanto utiliza el término “Auditoría Integral (AI)”. Por lo citado, cada órgano de control fiscal dará la denominación del tipo de auditoría a realizar, en función de los lineamientos de su normativa sub legal. También se destaca que en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Auditoría de Estado, Resolución Nº 01-00-000-264 de fecha 22-12-2011, mediante la cual se ordenó su publicación en el portal electrónico de la Contraloría General de la República, publicado en Gaceta Oficial Nº 39.827 de fecha 23-12-2011; en la “Sección: NORMAS, Asunto: 5. PAPELES DE TRABAJO Referenciación de los papeles de trabajo” página 55 hace referencia a cuatro tipos de auditoría (Operativa, Gestión, Seguimiento y Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación). Igualmente, en la “Sección: GLOSARIO” página 114 a la 116, se observan las definiciones de: Auditoría de Cumplimiento, Auditoría de Gestión, Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación, Auditoría Financiera y Auditoría Operativa.
  • 61. 61 Fuente: Láminas del Conversatorio realizado por la Contraloría del Municipio Barinas, Edo Barinas en Octubre 2014
  • 62. 62 Fuente: Láminas del Conversatorio realizado por la Contraloría del Municipio Barinas, Edo Barinas en Octubre 2014 Nota la Muestra no es del 30%, sino representativa
  • 63. 63 Referencias: 14. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (CRBV) 15. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF) 16. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (RLOCGRSNCF) 17.Ley Contra la Corrupción, (LCC) 18.Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) 19.Normas Para Fomentar la Participación Ciudadana (NPFPC), 20.Manual de Normas y Procedimiento de Auditoria de Estado (MNPAE). 21.Informe de Gestión CGR 2006 Paginas 40-52 22.Informe de gestión 2013 páginas 15, 17, 35,40 y 69.Informe de gestión CGR 2013 Contraloría General de la Fuerza Armada 23.Dictámenes CGR 1998 al 2012 24.Peña Solís 2002. El Régimen de la Formulación de Reparos. 25.Orientaciones COFAE Febrero 2015 26. Mariño Edgar. Comentarios a las Normas Generales de Auditoria de Estado.2013 (Página Slideshare). 27. Mariño Edgar. Aspectos fundamentales de las Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados. -NFPREPPNEYM.- 2014 (Página Slideshare). 28.Página Web CGR Venezuela 29.Conversatorio Contraloría Municipal de Barinas. Octubre 2014. 30.Mirla Ladera y Marilú Salazar. Presentación de los Formatos.