Este documento presenta información sobre diferentes tipos de documentos comerciales utilizados en las primeras etapas de contacto entre empresas, como la consulta, el pedido y la remesa. Explica el proceso de planeamiento y redacción de cada uno de estos documentos, incluyendo bosquejos, síntesis y borradores.

1. REDACCIÓN COMERCIAL 3 PERIODO

2. INTRODUCCIÒN En el anterior periodo tratamos los tipos de cartas del ciclo básico de correspondencia. En este periodo veremos los que pertenecen a los primeros contactos que hacen las personas de negocios: La Consulta (¿Tiene usted tal producto) El Pedido (véndame tantas unidades) La Remesa (le enviamos su cheque)

3. CONSULTA COMERCIAL 3 PERIODO

4. LOGROS Distingue el ciclo comercial básico de la correspondencia. Bosqueja, planifica y elabora una carta para responder una consulta. Diligencia formularios de cotización.

5. CONCEPTO La consulta comercial es un mensaje que solicita información sobre precios, catálogos, disponibilidad, demostración.

6. PRINCIPIOS GENERALES Explique a su lector por que lo ha elegido como fuente. Solicite la información que necesita con claridad y brevedad. Sea especifico en los datos que solicita. Pida información adicional, ayuda o consejo. Dirija la solicitud a la persona indicada de la empresa o institución. Agradezca (en futuro) por la atención que su consulta pueda arecibir.

7. PLANEAMIENTO DE LA CONSULTA Proceso básico: 1. Bosquejo 3. Borrador 2. Síntesis sustantivada 4. Control de calidad Borrador Mejorado

8. Bosquejos de ideas: Plan A: Plan B: Idea que origina solicitud Información deseada Agradecimiento Idea que origina solicitud Preguntas sobre Inf. deseada Agradecimiento

9. Ejemplo: 1. Bosquejo: Consulta sobre modelos de casas. Proyecto construcción Información arquitecto Agradecimiento

10. 10 Sustantivos. 2. Síntesis sustantivada: Proyectamos construcción casa. Urbanización el Paraíso . Agradeceremos información sobre profesionales que exhiban maqueta su oficina / gracias ayuda .

11. 3. Borrador: Estimados señores: Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la Urbanización “El Paraíso” y pensamos edificar nuestra soñada casa propia. Cuando visité su empresa constructora recientemente, quedé impresionado por los modelos de casas exhibidos en la maqueta central de su oficina y me agradaría obtener información sobre el profesional que realiza este trabajo. Estaré muy reconocido por la ayuda que me pueda brindar en este sentido.

12. 4. Control de Calidad: Estimados señores: Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la Urbanización “El Paraíso” y pensamos edificar nuestra soñada casa propia. Cuando visité su empresa constructora recientemente, quedé impresionado por los modelos de casas exhibidos en la maqueta central de su oficina y me agradaría obtener información sobre el profesional que realiza este trabajo. Estaré muy reconocido por la ayuda que me pueda brindar en este sentido.

13. 5. Borrador mejorado: Saludos cordiales para ustedes. Poseemos un terreno en la Urbanización “El Paraíso” y pensamos edificar la soñada casa propia. Cuando visitamos su empresa constructora nos agradaron los modelos de casa exhibidos en maqueta de su oficina y desearíamos obtener información sobre los profesionales que realizan este trabajo. Apreciaremos la ayuda que nos pueda brindar. Hasta entonces.

14. RESPUESTA A LA CONSULTA COMERCIAL 3 PERIODO

15. Respuesta a la consulta comercial: Responder cordial y oportunamente a una consulta es una cortesía y conveniencia comercial.

16. Principios esenciales: Responda en forma inmediata. Ofrezca datos específicos y completos Sea cordial Proporcione información adicional.

17. Objetivos fundamentales: Comunicar sobre precios, catálogos, servicios. Persuadir al cliente para que compre. Crear y mantener “buena voluntad”

18. Planeamiento de la respuesta a la consulta comercial: Plan A: Plan B: Gracias consulta (en venta) Información solicitada Información adicional Gracias consulta (en venta) Preguntas a las preguntas Información adicional Refuerzo amable Refuerzo amable

19. Ejemplo: 1. Bosquejo: Respuesta a solicitud de información. Constructora Félix Recomendación servicios.

20. 10 Sustantivos. 2. Síntesis sustantivada: Autora de proyectos es Constructora Feníx, Av. Los Álamos 389 oeste, Teléfono 254 78 98. Su solvencia es garantía. Saludos

21. 3. Borrador: Estimados señor Uribe: Nos complace informarle que los modelos de casa que usted ha admirado en nuestra oficina son obra de la Empresa Constructora Fénix, con oficina en la avenida Los Álamos 389 oeste. Teléfono 254 78 98 y fax 254 16 85. La solvencia des esta empresa, especialmente la de su equipo de arquitectos, es muy reconocida y nos da mucho gusto en recomendar.

22. 4. Control de calidad : Estimados señor Uribe: Nos complace informarle que los modelos de casa que usted ha admirado en nuestra oficina son obra de la Empresa Constructora Fénix, con oficina en la avenida Los Álamos 389 oeste. Teléfono 254 78 98 y fax 254 16 85. La solvencia des esta empresa, especialmente la de su equipo de arquitectos , es muy reconocida y nos da mucho gusto en recomendar.

23. 5. Borrador mejorado: Un saludo cordial, señor Uribe. Complacidos le informamos que la empresa constructora Fénix y su equipo de arquitectos es responsable de nuestro proyecto de construcción. Sus oficinas están en la a avenida Los Álamos 389 oeste. Teléfono 254 78 98 y fax 254 16 85. Nos complace recomendar los servicios de esta empresa y haber contribuido con información para usted. Hasta otra ocasión.

24. EL PEDIDO

25. CONCEPTO: La carta de pedido es el testimonio escrito de compraventa entre dos partes. Puede ser: Carta de pedido. Pedido vía e-mail o fax. Orden de compra.

26. Partes esenciales: Número de pedido. Número de catálogo. Descripción del artículo. Forma de pago. Instrucciones de embarque.

27. Características: Breve Clara Completa Especifica

28. Planeamiento / bosquejo de la carta de pedido. Solicitud de venta Descripción artículos Remesa, embarque Urgencia

29. Ejemplo: 1.Bosquejo: Carta de Pedido. Pedido en cuenta Descripción títulos Instrucciones consignación Envió cheque

30. Síntesis sustantivada: Reúna los datos necesarios para su mensaje y elabore una síntesis sustantivada con base en el bosquejo anterior.

31. 3. Borrador: Apreciados señores: Nos complace ingresar nuestro pedido en cuenta por los siguientes artículos de su editorial. 250 Ejemplares de Valores Humanos y Actividades Positivas.. c/u $14.000 300 Ejemplares de Técnicas de Comunicación Ejecutiva.. c/u $13.000 200 Ejemplares Redacción Comercial Estructurada.. c/u $16.000 Apreciaremos se sirba despachar los libros por encomienda postal consignada a Librería Nacional, Av 25 No. 25 – 35 Cali, y asegurar el embarque por Seguros Pacifico S.A. Adjuntamos cheque 125468 por $250.000, que salga el pedido 420-98 del 20 de febrero último. Esperamos confirmación. Atentamente,

32. 4. Control de Calidad: Apreciados señores: Nos complace ingresar nuestro pedido en cuenta por los siguientes artículos de su editorial. 250 Ejemplares de Valores Humanos y Actividades Positivas.. c/u $14.000 300 Ejemplares de Técnicas de Comunicación Ejecutiva.. c/u $13.000 200 Ejemplares Redacción Comercial Estructurada.. c/u $16.000 Apreciaremos se sirba despachar los libros por encomienda postal consignada a Librería Nacional, Av 25 No. 25 – 35 Cali, y asegurar el embarque por Seguros Pacifico S.A. Adjuntamos cheque 125468 por $250.000, que salga el pedido 420-98 del 20 de febrero último. Esperamos confirmación. Atentamente,

33. 5. Borrador Mejorado: Realice en el cuaderno el borrador mejorado teniendo en cuenta las observaciones realizadas en el Control de calidad.

34. RESPUESTA A UNA CARTA DE PEDIDO 3. PERIODO

35. Objetivo: Agradecer pedido. Comunicar sobre disponibilidad. Motivar nuevas ventas.

36. Casos: Anuncio de embarque. Confirmación de pedido. Existencias agotadas. Discontinuidad de artículo. Limitación de artículo. Limitación de crédito .

37. Planeamiento de respuesta a una carta de pedido: Bosquejo Síntesis sustantivada Borrador Control de Calidad Borrador Mejorado

38. LA REMESA

39. CONCEPTO: La remesa es la carta que acompaña envío de dinero, que se caracteriza por ser breve, clara, especifica.

40. PLANEAMIENTO DE LA REMESA 1. Bosquejo 3. Borrador 2. Síntesis sustantivada 4. Control de calidad Borrador Mejorado

41. Respuesta a carta de remesa: Breve Clara Cordial

42. Objetivos Confirmar recibido de dinero Concertar nueva venta. Promover buena voluntad.

43. CREDITO 3. PERIODO

44. Concepto de Crédito: Compre hoy y pague después.

45. Factores: Solvencia. Capacidad de trabajo. Capital o respaldo económico.

46. Ciclo del crédito: El ciclo del crédito Solicitud De crédito Presentación de referencias Solicitud de referencias Verificación de referencias Ofrecimiento de referencias acerca del cliente Otorgamiento o negativa del crédito

47. Clases de cartas de crédito: Solicitud de crédito. Pedido en cuenta Solicitud de referencias. Carta para presentar referencias. Carta para verificar referencias. Carta para otorgar o negar el crédito.

48. PLANEAMIENTO 1. Bosquejo 3. Borrador 2. Síntesis sustantivada 4. Control de calidad Borrador Mejorado

49. Ejemplo: Solicitud de crédito. 1. Bosquejo: Proyecto importante Solicitud crédito Garantía referencias Agradecimiento

50. 2. Síntesis sustantivada: Ensaye un mensaje con sustantivos focales.

51. 3. Borrador Estimado señor Peralta: Estoy programando la construcción de una estación de servicio múltiple ara el automóvil en la esquina de las avenida Arocemana y calle Perú, en un sector muy conveniente de la ciudad de Panamá. Como este proyecto demanda una inversión considerable, acudo a ustedes para solicitar un préstamo bancario por US$140.000, que será amortizado en 40 meses . Ofrezco garantía comercial pr US$50.000 y la hipoteca de una casa de mi propiedad ubicada en vía Argentina 614, avaluada en US$130.000. Mis relaciones comerciales de crédito han sido orientdas especialmente al préstamo bancario, con los bancos Popular y de Londres, instituciones que pueden ofrecer referencias sobre mi empresa por un periodo de 13 años, desde 1993. Agradeceré la decisión favorable con que me favorezca. Cordialmente, ROGELIO BUSTAMANTE GUERRERO GERENTE

52. 4. Control de Calidad: Con el primer borrador tiene usted la ocasión de revisa varios factores de calidad y excelencia. No se conforme con lo mediocre.

53. 5. Borrador mejorado Saludos cordiales señor Peralta: Proyecto la construcción de una estación de servicio múltiple para el automóvil en la esquina de las avenida Arocemena y calle Perú, en un sector muy conveniente de la ciudad de Panamá. Como este proyecto demanda una inversión considerable, acudo a ustedes para solicitar un préstamo bancario por US$140.000, para pagar en 40 meses. Ofrezco garantía comercial pr US$50.000 y la hipoteca de una casa de mi propiedad ubicada en vía Argentina 614, avaluada en US$130.000. He tenido relaciones comerciales comerciales de crédito con el Banco Pupular y Bacno de Londres, por un período de 13 años,. Ambas instituciones pueden ofrecer referencias sobre mi empresa. Agradeceré su atención a mi solicitud. Hasta tener sus noticias. ROGELIO BUSTAMANTE GUERRERO GERENTE

54. b. Carta de solicitud de referencias.

55. COBRANZA 3. PERIODO

56. LA CUENTA VENCIDA Tono Apropiado Conocimiento amplio del cliente Obtener el Pago Conservar el cliente Programa sistemático de cobranza Logra LA COBRANZA Origina

57. DOCUMENTOS COMERCIALES 3. PERIODO

58. DOCUMENTOS COMERCIALES Letra de cambio. Cheque. Salida y entrada de mercancías.