Clase modelos de cartas

MODELOS
DE CARTAS.

REDACCIÓN COMERCIAL
SECRETARIADO EJECUTIVO – BIOS 2012

• Cuando tenemos en mente redactar un modelo carta
renuncia, nuestro propósito principal debe ser siempre
dejar una puerta abierta porque nunca se sabe si en un
futuro próximo quisiéramos optar de nuevo a un proceso
de selección en la misma empresa en la que renunciamos
ahora a trabajar.

• La redacción de un modelo de carta de renuncia debe de seguir
ciertas pautas que a modo de ejemplo le vamos a exponer:

1. Ser sencillo y conciso, no escribir datos sin relevancia o de poca
importancia.
2. Escribir en tan solo dos párrafos las razones por las que has
decidido renunciar al empleo con sus motivos.
3. Es posible que al avisar con 15 días de antelación puedas ofrecerte
para asesorar a la nueva persona que va a ocupar tu puesto.
También conviene avisar que estas dispuesto a terminar con los
objetivos que te habías marcado para esos 15 días que vienen.
4. Agradecer por último al jefe por haberte permitido trabajar en dicho
empleo. Mantener una buena relación es siempre importante porque
nunca se sabe si vas o volver o no. No cerremos las puertas.

• A la hora de renunciar a un trabajo, se puede hacer de varias
formas. La manera más habitual es la de renunciar de
manera voluntaria. Menos habitual son las renuncias
laborales presionadas o forzadas, en cuyos casos podríamos
estar hablando de despidos ilegales en los que el empresario
pretende ahorrarse los costos que suponen el hecho de
despedir a alguien. Una renuncia voluntaria por tanto no tiene
un costo para el empresario y siempre es la mejor opción
económica.

• A continuación vamos con dos modelos de renuncia, uno de
ellos de renuncia voluntaria y el otro de renuncia forzada por
parte del empresario, adivinen cual es cual...

Estimado señor Juan Pablo Gómez:

Escribo esta notificación para dar constancia escrita de mi deseo de
renunciar a mi puesto de trabajo en su empresa. Mi renuncia es por
motivos personales y no tiene ninguna relación con su empresa.
Durante todo el tiempo que trabajé aquí el trato fue muy adecuado,
tanto con mis compañeros como con mi jefe. Les deseo que la
persona que venga a ocupar mi puesto sea tan responsable como
yo.

Un saludo afectuoso
Raúl Gómez
(firma)

EJEMPLO
1

A la atención del director gerente: El señor Don Alfonso Robles

Estimado señor:

Le envío mediante la presente carta mi decisión irrevocable de
renunciar de manera voluntaria a mi puesto de trabajo en su
empresa.
Las condiciones laborales, así como la última legislación sobre los
derechos de los trabajadores, hacen que me resulte imposible
continuar trabajando con ustedes. Es por ello que renuncio de
manera voluntaria y además, informo que no volveré por esta
empresa a no ser que las condiciones mejoren.

Mis mejores deseos para la persona que me sustituya.
Un saludo
Raúl Gómez
(firma)

EJEMPLO 2

CARTA DE
PRESENTACION.

• Toda aquella persona que pretenda ocupar un cargo o
desempeñar un trabajo que aún no tenga, debe redactar un
modelo carta presentación.

• Ya sea antes o después de ser elegido para el dicho cargo, es
muy importante presentarse de forma correcta a las personas
que le han dado el puesto, o aún más importante, a las personas
que están pensando darle o no el puesto a usted.

• Resulta una buena estrategia que la persona interesada no se
presente por sí misma, sino que utilice a una tercera persona,
que puede ser su anterior jefe, o un compañero de trabajo que ya
ocupe un lugar dentro de la nueva empresa y pueda presentar de
buenas maneras al nuevo aspirante.

Dedicadas específicamente a los modelos de
cartas de referencia pedidas por los bancos. No
cabe duda indicar lo mas detalladamente posible
los datos. Cuanto mas detalle mejor. También se
puede aplicar en las referencias personales que se
solicitan para diferentes trabajos. Se trata de una
modalidad muy recurrente sobre todo en los países
anglosajones e Iberoamérica.

EJEMPLO:

“Mediante la presente carta hago constar que conozco de vista trato y
comunicación, desde hace más de 15 años al ciudadano Ramón López,
quien es de nacionalidad española, mayor de edad, soltero, titular del
documento nacional de identidad Nº 48366238-V, y con domicilio en la
población de Alcorcón, Municipio Madrid.

Por el conocimiento que tengo de dicho ciudadano, puedo certificar que se
trata de una persona seria, responsable, de correctos procederes y que
goza de solvencia moral en su comunidad.”

• Dependiendo de lo que se solicite, por lo general, deben
escribirse con un lenguaje claro, sin excesos de formalidad, y
exponiendo de forma clara y sencilla aquellos detalles que se
desean solicitar.

• Nunca viene mal agradecer al finalizar la carta, dando por
hecho que la solicitud va a tener respuesta.

TIPOS DE MODELO DE CARTA DE SOLICITUD:

1 - Modelo carta solicitud de trabajo.
2 - Modelo carta solicitud de préstamo.
3 - Modelo carta solicitud de beca.
4 - Modelo carta solicitud de crédito.
5 - Modelo carta solicitud de licencia.

MODELO CARTA SOLICITUD DE TRABAJO:

• Un modelo de carta de solicitud de trabajo debe tener como
finalidad la de crear una muy buena imagen y una buena
impresión de quien la escribe.

• Sobre todo la carta de solicitud debe ser limpia y clara, breve
y concisa. Recuerda que la otra persona posiblemente tenga
cientos de cartas de trabajo que revisar así que agradecerá
una carta simple y breve.

• Pero a la vez de breve, debemos incluir toda la
información necesaria para entender y dar a
entender quiénes somos los que interactuamos.

• Antes de empezar a redactar su modelo de carta
de solicitud de trabajo, conviene que reúna toda
esa información para que la tenga a mano.

Información que necesitará:

- Su dirección física, dirección de correo, teléfonos, números de
identidad, etc.

- Lista de trabajos anteriores ordenados con orden inverso,
dejando el más antiguo para el final.

- Las escuelas o universidades.

- Las referencias o recomendaciones por parte de otras
personas o instituciones.

• Por último, antes de redactar su solicitud, también conviene
seguir ciertos consejos :

1 - Use un procesador de textos (tipo Word) que le ayudará con los
márgenes, con la ortografía y con la configuración de su carta.

2 - Utilice el nombre de la persona encargada de contratarle. Esto
ayudará a un mejor acercamiento.

3 - Si no sabe como expresar una palabra, busque en el diccionario
sinónimos así evitara repetir la misma palabra una y otra vez.

4 - Despídase con un simple "atentamente" sin entrar en
excentricidades ni en frases ostentosas que llamen la atención.

5 - Por último, a pesar de haber escrito la carta con el ordenador, firme
la misma con un bolígrafo de tinta.

CARTA DE
RECOMENDACIÓN

• Un modelo carta recomendación es un formato eficaz utilizado
principalmente en los procesos de selección de personal.
Acostumbran a ir acompañadas con el Curriculum vitae y tienen
como finalidad la de ofrecer información extra ajena al solicitante en
la que se expone de manera siempre positiva la pasada vida laboral
así como sus cualidades humanas, que comprensiblemente no
pueden ir incluidas en el CV.

• Lo más importante no es el contenido de la carta, ya que
supuestamente va a ser positiva. Lo más importante es Quién la
firma; sin embargo, redactarla puede ser muy difícil o llevar mucho
tiempo. Cuanto mayor sea el cargo de quien la escribe, por lo
general, no dispondrá de mucho tiempo, o considerará secundario el
esforzarse por escribirla, por lo que siempre deberemos ofrecerle un
borrador que le facilite su labor.

• Una carta de recomendación correcta debe tener 4 partes
bien localizadas:

1 – Identificación:
Dirigida a la persona encargada de la selección del personal.
Siempre es importante conocer el nombre propio y su cargo
de adopción.
2 – Contexto:
En las siguientes líneas debe aparecer el trabajo o
actividades desempeñadas por la persona recomendada
siempre desde el punto de vista del recomendador.
3 – Recomendación:
Se trata de una frase de apoyo a la captación de la persona
en la nueva empresa. Destacando lo positivo que puede
llegar a ser esta nueva inserción
4 – Cierre:
Por último una despedida cordial invitando a solicitar
información complementaria o aclarar dudas que pudieran
surgir.

Asimismo deben aparecer los siguientes datos:

– El nombre de las personas implicadas, esto es, el nombre de la
recomendada y la del que lo recomienda.
– Una descripción de la primera toma de contacto (referencia en tiempo
y lugar).
– Características positivas de la persona a recomendar dentro de su
entorno laboral.
– Características positivas de la persona a recomendar respecto a la
persona que le recomienda.
– Información de contacto (Teléfono, email...) Quedando a disposición
de la nueva empresa.

• El modelo carta despido es un documento difícil de redactar, y no
por su contenido en sí, sino por lo duro del hecho que supone
hacerse. El hecho de despedir a un trabajador no es para nada un
asunto fácil, no sólo por lo traumático de la situación, sino por el
hecho de que pudieran ocasionarse posteriores acciones legales
que en algunos casos, conllevan a una huelga o a la paralización
de todo el personal de la empresa en honor y en amistad de la
persona despedida.

• En el mejor de los casos, el despido ya ha sido advertido
previamente con el empleado, ya se han tratado los temas
importantes y ya lo ha aceptado. Entonces, por tanto la Carta de
Despido no es más que puro formalismo.

CARTA DE
INVITACIÓN.

• Invitar produce placer.
• Las personas que se consideran generosas y que
poseen algún tipo de sensibilidad siempre se
complacen de poder hacer una invitación.
• Todos estos actos de generosidad, crean un buen
ambiente, estrechan las relaciones, y resultan siempre
al final con balance positivo. Por todo esto, en una
invitación que se haga mediante un modelo de carta se
debe expresar siempre sin olvidarnos la gratitud dando
por hecho que van a aceptar nuestra invitación.

• Los puntos importantes en una carta de invitación son:
1. Fecha y hora.
2. Lugar.
3. Cantidad de personas invitadas.
4. Detalles.

• Una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta
anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o
clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido
de forma espontánea y por iniciativa propia.

• Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar
anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser
grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o
expresado en cantidades o cajas...etc. Por lo tanto no queremos
equivocarnos y requiere que repasemos atentamente una y otra
vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse.

• Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que
enviamos el pedido que nos responda confirmándolo lo
antes posible indicándonos también si existe algún problema
de forma que tengamos un margen de maniobra para
rectificar o hacer cambios.

• Los plazos de entrega y sistemas de envío también son
importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del
sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por
compras superiores a cierto numero de productos o no.
Formas de financiación, comisiones, etc.

• Todos estos aspectos son de máxima importancia en
función de nuestras necesidades de venta o de adquisición
de productos.

• Otro dato importante dentro de la carta de pedido es
conocer claramente los gastos de envío.

• A modo legal, se suele informar sobre si la carta de pedido
se debe reintegrar como un contrato o como simplemente
un documento.

• Suele ocurrir en ciertas ocasiones que el empresario o dueño de
un negocio o comerciante tiene interés en enviar un comunicado
o hacer llegar una noticia a un numero grande de personas.

• Para realizar esto, el contenido de la carta que reciben las
personas es el mismo. Este tipo de cartas recibe el nombre de
circular o modelo carta circular.

• Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un
negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva
sociedad o cualquier cambio de interés general para el resto de
trabajadores.

• Al igual que el resto de cartas, no conviene exagerar la cortesía

• Una carta de envío es aquel tipo de carta en el que el
comerciante anuncia de manera escrita el contenido de un
envío o un paquete, detallando de forma descriptiva los
productos, así como las unidades y datos importantes por
unidad. Un modelo de carta de envío debe contener también
nuestros datos personales, o los datos de la empresa que
realiza dicho envío.

• Es también de suma importante anotar la fecha exacta en la
que se realiza la carta y el envío, ya que la mayoría de los
problemas y discrepancias entre clientes y comerciales,
siempre reside en los tiempos de envío. De esta manera,
siempre podemos disponer de una prueba más de que
nuestra mercancía fue enviada en las fechas sugeridas por
los clientes.

• La carta de licencia es una carta de responsabilidad es
aquella carta en la que la persona que la redacta asume un
compromiso y declara ser responsable del asunto al que se
refiera. Entonces se entiende que una carta licencia es
aquella en la cual se concede permiso a una persona por
parte de un superior, ya sea una licencia de trabajo, licencia
de manejo de armas, licencia de manejo, licencia de
inasistencias por salud, entre otras.

• A lo largo de la vida, nos encontramos con cartas
desagradables, pero que no tenemos otro remedio que
enviar. Nos referimos a las cartas de pésame. Ocurre cuando
muere algún familiar de alguien que conocemos, que para
transmitirle nuestro sentimiento y solidaridad, necesitamos un
modelo de carta de pésame para expresar dichos
sentimientos. Al mismo tiempo que se da el pésame a través
de este tipo de cartas, también es posible introducir ciertas
excusas de porqué no podemos acudir al funeral.

• El modelo de carta de reclamo se utiliza para realizar una
queja o reclamación sobre un producto o un servicio que nos
ha dejado insatisfechos o no se corresponde con el precio o lo
acordado previamente.

• Una vez que nuestras expectativas no han sido cumplidas, no
nos queda otra opción, si no queremos ir, que quejarnos por
escrito mediante un modelo de carta reclamo, donde
aparecerá de forma escrita nuestras reclamaciones y las
quejas por las que consideramos que no nos ha satisfecho el
producto o el servicio.

• Aunque son muy pocas las personas que se deciden a
redactar una carta de reclamo, ya que muchas veces no
sirven para nada, se les debe conceder un justo valor, sobre
todo para el empresario, ya que es una fuente primordial para
conocer los fallos de nuestro servicio. De ahí que muchos
centros muestren siempre el libro de reclamaciones. Les
hacemos un favor al plasmar nuestras quejas, y a la vez
podemos conseguir que la calidad mejore en un futuro.

• El acta es la narración o reseña de lo sucedido en
una reunión, en una junta o sesión. Estas dos
definiciones establecen las dos clases de Actas
que se realizan en la actividad comercial. La
redacción de un Acta debe ser lo más objetivo
posible. Se extenderá por la persona que actúe de
Secretario en la Junta o reunión, el cual firmará en
unión del Presidente y de todos los Vocales que
hayan asistido a la misma.

• El Acta se comenzará haciendo constar en letras el nombre de la
ciudad donde se celebre la reunión, hora y fecha. Nombres de
los asistentes, persona que la preside y la existencia del
quorum. Se hará constar también si se reúnen en Junta General,
Ordinaria o Extraordinaria, indicando el orden del día. Se dejará
constancia de todo lo que se vaya tratando, con los nombres de
los que intervinieron e hicieron uso de la palabra y lo que
expusieron, asimismo como las incidencias que se provoquen,
todo ello en el mismo orden que vaya sucediendo.

• Seguidamente se especificará los puntos
aprobados o los acuerdos tomados, haciendo
constar si lo fueron por mayoría o el resultado
obtenido en la votación. A continuación se pondrá
fin con la afirmación de que el Presidente declara
terminada la sesión al no haber más asuntos de
que tratar y firman el Acta las personas a quienes
les corresponda hacerlo.

Acta de la reunión de Junta Directiva
de la empresa SISTEMAS UNIDOS
En la ciudad de Madrid, a las 10:00 a.m. del día 20 de enero del 2009, se reúnen en el salón
de conferencias de la empresas SISTEMAS UNIDOS, los miembros que integran este
claustro, para celebrar sesión ordinaria de Junta Directiva. Preside la señora Liliana Pérez
y actúa como Secretario el que suscribe.
ASISTENCIA
La Presidenta declara abierta la sesión y pide al Secretario que pase lista. El Secretario anota
la asistencia de los miembros: Mario Gómez, Ricardo González, Julio Moreno, Ana
Rodríguez y Susana Amador, Luego de verificar el quorum se procede a la lectura del acta
de la sesión anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
INFORME DE LA PRESIDENTA
La Presidenta presentó el libro de Balance que lleva la Empresa y el cuadro demostrativo de
las operaciones realizadas, al 31 de diciembre de 2008. Dio una información amplia y
detallada acerca de la marcha de los negocios y contestó satisfactoriamente todos los
puntos que le fueron consultados por la Asamblea.
Los accionistas se manifestaron muy complacidos de la marcha de los negocios y se acordó
por unanimidad de votos, aprobar en todas sus partes los asientos de contabilidad.
Al no existir otro asunto que tratar, la Presidenta clausura la sesión a las 12:30 p.m. y el
Secretario levanta la presente acta que suscriben ambos.
Liliana Pérez PRESIDENTA
Luis Ponce SECRETARIO

• Un informe es la descripción y el análisis de un hecho, de un
problema, de una investigación, de un proyecto, de una tarea,
de ideas, etc.

• Dentro de una compañía, entidad o institución, los informes se
dirigen casi siempre a los superiores en rango o categoría.
Igualmente, pueden darse entre empleados de igual rango.
Además pueden ser enviados a personas fuera de la
institución, por ejemplo, a clientes, agencias, representantes,
etc.

CARACTERÍSTICAS:

• Los datos en un informe, deben ser presentados en forma
clara y puntualizada, ya que la intención del informe es llegar
al conocimiento perfecto de la realidad de una empresa,
agencia o institución.

• Una de las características más importantes del informe es
que deben ser de fácil lectura, interesante y bien presentado.
Su extensión debe ser únicamente la necesaria, aunque ésta
depende del asunto a informar.

• La redacción debe ser corriente, directa, objetiva y exacta. El
informe debe ser escueto, sin caer en el brevedad. Todas las
opiniones que se den en un informe deben ser sustentadas.
Se deben utilizar o mencionar el mayor número posible de
datos referentes al informe que se haga (porcentaje,
términos, números y otras cifras).

PARTES DE UN INFORME:
• No existe una forma o un guion exacto que sea válido para
todos los casos de informes, pero como una indicación se
sugiere el siguiente esquema:

1. Persona o Institución a quien va dirigido.
2. Título del informe.
3. Autor o autores.
4. Descripción del problema u objeto del informe.
5. Análisis (comprende estudios, investigaciones, métodos
usados, etc.).
6. Conclusiones
7. Recomendaciones o Sugerencias.
8. Firma responsable.
9. Fecha.

Informe dirigido al Gerente General
EMPRESA PRADO
Ventas de piezas de auto en la provincia de Santa Cruz
Presentado por: Mario Mora, Gerente de Ventas
El Problema:
Como las estadísticas de ventas de la compañía indican una disminución bastante significativa en las ventas
de piezas automotrices en la provincia de Santa Cruz, se me encomendó hacer la investigación
necesaria e informar a la Gerencia General los resultados y algunas sugerencias para su solución.
Análisis:
En mi recorrido por los establecimientos comerciales de las cabeceras de provincias he recibido numerosas
quejas sobre la tardanza en los envíos de los pedidos.
Algunos comerciantes han comenzado a hacer pedidos a la competencia, precisamente a causa de la
demora en la entrega de estos últimos meses y a que la competencia está ofreciendo un porcentaje
mayor en las ventas al contado. Estas circunstancias son bastante graves, ya que dichos clientes, a su
vez, abastecen a otros comerciantes de comunidades cercanas.
Conclusión:
Creo que es evidente que la única forma de no seguir perdiendo clientes y de atraer nuevos compradores es
tratando de ganarle a la competencia en servicios y ventajas sobre las ventas.
Sugerencias:
Recomendamos hacer un estudio sobre los precios de nuestros artículos al crédito y al contado para buscar
la manera de aumentar un poco los porcentajes de comisión de ventas.
Además es urgente revisar y organizar el Departamento de embarque y servicio de carga y transporte, de
manera que estos servicios sean más dinámicos, ágiles y eficientes.

MEMORANDO.
• El documento llamado memorando (del latín
memorándum, algo que debe tenerse en la memoria)
es la comunicación breve más usada comercialmente.

• El memorando se emplea dentro de un negocio o
compañía como comunicación interdepartamental y
con fines específicos, sirviendo como recordatorio de
una orden, para comunicar envíos de facturas,
solicitar documentos, para informar o solicitar
informes, datos, etc.

CARACTERÍSTICAS:

• Por tratarse de una comunicación interna, se prefiere el menor
número de elementos, así como el más funcional y práctico
formato.

• Usualmente, su redacción suele hacerse en impresos que cada
empresa posee con su propio membrete. Su tamaño depende de
las necesidades de la empresa pero, generalmente abarca la
mitad de una hoja-carta, usada vertical u horizontalmente. Puede
tener líneas o no tenerlas.

• El texto del memorando se redacta en forma breve e impersonal
y los párrafos se escriben a espacio sencillo. No lleva saludo, ni
despedida formal. El tratamiento final es la palabra atentamente.
El remitente puede firmar con su nombre completo o con sus
iniciales.

PARTES DE UN MEMORANDO.
• Membrete: La palabra Memorando impresa en mayúscula
y escrita en el centro.
• Fecha.
• La letra A: o la preposición PARA: que significa a quien
se dirige, es decir el nombre del destinatario
(departamento o jefe de Sección).
• DE: Departamento o persona que lo envía.
• ASUNTO: De que trata el documento (frase breve).
• Texto o mensaje de la comunicación.
• Iniciales o firma del remitente.

FECHA: 24 de septiembre de 2010
PARA: Roberto Pérez
DE: Gerente Administrativo
ASUNTO: Ascenso de categoría
Nos complace informarle que, a partir de la fecha, usted ha sido ascendido al
cargo de Supervisor de Reclamos, razón por la cual debe presentarse
ante el señor José Ramírez, subgerente de Recursos Humanos, quien le
asignará sus nuevas funciones.
La excelencia en el desempeño de sus labores lo ha hecho merecedor del
reconocimiento que hoy le brindamos.
Le deseamos éxito en sus nuevas funciones.
Copia: Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Reclamos

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