“El documento es testimonio material de un hecho que se realiza en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, publicas o privadas, pueden ser registradas en unidades de información como papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, en unidades sonoras, existen documentos virtuales o documento electrónico.”

1. UNIDAD TEMÁTICA NÚMERO UNO
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
GELMY LORENA SANCHEZ BAQUERO
MARYURIS DEL ROSARIO LEGEIRA REINA
CLARA INES BERNAL PATIÑO
CIPRIANO SEGURA SIERRA
NATALIA AREIZA RUIZ
GRUPO: 01
DOCENTE
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUSANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
2016

2. “El documento es testimonio material de un hecho que
se realiza en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, publicas o
privadas, pueden ser registradas en unidades de
información como papel, cintas, discos magnéticos,
fotografías, en unidades sonoras, existen documentos
virtuales o documento electrónico.”

3. El documento es definido como un fragmento particular de
información que ha sido registrada o generada, en el desarrollo o
finalización de una actividad ya sea personal o institucional que
comprende un contenido que constituye una prueba o evidencia de
dicha actividad.
Teniendo en cuenta el avance de muchas entidades con respecto al
uso de medios electrónico para la elaboración y conservación de la
información que generan, estos han desarrollado bases de datos
propias, para la consulta y su conservación de la información.

4. Conjunto de información que se encuentra estructurada y
almacenada dentro de un soporte electrónico, este es legible,
proviene de un ordenador, esta se conforma por registros, cada uno
constituye una unidad autónoma de información que puede estar a
su vez estructurada con diferentes tipos de datos, estos son
recolectados de la misma.
Una base de datos se debe mantener de forma
continua con un objetivo principal resolver las
necesidades de información concretas de un colectivo

5. Existen tres modelos de bases de datos según el contenido
de sus registros
 Información factual: contiene información de carácter
numérico como datos estadísticos, resultados de
encuestas.
 Directorios: se constituyen de datos de personas o
instituciones, se encuentran directorios profesionales, de
investigación, bibliotecas, revistas científicas, editoriales.
 Bases de datos documentales: cada registro se prepara
con un documento, este puede ser una publicación impresa,
un documento audiovisual, grafico, sonoro, documento de
archivo, documento electrónico.

6. Los registros pueden incluir o no el contenido completo de los
documentos que van a describirse, se cuenta con tres categorías de
bases de datos documentales.
 De texto completo: están constituidas por los documentos originales
en formato electrónico, en este sistema de búsqueda la consulta se
produce sin salir del sistema de información.
 Archivos electrónicos de imágenes: se constituyen por referencias
permitiendo enlaces directos con la imagen del documento original,
dentro de esta base de datos la búsqueda es limitada solo a los
campos de la referencia bibliográfica, no se puede localizar con la
terminología presente en el texto.
 Bases de datos referenciales: contienen la información fundamental
que describe permitiendo la localización de los documentos, de este
sistema solo se obtiene las referencias de los documentos pero su
localización será en un archivo, biblioteca, fototeca, etc.

7. Para caracterizar cada uno de los modelos de bases de datos se establecen diferentes
tipologías según:
 Organismo productor: dentro de estas encontramos bases de datos de organismos
públicos, instituciones sin animo de lucro, entidades privadas o comerciales.
 Modo de acceso: comprendidas por bases de datos de acceso local, en CD-ROM, datos
en línea.
 Cobertura temática y destinatario: comprenden las bases de datos científicas,
tecnológicas, económico-empresariales, de medios de comunicación, jurídico, político-
administrativo.
 Cobertura documental: bases de datos centradas en un único tipo de documentos que
permite recopilar y localizar un tipo documental concreto.
bases de datos que reúnen varios tipos de documentos dan información sobre una
disciplina incorporando diferentes tipologías documentales.
 Modelo de tratamiento documental: bases de datos de sumarios o sin análisis de
contenido, bases de datos con análisis documental mas completo, índices de citas.

9. BIBLIOGRAFIA
RODRÍGUEZ YUNTA, Luis. Bases de datos documentales: estructura y principios de uso, (consultada 12/02/2016)
file:///D:/Datos%20Usuario/Downloads/lryunta.pdf
Cornu, Jean Michel. Guía de la información electrónica, Como tratar los datos legibles por maquina y la
documentación electrónica ( consultado 12/06/2016)
http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/116/1/guia_informacion_electronica.pdf
Del Valle Gastaminza, Feliz. Documentos. Concepto y tipología. Facultad de Ciencias de la Información, UCM
Universidad Complutense Madrid. (consultada 12/02/2016)
http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
Sistema Nacional de Bibliotecas. Listado de Bases de Datos: All (consultado 12/02/2016)
http://bases.unal.edu.co/subjects/databases.php