DocuWare Info de DocuWare

1. DocuWare Info
Nr. 50 – II/2014
A
aperScan, que ya ha alcanzado las
15 000 descargas en la App Store,
ahora está disponible para dispositivos
Android. Con esta aplicación, utilizar el
smartphone para el escaneo móvil se
convierte en un proceso fluido. Además
de ser facilísimo de usar, se basa en
algoritmos avanzados que permiten
conseguir una captura automática y
una calidad de imagen muy nítida. Se
trata de una experiencia para el usuario
totalmente nueva.
La versión más actual de
PaperScan le proporciona
unos resultados aún
mejores al escanear con
la siguiente generación
de smartphones: iPhone 5
o superior, Nexus 4 y 5,
Samsung Galaxy S4 o
superior. ¡Pruébelo,
vale la pena!
anuales solamente para el Departamen-
to de Servicios de rescate, suponían una
enorme pérdida del valioso tiempo de
los empleados.
En un taller de dos días, se pasaron los
procesos, que ya estaban registrados en
formato papel en el sistema de gestión
de calidad, al sistema DocuWare. La
integración del sistema de gestión de
documentos en el entorno informáti-
co existente y la nueva configuración
se llevaron a cabo con gran rapidez.
Gracias al uso intuitivo del producto, los
empleados pudieron empezar a utilizar
DocuWare de inmediato.
demás de centenares de volunta-
rios, la Cruz Roja alemana cuenta
con aproximadamente 200 empleados
en Ulm y 17 500 miembros que finan-
cian su trabajo mediante donaciones.
Esto explica por qué deben lidiar con
una cantidad abrumadora de registros
y papeleo. Para simplificar el procesa-
miento y el archivado de los más de 65
000 documentos anuales, la Cruz Ruja
introdujo DocuWare sin apenas modi-
ficar los flujos de trabajo de eficacia
probada.
Hasta otoño de 2012, todos los regis-
tros se recopilaban en clasificadores
dispuestos en estanterías,
mientras que los registros
más antiguos se guardaban
en los archivadores ignífu-
gos del sótano. Las tareas
de búsqueda eran cada vez
más tediosas y otras tareas,
como el procesamiento de
más de 35 000 facturas
P
Una mano amiga
Cruz Roja
Por Birgit Schuckmann
PaperScan
Nuevo para
Android PorStefanSchmidt
DocuWare
acude en
su ayuda
>
Más
información
www.docuware.info/paperscan
Bernd Thierer, director de RR. HH. y
Tecnología
»Quedamos impresionados
por la rapidez y la facilidad
con la que lo implementa-
mos todo. «

2. Actualmente, todos los documentos que
generan las aplicaciones existentes (como
el sistema de facturación Swing, el gestor
de servicios de menú Apetito y Microsoft
Office) se indexan y archivan automá-
ticamente mediante DocuWare Printer.
Todas las facturas entrantes de cuentas
por pagar enviadas por correo postal se
escanean centralmente en la sala de co-
rrespondencia, donde se indexan automá-
ticamente mediante Intelligent Indexing
Service y, a continuación, se integran en
un flujo de trabajo de autorización de fac-
turas. Las facturas que llegan por correo
electrónico también se añaden al proceso,
pero se archivan en su formato original.
Tanto el equipo de dirección como varios
departamentos (incluido el departamento
de Contabilidad) están conectados al flujo
de trabajo de autorización. El proceso es
ahora mucho más rápido y transparente,
y permite evitar las tasas por demora y
obtener descuentos por pronto pago. Los
empleados apenas pierden tiempo buscan-
do documentos y pueden dedicar todo
este tiempo extra a las tareas esenciales.
¿Un sector de
corta vida?
Detrás de la casa acaban de plantar
unos preciosos alerces. Dentro de 50
años, pueden cortarlos y utilizarlos
como madera. Eso parece muchísimo
tiempo, sobre todo cuando se trabaja
en el sector de las TI. Pero, aunque
parezca que una versión de software le
pise los talones a la siguiente, noso-
tros todavía le damos mucho valor al
tiempo, de modo que
los productos tienen
tiempo de proyectar los
avances tecnológicos y
la experiencia acumula-
da. Asimismo, el diálogo
que hemos mantenido a
lo largo de los años con
nuestros clientes ha cul-
minado en una relación
consolidada y duradera.
En los últimos 25 años, DocuWare se
ha convertido en un gran experto ayu-
dando a las empresas a incorporar la
gestión documental. DocuWare trans-
mite esta larga experiencia de forma
periódica a los distribuidores mediante
un completo programa de formación,
un proceso que garantiza que siempre
habrá alguien cerca que pueda propor-
cionar soluciones para preparar a sus
clientes para el futuro.
Atentamente
Michaela Wienke
Editorial
lrededor de 660 participantes asistieron a las conferencias de partners
DocuWorld, que este año se celebraron en Mallorca y Las Vegas. La
primera tuvo lugar en la impresionante isla balear de Mallorca para nuestros
partners de Europa, Oriente Medio y África. En el pasado, se habían organizado
reuniones separadas para los países de habla alemana. Este nuevo enfoque
conjunto tuvo una gran acogida, ya que de este modo todo el mundo tuvo la
oportunidad de intercambiar ideas en una gran variedad de mercados. El even-
to de Las Vegas reunió a los partners del continente americano.
Bajo el lema “Consiguiendo un
mayor rendimiento”, el presidente de
­DocuWare, Thomas Schneck, presentó
la versión 6.5. La interfaz intuitiva y
las nuevas funciones de esta versión
ofrecen un mayor rendimiento y nu-
merosas posibilidades a las empresas
de todos los tamaños y sectores. Ade-
más de intercambiar experiencias, los
participantes asistieron a los talleres
de formación de nueva certificación
para poder ofrecer conocimientos
técnicos de alto nivel a sus clientes.
A
www.docuware.com/blog
www.docuware.com/facebook
www.docuware.com/twitter
Visítenos en línea
>
DocuWorld 2014
La formación y el intercambio de
experiencias como objetivo
Por André Wiesmann
Más
información
www.docuware.info/ref
Referencias
adicionales

3. iga estos cinco pasos sencillos con
DocuWare y su empresa podrá bene-
ficiarse de una forma rápida y segura de
la gestión documental digital.
Preparación: nos cuenta qué departa-
mentos, tipos de documentos y procesos
ofrecen un mayor potencial de mejora.
Presentación al cliente: nosotros pre-
sentamos las funciones de DocuWare más
relevantes para sus necesidades (según
las conversaciones previas). Junto con
los futuros clientes y los responsables de
la toma de decisiones, le haremos una
demostración de cómo se beneficiará la
empresa. A continuación, le presentare-
mos un cálculo del coste aproximado. La
preparación y la presentación personali-
zada son totalmente gratuitas.
Taller de soluciones (opcional): en los
casos con requisitos más complejos,
nuestros consultores trabajarán de
forma conjunta con varios empleados
de su empresa para detectar y docu-
mentar los detalles necesarios para su
sistema/propuesta. Para este servicio, de
entre uno y tres días, le enviaremos un
presupuesto.
Oferta y compra: después de la presen-
tación o el taller, recibirá un presupuesto
en el que se detallan la solución y los
beneficios que deben obtenerse. Enton-
ces usted puede decidir si realmente de-
sea implementar la solución de gestión
documental y cuándo.
Instalación y formación: con toda esta
preparación, puede empezar a utilizar la
solución de DocuWare después de entre
dos y cinco días de instalación, configu-
ración y formación.
Cómo implementar la gestión
documental con éxito
Por Jürgen Biffar
S
Quiere organizar de una ­manera
rápida y fácil todos los recibos,
facturas y documentos? Con
Paper­Organizer, DocuWare
ha creado una aplicación que
archiva documentos digitaliza-
dos en carpetas estructuradas
en línea.
Tanto si está en casa como si
está de viaje, solo tiene que
cargar los documentos en
Drop­box, OneDrive o Google
Este servicio es gratuito para los usuarios
con un volumen de documentos bajo. Ya
puede probar la versión beta y archivar
50 documentos al mes durante toda la
vida, ¡totalmente gratis! La aplicación está
disponible para iPhone, iPad y dispositivos
Android. Evidentemente, la transición a
una solución completa de DocuWare más
adelante le resultará igual de fácil.
PaperOrganizer:
sus documentos digitalizados
en la bandeja de entrada
Tres pasos hacia la organización inteligente
PaperOrganizer
Organización inteligente para todo
Por Nicole Weidling
Drive. Todos los documentos
que llegan a la bandeja de
entrada del or-
ganizador se clasifican auto-
máticamente con la ayuda de
Intelligent Indexing Service. Las
categorías de índice reconoci-
das se proponen como criterios
de búsqueda y constituyen la
base para la creación de una
estructura de carpetas bien
organizada. Simplemente tiene
que aceptar lo que el sistema le
propone o escribir lo que quiera
para cada documento.
Más
información
www.docuware.info
¿
www.docuware.info/
paperorganizer
Más
información
Preparación Presentación
al cliente
Taller de
soluciones
Oferta y
compra
Instalación
y formación

4. racias a DocuWare, se han converti-
do los documentos en formato papel
en registros digitales, y ahora los histo-
riales médicos de los pacientes de una de
las consultas pediátricas más grandes de
EE. UU están integrados a la perfección
en el software médico existente. Los
médicos solo tienen que iniciar sesión en
un sistema para consultar un historial
médico completo, incluidas las pruebas de
laboratorio, las radiografías, los registros
de vacunación y mucho más, o para aña-
dir un diagnóstico o notas en el historial
de un paciente.
Ventajas clave: el acceso inmediato a los
registros de siete oficinas diferentes ha
mejorado los servicios que ofrecen a los
pacientes y facilita el cumplimiento de la
normativa HIPAA. La transformación del
espacio de archivado de papel en ocho
consultorios adicionales permite atender
a más pacientes. Además, la clínica ya no
tiene que pagar por el archivado externa-
lizado de documentos.
Con DocuWare, las siete clínicas de la
empresa pueden funcionar como una
sola, lo cual simplifica la logística, mejora
Pediatric Associates
Atendiendo las necesidades de toda la empresa Por Mary Williams
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
i los procesos están bien gestionados,
las tareas diarias fluyen prácticamente
solas. Workflow Manager es un módulo
avanzado que garantiza que la informa-
ción circule por la empresa.
Las tareas de Workflow, como el procesa-
miento de facturas de cuentas por pagar,
se pueden llevar a cabo de inicio a fin en
DocuWare sin necesidad de tener ninguna
otra aplicación abierta. Recibirá automáti-
camente un mensaje de correo electrónico
cuando llegue una nueva tarea, por ejem-
plo, cuando se archive una factura en un
archivador. Cada factura “sabe” quién tiene
que procesarla. Es posible programar reglas
previamente, por ejemplo según la fecha
de vencimiento o si alguien va a estar de
S
G
Flujo de trabajo de DocuWare: simplemente robusto
Por Claudia Göbel
vacaciones. Una
vez completada,
la factura avanza
en forma de nueva
tarea hacia la
siguiente persona
de la cadena.
Asimismo, puede
incluir en sus flujos
de trabajo información procedente de
otros sistemas mediante el servicio web,
por ejemplo, desde el departamento de
Contabilidad. También se puede enviar el
número de código de barras de una factu-
ra al sistema de contabilidad, de modo que
se registre vinculado al importe de la fac-
tura correspondiente en el formulario del
flujo de trabajo. Con la interfaz gráfica del
Workflow Designer se pueden configurar
fácilmente procesos de gran complejidad.
el acceso a la información y el servicio
al paciente. La empresa tiene previsto
digitalizar el departamento de RR. HH. y
la oficina comercial.
www.docuware.info/
workflow
Más
información
Las facturas se procesan con un formulario (izquierda)
o un sello (derecha).
» Definitivamente,
­DocuWare ha reper-
cutido positivamente
en la seguridad de los
pacientes y en el servi-
cio al cliente. Tener la
información importante
en un lugar seguro y
fácil de acceder es vital
para nuestra organiza-
ción. «
Brock Morris, director de Sistemas
informáticos de Pediatric Associates
Más
información
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