El documento describe la implementación exitosa de un sistema de gestión documental DocuWare por parte de la compañía M.O.L. Gummiverarbeitung GmbH & Co. KG. M.O.L. implementó DocuWare en solo 5 semanas sin interrupciones y ahora archiva más de 250,000 documentos por año de manera más eficiente. El director de TI, Hendrik Grieshop, está impresionado con la facilidad de uso y rapidez de implementación de DocuWare.

1. central de documentos que eliminara
las largas búsquedas de documentos.
Eligieron DocuWare principalmente
por su uso y administración sencillos.
Una vez tomada la decisión, M.O.L.
solo tardó cinco semanas en imple-
mentar completamente su sistema de
gestión documental. Nunca interrum-
pió el curso normal de su actividad
Implementación rápida
La compañía M.O.L. Gummiverarbei-
tung GmbH & Co. KG, un fabricante
líder de sistemas de sellado y perfiles
de goma de elastómeros, poseía un
archivo en papel bien estructurado
y organizado para gestionar más
de 250 000 documentos por año, y
aun así perdían muchísimo tiempo
archivando y recuperando
documentos. Su director de
TI, Hendrik Grieshop, co-
menta: “Habíamos notado
una tendencia entre nuestros
clientes y proveedores a
utilizar archivadores digitales.
Por eso queríamos subirnos
al tren rápidamente, antes de
sentir presión externa”. Con
su sistema de gestión docu-
mental, querían un archivador
DocuWare Info Nr. 53 – II/2015
›
Nuestros clientes han declarado
durante años que DocuWare ofre-
ce una facilidad de uso excelente.
Con la finalización de nuestra última
generación de software, estamos,
ahora también tecnológicamente, en
lo más alto. Innovación, arquitectura,
seguridad, integración y escalabilidad
son los indicadores tecnológicos más
importantes en los que fijarse cuan-
do se opta a un sistema de gestión
documental (DMS) o de gestión de
contenido empresarial (ECM). Y en
cada una de estas áreas, estamos
muy por encima de nuestra compe-
tencia: nacional y globalmente.
¿Quiere hechos que lo respalden?
Eche un vistazo a nuestro último In-
forme técnico. Compárelo usted mis-
mo y lo verá. Para detalles adiciona-
les, su equipo de DocuWare siempre
está aquí para responder a cualquier
duda que pudiera surgirle.
Fabricante moderno
Por Birgit Schuckmann
Tecnología
ECM líder
Por Jürgen Biffar
Más
información
www.docuware.info/technology
Procesos
flexibles
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2. Referencias
adicionales
www.docuware.info/ref
Para garantizar una verificación rápi-
da y segura de alrededor de 700 fac-
turas de cuentas por pagar entrantes
mensuales, establecieron un proceso
de autorización de pagos estándar
para todos guiado por un flujo de
trabajo electrónico. Diseñado para
imitar su proceso existente, funcionó
sin complicaciones desde el primer
día. La coherencia y transparencia
de todo el proceso también conven-
cieron rápidamente a todo el equipo.
Hendrik Grieshop está impresiona-
do: “Aunque haya muchos aspectos
importantes que considerar, sobre
todo cuando está involucrada la con-
tabilidad, nuestro sistema ­DocuWare
estaba funcionando de forma global
en solo tres semanas”.
empresarial. Comenzaron utilizando
DocuWare en sus departamentos de
Contabilidad y Compras, y en breve
lo harán otros departamentos. El
sistema de gestión documental se
integró a la perfección con su siste-
ma ERP Sage New Classic. Ahora
pueden archivar sus informes de
contabilidad en un archivador central
directamente desde Sage tan solo
haciendo clic en un botón. La acepta-
ción de los empleados fue inmediata
ya que rápidamente se dieron cuenta
de cuánto tiempo estaban ahorrando
al archivar y buscar documentos.
Continúa una maravillosa tendencia: DocuWare Group se complace
en anunciar que en 2014 nuestros ingresos fueron de 27,75 millones
de euros, lo que representa un crecimiento del 29,1 % con respecto a
2013. Esto significa que fuimos capaces de ampliar nuestra cuota de
mercado de forma significativa, especialmente en el continente ame-
ricano. La exitosa integración de Westbrook Technologies (adquirida
en 2013) supuso una parte importante de estas cifras tan positivas. En
nuestro mercado de Alemania también fuimos testigos de un excelente
crecimiento de casi el 12 %: muy por encima del crecimiento registrado
en el total del mercado de ECM en los países de Occidente, que se
encuentra alrededor del 6 %. Y, por
cuarta vez consecutiva, incorpora-
mos más de 1000 clientes que ya
utilizan DocuWare de forma activa.
Gran año 2014
Por Birgit Schuckmann
›Editorial
Más
información
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Hendrik
Grieshop
director
de TI
Usuarios al control
Introducir un sistema ECM era una
tarea que a menudo solía recaer
en los responsables de todo el sis-
tema global de TI de una empresa.
En los últimos años, la tendencia
ha sido a adoptar sistemas más
sencillos que se puedan configurar
en departamentos individuales, por
meros mortales que
puedan gestionarlo
con una breve expli-
cación y con la ayuda
de programas intuiti-
vos para el usuario.
Los vídeos formativos
también son una es-
tupenda herramienta,
ya que aportan ideas
y orientación a los
usuarios acerca de las nuevas op-
ciones de aplicación. Los usuarios
pueden configurar el sistema para
satisfacer sus necesidades. Esto
significa que incluso los sistemas
ECM pueden configurarse rápida-
mente y utilizarse de forma eficien-
te en menos tiempo. Así que aun-
que los costes de la formación y la
administración sean reducidos, los
usuarios siguen obteniendo una
mayor flexibilidad.
Atentamente,
Michaela Wienke
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3. A menudo ocurre que una propuesta
no puede generarse después de una
presentación porque los requisitos
son más complejos, deben planearse
múltiples procesos o hay que integrar
diferentes programas. En este tipo de
situaciones, es una gran idea organi-
zar un Taller de soluciones con su pro-
veedor favorito. Es una forma sencilla
de clarificar requisitos y desarrollar
una solución detallada. Por ejemplo,
es importante discutir una estrategia
para los documentos más antiguos,
decidir si necesitan ser escaneados
por un servicio externo e importados
(una verdadera ayuda para el acceso
total a los documentos).
Los proveedores de prestigio normal-
mente cobrarán unos honorarios por
un taller de soluciones, que puede
durar de 2 a 4 días. ¡Pero merece la
pena! Después de una sesión como
esta, sabrá exactamente cómo es-
tructurar los aspectos de sus futuras
soluciones y cómo gestionar su ins-
talación e integración. Su proveedor
también se sentirá ahora más cómodo
al hacer una oferta vinculante. Y usted
tiene una base segura para tomar
una decisión, lo que es bastante útil,
independientemente de qué proveedor
elija finalmente.
Próxima edición: Oferta y compra
Taller de soluciones
Implementa r la gestión
documental con éxito
Por Jürgen Biffar
› › ›
Serie
Parte 3
Nuevo y exitoso módulo
de flujo de trabajo
Cerca de 200 empresas ya utilizan
Workflow Manager para maximizar sus
procesos empresariales basados en
documentos (entre ellas M.O.L. Gum-
miverarbeitung).
La lista de tareas del módulo propor-
ciona una visión general directa de
todas las tareas de flujo de trabajo.
Gracias a las reglas de ausencias y
vacaciones y a la gestión de remisio-
nes a instancias superiores, ninguna
tarea queda sin hacer. Con una poten-
te interfaz de usuario gráfica
(Work­flow Designer), crear y editar
flujos de trabajo es muy fácil. Inclu-
so los procesos más complejos se
pueden modelar rápidamente y sin
esfuerzos de programación mediante
sencillos iconos y métodos abreviados
de teclado.
Aunque no tenga un documento para
una situación de negocio específica,
puede igualmente establecer un flujo
de trabajo: por ejemplo, si su empresa
tiene prevista una entrega, el pedido
de compra se puede utilizar como
un registro en DocuWare. Desde el
momento en que se genera el registro,
se inicia un flujo de trabajo que envía
una tarea al almacén, donde reciben
una visión general del pedido por anti-
cipado. Una vez realizada la entrega,
la hoja de entrega se adjuntará a la
tarea, que continúa hacia la sala de
correspondencia, donde finalmente se
añadirá la factura entrante.
No se requiere
ningún documento
Por Claudia Göbel
Orientación Presentación
in situ
Taller de
soluciones
Instalación y
formación
Oferta y
compra
Más
información
www.docuware.info/roadmap
Más
información
www.docuware.info/workflow
›

4. Crecimiento de DocuWare Cloud
Por Wiebke Bortnik
Más
información
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Superando los 4000
usuarios
DocuWare ofrece desde 2012 una
aplicación radicada totalmente en la
nube: algo realmente novedoso en
el campo de la gestión de contenido
empresarial. El dramático aumento
de la demanda en este último año ha
demostrado que esta es una bue-
na estrategia: a finales del primer
trimestre de 2015, había 97 empre-
sas que pagaban por utilizar este
sistema en la nube. Antes del final
de año, DocuWare tiene previsto que
este número se duplique, con lo que
alcanzará su umbral de rentabilidad.
El número de documentos archivados
y usuarios es impresionante: la marca
de dos millones de documentos se
sobrepasó en el primer trimestre de
2015, y el 31 de marzo había 4269
usuarios registrados en el sistema.
Los beneficios de una solución en la
nube son obvios: los clientes no ne-
cesitan su propia infraestructura o for-
mar a alguien para su mantenimiento.
Los paquetes de licencias flexibles
ayudan a todos a encontrar la oferta
que más se les ajuste. DocuWare
Cloud contiene todas las caracte-
rísticas de la Gestión de contenido
empresarial moderno, igual que una
solución in situ. El acceso fácil desde
cualquier parte a través de un nave-
gador o aplicación móvil es estándar.
Y por supuesto DocuWare – como
proveedor experto de servicios en la
nube – garantiza que los documentos
estén siempre protegidos contra el
acceso no autorizado en todo mo-
mento, hasta que se archivan en el
centro de datos con cifrado seguro.
Cinco errores al elegir un sistema de
gestión documental Por Thomas Schneck
Comprar un sistema de gestión
documental es una máxima priori-
dad para cada vez más compañías.
Las ventajas de la gestión docu-
mental digital son obvias. Pero
es necesaria una cuidadosa
deliberación al elegir un
sistema de este tipo, dado
que esto determinará si
su compañía disfrutará
completamente del
potencial ofreci-
do por la gestión
documental, si la
solución es aceptada rápidamente
por los colegas y si podría llevar a
costes no previstos.
Uno de los errores más comunes
es no establecer objetivos claros
para un sistema de gestión do-
cumental durante la fase de
planificación. Es esencial
clarificar en qué depar-
tamento y para qué
procesos se utilizará la
solución, para estar
seguros de qué me-
joras cuantitativas y cualitativas se
buscan de antemano. Los requisitos
imprecisos aumentan significativa-
mente el riesgo de elegir el sistema
equivocado.
Descubra cuáles son los otros cua-
tro errores en nuestra publicación en
el blog de DocuWare.
Más
información
www.docuware.info/tips
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