[1] El documento presenta una aplicación de escaneo gratuita llamada DocuWare Online que permite probar un sistema de gestión documental de forma sencilla en cinco minutos. [2] La aplicación reconoce automáticamente diferentes tipos de documentos y extrae palabras clave para organizarlos. [3] Los documentos escaneados pueden enviarse a otros usuarios para su aprobación y procesamiento a través de flujos de trabajo basados en paneles.

1. Escáner
sobre
la marcha
Pruebe gratis nuestra
aplicación de escaneo
Puesta en marcha
en cinco minutos
Stefan Schmidt
L
as ofertas en línea brotan como
setas. ¿Cómo estar seguros de que
la solución que quieren vendernos es lo
que realmente necesitamos? De hecho,
resulta muy fácil: solo hay que probarla.
Con DocuWare Online, en cinco minutos
podrá probar un completo sistema de
gestión documental preconfigurado. Lo
único que debe hacer es registrarse en
www.docuware-online.com
El resto funciona automáticamente. Después de iniciar sesión, puede empezar a
archivar documentos, tanto si se escanean o se importan al sistema mediante
arrastrar y soltar, como si se imprimen
desde una aplicación favorita. DocuWare
reconoce los tipos de documentos habituales y, a continuación, captura palabras
clave para la organización automática. En
el caso de tipos nuevos de documento,
haga clic en uno de ellos para generar un
índice. DocuWare aprenderá todo lo que
debe hacerse y reconocerá ese tipo la
próxima vez que archive un documento
similar. ¿Podría ser más fácil? Después
de archivar bien los documentos en el
archivador, en cualquier momento pueden reenviarse a otro usuario, que puede
autorizar el contenido y tramitarlo a >
¿
Escanear con un smartphone? ¿Para
qué? Para escanear una factura, un
recibo o un aviso ya sea en la oficina,
en casa o cuando se está de viaje, el
modo más práctico es con un moderno
smartphone.
La aplicación para escaneo con el
móvil PaperScan de DocuWare resulta
especialmente fácil de usar: sostenga
el smartphone sobre el documento; el
dispositivo captura la imagen de inmediato, la corta y crea un archivo PDF
perfecto. Gracias a la excelente calidad
de escaneo, después puede utilizarse
el servicio Intelligent Indexing Service
de DocuWare para indexar y archivar
Jürgen Biffar
documentos de manera automática. Para
una comodidad y calidad de escaneo
excepcionales, DocuWare ha desarrollado tecnologías especiales de procesadores que están pendientes de patentarse.
PaperScan puede descargarse gratis de
App Store para los modelos iPhone 4s y
superiores. A final de año estará disponible la versión para Android. PaperScan
no solo escanea en DocuWare, sino que
también funciona con Dropbox y clientes
de correo electrónico. También hay en
marcha otros objetivos de escaneo.
Dedique un minuto y pruebe PaperScan.
¡Es gratuito!
paperscanapp.com
DocuWare Info
Nr. 48 – III/2013

2. Editorial
¿Qué tiempos
pasados fueron
mejores?
Con frecuencia, se afirma que cualquier tiempo pasado fue mejor; sin
embargo, esta frase hecha no es en
absoluto válida para la gestión documental. Antes, el proceso de archivar
era pesado, difícil de
manejar y laborioso:
todo se guardaba en estanterías inmensas y un
montón de archivadores.
Cuando hace cosa de un
cuarto de siglo apareció
la gestión documental
electrónica, se utilizaban
enormes ordenadores con placas integradas especiales
para la compresión de datos junto a
unidades externas como medios de
almacenamiento, por ejemplo discos
duros adicionales y sistemas jukebox
para CD-ROM.
¿Y hoy día? Un archivador cabe prácticamente en cualquier bolsillo. Solo se
necesita un smartphone para acceder
a datos públicos, personales y empresariales en cualquier parte del mundo.
Los archivos repletos de información,
imágenes y música cada vez son más
ligeros y fáciles de utilizar. Así pues,
sin lugar a dudas, el tiempo presente
es mejor que cualquier tiempo pasado.
> otra fase del flujo, o bien utilizar el documento más adelante para otra tarea. Por
ejemplo, puede enviar todos los recibos al
asesor fiscal cada día: no se traspapelará
nada.
Una característica nueva y muy exclusiva
es el escaneo móvil de documentos. La
aplicación DocuWare para iPhone permite
capturar documentos con una calidad
superior y transferirlos al sistema. Desde
un navegador web, se accede a todos los
documentos y funciones. La seguridad de
los datos es primordial, cosa que quedó
bien demostrada en mayo de 2013, cuando una autoridad externa puso a prueba
el producto y certificó que cumplía la
norma ISO 27001.
Fácil de probar
www.docuware-online.com
25 años de DocuWare
Birgit Schuckmann
L
o que empezó siendo una tarjeta para PC se ha convertido en un
paquete de software totalmente basado en Internet disponible en
todo el mundo y publicado en 16 idiomas. Este pionero sistema de gestión
documental siempre se ha basado en las tecnologías más avanzadas. Puede
afirmarse con toda justicia que hoy día ofrece las soluciones más eficientes para la gestión documental. Y no para de crecer: en 2012, por tercer
año consecutivo, la compañía registró unos índices de crecimiento de dos
dígitos. Hoy día, más de 180 profesionales trabajan en
DocuWare Group y sus filiales. Trabajar en equipo es la
máxima prioridad, y eso puede apreciarse en el dinamismo y la interactividad de la página que la compañía
tiene en Facebook. Eche un vistazo, es una manera
Simple
excelente de conocer nuestra compañía.
Útil
Atentamente
Michaela Wienke
Visítenos en
Exitoso
línea
are.com/blog
www.docuw
book
are.com/face
www.docuw
are
e.com/docuw
www.youtub
Potente
Más información
facebook.com/DocuWare.Insight

3. Comfort Systems USA
Comodidad dentro y fuera
Video en línea
my-dw.com/180zh8G
Mary Williams
C
omfort Systems USA National Accounts, LLC es el principal proveedor
estadounidense de servicios e instalación
de sistemas mecánicos. De manera centralizada, brinda un completo servicio de
calefacción, ventilación y refrigeración en
cualquier momento y lugar. Sus clientes van
de establecimientos de venta de productos
frescos a escuelas, pasando por museos,
bibliotecas y restaurantes. Pocos años atrás,
cada mañana una persona de la empresa
solía dedicar de dos a tres horas a fotocopiar
las facturas que se ordenaban y distribuían para su aprobación. Los originales se
guardaban en un archivador y, después de
haberse pagado, las facturas se transferían
a otro archivador. Comprometida con temas
medioambientales, la compañía se dio cuenta de que sus procesos empresariales internos tenían que ser igual de eficientes que los
edificios que construían. Fue entonces cuando DocuWare entró en escena. Ahora, las
facturas se archivan y tramitan electrónicamente para su aprobación mediante un sello
electrónico. También se utilizan sellos para
indicar el pago. La automatización de los
flujos de trabajo basados en panel genera
eficiencias nuevas que aportan transparencia y previenen la pérdida de documentos.
El ahorro de dinero gracias a la reducción
del consumo de papel y del espacio físico
son otras ventajas. Asimismo, el tiempo y el
esfuerzo ahorrados permiten a los empleados asumir nuevas responsabilidades.
Pam Eckart
Assistant Controller,
Comfort Systems USA
Pam Eckart
interventor financiero adjunto, Comfort
Systems USA National
Accounts, LLC
» Desde que se introdujo DocuWare
en el flujo de trabajo de cuentas por pagar, el aumento de la
productividad nos permite pagar
a los proveedores y facturar a los
clientes con más rapidez.
«
Referencias
adicionales
www.docuware.com/ref
Nobilis Fragrances
Un gran olfato para la calidad
Birgit Schuckmann
N
obilis lleva 20 años en el segmento
alto de la perfumería de lujo y de
prestigio. Desde 2009, la compañía utiliza
DocuWare para conferir más
transparencia y productividad a sus procesos
empresariales. A pesar
de los tiempos que corren,
este afamado distribuidor sigue recibiendo la mayoría de los pedidos
por fax. Antes, los
documentos se ordenaban a mano y, a
continuación, se
distribuían entre
los empleados correspondientes. El mismo
procedimiento engorroso se aplicaba a
la tramitación interdepartamental de las
facturas de cuentas por pagar entrantes.
En la actualidad, los pedidos y las facturas están completamente digitalizados.
Para ello, hubo que reestructurar la
bandeja de entrada de los faxes e integrar
los pedidos por correo electrónico en su
rediseñado proceso de tramitación. El
resultado: sostenibilidad medioambiental
(reducción del consumo de papel), gran
impulso de la productividad y mejora
Más
información
notabilísima en el servicio de atención al
cliente. Como ejemplo del ahorro conseguido, Matthias Heinz, administrador de
TI, habla sobre la ordenación que a diario
se realiza de las facturas entrantes. De las
más de dos horas que antes se dedicaban
a este proceso, ahora solo se emplean
como mucho 30 minutos al día.
Matthias Heinz
administrador de TI,
Nobilis Fragrances

4. ¿Qué es la gestión documental?
Conviértase hoy mismo en experto Korbinian Frank
¿
Cada día tiene la presión de producir
más con cada vez menos recursos? ¿O
acaso cada día malgasta tiempo en tareas
Para eso está la gestión documental. Ahora
bien, a veces es complicado tener una
visión de conjunto y, todavía más, tomar
Un experto es alguien que ha acertado a la hora de tomar decisiones y valoraciones de manera más sencilla porque sabe distinguir entre lo importante y lo
prescindible. Edward de Bono · estudioso, „El pensamiento creativo“
básicas, por ejemplo pasarse horas fotocopiando? ¿No piensa que todo podría ser
mucho más fácil?
una decisión bien fundamentada. El nuevo
sitio web de DocuWare, www.docuware.
com, ayuda a tener esa visión de conjunto.
Pone a su disposición una
exhaustiva selección de
material formativo sobre
el modo y la manera
en que puede ayudar la
gestión documental, además de las ventajas que
aporta. Infórmese sobre
la gestión documental
paso a paso, gracias a los
cuatro casos prácticos básicos de Capturar
y almacenar, Buscar y visualizar, Colaborar
y flujo de trabajo e Integrar en el software.
Lea este material y se convertirá en experto en un abrir y cerrar de ojos. También
es una manera excelente de conocer otras
empresas que han abordado problemas
similares a los suyos. Puede acceder a estos
ejemplos y a toda la información sin necesidad de registrarse y de forma gratuita.
Cuando sea un experto en la materia,
dispondrá de todas las herramientas para
generar un cambio positivo en su organización o departamento. Además, todo el
mundo disfrutará a diario de las ventajas
de la gestión documental.
Más
información
www.docuware.com
Totalmente nuevo: el sitio web de DocuWare
Comprometidos con el éxito de los clientes
Centro de conocimiento, asistencia técnica, UserInfo, etcétera Wiebke Bortnik
a prioridad de DocuWare es brindar sus cómo puede simplificar sus tareas. Nuestro
servicios a unos clientes satisfechos:
Centro de conocimiento pone a su disposolo estamos satisfechos cuando usted lo
sición manuales de usuario de todos los
está. Por eso, nos esforzamos en simpliproductos, informes técnicos sobre temas
ficarle la vida y sus documentos con el
tan interesantes como la seguridad y la
software más intuitivo
arquitectura, además
y fácil de usar posible.
de información sobre
Centro de conocimiento:
Ahora bien, ¿qué suceversiones que tratan
http://help.docuware.com/es
de si se queda atascado
de situaciones hipotéSupport Solution Center:
o necesita información
ticas de aplicaciones
www.docuware.com/support_faq
complementaria?
de las que poder sacar
provecho. Si allí no
En ese sentido, DocuWare también ofrece
encuentra lo que busca, acceda al Support
muchos recursos: nuestro sitio web es una
Solution Center, donde podrá consultar
magnífica fuente de información sobre
las preguntas más frecuentes siempre que
la gestión documental. Infórmese sobre
lo necesite. Aparte, si lo considera conve-
niente, puede chatear con empleados de
DocuWare en horario laboral para obtener
consejos con los que sacar el máximo
partido de la aplicación. Y en las situaciones más complicadas, acuda al personal de
Asistencia de DocuWare, que con mucho
gusto se ocuparán de su caso.
DocuWare UserInfo
contiene interesantes opciones de
aplicaciones para
DocuWare y nuevos
desarrollos tecnológicos
© 2013 DocuWare Europe GmbH
Alemania
www.docuware.com
L