Este documento presenta una serie de actividades relacionadas con la combinación de correspondencia en Microsoft Word. Se explica cómo crear una base de datos en Excel con información de contacto y vincularla a un documento de Word para generar correspondencia personalizada para múltiples destinatarios de forma automática. También incluye ejemplos de cómo crear invitaciones, diplomas y cartas de recomendación usando esta función.

1. Equipo verde
RESULTADO DE APRENDIZAJE DOS
PARTE 2
INTEGRANTES:
FERNANDO JESÚS ALONZO CÁMARA
JOSUÉ ERNESTO MONTEJO PÉREZ
IVÁN JAREB ACOSTA LÓPEZ
ARMANDO ANTONIO CABALLERO VIOLADOR
LUIS ENRIQUE AGUILAR GONZÁLEZ
4°H
DOCENTE: ISC. MARIA DEL ROSARIO RAYGOZA
VELAZQUEZ

2. Temas de exposición
• Combinación de correspondencia
• Act. 6
• Act. 7
• Aplico mis competencias 2
• Practica 4

3. • En estas exposiciones veremos una pequeña realimentación de todo lo
que vimos en la primera parte del primer resultado de aprendizaje, así
como veremos la combinación de correspondencia que nos puede servir
• En caso de que querrámos hacer invitaciones , cartas, etc. para diferentes
personas con el mismo formato de documento.
Introducción

4. • El procesador de textos cuenta con la función combinar correspondencia
con esta función es posible crear un solo documento que se enlace a una
base de datos con todos los registros de los destinatarios que deben
recibir el documento .
• Una base de datos de una colección de datos ordenados , en esta ocasión
utilizaremos la hoja de cálculo excel como base para capturar la
información de las personas que recibirán finalmente el documento
impreso.
Genera documentos de correspondencia

5. Actividad 6
1. Crea una carpeta llamada combinados en la unidad C o en tu memoria USB.
2. Abre la aplicación Microsoft Excel y captura la información de cinco de tus
compañeros, captura solo un nombre y un apellido.
a) Guarda el documento en la carpeta combinados con el nombre de
invitados y cierra la aplicación.
3. Abre un nuevo documento de Word

6. A)VAMOS A LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA Y SOBRE EL COMANDO SELECCIONA R
DESTINATARIOS
B ELIJE LA OPCIÓN DE USAR UNA LISTA EXISTENTE.
C)SE ABRIRÁ UNA VENTANA DE DIALOGO, SELECCIONAMOS LA HOJA DE CÁLCU LO QUE
GUARDAMOS CON EL NOMBRE DE INVITADOS.

7. d) Después se nos abrirá un cuadro de dialogo Seleccionar tabla, esta ventana sirve para elegir la hoja donde
capturaste la información, seleccionamos la hoja 1 y le damos aceptar.
e) Luego nos dirigimos al grupo de Escribir e insertar campos.
f) En el siguiente cuadro de dialogo, observa que esta seleccionada la opción Campos de la base de dato,
seleccionamos el campo que quieres mostrar en el documento y presionamos insertar.

8. g) Nos aparecerá en el documento el campo <<Nombre>>.
h) Luego presionamos el botón de Vista Previa de resultados que está en el grupo de vista previa de resultados y
nos aparecerá el primer nombre que capturamos.
i) Utiliza los botones de navegación para mostrar los demás nombres que capturaste en la lista.
4. Ahora, imita y mejora el diseño de invitación presentado en la guía.

9. 5. Cambia con los botones de navegación el nombre del invitado.
6. Guarda el documento en la carpeta combinados con el nombre de invitación.
Finalizar la combinación.
1 ) Si quieres un documento por cada destinatario incluido en tu base de datos entonces finaliza y combina
presionando el botón finalizar y combinar que está en el grupo de finalizar.

10. 2) Selecciona la opción de editar documentos individuales y al seleccionarlo nos saldrá el siguiente cuadro.
3) Deja activada la opción Todos y presiona el botón Aceptar.
4) Al finalizar se crea un nuevo documento con varias páginas, cada página contiene un documento combinado de destinatario
incluido en la base de datos.

11. Imprimir documentos:
Cuando eliges esta opción te permite seleccionar registros igual que el caso anterior. Esta
opción abrirá el dialogo imprimir, que al presionar aceptar imprimirá una hoja por cada registro
seleccionado, por ejemplo, en la invitación tiene cinco registros, si eliges la opción TODOS, el
procesador mandará a imprimir cinco hojas, una por cada destinatario que registraste en la
base de datos

12. Actividad 7
1. Investiga cuales de tus compañeros obtuvieron los mejores promedios hasta el último parcial que presentaron
2. Crea una base de datos con la información que recolectes. Apoyate del siguiente formato para entregar tú
base NOMBRE COMPLETO MATERIA PROMEDIO
ISMAEL ROSADO PEREIRA MATEMÁTICAS 99

13. • CREA UN DIPLOMA PARA ENTREGAR A LOS ALUMNOS CON MEJORES
PROMEDIOS DE TU GRUPO

14. Aplico mis competencias disciplinares

18. Práctica 4
1. Crea una macro que inserte la fecha actual en un documento
2. Crea una macro que inserte tu nombre, dirección, teléfono y correo electrónico

19. 3. Crea una base de datos de trabajadores de una empresa, capturando en tu lista a diez compañeros de la
escuela, utiliza la siguiente estructura de campos:
4. Abre la plantilla “carta de recomendación”
Nombre Fecha de inicio Puesto

20. 5. Ejecuta el macro que elaboraste para la fecha actual
6. Sustituye los campos Nombre y firma del otorgante, dirección, teléfono y correo electrónico ejecutando la
macro que elaboraste con esos datos

21. 7. Conecta la base de datos creada y sustituye en la plantilla los textos marcados con X, por los campos de la
base de datos que acabas de conectar
8. Completa la combinación de correspondencia

22. 9. Crea una tabla con los nombres que están en la base de datos que creaste, en una hoja en blanco antes de la
primera carta de recomendación que acabas de crear
10. Inserta un hipervínculo en cada nombre que permita ubicar de forma automática la carta de recomendación
que le corresponde

23. Conclusión
En esta presentación pudimos ver lo que es la combinación de
correspondencia, que es bastante útil para no tener que reescribir un mismo
documento parte por parte que le enviaremos a distintas personas, con realizar
una base de datos en Excel y utilizar esa opción para vincular los datos al
documento es suficiente para que se nos reescriba el documento de forma
automática pero con nombres y datos diferentes, esto nos puede resultar útil
para cartas, postales o cualquier otro documento que querramos enviar a
distintas personas.
También repasamos lo que habíamos visto en la parte 1 de este resultado con
una práctica que resultó bastante educativa ya que al principio fue tedioso pero
después se volvió sencilla de hacer