Este documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Word 2007 para crear cartas personalizadas a partir de un mismo texto base y una base de datos con información variable de destinatarios. Se propone como ejemplo crear 10 cartas de recomendación para compañeros dirigidas a diferentes profesores usando esta función.

1. SEMANA 15
GRADO ONCE
DOCENTE: DIEGO E. HERNÁNDEZV.

2. COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia, Word2007 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener
copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el
texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los
datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma
podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en
el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de
combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres,
generar recibos, etc.

3. A EJERCITAR
Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de una secretaria, es decir, tu jefe te
pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu
ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:
1. Crear el cuerpo de la carta (Puedes utilizar las que se realizaron en el taller anterior)
2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos
3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos
4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces
necesites en el futuro
Ahora identificaras lo que hay que hacer para crear la base de datos de los destinatarios en el siguiente
flujograma:

5. A partir de los pasos anteriores lo que tenemos que hacer es insertar los campos de combinación de la base
de datos en los lugares del texto donde queremos que aparezcan los datos de los destinatarios.
Para ello accedemos a la ficha Escribir e insertar campos y pulsamos sobre Insertar campo combinado.
A PRACTICAR
1. Con las cartas elaboradas en el taller anterior realizar el proceso de combinación de correspondencia
creando una base de datos donde almacenes la información de 5 de tus compañeros.
2. Sigue estos pasos para crear una carta de recomendación.
SR. Don ------ (Destinatario)
Paso 1 – Me complace presentarles a (nombre y dos apellidos de la persona a recomendar)
Paso 2 – Indicar la fecha en la que se inicia el trato con la persona a recomendar y la opinión que se tiene.
Paso 3 – Explicar el porqué de dicha opinión
Paso 4 – Puntos fuertes a destacar en su labor como trabajador
Paso 5 – Desear las mismas prestaciones en la nueva empresa a la que se dirige el empleado
Paso 6 – Expresar que quedas a su disposición para aclarar o añadir más información.
Paso 7 – Un cordial saludo
Paso 8 – Firma

7. REALIZARAS 10 CARTAS DE RECOMENDACIÓN DIRIGIDAS A DIFERENTES
PROFESORES DE TU INSTITUCION DONDE RECOMIENDES A 10 DE TUS
COMPAÑEROS.
LAS PARTES EN NEGRILLA Y CURSIVA SON LAS QUE LLEVARAN LA COMBINACION
DE CORRESPONDENCIA.
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