Este documento explica cómo combinar correspondencia en Word utilizando una base de datos externa para insertar datos personales como nombres, direcciones y correos electrónicos de destinatarios múltiples. Seguidamente guía al lector a través de los pasos para vincular una hoja de cálculo de Excel que contiene la base de datos, seleccionar los campos de datos relevantes e insertarlos en un documento modelo para generar correspondencia personalizada para varios destinatarios de forma automática.

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 Supongamos que tengo un documento el cual debo
enviar a muchas personas creando una y otra vez el
mismo documento lo cual es muy demorado
 Bueno en estas diapositivas les enseñare a como
combinar la correspondencia en Word sin tener que
hacer todo este proceso con unos muy sencillos pasos.

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Debemos tener una base de datos creada ya sea en
Excel, PowerPoint, Acxes, o en un programa
donde tengan su base de datos. (yo la are en Excel)

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Entramos en nuestro documento de Word y nos
vamos a la ficha o submenú llamado
CORRESPONDENCIA.

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luego vamos a donde dice INICIAR
COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

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Elegimos la ultima opción “paso a paso por el
asistente para combinar correspondencia”

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Nos aparecerá este submenú en la derecha de
sus pantallas.

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Dejare la opción que dice carta seleccionada.

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Paso 1 de 6: siguiente inicie el documento

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Paso 2 de 6: siguiente selección los destinatarios

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Paso 3 de 6: siguiente escriba la carta

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En este paso vamos a insertar la lista de las
personas a la que le vamos a enviar la carta
“nuestra base de datos”

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Le damos clic en la opción examinar y nos
aparecerá una ventana de búsqueda. Buscamos
nuestra base de datos donde este guardada y le
damos en la opción abrir

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después de esto vemos que Word nos reconoce
esta base de datos nos pregunta en que hoja esta
por eso nos aparece una nueva ventana en la
mitad, en mi caso yo la ice en Excel le pongo que
esta en la primera hoja en el libro 1 y le doy
ACEPTAR.

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Vemos que nos aparece un cuadro con los datos
de esta tabla de datos (nombre, dirección,
email) y le damos aceptar

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Paso 4 de 6: bueno esta
parte es muy importante

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Aquí vamos a darle las ordenes a Word: daré clic
con el cursor delante de nombre y en el paso 4 voy
a seleccionar la opción mas elementos me
aparecerá este cuadro de medio le dejo en nombre
y le doy insertar.

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Y repetimos la acción para
dirección y email de la
siguiente manera

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 Obviamente esto lo podemos hacer con muchos
datos como queramos entre ellos pueden encontrase.
Nombre, dirección, email, ocupación, todos aquellos
que queramos o que el documento nos lo pida y los
ingresamos desde nuestra base de datos siguiendo
los mismos pasos anteriores.

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Paso 5 de 6: Luego ya nos vamos al siguente
paso y vemos que ya estan generados el
nombre, la direccion, y el email

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Vemos que nos aparecen nuevas opciones en la
parte superior derecha del recuadro el cuan nos
permitirá recorrer los documentos que creamos.
Mi base de datos tiene 5 nombre por lo cual abran
5 documentos.
Se daran cuenta de que el nombre va cambiando

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Paso 6 de 6: ya para terminar

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Bueno le damos clic en la opción editar cartas
individuales, nos aparecerá una ventana y la
dejamos en la opción todos y le damos aceptar

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Se nos va a generar un nuevo documento con
todas las cartas que queriamos acer

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 Vemos que quedaron creadas 5 cartas desde un
documento base o carta modelo y cada uno tiene
nombre, dirección, y email diferentes. ya podemos
imprimirlas enviarlas por correo o lo que sea que
vallamos a hacer con nuestro documento…