La combinación de correspondencia es una herramienta en Microsoft Word que permite crear versiones personalizadas de un mismo documento (como una carta) para diferentes destinatarios. Esto se logra insertando campos combinados en el documento que se reemplazarán automáticamente con datos individuales de cada destinatario almacenados previamente en una base de datos de Excel. Siguiendo pasos específicos en Word y Excel, se pueden generar cartas personalizadas para múltiples personas de manera rápida y eficiente.

1. Combinación de
correspondencia

2. ¿Qué es combinación de
correspondencia?
• La combinación de correspondencia es una
herramienta o un componente que viene
incluido en el procesador de textos, como
«word»

3. ¿ Para que sirve ?
• Esta herramienta de
Word nos sirve para
poder enviar la
misma carta con
datos personales de
cada uno de los
contactos a quien
necesitemos mandar
ese documento.

4. • Esta herramienta tan poderosa nos permite
crear un conjunto de documentos que sean
prácticamente iguales pero que contengan
elementos exclusivos.

5. USTED
CARTAS
SUS INVITADOS

6. • La combinación de correspondencia nos
permite automatizar el proceso de envío de
cartas a cada destinatario y poder hacerlo una
sola vez.

7. Pasos para combinar correspondencia
1. Abrir Microsoft Word de su computadora.

8. 2. Escribimos la carta dejando los espacios necesarios
y/o suficientes para realizar la combinación, como
se muestra en la imagen en los espacios en rojo.
Nota: el archivo se guarda con el nombre carta modelo.

9. 3. Posteriormente abrimos Microsoft Excel

10. 4. Creamos la base de datos con la información que
vamos a combinar en la carta.
5. Una vez llenado los datos, se guarda el archivo con
el nombre «Base de datos»

11. 6. Nuevamente volemos al archivo de Word Donde
tenemos la carta y nos vamos a la pestaña
correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios
necesarios para la combinación como se muestra en la
imagen

12. 6. Dentro de la pestaña correspondencia seleccionamos
iniciar combinación de correspondencia y luego
seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente
ara combinar correspondencia.

13. 7. Nos aparece un panel al
lado derecho donde
seleccionamos la opción
carta y damos siguiente,
esta opción aparece en el
parte de abajo del panel.
8. En este paso escogemos
la opción utilizar el
documento actual y
damos siguiente.

14. 9. En este paso elegimos la
opción utilizar una lista
existente y luego damos
clic en Examinar.
10. Buscamos el archivo
Base de Datos y le damos
abrir:

15. 11. Posteriormente nos
debe un cuadro donde
especifique el
documento que se va a
abrir, y finalmente
seleccionamos aceptar
cuando se observe en la
pantalla, el nombre del
archivo.

16. 12. Ahora nos paramos debajo de la palabra Señor y
nos vamos a la opción Insertar campo Combinado y
Seleccionamos nombre, y así se debe realizar lo mismo
con el resto de opciones, quedando:

17. 13. A continuación en la parte inferior del panel se
selecciona la opción Siguiente: vista previa de las
cartas y debemos ver la pre visualización del
primer registro de la base de datos correspondiente a
Ariana Ochoa en los botones de la parte
superior podemos manejar el resto de las cartas.

18. 14. Por último en la parte inferior del panel se
selecciona la opción siguiente, después se da clic en
editar cartas individuales y en la ventana que aparece
se escoge la opción todos.

19. 15. Debemos obtener como resultado el archivo con
todas las cartas.