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Computación
Definición de Sistema Operativo
El sistema operativo es el programa (o software) más importante de un
ordenador. Para que funcionen los otros programas, cada ordenador de uso general
debe tener un sistema operativo. Los sistemas operativos realizan tareas básicas,
tales como reconocimiento de la conexión del teclado, enviar la información a la
pantalla, no perder de vista archivos y directorios en el disco, y controlar los
dispositivos periféricos tales como impresoras, escáner, etc.
En sistemas grandes, el sistema operativo tiene incluso mayor responsabilidad y
poder, es como un policía de tráfico, se asegura de que los programas y usuarios
que están funcionando al mismo tiempo no interfieran entre ellos. El sistema
operativo también es responsable de la seguridad, asegurándose de que los
usuarios no autorizados no tengan acceso al sistema.
Funciones de los Sistemas Operativos.
 Interpreta los comandos que permiten al usuario comunicarse con el
ordenador.
 Coordina y manipula el hardware de la computadora, como la memoria, las
impresoras, las unidades de disco, el teclado o el mouse.
 Organiza los archivos en diversos dispositivos de almacenamiento, como
discos flexibles, discos duros o discos compactos.
 Gestiona los errores de hardware y la pérdida de datos.
 Servir de base para la creación del software logrando que equipos de marcas
distintas funcionen de manera análoga, salvando las diferencias existentes
entre ambos.
 Configura el entorno para el uso del software y los periféricos; dependiendo
del tipo de máquina que se emplea, debe establecerse en forma lógica la
disposición y características del equipo.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS OPERATIVOS
Los sistemas operativos pueden ser clasificados de la siguiente forma:
Sistema Operativo Multitareas.
Es el modo de funcionamiento disponible en algunos sistemas operativos, mediante
el cual una computadora procesa varias tareas al mismo tiempo. Existen varios
tipos de multitareas. La conmutación de contextos (context Switching) es un tipo
muy simple de multitarea en el que dos o más aplicaciones se cargan al mismo
tiempo, pero en el que solo se esta procesando la aplicación que se encuentra en
primer plano (la que ve el usuario). Para activar otra tarea que se encuentre en
segundo plano, el usuario debe traer al primer plano la ventana o pantalla que
contenga esa aplicación.
Sistema Operativo Monotareas.
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Los sistemas operativos monotareas son más primitivos y es todo lo contrario al
visto anteriormente, es decir, solo pueden manejar un proceso en cada momento o
que solo puede ejecutar las tareas de una en una. Por ejemplo cuando la
computadora está imprimiendo un documento, no puede iniciar otro proceso ni
responder a nuevas instrucciones hasta que se termine la impresión.
Sistema Operativo Monousuario.
Los sistemas monousuarios son aquellos que nada más puede atender a un solo
usuario, gracias a las limitaciones creadas por el hardware, los programas o el tipo
de aplicación que se esté ejecutando.
Estos tipos de sistemas son muy simples, porque todos los dispositivos de entrada,
salida y control dependen de la tarea que se está utilizando, esto quiere decir, que
las instrucciones que se dan, son procesadas de inmediato; ya que existe un solo
usuario. Y están orientados principalmente por los microcomputadores.
Sistema Operativo Multiusuario.
Es todo lo contrario a monousuario; y en esta categoría se encuentran todos los
sistemas que cumplen simultáneamente las necesidades de dos o más usuarios,
que comparten mismos recursos. Este tipo de sistemas se emplean especialmente
en redes.
En otras palabras consiste en el fraccionamiento del tiempo (timesharing).
Cómo se utiliza un Sistema Operativo
Un usuario normalmente interactúa con el sistema operativo a través de un sistema
de comandos, por ejemplo, el sistema operativo DOS contiene comandos como
copiar y pegar para copiar y pegar archivos respectivamente. Los comandos son
aceptados y ejecutados por una parte del sistema operativo llamada procesador de
comandos o intérprete de la línea de comandos. Las interfaces gráficas permiten
que utilices los comandos señalando y pinchando en objetos que aparecen en la
pantalla.
Ejemplos de Sistema Operativo
DOS (Sistema operativo de disco)
Familia Windows
 Windows 95
 Windows 98
 Windows ME
 Windows NT
 Windows 2000
 Windows 2000 server
 Windows XP
 Windows Mobile
 Windows XP 64 bits
 Windows Vista
 Windows Seven
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Familia Macintosh
 Mac OS 7
 Mac OS 8
 Mac OS 9
 Mac OS X
Familia UNIX
 GNU/Linux
 Solaris
 UnixWare
Conceptos básicos
Aplicaciones y programas.- Una aplicación es un tipo de programa
informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o
diversos tipos de trabajo. Esto lo diferencia principalmente de otros tipos de
programas como los sistemas operativos (que hacen funcionar al ordenador),
las utilidades (que realizan tareas de mantenimiento o de uso general), y
los lenguajes de programación (con el cual se crean los programas informáticos).
Comandos.- Un comando o mandato es una instrucción u orden que el usuario
proporciona a un sistema informático, desde la línea de comandos o desde una
llamada de programación.
Carpeta.- En informática un directorio es un contenedor virtual en el que
almacenar una agrupación de archivos de datos y otros subdirectorios, atendiendo
a su contenido, a su propósito o a cualquier criterio que decida el usuario.
Técnicamente el directorio almacena información acerca de los archivos que
contiene: como los atributos de los archivos o dónde se encuentran físicamente en
el dispositivo de almacenamiento.
Archivo.- Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits almacenado en
un dispositivo.
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio
que lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentes
digitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina
tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos
usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático.
Usuario.- es la persona autorizada a acceder a la computadora y al sistema
operativo a fin de organizar y ejecutar eventos informáticos.
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EL ESCRITORIO
El escritorio de Windows es aquella interface de software que ha sido originalmente
creada con el objetivo de generar un espacio de cómodo y fácil acceso a
los programas y operaciones disponibles de una computadora. Es una interface
gráfica en la cual se pueden disponer de diferente modo numerosos íconos,
accesos, carpetas, archivos, barras de herramientas y programas. Todos ellos
pueden haber sido previamente seleccionados y organizados por el usuario de
acuerdo a sus necesidades específicas.
Si bien todas las computadoras cuentan
hoy en día con un espacio conocido como
escritorio o entorno de escritorio, el de
Windows es sin dudas el más popular y el
más fácil de manejar, a diferencia de los
de otras máquinas que son mucho más
específicos y por tanto pueden resultar
complejos para el usuario promedio.
Normalmente, el escritorio de Windows
cuenta con tres elementos básicos: un
agente de ventanas que tendrá como
función organizar la disposición y la
apariencia de las ventanas, un agente de
archivos para controlar el acceso a
la información y diferentes opciones
gráficas para que el usuario elija un fondo
apropiado a sus intereses. Aunque estas
tres partes pueden combinarse a gusto,
todos los computadores vienen con un
escritorio básico preestablecido.
A lo largo de los años, Windows ha
desarrollado numerosos estilos de
escritorios que han evolucionado en
complejidad con el tiempo. El escritorio de Windows da a los usuarios la posibilidad
de reacomodar las ventanas a través de la función de arrastrar y soltar (drag and
drop en inglés). Con ella, el mouse o el teclado sirven para mover, reorganizar y
ordenar los elementos visibles. Si tenemos en cuenta que el escritorio de Windows
es la base de cualquier operación que queramos realizar en la computadora,
entenderemos su importanciay al mismo tiempo la necesidad de que sea un
sistema simple, accesible y eficaz que nos permita obtener los mejores resultados.
Fondo escritorio Windows
Se puede personalizar el entorno en el que trabajamos con los llamados fondos de
pantalla. Para cambiar el aspecto del fondo de nuestro escritorio, solo tienes que
hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la pantalla, elegir
“propiedades”, y a continuación “Fondo”. En el menú resultante existen varias
opciones de fondos para elegir. Se puede usar una imagen o gráfico conseguido
en Internet o de tu disco duro para que quede como tu fondo de pantalla.
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Solamente haz clic con el botón derecho encima de la imagen que prefieras, y
selecciona “Establecer como fondo de escritorio...”.
Barra de tareas
La barra de tareas es la tira azul que contiene el botón de inicio y que usualmente
está localizada en la parte inferior del escritorio de Windows. La barra de tareas te
ayuda a trabajar con los programas que están instalados en tu ordenador. También
te dará un fácil acceso a los componentes del PC y a su configuración. Para
personalizar la barra de tareas, haz clic con el botón derecho en una zona vacía de
la barra y selecciona “Propiedades”. Se puede bloquear esta barra para que pueda
ser modificada o esconderla automáticamente ciando no esté en uso.
NOTA.- Si tienes un teclado de Windows, puedes presionar la tecla de Windows (la
que tiene el icono de Windows) y la “D” al mismo tiempo para mostrar el escritorio
de Windows. Esto es muy útil si tienes muchas aplicaciones abiertas. Volviendo a
pulsar las teclas Windows+D devolverá la pantalla que teníamos anteriormente.
Inicio rápido
Es un área que está en la barra de tareas justo a la derecha del botón de inicio. Se
activa arrastrando iconos de programas dentro de esta área. Los iconos son
pequeñas imágenes que representan a los programas y aplicaciones, ficheros,
carpetas, y otros recursos. Los iconos de programa almacenados en el área de
inicio rápido, pueden ser usados para acceder rápidamente a estas aplicaciones y
es una buena manera de tener los más interesantes a mano.
Bandeja del sistema (Área de notificación)
Es el área que está más a la derecha de la barra de tareas y contiene la hora e
iconos de programas que empiezan cuando Windows arranca.
Botón inicio
Si haces clic en el botón que pone “inicio”, se desplegará un menú mostrando
programas que están disponibles en tu ordenador. También se podrán ver atajos a
programas a los que se suele acceder a menudo, un enlace al panel de control
donde se pueden cambiar muchas configuraciones del sistema, un botón de
búsqueda para localizar elementos en el PC, un botón de ayuda, el botón para
apagar el ordenador, y otros enlaces útiles. Este menú también puede ser abierto
pulsando el botón de Windows.
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Iconos de sistema
Muchos iconos estándar del sistema aparecen por defecto en el escritorio de
Windows. Por ejemplo, haciendo doble clic en el icono de “Mi PC”, abrirá una
ventana mostrando iconos adicionales que representan diferentes partes
del ordenador. Otros iconos que se muestran por defecto son la “Papelera de
reciclaje” y una carpeta amarilla que lleva directamente a “Mis documentos”. Se
puede eliminar uno de estos iconos sin dañar o eliminar el programa que va
asociado. También se pueden añadir accesos directos a elementos de nuestra
elección simplemente haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Nuevo >
Acceso directo y siguiendo las instrucciones para asociar el programa que
queramos.
¿Qué es un acceso directo?
Los Accesos directos son pequeños archivos que contienen tan sólo la localización
de otro fichero, y en algunos casos ciertos parámetros que se le deben pasar
cuando se ejecute. Se ubican habitualmente en el escritorio, menú inicio, y la barra
de tareas de varios sistemas operativos, y pueden requerir el uso de la interfaz
gráfica de usuario, en lugar de una línea de comandos.
Microsoft Windows añade la extension .lnk (aunque nunca es visible), y muestra
una flecha curvada en aquellos ficheros que son accesos directos.
Se caracterizan por estar representados por el ícono del programa o archivo al que
apuntan, más una pequeña flecha en una de sus esquinas, indicando que se trata
de un acceso directo. Un acceso directo puede moverse o copiarse a cualquier
lugar, pero siempre apuntará a la misma dirección.
Explorador de Windows
El Explorador es una herramienta
indispensable en un Sistema Operativo
ya que con ella podemos organizar y
controlar los archivos y carpetas de los
distintos sistemas de almacenamiento
que dispongamos, como puede ser el
disco duro, la disquetera, etc.
El Explorador de Windows también es
conocido como el Administrador de
Archivos. A través de él podemos, por
ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover
archivos y carpetas.
A continuación explicamos las distintas barras que componen esta ventana.
Como en cualquier ventana de Windows tenemos la barra del título que muestra
el nombre de la carpeta en la que nos encontramos
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La barra de menús contiene los menús que nos permitirán acceder al todas las
operaciones que se pueden realizar sobre un archivo o carpeta. Al pinchar en cada
menú se abrirán las opciones que lo componen.
La barra estándar contiene botones para las operaciones más utilizadas, de esta
forma nos agiliza las operaciones.
La barra de Direcciones es muy conocida en Internet porque es en ella donde
aparece la dirección de la página web que estamos visualizando. En el explorador
de Windows el funcionamiento es el mismo pero mostrado el nombre de la carpeta
en la que nos encontramos.
La barra de Estado muestra información adicional sobre los elementos que
tenemos seleccionados. Esta barra es opcional, para activarla ir al menú Ver, y
pinchar en Barra de estado.
Restaurar Sistema
Esta herramienta se encarga de
restaurar el Registro de Windows, que
es el lugar donde está apuntada toda la
información de los cambios que van
ocurriendo en la configuración del equipo.
El propio sistema cada cierto tiempo
realiza una copia del Registro, así nosotros
con esta herramienta
podemos restaurar alguna de estas
copias o bien generar una copia nueva
del Registro actual cuando vamos a
realizar cambios importantes en la configuración del sistema, así podremos volver
al estado anterior si el sistema no funciona correctamente.
Para ejecutar esta aplicación desde el menú Inicio elegir Todos los
programas, Accesorios y Herramientas del sistema y luego elige Restaurar
sistema.
Cuando ejecutes esta herramienta te aparecerá una pantalla como la que ves aquí,
en ella se te da la posibilidad de elegir entre Restaurar mi equipo a un estado
anterior una copia o Crear un punto de restauración.
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Cómo restaurar el equipo a un momento anterior:
Te aparecerá una ventana con
el siguiente contenido.
Selecciona el punto de
restauración que
quieras, primero selecciona el
día que aparece en color oscuro
y después selecciona el
punto de restauración. En un
día puedes tener varios
puntos de restauración.
Una vez seleccionado pulsa Aceptar para que comience la restauración. Es
necesario que para realizar la restauración no utilices ninguna aplicación y no
hagas cambios en ningún archivo.
Una vez restaurada la copia, Windows te incorporará la opción de deshacer la
restauración.
Crear un punto de restauración
Para generar el punto de restauración te pedirá que le pongas un nombre, este te
aconsejamos que sea lo más
fácil de identificar posible,
después pulsa Siguiente para
que se inicie la copia del
Registro.
La pantalla que te aparecerá
tendrá el contenido que
mostramos a continuación.
Una vez le hayas dado nombre al punto de restauración pulsa siguiente y
aparecerá una ventana en la que te mostrará el nombre que le has dado al punto
de restauración y la fecha en la cual lo has creado.
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UNIDAD II
WORD 2007
Elementos de la pantalla inicial
La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y
pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.
En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida
en 5 secciones que contienen las operaciones
correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de
letra, tipo de letra, etc.),Párrafo (alineación de texto,
separación entre líneas, sangría,
etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.),
no como en anteriores versiones de Word donde cada
parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de
herramientas aparte.
La barra de herramientas de acceso
rápido contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos más habituales,
como Guardar, Deshacer.
En la imagen ves la barra de herramientas de
acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el menú Archivo, que en esta
nueva versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja con el
logo de office.
Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuales no en
la barra de acceso rápido, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de
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este curso verás imágenes con iconos que no están en las barra por defecto, para
saber cómo agregar y quitar iconos es importante que veas este tema
avanzado donde te lo explicamos.
Estos elementos que acabamos de explicar son los más importantes de
Word2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen señalados en
color rojo en la imagen de más arriba puedes verlos aquí.
Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones
que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o
colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que
sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del
texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la
forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007. Con un
poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados
espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus
documentos se diferencien del resto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres
grandes grupos.
1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra
o fuente, tamaño, color, etc..
2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por
ejemplo alineación y sangrías.
3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer
sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas,
bordes y sombreados, etc.
Formato carácter. Fuentes
Los caracteres son todas las letras, números, signos
de puntuación y símbolos que se escriben como
texto. Las letras incluidas en imágenes, no se
consideran caracteres a estos efectos y no se les
pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para
variar el aspecto de los caracteres que están
disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo
de herramientas Fuente.
También aparecen las herramientas de formato
automáticamente al seleccionar una palabra o frase
para poder modificar, fuente, tamaño yestilo de fuente,etc
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Fuente
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero
que tenemos que hacer es seleccionar los
caracteres, palabras o líneas sobre los que
queremos realizar el cambio. A continuación hacer
clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de
la fuente actual, esto hará
que se abra una ventana con las fuentes
disponibles.
Observa que el propio nombre de la fuente está
representado en ese tipo de fuente, de forma que
podemos ver el aspecto que tiene antes de
aplicarlo.
El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en
la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las
disponibles.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de
la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles,
también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla.
Tamaño
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el
texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos,
o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los
tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres
disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto
y hacer clic en el botón correspondiente.
Formato párrafo
En Word2007, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de
párrafo , normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas
visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la pestaña Inicio.
Las características más importante de formato de párrafo son
la alineación y la sangría, ambas están disponibles en la
pestaña Inicio.
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Alineación.
Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de
alineación:
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o
izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos
botones de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Párrafo, según
queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Cambio a mayúsculas
En la pestaña Inicio, dentro del grupo de
herramientas Fuente, se encuentra la
opción Cambiar a mayúsculas y
minúsculas... , nos ofrece cinco
posibilidades para cambiar las mayúsculas del
texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después de cada
punto en mayúsculas el resto en minúsculas.
minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.
Poner en manyúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra
en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando
Mayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a
las tres formas, siguientes:
MAYÚSCULAS.
minúsculas.
Tipo oración.
Copiar formato
En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos
disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las
características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el
formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para
copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la
barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor
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tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar
el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato,
hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomará la forma de
brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para
acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o
líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneas
y el nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato
caracter como el formato párrafo.
Diseño de página
Configurar página
Cuando estamos escribiendo en un documento
Word es como si lo hiciéramos en una hoja de
papel que luego puede ser impresa. Por lo
tanto, existe un área en la cual podemos
escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de
herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se
puede modificar Márgenes,Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números
de línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos
márgenes predeterminados que se pueden utilizar para
agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto
para el documento que está realizando, entonces se puede
personalizar haciendo clic en la opción Márgenes
Personalizados.
Encabezados y pies de página
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de
cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del
trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
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El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
página, y suele contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los
dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se mostrará una nueva pestaña:
Números de página
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para
poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la
barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando
lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la
opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.
TABLAS
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se
pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo,
obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de
nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya
que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta
característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para
Internet.
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Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en
cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.
Creación de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la
pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas,
definirla usando numeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o
dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro,
vamos a ver los tres.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la
pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí
se muestra una ventana con las tres opciones.
1. Una de las formas es utilizar el un
cuadriculado que simula una tabla, cada
cuadrado sería una celda de la misma.
2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar
Tabla, este vínculo abre una ventana que permite
determinar la cantidad de filas y columnas para la
tabla.
3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar
Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con
el mouse
Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo
con un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la
pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la
sección Estilos de tabla.
Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como,
por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro
naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a
nuestra tabla.
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El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la
tabla.
De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en
mente.
Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz
que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y
arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A
continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz.
Este método es más flexible a la hora de
diseñar tablas irregulares, como la que se
muestra en la imagen.
Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En
términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las
tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir
párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos
podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede
seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además,
hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas
que vamos a ver a continuación.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para Presione las
desplazarse teclas
Una celda a la
MAY + TAB
izquierda
Una celda a la
TAB
derecha
Una celda arriba flecha arriba
Una celda abajo flecha abajo
Al principio de la Alt + Inicio
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fila
Al final de la fila Alt + Fin
Al principio de la
Alt + AvPág
columna
Al final de la
Alt + RePág
columna
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de
celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada
hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y
cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia
abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero
haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo
clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la
celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la
tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la
tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de
desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas
funciones desde el menú Tabla.
Herramientas de Tabla
Para abrir éstas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestañas
nuevas Diseño yPresentación . Observemos cómo se
componen ambas pestañas.
La pestaña Diseño muestra las herramientas que se observan a continuación.
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de
tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.
La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas de
acceso directo, como el de la siguiente imagen.
Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y
columnas, Combinar, Tamaño de celda, Alineación, Datos.
Vamos a ver las funciones más interesantes de éstas herramientas.
Dibujar Bordes
Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas
dibujándolas con el ratón.
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Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que
permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer
clic.
Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar
en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas
que queramos.
Color de la pluma. Con este icono podemos dar color a los
bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.
Combinar
Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una
única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo
icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento
separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas
queremos dividir la celda seleccionada.
Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el
botón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y
las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.
Alineación
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las
nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar
las celdas a las que se quiere aplicar la alineación.
Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se
escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia la
derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botón, la orientación va
cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.
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Tamaño
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y
columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo
ancho.
Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer el
alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite
establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas).
Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna
automáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho de
tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna
fijos.
Estilo
Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados
varios estilos visuales para aplicar a la tabla, sólo debes seleccionar la tabla y pasar
el mouse sobre los estilos de tabla y verás como cambia el formato de tu tabla,
cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre él para aplicarlo.
Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas aplicar
exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes
modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con
los botones de Sombreado y Bordes.
Datos
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o
ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá
en cuenta al ordenar.
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Formula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se mostrará la
fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna)
Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas
ha de ser números. Si el contenido no son números aparecerá un mensaje de
error ("Final de fórmula inesperado")
No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente"
puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas
excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningún
error y la suma se realiza correctamente.
También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por
blancos, los considerará a todos al realizar
las sumas.
A parte de la autosuma, se pueden
hacer otras muchas operaciones en una
tabla.
Por ejemplo, se puede realizar la suma de
las celdas situadas a la izquierda, y también
se puede especificar un formato concreto
para visualizar los resultados, en el caso
que vemos en esta figura, si el valor es
cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los
puntos para separar los miles y la coma
para separar los decimales.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en
un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el
texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar
los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta
forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas
existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de
etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
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Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un
libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese
cliente.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento
que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
cobinar correspondencia.
Se abrirá la sección Combinar correspondencia con
el primer paso del asistente. Este asistente es muy
sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos
haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrónico, sobres, etc..)
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23. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el
documento que contiene la parte fija a partir de la
cual crearemos el documento combinado. Debajo de
las tres opciones tenemos una explicación de la
opción seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic
en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos
utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en
otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opción Utilizar una lista
existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de
datos.
Si seleccionamos la opción Seleccionar de los
contactos de Outlook, en lugar
de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de
contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opción Escribir una lista
nueva en lugar de Examinar... aparece la
opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los
valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la
opción Examinar...
Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar
archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:
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24. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra
el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar
el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de
base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en
una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en
una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta
donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos
los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos
quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o
seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y
hacer clic en el botón Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos
añadir opciones que veremos más adelante.
Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...
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25. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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En este paso redactamos en el documento abierto el
texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya)
y añadimos los campos de combinación. Para ello
debemos posicionar el cursor en la posición donde
queremos que aparezca el campo de combinación y a
continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el
elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de
direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo
electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más
elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá
la lista de todos los campos del origen de d atos y
podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic
en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
En este paso examinamos las cartas tal como se
escribirán con los valores concretos del origen de
datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un destinatario...concreto, Excluir al
destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para
corregir algún error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la
opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo
documento por ejemplo para rectificar el texto fijo
en algunas de ellas, o enviar luego el documento a
otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos permite elegir
combinar todos los registros, el registro actual o un
grupo de registros. El documento creado será un
documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones
anteriores cerramos el panel de tareas.
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26. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas
podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos
visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más
adelante.
. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.
. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de
direcciones tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor una línea
de saludos tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor un campo del
origen de datos.
. Permite resaltar los campos combinados si la opción está
activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de
esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más
adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está
disponible con un documento de tipo
etiquetas.
En este menú podrás utilizar una barra de
desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. También podrás
buscarlo o comprobar algún tipo de error
por tu parte en la creación de la carta.
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Insertar campos de combinación
Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el
icono de la pestaña Correspondencia y se abrirá el
cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del
origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el
botónInsertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos.
El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica que
ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de
combinar.
A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.
Ver datos combinados
Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el
botón .
Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o
bien con los datos.
La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer
registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado
localizar los campos de son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este
problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos
aparecerán resaltados.
Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al
combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los
siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para
comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior.
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Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también
permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nº del registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4,
se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el último registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene
muchos registros puede ser largo y
tedioso buscar un registro concreto
pasando de un registro a otro con
los botones de desplazamiento, en
estos casos se utiliza el
botón . Permite
ir a un registro concreto indicando
el valor que buscamos y en qué
campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar
entrada que vemos a la derecha.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el
valor.
Hacer clic en el botón Buscar siguiente.
Filtrar destinatarios
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo
de combinación (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero
tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, por ejemplo con el
icono , a continuación hacemos clic
en la flecha que está en el encabezado del campo Provincia y
se despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de población.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen población.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo población.
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29. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en
la población del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona,
Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará
del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los
demás no se combinarán.
(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a
continuación:
En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir
los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede
poner una condición o varias. En la primera línea se va formando la primera
condición.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.
En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los
tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).
Vacío indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan dirección,
seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en Comparado
con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto
cuando la comparación es Vacío o No vacío.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a
Juan, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección
No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo
dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
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Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica
mediante un mensaje.
La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese
momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de
datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si
queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y
aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con las
mismas características.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por
ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego
sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la
columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por
ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los
destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.
También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las
cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la
misma poblaciónpor apellidos. En este caso tenemos que utilizar la
ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos
ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el
cuadro de diálogoFiltrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre la
pestaña Ordenar registros.
Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos
ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o
descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por más campos rellenar Luego por.
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En el ejemplo de la derecha saldrían las cartas ordenadas por provincia del cliente
y dentro de una misma provincia por población y dentro de la
misma población por apellidos.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo
de la derecha.
Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de a plicar
los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o
un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo
en blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el número de orden
del último registro a comb inar, dejarlo en
blanco indica hasta el último.
Por ejemplo del segundo al quinto
(Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres
primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.
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32. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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UNIDAD III
EXCEL
Elementos de Excel
La pantalla inicia
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las
de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.
Las Barras
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de acceso rápido
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La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic
en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de
acceso rápido.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo
largo del curso:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al
hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de
los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen
un color atenuado.
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34. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te
encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas
opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto
de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos
espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña.
El Botón Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra
en la parte superior izquierda de la pantalla podrás
desplegar un menú desde donde podrás ver las
acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes accerder desde el modo
de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda
de opciones.
Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:
Comandos
inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del
comando no aparece nada. Por ejemplo, la
opción Guardar para guardar el documento actual. O también,
al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo
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35. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar
como la opción Abrir.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque
tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese
triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por
ejemplo, la opción Administar para acceder a l as opciones de
administración de la base de datos.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero
esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen,
Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
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36. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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Cuando nos avisa del error, el
cuadro de diálogo que aparece tendrá
el aspecto que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que
podemos aceptar haciendo clic sobre
el botón Sí o rechazar utilizando el
botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más
sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u
otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es
incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea
simplemente que la fórmula de la celda no tiene
el mismo aspecto que todas las demás fórmulas
adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y
todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos
utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo
de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede
ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
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37. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en
la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos
visto antes.
Fórmulas y Funciones
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y
manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que
utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que
hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena
utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la
creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente
para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes
o la sintaxis de éstas.
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno
o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será
utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes
o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C
7+C8
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38. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos
resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
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39. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA
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Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación
hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una
función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de
lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categoría podemos elgir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de
función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la
función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
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En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una
celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro
se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el
rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango
de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar
el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro
de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de
que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel
expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por
ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que
nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la
derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta
valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor
mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través
de Más Funciones...
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Si quieres conocer más sobre las referencias y nombres visita nuestro básico .
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero
resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las
expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos
los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como
resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de
esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas
al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es
un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos
desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del
sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan
núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda
que contenga una fecha.
Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
Calcula el número de días entre las dos
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
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FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
Devuelve la hora como un número del 0 al
HORA(núm_de_serie)
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HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número
HOY() Devuelve la fecha actual
Devuelve el número del mes en el rango
MES(núm_de_serie)
del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
Convierte horas, minutos y segundos dados
NSHORA(hora;minuto;segundo)
como números
SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero
Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función Descripción
Devuelve el carácter específicado
CARACTER(número)
por el número
Devuelve el código ASCII del
CODIGO(texto)
primer caracter del texto
Devuelve una cadena de
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
caracteres con la unión
Redondea un número pasado
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
como parámetro
Devuelve el número de caracteres
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
especificados
Devuelve la posición inicial del
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
texto buscado
Devuelve el mismo texto pero sin
ESPACIOS(texto)
espacios
Devuelve los caracteres indicados
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
de una cadena
Encuentra una cadena dentro de
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
un texto
Devuelve un valor lógico
IGUAL(texto1;texto2)
(verdadero/falso)
Devuelve el número de caracteres
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
Limpia el texto de caracteres no
LIMPIAR(texto)
imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
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MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
Convierte a mayúscula la primera
NOMPROPIO(texto)
letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres; Reemplaza parte de una cadena de
texto_nuevo) texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrenci Reemplaza el texto con texto
a) nuevo
T(valor) Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
Convierte un número a texto
TEXTOBAHT(número)
tailandés (Baht)
VALOR(texto) Convierte un texto a número
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar
búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información
de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos
una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que
buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si
buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre
del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
Devuelve el número de rangos de
AREAS(ref)
celdas contiguas
Busca valores de un rango de una
BUSCAR(...)
columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;o Busca en la primera fila de la tabla
rdenado) o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_colum Busca un valor en la primera
nas;ordenado) columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincid Devuelve la posición relativa de un
encia) elemento
Devuelve el número de columna de
COLUMNA(ref)
una referencia
Devuelve el número de columnas
COLUMNAS(matriz)
que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango
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Crea una referencia de celda en
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
forma de texto
Elige un valor o una accion de una
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
lista de valores
FILA(ref) Devuelve el número de fila
FILAS(matriz) Devuelve el número de filas
Crea un acceso directo a un
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)
documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámic Extrae datos almacenados en una
as;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) tabla dinámica
Devuelve el valor de una celda en la
INDICE(matriz;num_fila;num_columna) intersección de una fila y una
columna
Devuelve una referencia
INDIRECTO(ref;a1)
especificada
Intercambia las filas por las
TRANSPONER(matriz)
columnas en una matriz
Funciones financieras.
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos
financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de
ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Función Descripción y Ejemplo
Devuelve la depreciación de un bien para un
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) período especificado, método de depreciación de
saldo fijo
Devuelve la depreciación de un bien para un
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) período especificado, mediante el método de
depreciación por doble disminución de saldo
Devuelve la depreciación de un bien para un
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;
período especificado, incluyendo periodos
periodo_final;factor;sin_cambios)
parciales
Calcula el interés pagado durante un período
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
específico de una inversión
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión
Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
y tasas de interés constantes
Devuelve el interés pagado por una inversión
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
durante periodo determinado
Devuelve el pago de un capital de una inversión
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
determinada
Devuelve la depreciación por método directo de
SLN(costo;valor_residual;vida)
un bien durante un período dado
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) Devuelve la depreciación por método de
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