Excel es una hoja de cálculo que permite organizar, analizar y representar grandes volúmenes de datos numéricos y de texto mediante cálculos, gráficos y la importación/exportación de datos entre programas. Un libro de Excel contiene hojas de cálculo identificadas por pestañas, donde los datos se ingresan y almacenan en una matriz de filas y columnas compuestas por celdas individuales identificadas por letras y números.

1. MICROSOFT EXCEL
Excel es una hoja de cálculo de gran capacidad, con
características que permiten ahorrar tiempo, trabajo y
consignar grandes volúmenes de información numérica y
de texto. Con este programa se pueden organizar,
analizar y calcular datos, representarlos en gráficos y
mapas, importarlos y exportarlos a otros programas.
Una hoja de cálculo es una matriz rectangular de
columnas y filas. La intersección de una fila con una
columna, es decir, cada una de las cuadriculas es una
celda.
Las columnas se identifican de izquierda a derecha, desde
la A hasta la Z. A partir de la celda los nombres de las
columnas comienzan de AA y así sucesivamente hasta la
columna IV con un total de 256 columnas (Excel 97-
2003) o XFD (Excel 2007-2010)
Las filas se identifican con números desde 1 hasta la
65.536 (Excel 97-2003) o 1´048.576 (Excel 2007-2010).
Así, cada celda está identificada por una letra y un
número. Siempre hay una celda con el borde más grueso
y los encabezados de fila y columna destacados en
negrita. Es la celda activa.

2. Para seleccionar una fila o una columna se hace click en
la letra o el número del encabezado.
HOJAS DE CÁLCULO
Al abrir Excel se abre un nuevo libro de trabajo con 3
hojas de cálculo (Hoja1, Hoja 2 y Hoja 3). Los nombres de
las hojas aparecen en forma de solapas en la parte
inferior de la pantalla y haciendo click sobre cada una de
ellas se pasa de una a otra. La hoja de cálculo activa es la
que tiene la solapa resaltada.
Se pueden tener varias hojas activas pulsando la letra
CTRL al tiempo que se pulsa en la solapa de otras hojas.
Cuando se tienen varias hojas activas los datos y
formatos que se introduzcan en una de ellas se
introducirán en las demás en la misma posición.
El procedimiento descrito no es el único que Excel nos
brinda para operar con hojas. Así para cambiarla de
nombre, también se puede hacer con doble clic sobre la
solapa de la hoja que desee cambiar, el nombre de la hoja
seleccionada entrará en formato de edición y le permitirá
completar un nuevo nombre para esta hoja. También
puede realizar esta misma operación, desde el menú
principal – Formato – Hoja – Cambiar nombre.

3. Si lo que desea es eliminarlo, lo podrá realizar desde el
menú principal Edición - Eliminar hojas o por el
contrario, para insertar una nueva hoja desde el menú
principal Insertar – hoja de cálculo.
Para cambiar el orden de las hojas basta con hacer clic en
la solapa del nombre y arrastrar con el mouse hasta la
nueva posición.
INTRODUCIR DATOS
EN LA HOJA DE
CÁLCULO
La celda activa es la única donde se pueden introducir
datos; una celda se convierte en la celda activa haciendo
clic sobre ella; Se puede avanzar o retroceder una
pantalla con las teclas AVPAG y REPAG.
El contenido de la celda activa aparece en la barra de
referencia.
Se puede escribir directamente sobre la celda o bien en la
propia barra de referencias.

4. Las modificaciones hechas en la celda serán efectivas al
pulsar el cuadro de aceptación de la barra de referencia
o pulsar la tecla intro.
Si antes de introducir la información cambia de opinión y
desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial
pulse la tecla ESC o haga clic sobre la caja de cancelación
de la barra de referencia.
ALINEAR EL
CONTENIDO DE UNA
CELDA
Menú - Formato – Celda.
INSERTAR FILAS O
CELDAS
1) Menú Insertar – filas o columnas
2) Menú contextual

5. Altura de la fila
1) Situar el puntero del mouse al final de la fila y entre la
siguiente el aspecto del puntero del mouse cambiara a
una doble flecha, pulsar en el botón del mouse y arrastrar
hasta la altura deseada (aparecerá un recuadro indicando
la altura de la fila)
2) Menú Formato – Fila – Alto
ANCHO DE LA
COLUMNA
1) Situé el puntero del mouse entre el encabezado de la
columna a la que se desea cambiar el ancho y arrastra
hasta el ancho deseado y suelte el botón
2) Menú formato – Columna – Ancho
Ocultar y mostrar
columna

6. Menú Formato – Columnas – Ocultar
Menú Formato – Columnas – Mostrar.
Inmovilizar paneles
Para inmovilizar la sección horizontal superior
seleccione la fila situada debajo de donde desde que
aparezca la división. Para seleccionar la sección vertical
izquierda seleccione la columna situada a la derecha de
donde desea que aparezca la división. Para inmovilizar
tanto la sección superior como la izquierda haga clic en la
celda situada debajo y la derecha de donde sé que
aparezca la división. En el menú ventana haga clic
inmovilizar paneles.
Si desea volver a mover los paneles solamente tiene que
acceder a la opción Movilizar paneles del Menú Ventana.
SELECCIÓN DE RANGOS
Con el mouse

7. Seleccionar
una celda
Hacer clic en la celda y pasará a ser la celda
activa
Seleccionar
un rango
Seleccionar la primera celda seleccionada,
pulsar con el mouse, arrastrar marcando
todo el rango deseado.
Selección
múltiple
Para seleccionar celdas o rangos no
contiguos se hará la primera selección y
manteniendo pulsada la tecla ctrl. Se hará
una nueva zona a seleccionar, repitiendo
esta operación tantas veces como sea
necesario.
Seleccionar
toda la hoja
Pulsar en el cuadro o botón de Seleccionar
todo, situado entre el encabezado de las
filas y los de las columnas.
Seleccionar
una fila
Pulsar con el mouse en el encabezado de la
fila correspondiente
Seleccionar
una columna
Pulsar con el mouse en el encabezado de la
columna correspondiente.
AUTOFORMATO
Menú Formato – Autoformato
COPIAR FORMATO
Se selecciona el rango a copiar – se pulsa sobre el botón
copiar formato – se pulsa sobre el rango al que se va
copiar

8. TECLAS MOVIMIENTO
Inicio Se desplaza a la primera celda en la fila actual
Fin luego
Enter
Se desplaza al borde extremo de la derecha
de la parte ocupada de su hoja de trabajo,
pero permanece en la fila actual
Ctrl/Inicio Se desplaza a la primera celda en la hoja de
trabajo, celda A1
Ctrl/Fin Se desplaza al borde inferior derecho de la
parte ocupada de su hoja de trabajo
Re Pág. Mueve una pantalla hacia arriba
Av Pág Mueve una pantalla hacia abajo
Alt/Re Pág Mueve una pantalla hacia la izquierda
Alt/Av Pág Mueve una pantalla hacia la derecha
Ctrl/Flecha
arriba
Se desplaza a la siguiente celda ocupada que
limita con una celda vacía en la columna
Ctrl/Flecha
abajo
Se desplaza abajo a la siguiente celda
ocupada que limita con una celda vacía en la
columna o la fila 65536
Ctrl/Flecha
derecha
Se desplaza a la derecha a la siguiente celda
ocupada que limita con una celda vacía en la
fila o a la columna IV
Ctrl/Flecha
izquierda
Se desplaza a la izquierda a la siguiente celda
ocupada que limita con una celda vacía en la
fila o la columna A

9. Ordenar datos
Excel Posee la propiedad de ordenar alfabéticamente los
datos ya sea en orden ascendente o descendente
Datos –ordenar – escoger opción
Pulsando los botones de la barra de herramientas (a-z ó
z-a)
Filtrar datos
Excel nos proporciona la posibilidad de visualizar
solamente los datos que necesitamos según los criterios
que se establezcan
Datos – filtro – autofiltro – escoger parámetro
Navegar datos
Escribir la celda a la que se quiere desplazar en el cuadro
nombre – enter
Edición – ir a – dirección de la celda – aceptar
Con la barra de desplazamiento – aparece un rótulo con
el número de la fila.

10. Teclas de método abreviado
Nombrar un rango
1. Señalar el rango que se va a nombrar
2. Escribir el nombre en la casilla nombre
3. Pulsar Enter
Formulas
Se señala la celda en la cual se va a escribir el resultado
de la operación – Se escribe el signo igual – Se escribe el
rango o se señala las celdas que contienen los operados
separados con el signo de la operación que se desea
ejecutar – Se pulsa enter

11. Mostrar formulas
Menú herramientas – opciones – señalar fórmulas
Referencias absolutas
Para cambiar una referencia relativa a absoluta, se
escribe un signo pesos ($) antes del componente (fila o
columna) que se desea convertir en absoluto. Ejemplo:
$A1 Hace referencia siempre a la columna A; la fila varía.
A$1Hace referencia siempre a la fila 1; la columna varía
$A$1Hace referencia siempre a la celda A1
Graficas estáticas
La información de las hojas de cálculo es útil e
importante, si solo se desea presentar detalles
numéricos, pero pueden crearse gráficas a partir de los
datos de la hoja de cálculo. Las gráficas son muy valiosas

12. para aumentar la comprensión de las relaciones entre los
valores numéricos.
Una gráfica toma los valores de una hoja de cálculo y los
representa de manera visual. Podría decirse que una
gráfica es una representación instantánea de datos.
Mediante una ilustración, puede observarse con facilidad
la relación entre los datos.
NICOLAS ARDILA WILCHES 801 JT