MEMEX es un software desarrollado en SharePoint 2013 que permite gestionar todo el flujo de gestión documental desde la clasificación, organización, almacenamiento, consulta y disposición final de documentos. Requiere tablas de retención documental y permite importar documentos de otros sistemas a través de servicios web e integración. Ofrece diferentes modelos de entrega como licencia perpetua o arrendamiento.

1. INNOVATION PLACE / FAQ
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¿MEMEX está desarrollado sobre SharePoint?
Sí, MEMEX está desarrollado en el mismo lenguaje de programación de SharePoint, lo cual permite que éste se
fusione de manera nativa con esta plataforma, de esta manera la experiencia del usuario es similar en el uso del
producto..
¿MEMEX está desarrollado en que versión de SharePoint?
MEMEX está desarrollado sobre la versión de SharePoint Estándar 2013, y el producto migrará de acuerdo a las
nuevas versiones de SharePoint.
¿Si no se dispone de tablas de retención documental se puede utilizar MEMEX?
No, MEMEX requiere las tablas de retención documental ya que son un instrumento necesario para su
funcionamiento. Si este recurso no lo tiene, IO – Innovation Place ofrece los servicios de asesoría en gestión
documental.
¿Se requieren desarrollos adicionales para la descripción a través de metadatos
en MEMEX?
No, MEMEX cuenta con un módulo que le permite al administrador del sistema crear metadatos personalizados,
sin necesidad de código o programación adicional.
Sí, a partir de las TRD configuradas MEMEX crea los expedientes electrónicos, ejecuta las transferencias
primarias y secundarias, y aplica las políticas de conservación y disposición final de los documentos.
¿Con MEMEX se lleva a cabo todo el flujo de la gestión documental?
Sí, MEMEX tiene una funcionalidad que armoniza los expedientes físicos y electrónicos, para efectos de control
de ubicación y préstamos documentales.
¿MEMEX permite controlar los expedientes físicos?
Con los expedientes transferidos al Archivo Central o al Archivo Histórico, MEMEX efectúa un movimiento físico
y lógico dentro de la plataforma y genera el FUID como evidencia de la transferencia documental. De esta
manera MEMEX cumple rigurosamente con las políticas de Records Management.
¿Qué ocurre en MEMEX con los expedientes transferidos?

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¿Qué ocurre en MEMEX con los expedientes eliminados?
Para los expedientes eliminados, MEMEX borra los documentos de manera física, y conserva únicamente los
metadatos del expediente para consultas posteriores; y por último, asocia el acta de eliminación, como evidencia
de la eliminación documental.
¿Puedo utilizar MEMEX como contenedor de radicados provenientes de un sistema
de gestión de correspondencia como POXTA*?
Sí, los radicados provenientes de un sistema de gestión de correspondencia, como POXTA, se pueden almacenar
en MEMEX. De esta manera, se le brinda al usuario un escenario donde los documentos, internos o de
correspondencia, se encuentren en un solo expediente.
¿Es posible integrar documentos provenientes de otros sistemas de información?
Sí, MEMEX cuenta con una capa de interoperabilidad que está diseñada con servicios web, para recibir
documentos de otros sistemas, y consultar los documentos almacenados en él mismo.
¿Puedo migrar archivos y metadatos provenientes de otros sistemas de información
de manera masiva?
Sí, MEMEX cuenta con un módulo de migración que permite trasladar documentos y metadatos, provenientes de
otros sistemas de información, mediante archivos CSV o tablas relacionales.
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Teléfono: (57 1) 4271288
www.ioip.com.co
¿MEMEX da cumplimiento a la normatividad colombiana?
Sí, MEMEX da cumplimiento a la reglamentación establecida por los diferentes entes de control como MinTIC y
el AGN, y a las políticas de Gobierno en Línea y Cero Papel.
¿Cómo MEMEX agrega valor a SharePoint?
MEMEX extiende las capacidades de SharePoint con la construcción de una interfaz diseñada especialmente, para
los usuarios encargados de la gestión documental.
¿Qué modelos de entrega tiene MEMEX?
Existen tres modalidades: Facturación asociada al consumo, Arrendamiento y Licencia Perpetua. Para mayor
información haga clic aquí.
¿Cómo puedo adquirir MEMEX?
A través de nuestros canales en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali y Bucaramanga.
* POXTA permite la radicación de correspondencia de entrada, salida, interna PQRS tanto en soportes físicos como digitales; además, centraliza e
integra la gestión de la correspondencia mediante la asignación de números consecutivos con la su trazabilidad, control, seguimiento y alertas.