Este documento describe las funciones asignadas a las oficinas de control interno en Colombia según varias normas. Estas oficinas deben planear y verificar los sistemas de control interno, asegurar el cumplimiento de las leyes y políticas, y asesorar a la dirección para mejorar la gestión. También deben evaluar procesos como presupuesto, compras, y contabilidad para verificar la efectividad de los controles y recomendar mejoras.

1. FUNCIONES ASIGNADAS A LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO
NORMA FUNCIÓNES
Ley 87 del 29 de
noviembre de 1993
ARTICULO 12o. FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS.
Serán funciones del Asesor, Coordinador, Auditor Interno o similar las
siguientes:
a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evolución del Sistema de
Control Interno;
b) Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente
establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco
al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular de
aquellos que tengan responsabilidad de mando;
c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de
la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en
especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del
régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;
d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la
evolución de la entidad;
e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas,
procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la
organización y recomendar los ajustes necesarios;
f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma decisiones, a fin
que se obtengan los resultados esperados;
g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos,
bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los
correctivos que sean necesarios;
h) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de
control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de
la misión institucional;
i) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación
ciudadana, que en desarrollo del mandato institucional y legal, diseñe
la entidad correspondiente;
j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del
estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las
debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;
k) Verificar que se implante las medidas respectivas recomendadas;
l) Las demás que le asigne el Jefe del organismo o entidad, de acuerdo
con el carácter de sus funciones.
Decreto 1826 del 3 de
agosto de 1994
Artículo 2º. El Jefe de la Oficina de Coordinación del Control Interno será
designado según lo dispuesto ellos artículos 1O y 11 de la Ley 87 de 1993 y
además de las funciones señaladas en el artículo 12 de la misma, deberá
presentar un informe ejecutivo anual al Ministro o Director de Departamento
Administrativo correspondiente, acerca del estado del sistema de control
interno, los resultados de la evaluación de gestión y las recomendaciones y
sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización.

2. NORMA FUNCIÓNES
Ley 190 del 6 de junio
de 1995
Artículo 53. En toda entidad pública, deberá existir una dependencia
encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los
ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la
misión de la entidad.
La Oficina de Control Interno, deberá vigilar que la atención se preste de
acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de
la entidad un informe semestral sobre el particular.
Las entidades territoriales dispondrán lo necesario para el cumplimiento
de lo dispuesto en el presente artículo.
Decreto 1737 del 21
de agosto de 1998
Artículo 22º. Las Oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario
verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones,
como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas
dependencias prepararán y enviarán al representante legal de las
entidades, entes u organismos respectivos, y a los organismos de
fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento
de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto.
Decreto 2145 de6 4 de
noviembre de 1999
Artículo 7º. Facilitadores, numeral 6.
La Oficina o Unidad de Coordinación de Control Interno o quien haga
sus veces en cada entidad, asesora y apoya a los directivos en el
desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a través del
cumplimiento de sus funciones, las cuales se enmarcan dentro de cuatro
tópicos a saber: función asesora o de acompañamiento, función
evaluadora, fomento de la cultura del autocontrol y relación con los
organismos externos.
Artículo 8º. Evaluadores, literal e,
Las Oficinas de Coordinación del Control Interno o quien haga sus
veces de las entidades y organismos del sector público, verifican la
efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el
cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que
el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que
se apliquen los mecanismos de participación ciudadana.
Corresponde a estas oficinas presentar antes del 30 de enero de cada año
el informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal de la entidad,
quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia, en los
términos del literal c) del artículo 5º del presente decreto.
Los Jefes de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de
las entidades adscritas o vinculadas, también deberán presentar el
mencionado informe a sus respectivas juntas o Consejos Directivos, así
como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores
administrativos.

3. NORMA FUNCIÓNES
Decreto 2145 del 4 de
noviembre de 1999
Artículo 12. Planeación, literal d.
La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa el
proceso de planeación, en toda su extensión; implica, entre otras cosas y
con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores
definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se
consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los
avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su
respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de
ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios
válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas.
Artículo 13. Organización, literal b)
La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa que
estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y
que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro
de este contexto.
Artículo 14. Ejecución, literal b)
La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces:
– Evalúa los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la
entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y
resultados comunes e inherentes a la misión institucional.
– Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y
establecimiento de mecanismos de control en los procesos y
procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la
eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la
información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos
institucionales.
Artículo 15. Evaluación, literal d)
La oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe evaluar el
sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia,
funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo
conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de
Coordinación de Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí
se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de
mejoramiento del sistema.
Decreto 1214 del 29
de junio de 2000
Artículo 3°. Integración. El Comité de Conciliación estará conformado por
los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán
miembros permanentes:
1. El Jefe de los entes de que trata el artículo 1° del presente
decreto, o su delegado.

4. NORMA FUNCIÓNES
Decreto 1214 del 29
de junio de 2000
2. El ordenador del gasto, o quien haga sus veces.
3. El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo
la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.
4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen
conforme a la estructura orgánica de cada ente.
La participación de los integrantes será indelegable, con excepción de la
del Jefe del ente quien podrá delegarla.
Parágrafo 1°. Concurrirán sólo con derecho a voz los funcionarios que por
su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el
apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Jefe
de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario
Técnico del Comité.
Parágrafo 2°. El Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la
Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del
Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz.
Decreto 626 del 16 de
abril de 2001
Artículo 1°. Las armas y municiones que se consideren inservibles,
obsoletas y que no sean susceptibles de reconversión y utilización por la
Fuerza Pública se podrán poner en venta en la forma prevista por el
artículo 101 del Decreto-ley 2535 de 1993, o normas que lo modifiquen o
adicionen.
Cuando por razones de seguridad nacional se considere inconveniente la
venta de las armas en los términos señalados, previo concepto del
Comandante General de las Fuerzas Militares, será procedente la
transformación o destrucción de las mismas, mediante la fusión de los
elementos metálicos y la destrucción de otro tipo de materiales u otros
procedimientos que se consideren apropiados.
Para tal propósito, el Departamento Control Comercio de Armas,
Municiones y Explosivos, la Inspección General del Comando General de
las Fuerzas Militares y la Oficina de Control Interno del Ministerio de
Defensa Nacional, levantarán un acta que contendrá el inventario del
material cuya fusión y destrucción procede, así como la constancia sobre
la efectividad del procedimiento en cada una de las armas inventariadas.
Decreto 1537 del 26
de julio de 2001
Artículo 3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. En desarrollo de
las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que
deben desempeñar las Oficinas de Control Interno o quien haga sus
veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco
tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar
evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con
entes externos.

5. NORMA FUNCIÓNES
Decreto 1537 del 26
de julio de 2001
Artículo 4. Administración de Riesgos. Como parte integral del
fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades
públicas, las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán
políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la
identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente
e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno
o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos
como externos que pueden llegar a representar amenaza para la
consecución de los objetivos organizacionales, con miras a
establecer acciones efectivas, representadas en actividades de
control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos
y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a
los procedimientos.
Resolución 196 del 23
de julio de 2001 de la
Contaduría General de
la Nación
ARTÍCULO 9º. Funciones de las oficinas de control interno
relacionadas con el control interno contable. De conformidad con las
funciones establecidas en la ley 87 de 1993 a las oficinas de Control
Interno y los jefes de control interno, auditores internos, coordinadores,
asesores o quienes hagan sus veces en relación con la evaluación del
control interno contable deberá:
1. Evaluar y determinar la eficiencia, eficacia y economía de los
siguientes ciclos o procesos corporativos de la entidad,
proveedores de información del Sistema de Contabilidad Pública
así como de los controles y mecanismos de verificación
implantados, realizando el seguimiento necesario para que se
apliquen las medidas recomendadas:
a) Planeación
b) Presupuesto
c) Rentas y/o Cuentas por Cobrar – Ingresos
d) Nómina
e) Adquisiciones o Compras
f) Deuda Pública
g) Tesorería
h) Cuentas por Pagar
i) Activos Fijos( Bienes muebles, inmuebles y ambientales)
j) Inversiones
k) Costos
l) Archivos y documentación fuente de respaldo
2. Verificar la implantación y efectividad de los controles Internos en
el proceso de la gestión financiera y contable de la entidad
3. Establecer la confiabilidad, oportunidad y utilidad social de
financiera, económica y social.

6. NORMA FUNCIÓNES
Resolución 196 del 23
de julio de 2001 de la
Contaduría General de
la Nación
ARTÍCULO 10º. Herramientas de evaluación. Para efectos de conducir y
documentar las evaluaciones de Control Interno Contable, los funcionarios
responsables podrán utilizar las metodologías y técnicas más adecuadas
de acuerdo a la función básica de la entidad, esquema organizacional
existente, procesos y procedimientos establecidos, hechos y
circunstancias de ocurrencia en la entidad y la estructura de los
componentes establecidos en el artículo 2° de la presente Resolución.
Las Oficinas de Control Interno en ejercicio de la evaluación independiente
del Control Interno Contable, aplicando Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas, establecerá las deficiencias en la operación del
sistema contable relacionadas con la exactitud de los hechos financieros,
económicos y sociales registrados, la efectividad de los procedimientos
internos (operativos, financieros y contables), la protección de los recursos
de la entidad u organismo público y la confiabilidad de los estados e
informes contables, elaborándose, en concertación con el nivel directivo
correspondiente, el respectivo Plan de Mejoramiento Continuo.
ARTÍCULO 11º. Comunicación de resultados sobre la evaluación
control interno contable. En el marco de lo dispuesto en el parágrafo del
artículo 9° de la Ley 87 de 1993, la Unidad u Oficina de Coordinación de
Control Interno o la dependencia que haga sus veces, presentará informes
periódicos a la Dirección de la entidad pública recomendando la adopción
de las medidas necesarias para que en la entidad u organismo
correspondiente se garantice la efectividad de los procesos financieros,
contables y de los controles inherentes a ellos; igualmente para que todas
las transacciones se registren en forma exacta, veraz, confiable y
oportuna y que los estados e informes contables se emitan en
cumplimiento del Plan General de Contabilidad Pública y de las Normas y
Procedimientos vigentes en cada periodo, expedidas por la Contaduría
General de la Nación.
Parágrafo 1º. Los Informes de los funcionarios de Control Interno sobre el
estado del Control Interno Contable, deficiencias y debilidades
encontradas y la confiabilidad, oportunidad y utilidad de los estados e
informes contables deberán ser presentados a la dirección de la entidad
pública y al Comité de Coordinación de Control Interno. En los casos que
así se requiera o a petición de parte, los informes de Control Interno
Contable deberán ser remitidos a los organismos de control que
corresponda, para que obren como prueba en los procesos que llevan a
cabo estos organismos.
Parágrafo 2º. La Dirección de las entidades públicas deberá aplicar las
recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Sistema de Control
Interno Contable.
ARTÍCULO 12º. Clasificación y presentación de los informes. La
Unidad u Oficina de Coordinación de Control Interno deberá presentar, a
la dirección de la entidad, en lo relacionado con el Control Interno
Contable los siguientes informes:
1. Intermedios. Deberán presentarse a la dirección de la entidad pública
por lo menos tres (3) veces al año, en las siguientes fechas: mayo 31;

7. NORMA FUNCIÓNES
Resolución 196 del 23
de julio de 2001 de la
Contaduría General de
la Nación
septiembre 30 y enero 31 enfocados directamente a reportar sobre la
efectividad de los controles en el periodo examinado.
2. Eventuales. Serán los que se emiten en oportunidades diferentes a los
intermedios y ante situaciones que ameritan comunicar una debilidad
significativa del Sistema de Control Interno Contable, con el fin de
corregir desviaciones en los procesos financiero, contable,
operacionales y o relacionados con la elaboración de los estados o
informes contables.
3. De Observaciones. Mediante este Informe se pone en conocimiento de
la dirección y jefe del área correspondiente las deficiencias significativas
del control interno contable, irregularidades, errores, fraudes y demás
condiciones reportables así como las recomendaciones que juzgue
pertinente con relación a tales situaciones.
Las observaciones se emitirán en las oportunidades previstas en los
procesos y procedimientos administrativos; a falta de plazo especial,
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se
constate la ocurrencia de los hechos o actos que les sirvan de causa.
4. Informe anual de evaluación del sistema de control interno
contable. A través de este Informe, se establece la evaluación del
Control Interno Contable a diciembre 31 de cada año, en sus diferentes
componentes como producto de su evaluación integral; debe
presentarse a fin de período a más tardar el 15 de febrero del año
siguiente, reportando sobre la identificación de deficiencias y debilidades
de control interno, eficacia de los planes de acción implementados y su
resultado, niveles de mejoramiento y concepto de cómo el Sistema de
Control Interno Contable de la entidad, permite una garantía razonable
sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden financiero
y contable.
El Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable, deberá ser
enviado por el representante legal de la entidad como anexo a la
información financiera, económica y social en los términos de la
Resolución 373 de 1999, a la Contaduría General de la Nación a más
tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado y, hará
parte del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control
Interno a presentarse al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en
Materia de Control Interno, en los términos del Decreto 2145 de 1999.
5. De gestión de las unidades u oficinas de coordinación control
interno. Permite informar al representante legal sobre las actividades de
evaluación, seguimiento y verificación realizadas por la Unidad u Oficina
de Coordinación de Control Interno en relación con el proceso de
gestión financiera y contable y del Sistema de Contabilidad Pública
adelantados en un periodo de tiempo determinado, no mayor de cuatro
(4) meses, así como sobre la adopción por parte de los niveles de
dirección correspondientes de las recomendaciones para el
mejoramiento de las deficiencias de control interno contable.

8. NORMA FUNCIÓNES
Circular Externa No.
042 del 23 de agosto
2001 de la Contaduría
General de la Nación
Establece las actividades mínimas a realizar por los jefes de control
interno o quienes hagan sus veces con relación al control interno contable
y la estructura de los informes establecidos en la Resolución 196 de 2001
de la CGN.
Circular Externa No.
048 del 17 de
diciembre de 2001 de
la Contaduría General
de la Nación
Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces de las entidades
deben verificar la existencia del proceso de conciliación entre la
información registrada en el SIIF y la de sus sistemas alterno o “paralelos”.
y garantizar que la información financiera, económica y social de los
distintos entes públicos del Nivel Nacional, cubiertos por el Sistema
Integrado de Información Financiera, SIIF, se emita con sujeción a los
postulados de confiabilidad y utilidad social y el requisito de oportunidad.
Ley 716 del 24 de
diciembre de 2001
Artículo 8°. Vigilancia y control. Las oficinas y Jefes de Control Interno,
Auditores o quien haga sus veces de conformidad con lo establecido en los
artículos 2°, 3° y 12, de la Ley 87 de 1993, deberán evaluar en forma
separada, independiente y objetiva el cumplimiento de la presente ley,
informando a la máxima autoridad competente del organismo o entidad
sobre las deficiencias o irregularidades encontradas.
Los Organos de control fiscal, en el ámbito de su jurisdicción, revisarán y
evaluarán la gestión, los estudios, documentos y resultados que amparan
las acciones y decisiones de las entidades Públicas en aplicación de la
presente ley.