Este documento describe las herramientas y procesos para administrar sitios web de alcaldías y gobernaciones a través de la plataforma APC. Incluye información sobre objetivos, roles, generación y administración de contenidos, procesos editoriales, interfaz de administración, canales, carpetas, tipos de campos y edición de ítems.

1. Proyecto de continuidad
para las fases de Transformación
y Democracia de la Estrategia de GELT

3. Definición de sitios web
Es una herramienta de internet, diseñada para que las alcaldías y
gobernaciones monten sus páginas, las cuales les permitan
mostrar la información y rendir cuentas a la ciudadanía.

4. Objetivos
• Dotar a las alcaldías y gobernaciones de
las herramientas para el montaje de su sitio
web, y de esta manera se constituya en
medio de comunicación permanente, a
través del cual el ciudadano pueda conocer
la gestión de las entidades facilitando la
entrega de información pública a través del
Internet.
• Fomentar la transparencia a través de la
publicación y administración de contenidos
de interés público.

5. Administración sitio web
Las tareas fundamentales a cargo de la entidad
territorial son:
• Recolección de información (textos,
imágenes y videos). Este es el insumo básico
para lograr un buen sitio web de la entidad.
• Conocimiento preciso de la entidad:
estructura, políticas, proyección e imagen de la
misma.
• Actualización permanente del sitio web.

6. Generación de contenidos
• Optimizar la cantidad de texto a publicar.
• Utilizar imágenes, puesto que alivian la visión
y hacen más atractiva la información.
• Ubicar la información más relevante en las
partes destacadas de la pantalla, en donde el
usuario enfoca la atención.
• Conocer a la audiencia, para orientar los
contenidos de acuerdo con sus necesidades.
• Utilizar un tamaño de letra que el usuario
pueda leer de forma clara.
• Usar un estilo directo, breve, claro y conciso.

7. Proceso editorial
Los contenidos se elaboran en tres momentos:
 Producción de la información por parte de la fuente.
 Digitación de la información en la base de datos por parte de
los autores.
 Revisión, edición y aprobación de la información por parte de
los editores.

8. ¿Como ingresar al sitio web?
www.nombredelmunicipio-nombredeldepartamento.gov.co

9. Roles, requisitos y funciones
Rol Requisitos Actividades
• Encargado de incluir
Autor Habilidad como relator y información en la base
documentador. de datos que alimenta la
página (ítems de
contenido).
Analítico, exigente, • Encargado de la
Editor cuidadoso y detallista. calidad de la información
Habilidad para corrección que queda publicada en
de textos. el sitio Web de la
entidad.

10. ¿Como ingresar al gestor de contenidos?
Digitar la dirección en el navegador y a continuación:
/apc-aa/admin/
Por ejemplo, si el sitio Web de la entidad está en la dirección:
http://www.sonson-antioquia.gov.co
La interfaz de administración se encontrará en la URL:
http://www.sonson-antioquia.gov.co/apc-aa/admin/

11. ¿Como ingresar al gestor de contenidos?
Al escribir esta dirección, aparecerá en la pantalla un formulario
para acceder a la interfaz de administración; debe suministrar el
código de usuario y clave que le han sido asignados previamente.

12. Interfaz administrador de contenidos

13. Menú administrador de contenidos
Enlaces Canales
Buscador general
Carpetas
Despliegue de información ítems

14. Canales administrador de contenidos
Canales

15. Visualización acceso público
Observando el
sitio Web Canales
desde el
acceso
público estos
Canales
canales se
aprecian de la
siguiente
manera.

16. Desplazamiento por la herramienta
Una vez se ha ingresado al “Canal” seleccionado, se encuentra
el “Administrador de ítems”, el cual se utiliza para organizar y
editar los ítems de los canales. Sus contenidos aparecerán
organizados en forma de tabla.

17. Carpetas
Lugares donde  Aprobados. Contiene los ítems que han
se almacena la sido aprobados por los editores en el canal;
información actualmente se muestran en el Sitio.
 Pendientes. Contiene ítems que ya han
sido aprobados en el canal pero que aún no
han sido publicados en el Sitio.
 Caducados. Contiene ítems aprobados en
el canal, que han caducado (o expirado) y
que han sido suprimidos del Sitio.
 Por aprobar. Contiene ítems que esperan
ser aprobados por el editor.
 Papelera. Contiene los ítems eliminados.

18. Tipos de Canales
1.De formularios simples.
2.Que dependen de otros canales.
3.Que solo aceptan la publicación de
un ítem.
4.Que aceptan varios ítems.
5.Con caducidad.
Los 98 canales sirven para organizar la publicación de los
contenidos de acuerdo con las diferentes secciones del sitio web,
por ejemplo: el canal de noticias, el canal de proyectos, el canal de
contratación, el canal de trámites.

19. Tipos de Canales
1. Canales de formularios simples: Canal 14. 3 Enlaces de
interés.
2. Canales que dependen de otros canales: Canal 2.4 Canal
indicadores depende del canal 2.4.1 Habitantes por territorio.
3. Canales que solo aceptan la publicación de un ítem: Canal
2.1 Información general.
4. Canales que aceptan varios ítems: no hay límite al número
de ítems, Canal 5.5. Metas
5. Canales con caducidad: cada entidad define la caducidad
del contenido, por defecto el sistema asigna una fecha. Canal
14.4 Noticias.

20. Añadir un ítem
Luego de haber seleccionado el canal a modificar, se debe añadir un
ítem que lleva a un formulario.
Tanto los autores como los editores
Tanto los autores como los editores
pueden realizar este proceso.
pueden realizar este proceso.

21. Añadir información del ítem
En el formulario se agrega la información correspondiente, en cada
uno de los campos.

22. En el formulario se deben diligenciar los campos que aparecen.
Posteriormente, seleccionar la opción publicar para guardar el ítem en el
sistema.
La información guardada, automáticamente pasa a la carpeta denominada
“Por aprobar”. Contenido que será finalmente publicado y visible en el sitio
Web cuando el Editor la revise y lo apruebe.

23. Campos con editor de HTML
Algunos campos de texto han sido configurados con un pequeño
editor de HTML, que puede ser utilizado bajo Internet Explorer 5.5,
Firefox 1.0. o superior.
Este editor permite a las personas que no
Este editor permite a las personas que no
tienen conocimiento de HTML, usar esta
tienen conocimiento de HTML, usar esta
funcionalidad de una forma sencilla.
funcionalidad de una forma sencilla.

24. Si se conoce el lenguaje HTML y se desea incluir texto en
dicho formato, se pueden utilizar rótulos (“tags”) de código
HTML para darle formato.
Esta función le permiten al autor y al editor mayor control sobre el
diseño del ítem, permitiéndoles por ejemplo, agregar texto en
itálicas o negrita.

25. RECOMENDACIONES:
Es buena idea utilizar herramientas diferentes a las
básicas ofrecidas en la solución; por ejemplo
Dreamweaver, Frontpage Express o Webedit para crear
textos en formato HTML.
En caso de seleccionar la opción de HTML, nunca
incluya los códigos de encabezado (<title>, <head>) o
cuerpo de la página (<body>) en los campos, puesto
que generará errores en la presentación de los ítems.

26. Carga y edición de imágenes
Las imágenes que se deben cargar en el administrador de
contenidos tienen unas especificaciones de tamaño
dependiendo del campo.
Es importante tener en cuenta las advertencias y ayudas que
proporcionan estos campos.
Se recomienda apoyarse en la herramienta Irfanview , ,
Se recomienda apoyarse en la herramienta Irfanview
la cual permite editar imágenes.
la cual permite editar imágenes.
El tamaño máximo de cualquier archivo: 10 Mb
El tamaño máximo de cualquier archivo: 10 Mb

27. Carga y edición de archivos PDF
Por seguridad, rápidez y protección de derechos de autor, es
conveniente cargar archivos tipo PDF en el administrador de
contenidos.
Si desea convertir sus archivos de Word, Excel, Power Point u
otros programas, en archivos PDF, puede instalar el programa
PDF955 el cual encuentra en la siguiente dirección:
www.pdf995.com/download.html

28. Los archivos en PDF deben ser leídos con el programa Adobe
Acrobat Reader, el cual se encuentra en la siguiente
dirección:
www.adobe.com/products/acrobat/readermain.html
Para mayor información sobre este formato consulte la
sección Ayuda del menú superior en la página del sistema.

29. VIDEO
Cuando el archivo excede el tamaño máximo de 10 MB o se encuentra en un
formato diferente al FLASH, éste se debe publicar en un servidor externo,
como por ejemplo YouTube.

30. Pasos para el enlace del video
1. Con el video publicado en dicho servidor (YouTube), se debe seleccionar la
opción Insertar o (Embed).
2. Se debe verificar que la opción “Utilizar código de inserción anterior”
ubicada en la parte inferior del cuadro este seleccionada.
3. En el campo de texto HTML, se extrae la información correspondiente a la
etiqueta Value: El texto entre comillas. Como se observa en el siguiente
ejemplo:
3
2

31. Seleccionamos Únicamenteel texto que se encuentra entre las comillas
(sin incluir las comillas).
<objectwidth="480" height="390"><paramname="movie"
value="http://www.youtube.com/v/xzl5iYwCg44?
fs=1&amp;hl=es_ES&amp;rel=0"></param><param
name="allowFullScreen"
value="true"></param><paramname="allowscriptaccess"
value="always"></param><embedsrc="http://www.youtube.com/v/xzl5iYwCg4
4?fs=1&amp;hl=es_ES&amp;rel=0" type="application/x-shockwave-flash"
allowscriptaccess="always" allowfullscreen="true" width="480"
height="390"></embed></object>

32. Plantillas
Las plantillas son los diferentes diseños definidos por el PAdC
(Programa Agenda de Conectividad) y que están disponibles para
que la entidad territorial personalice su sitio WEB de acuerdo con la
plantilla que seleccione.
Se cuenta con 10 plantillas. A continuación se presenta un ejemplo:

33. Alcaldía 1

34. Tipos de campos
Un campo es un espacio de la plantilla que permite guardar y presentar
la información en el sitio WEB.
A continuación se presentan los diferentes tipos de campos y sus
características básicas:

35. Menús de opciones
Estos campos permiten que el autor o editor seleccione una o
más alternativas de una lista desplegable.
Un ejemplo:
El canal de configuración contiene un campo denominado hoja de
estilo, el cual muestra un menú desplegable con las opciones
establecidas para las entidades territoriales.
En este campo se podrá seleccionar la opción de diseño que más se
adecúe a las necesidades.

36. Cuadros de selección múltiple
Este tipo de campo permite seleccionar más de una de las
opciones mostradas, marcando los cuadros ubicados frente a
cada una de ellas.

37. Botones de selección
Son excluyentes pues solo permiten la selección de una única
respuesta.

38. Grupos de constantes de alimentación dinámica
Este campo permite alimentar un grupo de constantes de manera dinámica.
Se puede buscar la opción requerida en el menú desplegable y seleccionarla.
En caso de no encontrarla, se registra el nuevo valor en la caja de texto.
Al guardar el ítem, esta nueva opción será adicionada a la categoría y estará
disponible para la próxima vez que utilice el campo.

39. Para adjuntar imágenes
De acuerdo con la configuración de los canales se podrá publicar
una o más imágenes junto con el ítem.
Se debe indicar la ruta en la que se encuentra la imagen en el disco
local y copiarla al servidor.

40. Este campo posee dos entradas. La entrada superior indica la
dirección (URL) en que queda almacenada la imagen en el
Servidor. Al introducir una imagen nueva, este campo se
presenta vacío.
Dirección URL – en Servidor del Sitio Web
Ubicación Local del Archivo en el equipo
La entrada inferior corresponde a la ubicación local del archivo
en su computador, la cual puede obtenerse utilizando el botón
Examinar, del formulario.

41. Para adjuntar archivos
Los campos para anexar archivos funcionan de la misma forma
que los campos de imágenes.
Se recomienda que todos los archivos que se publiquen en el
sitio se almacenen en formato PDF, para que puedan ser leídos
por cualquier visitante del sitio y para garantizar la confiabilidad
de la información.

42. Para seleccionar fecha
Se presentan dos tipos de campos de fecha.
• Campo tipo calendario

43. Este campo presenta un calendario sobre una caja de texto. Al
seleccionar sobre el calendario se despliega un cuadro con el mes y
año actual, en la parte superior se encuentran flechas (<<, <, >, >>)
que permiten desplazarse por diferentes meses y años.
En la parte inferior se encuentran las semanas y días
correspondientes al mes y año seleccionados. Al seleccionar uno de
los días, la caja de texto se carga con la fecha seleccionada en el
formato (aaaa/mm/dd).

44. Selección de fecha
Dentro de esta gama de campos los más importantes son los que
controlan las fechas de publicación de contenidos (Ejemplo, en el
canal de noticias).

45. Fecha publicación. Fecha en que un ítem es publicado en el
sitio. Puede ser una fecha futura.
Fecha expiración. Fecha en la que un ítem desaparece del
índice del canal. Después de esta fecha el ítem no se
publicará más y será archivado en la carpeta de Caducados.

46. Notas del editor
No serán visibles para los visitantes de su Sitio WEB, pero sí
serán visibles para los autores y editores que utilizan ese ítem en
el canal, en el Gestor de Contenidos.
Este campo es útil para efectuar el control y seguimiento de los
ítems publicados en el sitio.

47. Editar un ítem
Como Autor o Editor a veces se tendrá que modificar o
actualizar un ítem ya publicado, modificar la fecha de
expiración, mejorar su presentación o corregir errores de
ortografía.
Como Editor tal vez se tenga que modificar el texto, los
campos definidos por el autor o cambiar el título o el
resumen de un artículo ‘cargado'.
Si es Autor, podrá modificar solamente ítems que haya
publicado o añadido él mismo.

48. Pasos
3
1.Seleccionar el canal donde se encuentre el ítem a editar.
2.Ingresar al enlace que contempla el título ítem a modificar.
selección.
3. Editar la información en los campos que desee del formulario.
1
2

49. Una vez finalizados los cambios se debe seleccionar el botón
Publicar.
Nota: Si se realizan modificaciones a un ítem publicado, el
campo “última modificación hecha por”, se actualizará
automáticamente para mostrar quién ha sido la última persona
que realizó modificaciones.

50. Notificación de cambios por correo electrónico
Las Aplicaciones de Acción permiten a los Editores
recibir notificaciones por correo electrónico cuando ha
sido añadido, modificado o movido un ítem dentro de un
canal.
Para activar el sistema de notificación, los usuarios
(autores-editores) deben solicitar al Administrador que
realice la configuración de estas notificaciones.

51. Personalización del canal
Configuración
Se recomienda iniciar con el canal configuración,
que es donde se registran los datos de la entidad
que se visualizan en la página principal. Este canal
está visible en el rol de Editor.
Para acceder a este canal, se ingresa al sitio WEB
del Administrador de contenidos de la entidad y se
selecciona la opción *Configuración”.

52. Para empezar la configuración se debe ir al igual que todos los
canales a “Añadir un ítem”, lo cual lleva al siguiente formulario:

53. *Canal de Configuración
El formulario está conformado por seis zonas así:
1. Configuración General:
Donde se diligencia información básica.
2. Configuración de la apariencia del sitio Web:
Donde se colocan las imágenes y se escoge la hoja de estilo, la
cual se puede escoger entre 10 disponibles que se pueden
visualizar en el “link” “Vista preliminar de las hojas de estilo
disponibles”.
En este “link” puede ver las dimensiones del encabezado y logo
que utiliza cada hoja de estilo.

54. *Canal de Configuración
El formulario está Zona 1
conformado por seis zonas así:
1. Configuración General:
Donde se diligencia información básica.
2. Configuración de la apariencia del sitio Web:
Donde se colocan las imágenes y se escoge la hoja de estilo, la
cual se puede escoger entre 6 disponibles que se pueden
Zona 2
visualizar en el “link” “Vista preliminar de las hojas de estilo
disponibles”.
En este “link” puede ver las dimensiones del encabezado y logo
que utiliza cada hoja de estilo.

55. 3. Enlaces:
El formulario de configuración contiene por defecto los canales
Las Entidades deben tener el enlace al sitio de contratación.
 INDICADOR DE DESEMPEÑO FISCAL
http://www.dnp.gov.co/paginas_detalle.aspx?idp=186
 ENLACE A INFORMACIÓN DEL SISBEN
http://www.dnp.gov.co/AplicacionesWeb/DDS_ConUsrSisben/default.htm
 SIFA
http://sifa.dnp.gov.co:81/sifaweb/
 SECOP
http://www.contratos.gov.co/
http://www.contratos.gov.co/consulta

56. Zona 3

57. 4. Títulos alternativos para las secciones
Zona que permite a las entidades elegir el nombre de cada una
de las secciones en el sitio Web.
5. Otras opciones de configuración
Zona que contempla campos que se reservan para variables
requeridas en el futuro.

58. Zona 4
4. Títulos alternativos para las secciones
Zona que permite a las entidades elegir el nombre de
cada una de las secciones en el sitio Web.
5. Otras opciones de configuración
Zona que contempla campos que se reservan para
variables requeridas en el futuro.
Zona 5

59. Al terminar de diligenciar el formulario se debe seleccionar uno de
los botones ubicados al inicio o al final del formulario:
•“Publicar y vista preliminar” para grabar y visualizar de forma
preliminar la información antes de publicarla definitivamente.

60. Canales de participación
Los sitios Web cuentan con herramientas de
Foro participación que permite una comunicación
Chat bidireccional entre la ciudadanía y a la
entidades.
Aplicaciones que permiten avanzar en la
implementación de la Estrategia de Gobierno
en línea.

61. Chat
Chat no activo

62. Configuración del Chat – canal 13.6
Seleccione el canal
13.6 del campo

63. Configurar hora de inicio y de finalización del chat.
La hora debe ser escrita en formato 24 horas.
De igual forma, seleccionar los días en los cuales
estará activo el chat.

64. Ingresar al chat como entidad
1 3
4
2
Digitar
Digitar en en el el campo
campo la la palabra
palabra
El sistema visualiza las conversaciones tanto del funcionariosFuncionario, nombre conqueel cual se
Funcionario, , nombre con el
Funcionario,
El sistema visualiza las conversaciones tanto del funcionarios comode otros ciudadanos que cual se
Funcionario
como de otros ciudadanos
participen. En la ventana derecha se identificará visualmente identificaráde la siguiente el ciudadano.
identificará la entidad ante imagen “ “
participen. En la ventana derecha se identificará visualmentepor medio la entidad ante imagen
por medio de la siguiente el ciudadano.

65. Foros - Ciudadano
Herramienta Web que permite generar opiniones o discusiones en
línea, en torno a un tema de interés común, que genera discusión.

67. El comentario realizado será
Diligencie cada uno de los
Diligencie cada uno de los visible en el Sitio Web, una
campos con la información
campos con la información
solicitada.
solicitada.
vez el Editor de la entidad
apruebe el mensaje.

68. Aprobación de los comentarios - Entidad
1
En el administrador del sitio, seleccione el canal 13.4 “Foros” eeingrese en la parte superior
En el administrador del sitio, seleccione el canal 13.4 “Foros” ingrese en la parte superior
derecha aala carpeta denominada Aprobados.
derecha la carpeta denominada Aprobados.

69. Aprobación de los comentarios - Entidad
22
En la opción denominada comentarios, ingrese al enlace que muestra el número de
En la opción denominada comentarios, ingrese al enlace que muestra el número de
comentarios.
comentarios.

70. Aprobación de los comentarios - Entidad
33
En la nueva ventana se visualizarán los comentarios realizados por los ciudadanos. Finalmente,
En la nueva ventana se visualizarán los comentarios realizados por los ciudadanos. Finalmente,
apruebe, edite uuoculte el mensaje seleccionando las opciones ubicadas en la parte derecha.
apruebe, edite oculte el mensaje seleccionando las opciones ubicadas en la parte derecha.

71. Foros - Entidad
2
1

72. Foros- administrador – canal 13.4
Campo que permite seleccionar el estado
en el cual la entidad desea dejar el Foro.
Campo que permite dar una fecha de inicio
y de cierre al foro, dependiendo el estado
seleccionado , en el campo anterior.

73. Datos de Apoyo:
Le deseamos éxitos en la publicación de su información. Si
requiere apoyo adicional pida ayuda en el Centro de Contacto
Ciudadano, a la línea:
Línea gratuita: 018000 952525
Línea directa: 5 95 35 25
o por correo electrónico:
soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co

75. Proyecto de continuidad
para las fases de transformación
y democracia de la Estrategia de GELT