Breve descripción del funcionamiento de Google Drive

1. HERRAMIENTAS DE GOOGLE:
Google.Drive
Mª Begoña Lozano Arias

2. Google.Drive
Es un programa de almacenamiento de la Nube
Otros posibles programas: Dropbox, box
• Capacidad Almacenamiento: 15 GB
Necesitamos:
• Tener creada una cuenta de correo de gmail.com
• Conexión a Internet
Ventajas:
• Podemos Trabajar en cualquier lugar (móvil, Ipad, PC, …)
• No tenemos que preocuparnos del mantenimiento ni de
las actualizaciones ya que Google lo hace por nosotros
• No necesitamos sistemas de almacenamiento: USB, Discos
Duros Portátiles

3. Se utiliza para:
• Subir Información organizada
• Fichero de audio, video, Office, Excel, Access, PDF, …
• Organizarla en carpetas
• Crear información
• Presentación
• Hojas de Cálculo
• Formularios
• Dibujos
• Otros de aplicaciones asociadas a Google (lucichart Diagram, …)
• Compartir información (URL que nos genera)
• Email
• Blogs o webs
• Trabajar colaborativamente
• Con o sin el uso de chats

4. Acceso: 1.- www.gmail.com

5. Acceso:
2.- www.google.com
Seleccionamos el icono de la derecha de nueve cuadraditos de la
barra de menú lateral derecha
Y seleccionamos el icono de triángulos de tres colores:

6. Crear cuenta Gmail.com:
www.gmail.com

7. Cumplimentar los datos de la pantalla

8. Estructura funcionamiento Repositorio
El funcionamiento del repositorio es similar al disco duro de un ordenador.
Al entrar en la parte izquierda podemos ver la estructura establecida:
• Mi Unidad
• Carpetas creo
• subcarpetas
• Archivos que creo y subo
• Ficheros que creo y/o subo
• Actividad (Compartido Conmigo)
• Carpetas compartidas
• Ficheros compartidos
• Destacado
• Reciente
• Papelera (Puedo recuperar ficheros o carpetas eliminados)

9. Cuando accedemos nos aparece una pantalla con:
• Un menú a al izquierda con la estructura del repositorio
• Un cuerpo central con el nombre de las carpetas y/o ficheros estos últimos
precedidos de un icono que indica el tipo de fichero
• El nombre del propietario (pro defecto yo)
• Ultima actualización
• Una barra superior de comandos
Para ver el directorio completo, debemos presionar el triangulo que hay a la
izquierda de mi unidad

10. Barra de menú lateral:
Barra de menú superior:

11. Subir Archivos y/o Carpetas
• Seleccionar en el Menú lateral izquierdo el Botón «Mi unidad»
• Pinchamos en mi unidad con el botón derecho y nos aparece un
nuevo menú:
• Seleccionamos la opción «Subir Archivos» o “Subir carpeta”,
buscamos el que queremos subir, damos doble clic y comienza a
subir

12. Aparece un cuadro de diálogo que nos muestra:
• El progreso de la acción
• El nombre del fichero o carpeta
• El día de la subida
• La posibilidad de modificar que se pueda compartir, ya que por defecto
lo sube como «privado», es decir, sólo lo vemos nosotros

13. Crear una Carpeta
• Seleccionar en el Menú lateral izquierdo el Botón «Mi unidad»
• Pinchamos en mi unidad con el botón derecho y nos aparece un nuevo
menú:
• Seleccionamos carpeta nueva y nos aparece una nueva ventana donde
introducir el nombre:

14. Es aconsejable organizar la información en este repositorio de la misma
manera que lo hacemos en nuestro ordenador. Para ello, Podemos crear
Carpetas. Nos aparece una nueva pantalla donde sólo damos el nombre y
Crear.

15. Nos aparece sombreado en azul el nombre de nuestra carpeta dentro
del menú lateral izquierdo de «Mi unidad»
Aparecerá también:
• El nombre del propietario «yo»
• La hora de creación
• Un icono que le precede de carpeta de color gris

16. Crear un archivo
• Seleccionar en el Menú lateral izquierdo el Botón «Mi unidad»
• Pinchamos en mi unidad con el botón derecho y nos aparece un nuevo
menú:
• Seleccionamos la opción «Archivo nuevo» y aparece una nueva ventana
desplegable donde elegiremos el tipo de archivo a crear:

17. Por defecto lo crea con los mismos permisos que tenga mi carpeta,
es decir, si está compartida, el fichero aparecerá como compartido

18. Nos aparece una nueva pantalla con el menú
• Puedo Modificar la forma de compartir, dando al botón de la derecha:
«Compartir»
• Le debo cambiar el nombre para que no aparezca como «Documento sin
titulo». Para ello: Menú Archivo – Cambiar nombre

19. • Tecleamos un nuevo nombre y damos «aceptar».
• Una vez creado, para salir cerramos al pestaña del documento.

20. El fichero aparecerá sombreado en azul en la pantalla dentro de mi unidad
precedido del icono que indica el tipo de fichero que es (en nuestro caso de
texto) y reflejando quien es el propietario y el momento en el que se ha
creado
Si queremos cambiarlo a una carpeta dentro de mi unidad, seleccionaríamos el
fichero, daríamos al botón derecho del ratón a la opción «Mover a», elegiríamos al
carpeta y daríamos «Mover»

21. Gestión carpetas
• Podemos cambiarlas de sitio (Opción Mover a …)
• Eliminarlas
• Cambiarlas el color
• Compartirlas
• Cambiarlas el nombre
• Destacarlas
• Crear Subcarpetas
• Descargar

22. El procedimiento es siempre similar:
• Seleccionamos la carpeta (se verán también los ficheros que contiene)
• Damos a botón derecho del ratón y aparece el siguiente desplegable:
Seleccionamos la opción que queremos y damos «Aceptar»

23. Gestión Ficheros
Con los ficheros podemos operar de manera similar que con las
carpetas:
• Eliminar
• Descargar
• Crear una copia
• Compartir
• Mover
• Nos situamos dentro de la carpeta contenedora del mismo
• Seleccionamos con el cursor el fichero que queda sombreado en azul
(Nos aparece una nueva barra superior de menús)

24. Desde la barra superior del menú, podemos:
• Si queremos obtener directamente la URL del archivo o la carpeta
• Compartir
• Vista previa
• Se ve de distinta manera si el fichero lo hemos creado con la aplicación
• Si lo hemos creados nosotros lo abre directamente
• Si el fichero lo hemos subido nosotros (lo abre con Visor Viewer)
• Eliminar
• Más acciones

25. Podemos operar o bien desde esta nueva barra o bien dando al
botón derecho del ratón y aparece una nueva ventana
Elegimos al opción deseada y damos aceptar

26. Compartir fichero o carpeta vía email
El funcionamiento es similar para un fichero y para una carpeta.
• Nos situamos en el fichero respectivo, damos al botón derecho del ratón,
compartir, compartir y nos aparece al siguiente pantalla

27. Aparece un cuadro de Texto donde podemos:
• Decidir qué permisos daremos a los usuarios para:
• Editar y trabajar con el fichero
• Sólo que comenten que les parece lo realizado
• Sólo verlo, pero no manipularlo
• Introducir los correos de las personas a las que se lo quiero compartir (gmail)
• Obtener el enlace para compartir (picando en el icono verde del enlace)

28. Picamos dentro del apartado de «Puede ver» y aparece una
nueva pantalla donde si damos a la opción más nos
encontramos:

30. Damos a «Guardar» y luego a la opción «listo»

31. Nos parecerá otra pantalla en la que muestra sombreado en azul la dirección
URL (Enlace para compartir) que debemos remitir a la persona con la que
queremos compartir el fichero

32. Dentro del ultimo apartado podemos invitar a personas tecleando su dirección de
correo electrónico
Daremos al botón «enviar»

33. • La persona recibirá el correo indicándole el nombre del fichero que le han
permitido compartir
• Seleccionará el fichero y automáticamente lo podrá visualizar.
• Si regresamos a la pantalla inicial, el fichero aparecerá con la etiqueta
«compartido»

34. Compartir ficheros o carpetas vía Blog o
Bitácora o Aula Virtual
(Es necesario Incrustar o Embeber el código html)
• El Fichero deberá aparecer compartido o bien como «Publico en la
web» o bien «cualquier usuario que reciba este enlace»
• Debemos abrir el Fichero (Botón derecho del ratón, abrir con
Google Drive viewer) SÓLO PARA FICHEROS SUBIDOS POR NOSOTROS

35. Abrimos el fichero seleccionado con doble clic
Seleccionamos Abrir – Google Drive Viewer

36. Picamos el icono de los tres puntos: Más acciones y damos «insertar
elemento»
Nos aparece el código html que debemos copiar. Seleccionamos el código y
le damos copiar y lo pegamos en la entrada del blog en el que queremos que
se visualice

37. Copiamos el código y lo pegamos en la pestaña de código html de
nuestro blog o página web

38. Si el fichero lo hemos creado en Google.Drive no se puede visualizar con Google.Drive
Viewer y es necesario conseguir el código html de otra manera. En este caso
haremos:
• Seleccionamos el fichero y lo abrimos con la opción Documentos de Google
• Seleccionamos Archivo - Publicar en la Web

39. En el nuevo cuadro de dialogo damos a Publicar
Nos sale un cuadro de verificación, al que debemos aceptar

40. Nos genera:
• el código que debemos insertar (Copiando y pegando) debajo de la opción
«Incrustar»
• y la URL (Enlace de documento) debajo de la opción «enlace»

41. Copiamos el código y lo pegamos en la pestaña de código html de
nuestro blog o página web
Si no queremos que se publique daremos a «detener publicación»

42. Cómo saber si un fichero o carpeta está compartido
• Abrimos el árbol de «Mi unidad» y seleccionamos el fichero o carpeta (quedará
sombreado en azul)
• En la barra superior izquierda picamos en el icono de «Visualizar detalles»
• Y nos aparecerá en el lado derecho de la pantalla un nuevo menú que indicará:
• Si está compartido (por defecto esta es la opción del programa)
Lógicamente no indicará nada.

43. • Como está compartido
• Con quien lo he compartido
• Quienes, a su vez, lo han compartido

44. Visualizar carpetas y ficheros compartidos
Seleccionamos en el menú izquierdo la opción «Actividad» y nos
aparece la siguiente pantalla:

45. 1. En primer lugar nos aparece un círculo con una foto o un
nombre indicando «quien nos ha compartido»
2. Posteriormente aparece el icono representativo de la carpeta o
del tipo de archivo
3. Por ultimo aparece el nombre del fichero o de la carpeta

46. Seleccionamos el fichero con el que queremos trabajar, y automáticamente
nos aparece una barra con tres iconos
• Descargar
• Añadir a mi unidad
• Más acciones:
• Crear una nueva carpeta
• Compartir
• Destacar
• Cambiar nombre
• Eliminar

47. Visualización Información Google.Drive
• Podemos verla con Vista lista o vista de cuadrícula
• Podemos ordenarla por nombre, última modificación
• Podemos configurar la densidad Presentación de la pantalla:
• Normal
• Cómoda
• Compacta

49. DEJAR DE COMPARTIR
Si deshabilitamos la opción de compartir en un fichero o carpeta que
habíamos compartido por email (le volvemos a poner permisos de
privado) conseguiremos que la persona que ya había visualizado el
contenido, seguirá viéndola en «Actividad», pero otras personas no
podrán acceder a la información
Si eliminamos una carpeta o fichero que hemos compartido (da igual que
sea por email o por vía web) automáticamente desaparecerá de
«Actividad» en el correo gmail de su receptor
Si no nos interesa un contenido que han compartido con nosotros, lo
podemos eliminar sin más de la carpeta «Actividad»

50. Trabajar colaborativamente
Sólo es posible trabajar de forma colaborativa con ficheros creados con las
aplicaciones de Google Drive (no es posible realizarlo con ficheros de
Microsoft Office, ….)

51. Es necesario que al compartir el fichero (vía email es más aconsejable) le demos
permisos de edición a las personas con las que queremos trabajar

52. Abrimos el fichero que hemos compartido de esta manera y comenzamos a
escribir en él, el contenido nuevo que deseemos. Si la persona o personas con las
que lo hemos compartido están en línea trabajando a la vez que nosotros, nos
aparece en el lado superior derecho dos iconos:
• Una letra con un determinado color (los colores los asigna por defecto Google)
o su avatar o su fotografía
• Un icono para hacer un chat situado a la derecha de la letra. Picamos sobre él
y ya estamos en el chat. Si no están interesados en participar en el mismo, es
posible rechazar el chat

53. Nombre
Persona
Chat

54. Lo que escribimos en el chat lo visualizamos de manera instantánea

55. Cuando una persona hace una modificación sobre el texto impreso, el mismo
cambia de color y además aparece una pequeña banderilla con el nombre de la
persona que lo está modificándolo. Esto resulta muy útil puesto que permite
saber en tiempo real qué se está modificando y quien lo está llevando a cabo.
Además al tener el chat activado puedo decirle que no me gusta o bien opinar
sobre lo que está haciendo.

56. Puede ocurrir también que las personas trabajan en diferentes momentos
del día y lógicamente no estén en línea cuando lo hacen. Evidentemente, lo
último realizado es lo que queda guardado.
CONSEJO: Por ello es conveniente cuando trabajan varias personas sobre
un mismo fichero, que cada una de ellas escriba su texto con un
determinado color (previamente acordado) para que CUANDO las demás
personas que abran el fichero, puedan inmediatamente visualizar lo que
hicieron las anteriores, si es que no estaban en línea.

57. Gracias por vuestra asistencia
mblozanoa@educa.jcyl.es