2. 2
I. MICROFORMAS - DEFINICIONES
II. MICROFORMAS - PROCESO
III. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONP
IV. PROYECTO RIA
Digitalización con Valor Legal - Agenda
3. 3
Digitalización con Valor Legal - Microformas
La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a
inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de
digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los
documentos digitalizados.
Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático)
en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de
supervisión pero también es el responsable Penal por alguna
irregularidad.
A través del proceso de microformas el documento digitalizado
sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por
esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que
hayan seguido este proceso.
Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción
de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.
4. 4
Requisitos para certificar una LPM
• Normas Legales y Reglamentarias
• Decreto Legislativo Nº 681
• Decreto Supremo Nº 009-92-JUS
• Resolución N° 090-93-EF/94.10.0 CONASEV (ahora SMV)
• Ley Nº 26612
• Decreto Legislativo N° 827
• Decreto Supremo N° 001-98-TR
• Decreto Supremo Nº 001-2000-JUS
• Normas Técnicas
• NTP 392.030-1- Micropelículas y microfichas
• NTP 392-030-2- Medios de archivo electrónico
• Las Normas Técnicas Peruanas NTP, NTP-ISO o Especificaciones
Técnicas propias declaradas por la organización aplicables a su
sistema de producción de microformas (NTP ISO 2859-1:2009
Calidad)
5. 5
• Los procedimientos técnicos empleados en la confección
de las microformas, sus duplicados y sus copias fieles
deben garantizar los resultados siguientes:
a)Que las microformas reproducen los documentos originales
con absoluta fidelidad e integridad.
b)Que las microformas obtenidas poseen cualidades de
durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos
similares a los documentos originales.
c) Que los microduplicados sean reproducciones de contenido
exactamente igual a las microformas originales y con
similares características.
Normas Legales – Requisitos técnicos
6. 6
d) Que a partir de las microformas y de los microduplicados
puede recuperarse, en papel u otro material similar, copias
fieles y exactas del documento original que se halla
micrograbado en aquellas.
e) Que las microformas bajo la modalidad de documentos
producidos por procedimientos informáticos y medios
similares tengan sistemas de seguridad de datos e
información que aseguren su inalterabilidad e integridad.
Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se
incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser
inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad en
forma indubitable, esta comprobación deberá realizarse
por medios técnicos idóneos.
Normas Legales – Requisitos técnicos
7. 7
Normas Técnicas – Estructura y contenido
• Conjunto de requisitos formales y técnicos aplicables a la
organización, su personal, sistema productivo, procesos y sus
productos.
• Ordenados y especificados por la propia organización de acuerdo
a las tecnologías disponibles (Software y Hardware).
• Con la capacidad de cumplir como mínimo con los requisitos de
idoneidad, calidad y seguridad exigidos por la Ley y las Normas
Técnicas.
• Exige que exista la trazabilidad necesaria que sustente el
accionar de las personas que intervienen en la LPM.
• Tiene la flexibilidad necesaria para incorporar cambios de
tecnologías emergentes que cumplan con Normas Técnicas
Internacionales o especificaciones técnicas propias declaradas
por la organización.
8. 8
Normas Técnicas – Estructura y contenido
• Exige que las imágenes producidas en una LPM sean
almacenadas en un Microarchivo que reúne condiciones
mínimas de conservación y seguridad de las microformas.
• El Acceso al Microarchivo siempre debe ser realizado por la
empresa certificada y el «Tercero Neutral».
• Certificación del LPM: Idoneidad técnica de la capacidad de la
organización para producir microformas de calidad, acorde con
el cumplimiento de las normas legales, técnicas y contractuales.
• Certificación de Microarchivo: Idoneidad técnica de la capacidad
de la organización para almacenar microformas con la seguridad
necesaria que garantice su conservación.
• Las actividades realizadas en la LPM se reflejan en instrumentos
públicos (Actas) que deben ser suscritas por el dueño de los
documentos, la empresa certificada y el Fedatario Informático.
NOTA. Las normas técnicas evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnológicas, por
lo tanto los responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones
apropiadas acorde con la tecnología de elaboración del tipo de microforma que utilizan en sus
procesos.
9. 9
Manual del
Sistema de
Prod de
Microformas
Manual
de
Procedi-
mientos
Manual
de la
Organi-
zación
Manual
Integral
de
Seguridad
Informá-
tica
Manual de
Normas
Legales y
Reglamen-
tarias
Aplicables
Manuales
de la Línea
Central y
Estaciones
Remotas
de MFs
La organización debe elaborar un manual para conseguir un Certificado
de Idoneidad Técnica de su Sistema de Producción de Microformas
Requisitos para Certificar LPM
10. 10
I. MICROFORMAS - DEFINICIONES
II. MICROFORMAS - PROCESO
III. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONP
IV. PROYECTO RIA
Digitalización con Valor Legal - Agenda
14. 14
Etapas del proceso de la LPM
Inicio de
Ciclo de
Producción
Cierre de
Ciclo de
Producción
Inicio de
Recepción de
documentos
ANTES DESPUES
MES X
Preparación
Digitalización
Acta de
Apertura
Acta de
Cierre por
cada Medio
Acta de
Conformidad
de Medios
Testimonio
del Fedatario
Fin del
Proceso de
Micrograbación
ETAPAS Y ACTAS DEL PROCESO
Digitación
Control de
Calidad
Fedatación
Firma
Digital
Quemado
de Medios
Inicio del
Proceso de
Micrograbación
Acta de
Ingreso al
Microarchivo
15. 15
Actas del Proceso de la LPM - Microarchivo
• Acta de Apertura: Una por cada proceso, describe los tipos
documentales que se planifica micrograbar.
• Acta de Cierre: Uno por cada medio portador, se debe
describir las cantidades y tipos documentales que han sido
micrograbados.
• Acta de Conformidad: Un Acta al término del proceso; debe
describir cada uno de los medios portadores identificando
los números de serie de cada medio.
• Testimonio: Documento en el que el Fedatario describe el
proceso y hechos de relevancia.
• Actas de Ingreso y Salida de medios al microarchivo.
16. 16
Contenido de Medios Portadores
• Cada medio portador (DVD, CD, Discos Ópticos, etc.) debe
contener como mínimo lo siguiente:
a)Tarjeta Calibradora de inicio del proceso.
b)Acta de Apertura del proceso.
c) Archivos Intermedios:
i. Imágenes digitalizadas
ii. Índices de las imágenes (BD metadata)
iii. Software visor de las imágenes e índices
iv. Software verificador de firmas digitales
d)Acta de Cierre del medio portador.
e)Tarjeta calibradora final del proceso.
• Cada medio portador debe ser reproducible por si mismo.
17. 17
I. MICROFORMAS - DEFINICIONES
II. MICROFORMAS - PROCESO
III. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONP
IV. PROYECTO RIA
Digitalización con Valor Legal - Agenda
18. 18
Situación Actual ONP
• Producción menor a la requerida (Stock)
• Procesos lentos y engorrosos
• No se cuenta con información centralizada
• Imagen institucional desacreditada
• Clientes insatisfechos (asegurados/pensionistas)
• Alto número de juicios por pagos de pensiones
21. 21
Soluci
Solució
ón
n Corto Plazo
Corto Plazo
(1 a
(1 añ
ño o menos)
o o menos)
Mediano Plazo
Mediano Plazo
(1 a 3 a
(1 a 3 añ
ños)
os)
Largo Plazo
Largo Plazo
(mas de 3 a
(mas de 3 añ
ños)
os)
Problema
Problema
Sistemas de
Sistemas de
Informaci
Informació
ón
n
Tablero de Control
Tablero de Control
Producci
Producció
ón
n
Registro Individual del Aportante (RIA)
Registro Individual del Aportante (RIA)
Etapa I:
Etapa I:
•
•Carga de BD de Aportes
Carga de BD de Aportes
SUNAT
SUNAT
•
•Micrograbaci
Micrograbació
ón I
n I (1)
(1)
•
•Verificaci
Verificació
ón Digital I
n Digital I(2)
(2)
Etapa II:
Etapa II:
•
•Micrograbaci
Micrograbació
ón I
n I
•
•Digitaci
Digitació
ón Aportes
n Aportes (3)
(3)
•
•Micrograbaci
Micrograbació
ón II
n II (4)
(4)
•
•Verificaci
Verificació
ón Digital II
n Digital II(5)
(5)
Etapa III:
Etapa III:
•
•Poblamiento fuente
Poblamiento fuente
Formulario de Aportes
Formulario de Aportes
•
•Verificaci
Verificació
ón Campo
n Campo (6)
(6)
•
•Certificado de Aportes
Certificado de Aportes
Imagen Institucional
Imagen Institucional
Servicio al Pensionista
Servicio al Pensionista
Servicio a Otras Entidades
Servicio a Otras Entidades
P
Procesos
rocesos Mejora de Procesos
Mejora de Procesos
Iniciativas de mejora
(1) Orcinea Lima – AP ( 15 emp.)
(2) Consulta de Aportes Digitales
(3) Digitación Futuros Pensionistas
(4) Orcinea Provincias – Adicionales AP
(5) Integración con Sistemas Actuales
(6) Verificación de Aportes Complementaria
22. 22
OYR
Recepción de
solicitudes y
armado de
expediente
5 días
VERIFICACIÓN
Verificación de
plantillas y Control
de Calidad
20 a 60 días
CALIFICACIÓN
Determinación del
derecho y calculo
de Pensión Inicial
110 días
Generación y
aprobación
de planillas
3 dias
Situación Actual
Anexado
de
Solicitudes
40 dias
TOTAL
178/218
DIAS
EMISIÓN DE
BONOS
PAGO DE
PENSIÓN
*Plantillas (campo) *Doc. supletoria
*ORCINEA
*ACP
RIA – Uso de microformas en procesos
Convenios
Interinstitucionales
con RENIEC,
SUNAT, etc.
OYR
Solicitud a partir
de record de
aportes
3 días
CALIFICACION
Determinación de
derecho y calculo
de Pensión Inicial
15 días
Situación Propuesta
TOTAL
23 DIAS
EMISIÓN DE
BONOS
PAGO DE
PENSIÓN
Base de Datos Centralizada
ACP
ORCINEA
Plantillas
(campo)
Doc.
supletoria
SUNAT
RIA
VERIFICACIÓN
MINIMA
Verificación de
plantillas y CC
5 días
23. 23
I. MICROFORMAS - DEFINICIONES
II. MICROFORMAS - PROCESO
III. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONP
IV. PROYECTO RIA
Digitalización con Valor Legal - Agenda
24. 24
RIA – Propósito del nuevo proceso
• Contar con el Registro Único de la Cuenta Individual del Asegurado
• Reducir el tiempo de atención de la solicitud de pensión.
• Generar los Certificados de Aportes para los asegurados en forma
periódica.
• Reducir el número de impugnaciones y de procesos legales
• Etapa I – Micrograbación (En ejecución)
? 9’325,268 imágenes de 44,000 Libros de Planillas (15 Empleadores
principales), tamaño A0, A1, A2 y A3.
? 31’942,233 imágenes de formularios trabajadores y empleadores
(ORCINEA), tamaño A3, A4.
? Objetivo: Generar base de datos de Imágenes indizadas con valor
legal de documentos más importantes de Archivos de ORCINEA y de
Planillas; permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo
laboral de futuros pensionistas y contar con respaldo ante posibles
contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos, los
que están sometidos a permanente consulta.
? Plazo: 24 meses (3m Pre-Operativa; 21m Operativa)
25. 25
Micrograbación – Etapa Pre Operativa
Adecuación de último piso
de una Playa de
Estacionamiento.
Aprox. 500 m2
26. 26
Micrograbación – Etapa Pre Operativa
Adecuación del Sótano de
una Playa de
Estacionamiento.
Aprox. 450m2
29. 29
Micrograbación – Etapa Operativa
0
0
1
1
Recepción de documentos
ORCINEA y AP
0
0
2
2
Preparación de
Documentos
0
0
3
3
Digitalización de
Documentos
0
0
4
4
Doble Digitación de
Índices
0
0
5
5
Control de Calidad al
100% físico y lógico
0
0
6
6
Revisión Muestral
0
0
7
7
Valor legal de la
microforma
0
0
8
8
Devolución de
documentos
0
0
9
9
1
1
0
0
Microarchivos
Generación de Medios
• Línea Certificada con Valor Legal
• Sistema Integrado de Gestión y Operación.
• + 350 técnicos especializados
• Capacidad para operar 24 horas
• Producción + 100,000 folios diarios
• Alta compresión de imágenes a color
• Fedatarios Informáticos Juramentados
• Bóveda de Microarchivo Certificada
Sistema Integrado de Micrograbación
30. 30
Micrograbación – Equipos del Servicio
SCAMAX 422CD SUPRASCAN AII SUPRASCAN A0
KODAK I1420 A3 FLATBED
Documentos Libros y Padrones
Velocidad: 150 ppm, captura
anverso y reverso a la vez.
Procesa documentos con
grapas y clips.
Tamaños: A3, A4, A5
Alta Resolución a color
Formatos grandes hasta A1
(59.4 x 84.1 cm),
Software de aplanamiento de
imágenes
Alta Resolución a color
Formatos grandes hasta A0
(84.1 x 118.9 cm)
Software de aplanamiento de
imágenes
32. 32
Avance del Cronograma del Plan de
Trabajo de la Etapa Operativa
Avance de Plan de Producción
Maestro del Servicio
MES
PLAN
MAESTRO
APROBADO
ONP
% CUMP.
Mayo 803,200.00 966,173 120.29%
Junio 1,714,240.00 781,644 45.60%
Julio 2,057,386.00 2,403,500 116.82%
Agosto 2,092,318.21 2,351,305 112.38%
Septiembre 2,071,848.64 2,140,220 103.3%
21.18%
Estado del Proyecto
Avance Acumulado al
30/09/11
Detalle % Desv.
Plan de Producción
maestro
Planificada 21.18%
-0,23%
Aprobada 20.94%
