Digitalización con Valor Legal . CONSULTORIA - PRODUCTOS - SERVICIOS - SOLUCIONES • La digitalización con valor legal garantiza la inalterabilidad de los documentos digitalizados. • Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) a quien se le asigna responsabilidades de supervisión. • El documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio. • Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.

1. TITLE
Documento Legal Electrónico:
Linea Producción Microformas
Ing. Antonio Garin Rodriguez
Agarin@corprodelu.com.pe
Telf. 956 436206

2. • Las tecnologías de la información siguen cambiando
nuestro trabajo y nuestras vidas.
• Disponibilidad y accesibilidad de la información, rapidez
y facilidad para distribuirla y compartirla, actuan como
motor en la transformación.
• Documento Digital: Documento almacenado en un
computador, que puede ser generado por el mismo
computador o subido a través de algún proceso.
• Lo que evoluciona no es lo que se hace sino el modo de
hacerlo. La evolución se hace imprescindible y se
produce el cambio, exigiendo, que el resto de las
organizaciones con las que se relacionan hagan lo mismo.
Documento Digital

3. • Ley No. 27269, Ley de Firmas y Certificado Digitales, normas ampliatorias,
modificatorias y reglamentarias.
• DL No. 681, Ley del Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivo de
Documentos e Información, normas ampliatorias, modificatorias y
reglamentarias.
• DS No. 001-2000-JUS, Reglamento sobre la aplicación de normas que
regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos
e información a entidades públicas y privadas.
• Resolución No. 0074-2005/CRT-INDECOPI que aprueba la NTP 392.030-
2:2005 Microformas. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas
de producción de microformas. Parte 2: Medios de Archivo Electrónico.
Base Legal – Valor Probatorio del Documento Digital

4. • La digitalización de imágenes es la conversión de la información
plasmada en papel, a imágenes electrónicas sin alterar su
originalidad.
• Se realiza con un dispositivo de alta velocidad (scanner).
• Se almacena la información en un medio magnético, para la
explotación posterior de la información.
Digitalización de Imágenes

5. Ventajas y Desventajas - Documento Digital
Ventajas
• Simplicidad: Rápido acceso a la documentación .
• Seguridad: La información está más segura contra
pérdidas, siniestros y accesos no autorizados.
• Ahorro: Reducción del espacio de
almacenamiento, y del tiempo empleado en
realizar las búsquedas y almacenamiento. Ahorro
de papel.
• Accesibilidad: La documentación es accesible por
todos. Esto evita duplicaciones, gastos en copias,
etc.
• Eficiencia de la organización: La eficiencia mejora
al tener un acceso más rápido a la información.,
permitiendo además una mejora en la toma de
decisiones.
Desventajas
• Costo Inicial: Implantar un sistema requiere una
inversión inicial.
• Tiempo: El volumen de documentos históricos a
digitalizar es importante generando necesidades
de tiempo y recursos.
• Actualización del Documento Electrónica ante la
evolución del Software y el Hardware.
• Estas desventajas se pueden anulan ante una
organización proactiva frente al problema
documental. – Una Necesidad de Gobierno.

6. Digitalización con Valor Legal
• La digitalización con valor legal garantiza la inalterabilidad de
los documentos digitalizados.
• Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático)
a quien se le asigna responsabilidades de supervisión.
• El documento digitalizado sustituye al documento físico con
Valor Legal y probatorio.
• Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción
de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.

7. Digitalización con Valor Legal -– Normativa
Los procedimientos técnicos empleados en la confección de las
microformas, sus duplicados y sus copias deben garantizar los
resultados siguientes:
1. Las microformas deben reproducir los documentos originales
con absoluta fidelidad e integridad.
2. Las microformas obtenidas poseerán cualidades de:
o Durabilidad.
o Inalterabilidad.
o Fijeza similares o superiores a los documentos originales.
3. Los microduplicados sean reproducciones de contenido
exactamente igual a las microformas originales y con similares
características.

8. Digitalización con Valor Legal - Normativa
4. A partir de las microformas y de los microduplicados se podrán
recuperar, en papel u otro material similar, copias fieles y
exactas del documento original que se halla micrograbado.
5. Las microformas bajo la modalidad de documentos producidos
por procedimientos informáticos y medios similares tengan
sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su
inalterabilidad e integridad.
6. Si la microforma incluye firma digital, esta deberá ser
inalterable, fija, durable y comprobable. Su autenticidad en
forma indubitable, y comprobada por medios técnicos idóneos.

9. Digitalización con Valor Legal - Normativa - Estructura
• Son un Conjunto de requisitos formales y técnicos aplicables a
la organización, su personal, sistema productivo, procesos y sus
productos.
• Normados, ordenados y especificados por la propia organización
de acuerdo a las tecnologías disponibles (Software y Hardware).
• Tienen la capacidad de cumplir con los requisitos de idoneidad,
calidad y seguridad exigidos por la Ley y las Normas Técnicas.
(Certificación SGS).
• Exige que exista la trazabilidad necesaria que sustente el
accionar de las personas que intervienen en la LPM.
• Tiene la flexibilidad necesaria para incorporar cambios de
tecnologías emergentes que cumplan con Normas Técnicas
Internacionales o especificaciones técnicas propias declaradas
por la organización.

10. Digitalización con Valor Legal - Normativa - Estructura
• Las imágenes producidas en una LPM son almacenadas en un
Microarchivo que reúna condiciones de conservación y
seguridad de las microformas.
• El Acceso al Microarchivo siempre debe ser realizado por la
empresa certificada y el Fedatario.
• Certificación del LPM: Idoneidad técnica de la capacidad de la
organización para producir microformas de calidad, acorde con
el cumplimiento de las normas legales, técnicas y contractuales.
• Certificación de Microarchivo: Idoneidad técnica de la capacidad
de la organización para almacenar microformas con la seguridad
necesaria que garantice su conservación.
• Las actividades realizadas en la LPM se reflejan en instrumentos
públicos (Actas) que deben ser suscritas por el dueño de los
documentos, la empresa certificada y el Fedatario Informático.

11. • Es una figura jurídica, creada para que las imágenes de los
documentos digitalizados tengan el mismo valor
probatorio que un documento en papel.
• Permite que un documento físico puede convertirse en un
documento electrónico con el mismo valor legal que el
documento físico.
• La microforma contiene las actas de apertura y cierre,
elaboradas el Fedatario Informático, y por el y
representante de la institución dueña de los documentos.
Microforma Digital

12. • Objetico:
Describir un sistema de producción de microformas
digitales que utilice tecnología de digitalización de
acuerdo al DL No. 681 y a la Norma Técnica Peruana
NTP-392-030-2-2005.
• Campos de Acción.
Es de aplicación a la producción de microformas digitales
realizadas a partir de:
a) Documentos originales en papel y/o
b) Documentos originales electrónicos.
Producción de Microformas Digitales

13. 1. Recepción y Registro de Documentos.
2. Preparación de Documentos.
3. Captura Digital.
4. Aseguramiento de la Calidad de Imágenes.
• Aplicación Tecnología Mejora – Limpieza
Imagen.
5. Recaptura Digital.
6. Devolución de los Documentos.
7. Recepción y Registro de la Devolución.
8. Captura – Digitación de Indices.
• OCR – Reconocimiento ZONA – Bases de
Datos.
9. Aseguramiento de la Calidad de Indices.
10. Integración – Generación de Medios.
Microarchivos
Microformas
Proceso Línea de Producción Documentos Digitales

14. • El Área de Digitalización constara de 1 línea de
producción.
• La estructura del Área de Digitalización puede estar
organizada de la siguiente manera:
o Coordinación y/o Supervisor general de Digitalización
o Fedatarios
o Por línea de producción:
 Preparador de documentos.
 Digitalizador de documentos.
 Indexador .
 Operario de control de calidad. (Escaneo / Indexación)
 Operario de Exportación del documento digitalizado al
Gestor Documental .
NOTA: El número de recursos por cada actividad dentro de la línea
de producción dependerá de los volúmenes de documentos a trabajar.
Coordinador
Digitalización
Preparador
Documentos
Digitalizador
Documentos
Indexador
Control de
Calidad
Organización Línea de Producción Documentos Digitales

15. 11. Revisión de Información Digitalizada por el
Fedatario. (*)
12. Grabación CD’s.
13. Revisión de CD’s por Fedatario.
• Firma Digital.
• Acta de Conformidad.
14. Entrega de CD’s para su Almacenamiento.
15. Almacenamiento en el Servidor.
• Archivo Gestor Documental Definitivo.
• Proceso Colaborativo.
• Flujo de Trabajo.
16. Descentralización de la Información.
• Usuarios Internos.
• Clientes.
• Proveedores.
• Gestión Documental.
11 Revisión Digital
Fedatario
12 Grabación
CD’s
13 Revisión CD’s
Fedatario
14 Almacenamiento
CD’s
16 Descentraliza
Información
15 Almacenamiento
Servidor
(*) Los Documentos Digitales no requieren de Digitalización
de la Información. La Carga es directa – Digital – Digital..
Explotación de la Información

16. Explotación de la Información – Herramienta Gestión Documental

17. • Línea con Valor Legal.
• Sistema Integrado de Gestión y Operación.
• Software Especializado Implementado.
• Hardware de Alto Rendimiento.
• Técnicos Capacitados y Certificados.
• Capacidad para operar 24 horas.
• Línea para Altos Volúmenes de Producción.
• Seguridad de los Microarchivo Certificados.
Producto Línea Producción Documentos Digitales Instalada

18. • Revisar imágenes desde su Módulo de CC.
• CC, verificar fidelidad e integridad de las imágenes contra los
documentos físicos.
• Revisar CD virtual, verificando al azar la fidelidad e integridad de
las imágenes generadas.
• Revisar CD’s, la correcta indización, la capacidad de
recuperación, la fidelidad e integridad y la posibilidad de obtener
copias fieles impresas.
• Revisar el contenido de los archivos versus el etiquetado que se
indica en cada CD grabado.
• Expedición del Acta de Apertura.
• Expedición de las Actas de Cierre (tantas actas como CD’s).
• Custodia y archivo de las actas.
Fedatario Informático
la Legislación Peruana
PAPEL A
DIGITAL
DIGITAL
A DIGITAL
• Decretos
Legislativos.
• Decretos Supremos.
• Resoluciones
Ministeriales.
• Ley.
• Decretos
Legislativos.
• Decretos Supremos.
• Resoluciones
Ministeriales.
Actividades del Fedatario

19. • Acta de Apertura: Una por cada proceso, describe los tipos
documentales que se planifica micrograbar.
• Acta de Cierre: Uno por cada medio portador, se debe
describir las cantidades y tipos documentales que han sido
micrograbados.
• Acta de Conformidad: Un Acta al término del proceso;
debe describir cada uno de los medios portadores
identificando los números de serie de cada medio.
• Testimonio: Documento en el que el Fedatario describe el
proceso y hechos de relevancia.
• Actas de Ingreso y Salida: de medios al microarchivo.
Fedatario Informático
la Legislación Peruana
PAPEL A
DIGITAL
DIGITAL
A DIGITAL
• Decretos
Legislativos.
• Decretos Supremos.
• Resoluciones
Ministeriales.
• Ley.
• Decretos
Legislativos.
• Decretos Supremos.
• Resoluciones
Ministeriales.
Actividades del Fedatario - Actas del Proceso

20. Cada microforma en: medio portador (DVD, CD, Discos
Ópticos, etc.) debe contener como mínimo lo siguiente:
1. Tarjeta Calibradora de inicio del proceso.
2. Acta de Apertura del proceso.
3. Archivos Intermedios:
• Imágenes digitalizadas
• Índices de las imágenes (BD metadata)
• Software visor de las imágenes e índices
• Software verificador de firmas digitales
4. Acta de Cierre del medio portador.
5. Tarjeta calibradora final del proceso.
Cada medio portador debe ser reproducible por si mismo.
Contenido Microforma – Medio Portador

21. • Para Certificar la Línea de Producción se cumplir con:
o La Ley 26612 (Ver Título IV, 1 Certificados de Idoneidad Técnica).
o El Decreto Supremo 002-98-ITINCI hizo obligatorias las NTP 392.030-1 y
392.030-2.
• Organismo por INDECOPI para emitir Certificados de
Idoneidad Técnica: SGS del Perú.
o Certificación de los Manuales Administrativos, Manuales de Control
de Calidad, Manuales de Procesos de Producción, Manuales de
Seguridad, y así como la certificación de productos, equipos e
infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologías digitales
antes mencionadas.
• La normatividad legal sobre el uso de sistemas de micro
formas (microfilm o digitalización) faculta el uso de esos
sistemas y la inmediata destrucción de todo tipo de
documentos administrativos y contables.
Certificación SG Línea de Producción – Idóneidad Técnica

22. • Manual Sistema de Producción de Microformas
(Certificación SGS - Sistema de Digitalización).
o Manual de Normas Legales y Reglamentarias
Aplicables.
o Manual de Organización - Proceso Administrativo.
o Manual de Procedimientos.
o Manual de Seguridad Informática - Procesos de
Seguridad.
o Certificación de Productos, Equipos e Infraestructura
para ofrecer servicios en las tecnologías digitales antes
mencionadas.
Documentación Requerida por SGS - Certificación Idoneidad Técnica

23. Fase Inicial
• Elaboración documentación para la Certificación.
• Implementación del Ambiente de producción, de acuerdo
a la Estructura Organizacional y el manual de Funciones
entregados en las Etapas anteriores.
• Implantación del Software de Captura y de Gestión
Documental.
• Implementación de las plantillas por campos (a digitar o
mediante OCR) tipos para el proceso de certificación.
• Coordinación con SGS.
Implantación Línea de Producción Certificada

24. Fase Inicial - Entregables
• Personal Capacitado.
• Procedimientos Implementados.
• Ambiente de producción implementado.
• Línea de producción instalada (software y hardware) e
implementada.
• LINEA DE PRODUCCION CERTIFICADA
..
Implantación Línea de Producción Certificada

25. Piloto
• Seleccionar Documentos Tipos a Fedatear.
• Ejecutar todos los procesos descritos anteriormente.
Entregables Piloto.
• Documentos del Piloto de Digitalización cargados en un
servidor de imágenes y de Sistema.
• Documentos del Piloto de Digitalización indexados.
• Documentos de Digitalización (imágenes e índices)
respaldados en discos.
• Sistema Gestor de Documentos Electrónicos de Archivos
a disposición de las áreas usuarias, para la recuperación
de los documentos electrónicos mediante criterios de
búsqueda e indexación OCR.
Implantación Línea de Producción Certificada

26. • Fácil de implementar.
• Incremento en la productividad de los
trabajadores.
• Aumento de la ventaja competitiva.
• Simplicidad y ahorro de tiempo.
• Reducción de riesgos.
• Socialmente responsables con el medio
ambiente.
• Ahorros monetarios y operativos.
Conclusiones y Recomendaciones

27. • Fácil de implementar.
• Incremento en la productividad de los
trabajadores.
• Aumento de la ventaja competitiva.
• Simplicidad y ahorro de tiempo.
• Reducción de riesgos.
• Socialmente responsables con el medio
ambiente.
• Ahorros monetarios y operativos.
ES UN NECESIDAD DE COMPETITIVIDAD
Conclusiones y Recomendaciones