Presentación de perfil de tesis sobre lineas de producción de microformas.

1. Automatización de líneas de producción
de microformas en base a la Norma
técnica peruana (NTP) 392.030-2.
Autor: Gonzalo M Gonzales Garcia
Asesor: Eduardo Mendívil
UPC – Mayo 2012

2. Presentación del problema.
• En toda empresa existe información no
estructurada, tales como: contratos, manuales,
formulares impresos, cheques, etc.
• Según IDC mas del 80% de la información en las
empresas en no estructurada y la cantidad se
duplica cada 2 años.

3. Presentación del problema.

4. Situación típica en empresas

5. Presentación del problema: Los costos
• Un documento físico es copiado de 9 a 11
durante su vida útil.
• Almacenar los documentos tiene un costo, al
igual que ubicarlo posteriormente.
• Un empleado de oficina dedica 10 horas
semanales a buscar papeles que necesita.
• El uso de papel esta creciendo 8% cada año.
Fuente: Gartner Group / IDC.

6. Presentación del problema: Digitalización.
• En base a esta necesidad de administrar grandes
volúmenes de información, desde finales de los
años 80 se inician proyectos de digitalización.
• Actualmente existen muchas empresa que
dedican parte de su presupuesto a la
digitalización.
• Así mismo, la cantidad de empresas que dan
servicios de este tipo va en aumento cada día por
la demanda.

7. Presentación del problema: NTP
• Debido al aumento de empresas que presentan estos
servicios, y la poca estandarización y uso de buenas
practicas, en 1997 nace la Norma Técnica Peruana
392.030-2, en adelante la NTP.
• Dicha NTP “establece los requisitos que deben
cumplir las organizaciones que operan sistemas de
producción de imágenes”.
• Actualmente SGS es el organismo de certificar a las
empresa que cumplen estos requisitos y asimismo
puedan producir imágenes con valor legal.

8. Fundamentos teóricos: El valor legal.
• La digitalización con valor legal (microformas)
consiste en la operación mediante la cual los
documentos digitalizados, pasan a contar con un
sustento legal (fedateo), de manera que se pueda
usar como validos tributariamente, en auditorias
o cualquier otra operación donde se requiera, tal
como si se tratará del mismo original en físico.

9. Fundamentos: Campo de aplicación de la norma.
• Sistemas de producción de microformas a partir
de documentos originales físicos o generados
electrónicamente.
• Estructura organizativa asociada con los
sistemas de producción y almacenamiento de
microformas.
• Seguridad y conservación en el almacenamiento
y producción de las microformas.

10. Fundamentos: Flujo en un sistema de
producción de microformas.

11. Definiciones:
• Microforma: Se define como una imagen digitalizada,
que se encuentra grabada en un medio físico
técnicamente idóneo y cuenta con valor legal.
• Sistema o línea de producción de microformas:
Conjunto de procesos, procedimientos, recursos de
hardware y software, integradas como una unidad con la
finalidad de producir microformas.
• Sistemas de seguridad (para la NTP): Son las
políticas, procedimientos y técnicas basadas en la NTP
ISO / IEC 17799, las cuales aseguren la confidencialidad,
integridad, disponibilidad y calidad de las microformas.

12. Estado del arte
• Actualmente existen sistemas de: digitalización,
gestión de contenido, Workflow y generación de
documentos.
• Pero no existen un sistema que automatice todos
los procesos necesario en una línea de
producción de microformas.
• Las empresas por lo general, según 10 años de
dedicación al tema, usan sistemas aislados para
tratar de cubrir esta necesidad.

13. Campo de acción.
• El campo de acción involucra todos los procesos
y procedimientos para la creación de
microformas, así como las actividades
relacionadas con la misma, tales como la gestión
de la seguridad, de activos, del flujo de trabajo y
de la línea misma, las cuales son parte
importante para el cumplimiento de la NTP.

14. Campo de acción: Procesos en una
línea de producción de microformas.
• Recepción de lotes
• Preparación física de documentos
• Calibración de equipos.
• Captura de documentos
• Indización
• Control de calidad
• Fedateo
• Firma digital
• Grabación y rotulado.

15. Situación problemática.
Situación problemática Problema a resolver
Bajo de automatización no Desconocimiento de estado
permite llevar control de real de la producción.
línea de microformas.
Realización de procesos Retrasos en línea de
críticos de manera manual. producción.
No se cuenta con Demora en la cobranza a los
información consolidada clientes por el trabajo
del resultado final de los realizado.
procesos.
No es posible realizar No se puede hacer
autoritaria a los trazabilidad a los
documentos de la línea. documentos.
Bajo nivel de integración Demoras para controlar el
entre procesos. flujo y perdida de estado de
los lotes.

16. Situación problemática.
Situación problemática Problema a resolver
No se cuenta con No se puede evaluar a los
indicadores de trabajadores ni se tiene
productividad por parte del conocimiento exacto de su
supervisor de línea. productividad.
No existe un mapa claro que No existe mapa de proceso
permita ubicar las etapas para cada lote.
del proceso a los
involucrados
Proceso de indización Agilizar los procesos de
demasiado lento. indización y evitar cuellos
de botellas.
Demasiados sistemas Confusión por parte de los
aislados para la linea usuarios para usar los
diferentes sistemas.

17. Objetivos específicos
• Permitir en todo momento conocer el estado de los
lotes en el proceso, para determinar el avance real
de la línea de producción..
• Automatizar los procesos de la línea de
digitalización, como la Recepción de lotes,
preparación, calibración, captura, indización,
control de calidad, fedatacion, firma digital (por
definirse), grabación y rotulado, informes de
fedatacion y publicación.
• Automatizar la generación de informes de
producción para generar informes por ciclos de
facturación o para realizar informes de avances
gerenciales.

18. Objetivos específicos
• Permitir el control de usuarios, perfiles, así como la
auditoria de accesos y procesos para realizar la traza
de un documento. Además de restringir el acceso a
puertos como USB, internet, correo, etc.
• Permitir el diseño y ejecución de un flujo de trabajo
que sirva de marco para el desarrollo y ejecución de
la línea de producción.
• Generar reportes de productividad en tiempo real,
que sirva como apoyo a los jefes de líneas de
producción en la toma de decisiones respecto al
personal involucrado.

19. Objetivos específicos
• Generar un entorno grafico que permita ubicar de
manera fácil todos los procesos definidos en el flujo
de trabajo de cada lote.
• Implementar procesos de indización automática
usando OCR, ICR. BCR para cada tipo de lote y tipo
documental.
• Desarrollar un sistema único, con todos los
requerimientos necesarios, que sea totalmente
configurable por el jefe de línea, en la asignación de
accesos a las funcionalidades y que permita la
reasignación inmediata de cada integrante de la
línea.

20. Funcionalidad prevista: Automatizar en:
• Lotes y preparación de documentos
• Calibración.
• Captura
• Indización
• Control de calidad
• Firma digital
• Grabación y rotulado.
• Informes para fedatario
• Publicación de documentos.

21. Funcionalidad prevista: Automatizar en:
• Seguridad del sistema según la NTP.
• Flujo de trabajo (WorkFlow)
• Gestionar la productividad
• Visor y editor de documentos.

22. Indicadores de logro
• Presentación del modelo de negocio del proyecto.
• Presentación de la documentación del modelo de negocio del proyecto.
• Presentación del documento de análisis y diseño del sistema.
• Obtener la aprobación del Gerente de líneas de digitalización de la empresa,
mediante una carta donde exprese su conformidad con el proyecto y el
beneficio que aportará la implementación del mismo.
• Obtener la aprobación del proyecto.
• Presentación del prototipo
• Gestiona Aprobación del Usuario
• Presentación de la primera versión al usuario
• Pruebas con el usuario
• Implementación del sistema.
• Cierre de la implantación
• Elaborar informe Cierre del Proyecto
• Elaborar acta de aceptación del proyecto

23. Bibliografía
• [1] Marisa R. De Giusti, Maria Marta Vila, Gonzalo Luján Villarreal. “Manuscript Document Digitalization and
recognition: a first approach”. Journal of Computer Science and Technology. Vol 5. No. 3. 158-163,2005.
•
• [2] Indecopi. (2005). NTP 392.030-2 (2005th ed., Vol. 1). Lima, Perú: Author. Consultado Mayo 9, 2012
•
• [3] " Digitalización de documentos (n.d.). In Portal del estado Peruano. Consultado Mayo 9, 2012
•
• [4] Indecopi. (2007). NTP ISO /IEC 17799 (2007th ed., Vol. 1). Lima, Perú: Author. Consultado en 9, 2012
•
• [6] Biblioteca de la Universidad de Cornell. Tutorial de digitalización de imágenes. Disponible en:
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html [Consultado en Mayo 2012].
•
• [7]Cory Snavely. Handle Service Conventions and Practices. Disponible en: http://www.umdl.umich.edu/um-
rlg.html [Consultado en diciembre 2007].
•
• [8]Tanner, Simon (2004). Deciding whether Optical Character Recognition is feasible. Disponible en:
http://www.odl.ox.ac.uk/papers/OCRFeasibility_final.pdf [Consultado en enero 2008].
•
• [9]Technical Advisory Service for images. Choosing a File Format. Disponible en:
http://www.tasi.ac.uk/advice/creating/format.html#fo5 [Consultado Mayo de 2012]; Technical Advisory