Herramientas de Analisis

1. Herramientas de análisis
2019
TABLAS DINÁMICAS Y ESCENARIOS
LICDA. SONIA PARADA
UNIVERSIDAD GERARDO BARRIOS | CRU

2. Contenido
Tablas dinámicas ...................................................................................................................................... 2
¿Qué es un informe de tabla dinámica? .............................................................................................. 2
CARACTERÍSTICAS DE UNA TABLA DINÁMICA...................................................................................... 2
Ventajas y desventajas......................................................................................................................... 2
Crear una tabla dinámica a partir de datos de una hoja de cálculo .................................................... 4
Ejercicio pasó a paso: Trabajar con tablas dinámicas .......................................................................... 6
Administración de escenarios................................................................................................................ 11
Enlaces complementarios ...................................................................................................................... 18
Actividad a realizar................................................................................................................................. 19
1. Tablas dinámicas ........................................................................................................................ 19
2. Escenarios................................................................................................................................... 20

3. Tablas dinámicas
Los informes de tabla dinámica son útiles para resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen.
¿Qué es un informe de tabla dinámica?
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de
datos.
Use un informe de tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y responder a
preguntas no esperadas sobre los datos.
Para crear un informe de tabla dinámica, debe definir el origen de datos, especificar una ubicación en
el libro y organizar los campos.
CARACTERÍSTICAS DE UNA TABLA DINÁMICA
 Se puede manipular información dentro de ellas y de este modo se les actualiza
 Una tabla dinámica proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes
de datos.
 Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando, cambiando
de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente.
 Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar información.
Ventajas y desventajas
Ventajas

4.  Fácil de usar: este debe ser su principal atributo, con solo algunos clic puedo resumir una gran
cantidad de datos y mostrarlos de la manera en que los necesite.
 Dinámicas: justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fácil agregar
y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal para, por ejemplo, llevar los datos a
una reunión y comenzar a sacar información "on demand" o trabajar con los datos en equipo.
 Trabajo en varias dimensiones: Siempre se habla de las fórmulas "tridimensionales" cuando se
hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja. En Tablas Dinámicas
podemos trabajar con 3 dimensiones de datos: Fila, Columna y Filtro. De esta forma es posible
agregar un nivel más de "resumen" que cuesta conseguirlo con fórmulas normales.
 Múltiples vistas y cálculos: Es muy sencillo cambiar las visualizaciones de los datos y los
estadísticos resumen, con un par de clic puedo: cambiar la función de agrupación (SUMA,
CONTAR, PROMEDIO) o bien cambiar la forma en que se muestran los datos: como % del total,
de la fila o incluso como diferencias porcentuales. Además podemos agregar campos o
elementos calculados para complementar el análisis.
Desventajas
 Poco Flexibles: Si bien hay muchas posibilidades, las Tablas Dinámicas no son tan flexibles
como uno quisiera. Por ejemplo, no puedo en una misma tabla dinámica agrupar datos y por
otro lado generar un elemento calculado. Necesariamente hay que generar una nueva Tabla
Dinámica, pero inclusive con un origen de datos nuevos
 Monolíticas: En general la Tabla Dinámica genera una especie de "aplicación" a la que cuesta
mucho acceder a sacar datos. La opción de trabajar sin las funciones de GETPIVOT permiten de
alguna manera poder acceder a los datos, pero al momento de cambiar la tabla dinámica esa
referencia se volverá sin sentido. Hay que recurrir a las funciones de Importación de Datos
Dinámicos, que deben ser las fórmulas más complejas de entender de todas

5.  Memoria de Datos: Excel trata siempre de optimizar recursos y hay veces en que esta
optimización nos trae repercusiones: en Excel 2003 era común tener dos o más Tablas
Dinámicas, modificar una y replicar lo mismo en todo el resto. En Excel 2007 y 2010, al parecer
eso no ocurre, pero sí pasa que las Tablas quedan conectadas a la fuente, cualquier Informe
Dinámico que haga sobre esos datos va a compartir características con otros generados.
 Procesamiento y Cálculos: Si bien los elementos y campos calculados son una herramienta
muy potente, no queda tan claro de cómo operan y muchas veces pueden llevar a confusión a
usuarios no tan expertos. Además hay cálculos que matemáticamente pueden parecer
triviales, pero no son soportados por la herramienta.
Crear una tabla dinámica a partir de datos de una hoja de cálculo
Al crear un informe de tabla dinámica a partir de datos de una hoja de cálculo, los datos se convierten
en los datos de origen del informe de tabla dinámica.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
1. Para usar datos de una hoja de cálculo como origen de datos, haga clic en una celda
del rango de celdas que contienen los datos.
2. Para usar datos de una tabla de Excel como origen de datos, haga clic en una celda
dentro de la tabla de Excel. Nota Asegúrese de que el rango tiene encabezados de
columna o que se muestran los encabezados en la tabla y que no hay ninguna fila en
blanco en el rango o en la tabla.
3. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica
4. Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

6. 5. En Elija los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una
tabla o un rango y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe que el
rango de celdas que desea usar como datos subyacentes sea el rango correcto.
6. Si los datos se encuentran en otra hoja de cálculo o en otro libro, incluya el nombre
del libro y de la hoja de cálculo usando la sintaxis siguiente:
[nombrelibro]nombrehoja!rango.
7. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, especifique el lugar
siguiendo uno de estos procedimientos:
 Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que
empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
 Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente,
seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación,
especifique la primera celda del rango de celdas donde desea colocar el
informe de tabla dinámica.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Excel agrega un informe vacío de tabla dinámica en la ubicación especificada y muestra
la Lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño
o personalizar el informe de tabla dinámica.
10. Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:
 Para colocar un campo en el área predeterminada de la sección de diseño,
active la casilla que se encuentra junto al nombre del campo en la sección de
campos.
 De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de
etiquetas de fila, los campos numéricos se agregan al área de valores y las

7. jerarquías de procesamiento analítico en línea de fecha y hora se agregan al
área de etiquetas de columna.
 Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga clic
con el botón secundario en el nombre de campo en la sección de campos y, a
continuación, seleccione Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de
columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores.
 Para arrastrar un campo al área que desee, haga clic y mantenga presionado el
nombre del campo en la sección de campos y, a continuación, arrástrelo hasta
un área de la sección de diseño.
Ejercicio pasó a paso: Trabajar con tablas dinámicas
 A partir de la siguiente hoja desarrollaremos una tabla dinámica

8. Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos.
1. Seleccione el rango de celdas a utilizar
2. Haz clic en la opción tabla dinámica del menú insertar
3. Verifique el rango seleccionado
4. Seleccione el lugar donde se ubicará la tabla dinámica
5. Pulsa aceptar
6. Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas
7. Arrastra el campo semanas a etiquetas de columna.
8. Arrastra el campo cliente a etiquetas de fila.
9. Arrastra el campo total al área de valores
10. Arrastra el campo código artículo a valores. El campo artículo se añadirá a los rótulos de
columna, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rótulos de fila.
11. En el área de Rótulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opción Mover a
etiquetas de fila.

9. Deberá quedarte algo así:
 En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qué ha
comprado cada cliente.
 La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana.
 Sin embargo la fila Suma de ARTÍCULO nos muestra la suma del número de artículo para cada
semana, esto no es lo que queremos.
 Nuestro objetivo es que esta última fila muestre el número de artículos que se han comprado,
así podríamos saber para cada semana cuánto se ha gastado cada cliente y cuántos artículos
ha comprado.
12. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTÍCULO y en el menú emergente
selecciona Configuración de campo de valor.
13. En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado será el
siguiente:

10. 14. Ya tenemos lo que queríamos. Ahora desde la pestaña Diseño modifica el aspecto de la tabla a
tu gusto.
Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 4.
1. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.
2. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos.
3. Deselecciona todos los clientes menos el 4.
4. Pulsa Aceptar.

11. Ahora bastara con editar los encabezados y cambiar los colores a nuestro gusto como lo haríamos con
cualquier tabla de datos

12. Administración de escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la
hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores como escenarios y, a
continuación, cambiar entre estos escenarios para ver los distintos resultados.
Aprenderá a crear escenarios para responder la pregunta: que pasa si?
Los escenarios muestran diferentes situaciones sobre una misma base de información.
1. Estamos planeando nuestras vacaciones y tenemos un presupuesto de 2,000. vamos a
seleccionar 3 distintos destinos para saber cual nos conviene mejor aplicando ciertas
variantes. Elaboremos la siguiente tabla.
Nota: La celda total contiene una formula y esta configurado como tipo moneda y si el
resultado es un valor negativo este aparecera en color rojo.
2. Ahora, nos vamos a la pestaña Datos, y ubicamos el icono Análisis De Hipótesis y
seleccionamos la opción administrador de escenarios. Nos aparece el siguiente cuadro de
dialogo.

13. 3. En este haremos clic en el
botón agregar para iniciar el trabajo y
agregar el presupuesto que tenemos
en la tabla.
Esta acción nos mostrara una nueva ventana
4. Lo primero que haremos será agregar nuestro primer escenario asignándole el nombre de
presupuesto

14. Las celdas cambiantes son aquellas celdas que varían sus valores (no necesariamente tiene
que estar juntas usando Ctrl + Clic podemos seleccionar celdas en distintas posiciones) y por
ende nos generan resultados
diferentes en la celda total. Estas
serán desde B4 hasta B10. En la
parte de comentarios podemos
describir a que corresponde ese
escenario. Nos quedara de la
siguiente manera. Damos clic en
aceptar.
5. A continuación veremos una
nueva ventana la cual nos
muestra los valores de las celdas
cambiantes de la tabla con el
presupuesto asignado. Para
guardarlos como nuestro primer
escenario no los cambiaremos y
daremos clic en aceptar.
6. ahora ya podemos ver nuestro escenario Presupuesto guardado. Procederemos a agregar
nuestro segundo escenario. Para ello damos clic en agregar.

15. 7. Como notaremos en este caso las celdas cambiantes ya están seleccionadas y son las mismas
que en nuestro escenario anterior así que agregamos el nombre del nuevo escenario Cancún
y el comentario.
Comenzamos con el primer
destino que sería Cancún,
rellenemos los datos según
nuestro presupuesto y los gastos
que realizaremos viajando a este
destino. Damos clic en aceptar

16. 8. Cambiaremos los siguientes datos
9. Ahora realicemos dos cotizaciones para Miami y Roatán y agreguemos estas como escenarios
10. Ahora, en nuestra caja de dialogo de ADMINISTRACION DE ESCENARIO, tenemos 4 escenas.
En la parte inferior de esta ventana, tenemos un botón que dice MOSTRAR. Si seleccionamos
el destino 1 que es Cancún y luego pulsamos MOSTRAR, veremos los valores que
introducimos al inicio.
11. De esta manera, ahora podemos interpretar la pregunta: ¿qué pasa si voy de vacaciones al
Roatán? ¿qué pasa si voy de vacaciones a Miami?
12. Genere el resumen y realizando el análisis responda las preguntas anteriores. Para ello
solamente damos clic en el botón Resumen nos pedirá que seleccionemos las celdas de

17. resultado en este caso seleccionaremos la que contiene el total, notemos que también
podemos generar un resumen en tabla dinámica.
Damos clic en aceptar y nos aparecerá una nueva hoja con nuestro resumen completo
Ahora solo nos queda editar los encabezados y la presentación de los datos, este resumen
también lo podemos generar en forma de tabla dinámica como muestra a continuación,

19. Enlaces complementarios
1. Tablas Dinámicas
http://conociendoexcel2003.blogspot.com/2011/04/tablas-dinamicas.html
2. Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo
https://support.office.com/es-es/article/crear-una-tabla-din%C3%A1mica-para-analizar-datos-de-
una-hoja-de-c%C3%A1lculo-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576
3. Escenarios En Excel
https://www.youtube.com/watch?v=KVQEJeFpqe0
4. Cambiar entre distintos conjuntos de valores mediante escenarios
https://support.office.com/es-es/article/cambiar-entre-distintos-conjuntos-de-valores-mediante-
escenarios-2068afb1-ecdf-4956-9822-19ec479f55a2

20. Actividad a realizar
Nombre de la actividad: Herramientas de análisis en Excel
Tipo de actividad: equipos de 3
Competencias a desarrollar:
 Elabora tablas dinámicas para responder a interrogantes sobre los datos
 Crea distintos escenarios para la toma de decisiones
Indicaciones de las actividades.
Elabora un libro de Excel y desarrolla los siguientes ejercicios relacionados a los temas tablas
dinámicas y escenarios
1. Tablas dinámicas
Desarrolle las tablas dinámicas que respondan a cada una de las siguientes preguntas
 ¿Cuantas conferencias se han dado en Santa Ana?
 ¿Cuánto ha ganado Nuvia Vidal y Cristina García?
 ¿Cuál es el número de horas que Nuvia Vidal ha dado en San Salvador?
 ¿Cuál es el sueldo promedio de cada conferenciante?
 ¿Cuál es el sueldo promedio por ciudad?

21. 2. Escenarios
Se tiene un préstamo personal en donde me interesa conocer la cantidad que debo pagar
dependiendo el plazo elegido. Para saberlo se utilizó la función PAGO y en las celdas superiores
hemos colocado los argumentos de dicha función.
 Elabora los escenarios necesarios para presentar lo que su cedería si el pazo de pago fuese
12, 18, 36 meses plazo
 Genera un resumen de escenarios donde se muestre todos los escenarios disponibles

22. Modo de participación: guarda en libro de Excel donde desarrollaste la tarea y súbelo al
espacio Tarea herramientas de análisis que encuentras en la plataforma canvas, solo se
entregara un archivo Excel por grupo, no olvides colocar en los comentarios y en la primera
hoja del libro los nombres y códigos de los colaboradores para asignarles la nota respectiva.
Si tienen dudas deberán enviarlas al forro de consultas que ha sido activado para dicha
actividad.
Tiempo límite para participación: lunes 28 de octubre de 2019
Criterios de evaluación: colaboración, puntualidad, presentación, orden, funcionalidad.