Este documento propone implementar un sistema de compras consolidadas entre las plantas de una empresa de refrescos para lograr mayores beneficios en costos, calidad y tiempos de entrega. El proyecto tendrá dos fases: 1) cambiar a compras consolidadas solo para el negocio de refrescos y 2) mantener la sinergia con la empresa cervecera una vez estabilizado el nuevo esquema. Se propone una nueva estructura organizativa centralizada de compras y la implementación del software SAP para gestionar el proceso de compra.

1. UNIVERSIDAD FERMIN TORO
MAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIAL
SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
PROYECTO DE GESTIÓN Y SINERGIA DE COMPRAS
DE REPUESTOS Y SUMINISTROS ENTRE COMPAÑÍAS
RELACIONADAS
INTEGRANTES:
ZORAYA, DIAZ
ANDRES, FIGUEROA
FEBRERO, 2012

2. Compras Nacionales Conjuntas
Razón del Proyecto
La necesidad de establecer en el Negocio de Refrescos, procesos expeditos de
compras de repuestos y suministros, que garanticen la operatividad de las
Plantas en igualdad de condiciones y beneficios para todas, en los últimos cinco
años ha sido implementada en una de nuestras empresas hermanas (Cervecería)
y en una relación de equilibrio que ofrezca inmejorables resultados en cuanto a
costos, calidad y tiempos de entrega.
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3. Compras Nacionales Conjuntas
• El Proyecto se ejecutará en dos fases:
• Fase 1: Cambio al esquema de compras consolidadas solo para
el Negocio de Refresco.
• Fase 2: Mantener Sinergia con el negocio de Cerveceria luego
de que se haya estabilizado el esquema de planificación y
compras, ya que somos empresas hermanas.
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4. Objetivo General
1era Fase
Establecer una plataforma para Compras Nacionales
Consolidadas de repuestos y suministros para
Refrescos, a través de una organización de compras
común para todas las plantas, así como la distribución
de las compras de servicio a las diferentes áreas
operativas y de apoyo en las mismas.
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5. Estructura de Compras Actual
Según Organización de Compras en cada Planta
• Actualmente, cada Planta compra todo lo que necesita a través de una organización de
compras particular, definida de manera exclusiva para cada Centro, indistintamente de
que sean materiales y/o servicios.
• Las personas que realizan actualmente estas actividades de compras pertenecen al
área de Logística identificados con el cargo de “Analista de Logística”.
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6. Estructura de Compras Consolidadas
A partir del 1ero junio 2009
• A nivel de sistemas, los compradores dejan de ser exclusivos de las Plantas para
pasar a ser Negociadores de todos los Centros a través de una nueva Organización
de Compras Consolidada para materiales con influencia y ámbito nacional.
• Se crean grupos de compra en los cuales se identifican líneas de comercialización
(familias de materiales) que atenderán las necesidades de materiales de todas las
Plantas de manera consolidada.
• Igualmente se crean grupos de compra para cada una de las áreas que ejecutarán
las compras de servicios
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7. Compras Nacionales Consolidadas
Nueva Estructura Organizativa
• La estructura de compras de repuestos y suministros a crear en Manufactura será una
réplica de la que existe actualmente en Cerveza.
• Los compradores pasan a ser dependientes de la Dirección de Manufactura, pasan a
conviertirse en compradores del Negocio y no más compradores exclusivos de cada
una de las Plantas.
• La línea de reporte de los compradores será directamente a Oficina Principal, ya que
se convierten en Negociadores Consolidados de Refresco, con ámbito e influencia a
nivel nacional, manteniéndose ubicados físicamente en las Plantas con el objeto de no
perder el contacto de las necesidades que en ellas existan.
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8. Compras Nacionales Consolidadas
Algunos puntos de interés
• Las Compras de Servicio serán repartidas a todas las áreas donde se generen las
necesidades.
• Se crean estrategias de liberación, aquí interviene el sistema SAP, donde toda
compra debe estar aprobada por el Jefe de Área el cual tiene un código de
liberación, con el fin de dar el permiso o aprobacion a que se realice la compra de
materiales al igual que las de servicio.
• De la misma manera, los topes de liberación de las compras de servicios, serán
exactamente los mismos que aplican para las compras de materiales.
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9. Compras Nacionales Consolidadas
Algunos puntos de interés
• Se crean estrategias de liberación para uso exclusivo de Manufactura, con el objeto
de atender las compras consolidadas de materiales destinadas a los almacenes de
las Plantas
• Se crean estrategias de liberación para atender los requerimientos de servicios,
distribuidas en todas las áreas operativas y de apoyo en cada una de las Plantas
• Se hace necesario que en el transcurso del proceso de cambio, se le haga
seguimiento en los próximos meses, permitiendo mantener la sinergia con
Cervecería por el proceso que ellos llevan en su almacén que queremos implementar
en el nuestro, para que los actuales supervisores le hagan seguimiento a los
compradores para que revisen todos los pedidos que se encuentran pendientes y los
que se van a generar nuevos bajo esta modalidad en las Plantas, tanto de
materiales como de servicios, con el objeto de ir cerrando la mayor cantidad de
casos, bien porque se den las respectivas entradas de materiales o entradas de
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actividad o porque se efectúen las verificaciones de factura y se le de un buen fin al
proceso antiguo y un buen arranque al nuevo procedimiento.

10. Compras Nacionales Conjuntas
Próximos pasos
• Los compradores continuarán ejecutando las funciones que han estado realizando
solo que en esta oportunidad se van a encargar de hacer compras de algún material
o suministro en particular, basado en su grupo de compra, sin embargo estarán a la
disposición de la Dirección de Manufactura, previo acuerdo con los actuales
supervisores inmediatos, a fin de irse alineando al nuevo esquema.
• Entre los próximos pasos tenemos evaluar que cantidad de recurso humano nuevo
necesitamos contratar y entrenar para que trabajen en este proyecto, así como
también evaluar, los pasivos laborales que esto incurre.
• Revisar cuantos equipos de computación se deben incorporar para la ejecución del
proyecto y sus diferentes hardware como, mouse, monitores, impresoras, etc.
• Revisar cuantos sistemas se deben implantar para la ejecución del proyecto, en
primera instancia y el mas necesario es la compra de la Licencia SAP/R3 para cada
comprador, lo cual vale destacar que cada una representa un costo muy importante
y segundo el sistema Lotus que va a servir como medio de comunicación interna
entre comprador – usuario.
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11. Proceso para la Implementación del SIG
Cumplimiento
de objetivos
Cambio
en Sistemas
Cambio
en Procesos
Protagonistas
de Cambio
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12. Ciclo de Compra, esto se da Utilizando SAP/R3
Verificación de
Factura (MIRO) Detección
de la Necesidad
Entrada de
Mercancías o Entrada Crear Solicitud
de Actividad de Pedido
(MIGO ó ML81N) (ME51N)
Aprobación
Envío del Pedido Técnica
al Proveedor (Liberación ME55
(ME9F) ó ZLIB)
Aprobación
Económica
Crear Petición
(Liberación
de Oferta
ME28 ó ZLOS)
(ME41N)
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Actualizar Ofertas
(ME47N)
Crear Pedido
de Compras Comparación de
(ME21N) Ofertas (ME49N)

13. Grupos de Compra de Materiales
Para Todas las Plantas
P10 Compras de Repuestos
Compras de Suministros
P20
Compras de Materias Primas y Empaque
P30
Compras de Otros Materiales no definidos
P40
Compras de Servicios para áreas no definidas
P50
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14. Grupos de Compra Servicios
Para Planta Pepsi-cola Barcelona
Barcelona RP09 Códigos para Liberar lpor las personas
autorizadas Pedidos de Compras, bien sea
Materiales o Servicios en Planta
BA1 Gerencia Planta
Barcelona
BA2 Producción Planta Barcelona
BA3 Mantenimiento Códigos de Liberación para
Solicitudes de Pedidos Códigos de Liberación para Pedidos
BA4 Calidad (Liberaciones Técnicas)
Código de Código de
Nombre del
BA5 Logística Aprobador
Liberación Nombre del Aprobador Liberación
Técnica Económica
BA6 Administración Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 01 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 01
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 02 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 02
BA7 Gestión de Gente Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 04 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 04
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 05 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 05
BA8 Riesgo y Continuidad Operativa Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 06 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 06
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 81 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 11
BA9 Auditoría Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C3 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 20
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C4 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 21
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C5 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 25
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 39
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 45
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 80
13 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 81
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C3
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C4
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx D1
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx D4
Xxxxxxxx,xxxxxxxxx D5

15. “…TODOS PIDEN CAMBIOS Y NUEVAS FORMAS DE HACER LAS COSAS, PERO
NADIE QUIERE QUE LES AFECTE, SIN EMBARGO EN UN MUNDO TAN
DINÁMICO COMO EL QUE VIVIMOS HOY, LA ÚNICA CONSTANTE ES EL
CAMBIO…”
Winston Churchill