El departamento de compras es importante porque centraliza las solicitudes de los departamentos y distribuye los elementos, maneja el inventario, asegura la fuente constante de materiales para la producción, define la calidad de los materiales adquiridos e influye en el incremento o decremento de las actividades de la empresa. El departamento de compras utiliza documentos como solicitudes de compra, cotizaciones y órdenes de compra para realizar las adquisiciones de una manera estructurada y controlada.

1. Asegura el
funcionamiento
global de la empresa
Subsistema COMPRAS:
¿Qué requisitos necesitan cumplir los bienes y servicios?
• Cantidades adecuadas.
• Precio acordado.
• Lugar requerido por el cliente.
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Importancia
del
Departament
o de Compras
Centraliza las solicitudes y
distribuye los elementos a
los diferentes departamentos
Maneja el inventario de la
empresa
Asegura la fuente
constante de materiales
destinados a la producción
Define la calidad de
los materiales
adquiridos
Influye directamente en
el incremento o
decremento de las
actividades
Maneja la periodicidad y
la adquisición de
materiales
Suministra de manera
ininterrumpida los
materiales, bienes y/o
servicios, para incluirlos de
manera directa o indirecta a
la cadena de producción.

2. • Tiempos establecidos.
Según Joseph Carter la importancia del departamento de Compras es expresada por:
Gestión de Compras:
Es la planeación, ejecución y el control de todas las acciones relacionadas directa o
indirectamente con las adquisiciones de la empresa.
Empresa: Entidad de carácter público o privado, formada por la combinación de factores
humanos y materiales para el logro de un objetivo determinado con cierta permanencia de
tiempo.
Sus Factores Básicos son:
• Recursos humanos.
• Recursos financieros.
• Recursos físicos.
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Importancia
del
Departament
o de Compras
Fomentar las relaciones
interfuncionales entre los
departamentos
Estandarizar materiales
disponibles de bajo costo
Comprar materiales al más
bajo costo total de
adquisición
Tener un mínimo de
inventarios en el
depósito
Maximizar la
calidad
Proveer
ininterrumpidamente
materiales y servicios.
Encontrar y desarrollar
fuentes competitivas de
suministros
Generar
estrategias
Tácticas y
actividade
s
Mecanismo
s
evaluativos

3. • Recursos tecnológicos y de información.
MODELOS DE GESTIÓN:
1. Modelo Centralizado: Es una unidad básica de compras, apoyada por la unidad
administrativa, que se encarga de todas las asignaciones que necesiten y requieran los
diferentes departamentos que trabajan de forma integrada y en constante relación.
2. Modelo Descentralizado: Es una unidad independiente en cada departamento, división
o área de la empresa donde se efectúan las adquisiciones respectivas según se lo necesite.
Cuando el área financiera realiza las asignaciones presupuestales acerca de cada adquisición;
cada unidad descentralizada realiza sus adquisiciones de manera particular según los
parámetros preestablecidos, generando los informes requeridos por el departamento
financiero.
El desempeño de cada departamento es autónomo en lo que respecta a sus adquisiciones,
teniendo que desarrollar su propio sistema de costos, controles y auditoria.
TIPOS DE COMPRA EMPRESARIAL:
• Tarea nueva o compra nueva: Se realiza un pedido nuevo a un proveedor del cual
nunca tuvimos un nexo comercial anterior.
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Sector
Financiero
Sector
Administrativo
Sector de
Producción
Sector
Comercial
Compras
Departamento
Financiero
Departamento de
Producción
Departamento
Administrativo
Departamento de
Mercadeo
Compras
Compras
Compras
Sector de
Compras

4. • Recompra Modificada: Se realiza un pedido a un proveedor del cual tenemos una
relación comercial previa, modificando o variando algunas de las condiciones iniciales
(cantidad, precio, características del producto, lugar de entrega, formas de pago, etc.).
• Recompra Directa: Se realiza un pedido sin modificar las anteriores condiciones
pactadas anteriormente al mismo proveedor.
Documentos que respaldan las operaciones
Solicitud de compra: Es una petición efectuada al departamento de compras por una persona
autorizada que se encargará, luego de ser respaldada, de realizar adquisiciones. Por lo
general es emitida cuando un bien llega a un stock mínimo preestablecido.
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PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LAS COMPRAS
Comprobantes:
Son los formularios confeccionados en el
momento de efectuar dicha operación.
Los más utilizados son:
Solicitud de Compra.
Pedido de Cotización de precios.
Pedido de Compra.
Informe de Recepción.
Comprobantes:
Son los formularios confeccionados en el
momento de efectuar dicha operación.
Los más utilizados son:
Solicitud de Compra.
Pedido de Cotización de precios.
Pedido de Compra.
Informe de Recepción.

5. Con la misma podemos:
• Corroborar que los elementos pedidos no se hallen en el depósito.
• Comprobar si el material pedido se puede sustituir por otro de similares características
con menor costo y sin dificultades de acceso.
• Analizar si el material puede ser reemplazado por alguno que se encuentre en el
almacén sin ningún problema.
Solicitud de Cotización: Ante la solicitud de una adquisición, el departamento de compras
debe decidir a qué proveedor le hará el pedido, y para ello confeccionar una “Solicitud de
Cotización” a varios proveedores potenciales con el objeto de realizar el acto comercial con
aquel que ofrezca los precios más razonables y las condiciones más ventajosas para la
empresa.
Casos en los que no es necesario emitir una solicitud de cotización:
• Cuando la adquisición es una escasa significación, Ejemplo: paquete de azúcar.
• Cuando poseemos información actualizada sobre el precio, las características y las
condiciones de pago de entrega.
• Cuando el bien solicitado lo posee un solo proveedor.
• Cuando el bien es provisto continuamente por el mismo proveedor a través de una
orden de compra que así lo especifique. Se debe tener en cuenta que si se interrumpe la
producción, se deberán interrumpir las adquisiciones con el objeto no sobrepasar el stock.
• Cuando se solicita un bien que lo produce una filial de la empresa.
Ventajas de su utilización:
• Certeza de que las condiciones estipuladas por el comprador son aceptadas o no por el
proveedor en forma terminante.
• Seguridad de que la cotización que recibimos del proveedor contempla todos los
puntos solicitados.
• Evita que se produzcan dudas para las partes contratantes.
• Facilita la tabulación y el archivo de la información recibida, al contenerla en una
planilla uniforme.
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6. Pedido de compra u orden de compra: Es la demanda efectuada por un responsable del
departamento de compras a un proveedor para suministrar a la empresa los bienes
especificados, formalizando la operación para un mejor control interno.
Este documento origina el derecho al proveedor de remitir los bienes solicitados y obliga al
comprador a efectuar el pago luego de recibir los mismos.
Informe de Recepción: Es el documento que registra las entradas de productos que la
empresa compra a sus proveedores. Se confecciona cada vez que se reciban materiales para
la empresa, contando con una evidencia fehaciente de cada entrada.
En empresas de gran tamaño, la recepción de los materiales esta a cargo del departamento de
almacén, ya que cuenta con una comunicación rápida y sencilla con el exterior empresarial.
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Asegura el
uncionamie
nto global
de la
empresa

7. Pedido de compra u orden de compra: Es la demanda efectuada por un responsable del
departamento de compras a un proveedor para suministrar a la empresa los bienes
especificados, formalizando la operación para un mejor control interno.
Este documento origina el derecho al proveedor de remitir los bienes solicitados y obliga al
comprador a efectuar el pago luego de recibir los mismos.
Informe de Recepción: Es el documento que registra las entradas de productos que la
empresa compra a sus proveedores. Se confecciona cada vez que se reciban materiales para
la empresa, contando con una evidencia fehaciente de cada entrada.
En empresas de gran tamaño, la recepción de los materiales esta a cargo del departamento de
almacén, ya que cuenta con una comunicación rápida y sencilla con el exterior empresarial.
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Asegura el
uncionamie
nto global
de la
empresa