Diagnostico de la relevancia de la estructuracion de los aplicativos contables dentro de la informacionn contable y financiera , y la optimizacion de los procesos para la toma de decisiones.

1. INFORMACIÓN CONTABLE Y
FINANCIERA AL DÍA
UNIDAD CONTABLE
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL NORTE DE
NARIÑO LTDA.
YONNY HERNAN CASTRO

2. SUBTEMAS A TRATAR
 ESTADO A LA FECHA
 DIAGNOSTICO
 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 ESTRATEGIAS
 CRONOGRAMA
 PRESUPUESTO
 RESULTADOS
 INDICADORES

3. ESTADO A LA FECHA
CONCEPTO
oct-23 nov-23 dic-23
Movimiento papelería (Secretaria) NA
Movimiento almacén - papelería OK
Actas activos fijos o reclasificaciones NA
Empaques Cooperativa NA
Empaques Almacafé OK
Fletes café OK
Bonificación agentes OK
Intereses cartera
Cuentas ordén movimiento cartera
Acta evaporación EDS OK
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL NORTE DE NARIÑO LTDA.
ORDENES CONTABLES E INFORMACION

4. ESTADO A LA FECHA
Aseguramiento café
Aseguramiento general, eds y fertilizantes OK
Aseguramiento efectivo N/A
Ingresos vehículo ERM 169 OK
Depreciación mensual OK
Cancelacion CXP Caficultores RP OK
Cancelacion CXP Caficultores LF OK
CxC CxP Financiamiento memorando
CxP dineros en rojo café RP
CxP dineros en rojo café LF
Sobregiros bancarios NA
Actas café RP
Actas café LF
Causar gastos representación OK
Transporte efectivo Bancolombia NA
Calificar cartera y CxC
Provisión cartera y cxc

5. ESTADO A LA FECHA
Causacion Impuesto Ind. y Comercio NA
Ingresos CDTS OK
Retención CDTS gastos impuestos OK
Capital mínimo irreducible
Créditos fertilizantes
Despulpadoras NA
Arrendamiento Davivienda, San Lorenzo, Esteban
Ortega, Grupo Express, Federacafé, San Vicente OK
Compras café LF OK
Entregas café LF
Compras café RP OK
Entregas café RP
CxP descuentos compras café LF (en compras) NA
Información SCI OK
Información para café LF desde cia. 011 OK
Información para café RP desde cia. 011 OK
Nómina primera quincena OK
Nómina segunda quincena OK

6. ESTADO A LA FECHA
Prestaciones y parafiscales OK
Negociaciones café Federacafe RP cuentas ordén
Negociaciones café Federacafe LF (junio-23)
Entregas café futuro
Compras o recibos café futuro
Seguros créditos fertilizantes
Saldo fondo solidaridad
Responsabilidades pendientes NA
Distribución excedentes NA
Información para unidad fertilizantes desde cia 11 OK
Contabilidad fertilizantes modificar créditos cxc NA
Información para unidad EDS desde cia 11 OK
Cruce cxp y cxc perfil Nespresso y LH NA
Impuestos próximo año por pagar NA
Provisión inventarios NA
Acueducto Causación-La Unión. OK
Perfilación Nespresso y LH Caficultores

7. ESTADO A LA FECHA
Crédito Rotatorio Combustibles OK
Cuenta 27..Intereses cartera
Negociones Expocafé OK
Negociones Otros NA
Ajustes a negociaciones Expocafé OK
Ajustes a negociaciones otros NA
Saldos Predial e Ind. Comercio NA
CxP rojos, reclasificación anticipos prepagos
Descargo de anticipos prepago y CxP
Causación intangibles 3 años SIIGO OK
Causación intangibles 3 años CONTAPYME OK
Amortización activos biologicos finca OK
Cuentas por pagar depósitos simples café OK
Reclasificación cuenta de Patrimonio NA
Contrato arrendamiento San José OK
Valoración terreno Pasto NA
Causación intereses crédito Banco de Bogotá NA
Incentivo Federecafe NA

8. INTRODUCCION
 Este análisis se determina a la necesidad de evaluar y
diagnosticar las principales causas y efectos referente a las
dificultades que perseveran en una crisis de procesos que
han desencadenado, efectos colaterales de un atraso o
rezago en los procesos de contabilidad dentro de una
organización, que es líder en el mercado de comercialización
de café pergamino seco, y que dentro de su estructura
orgánica presenta diferentes unidades de negocio que son
desarrolladas como otras actividades recurrentes para
generar una fuente de ingresos alternativa.
 Induciendo más a profundidad sobre los aspectos y factores
que se presentan en los procesos contables que no permiten
tener una contabilidad consolidada y al día, puedo inferir que
los procesos para cada unidad de negocio se determinan en
tiempo de realización diferentes.

9. ANTECEDENTES
 Es relevante acontecer desde un punto de inicio y plantearse
por que no se está cumpliendo con los objetivos propuestos,
designar el interrogante desde que momento se está
incumpliendo con la entrega o generación de informes por
parte de la unidad contable a gerencia?, porque en el
transcurso del tiempo no se ha logrado tener o alcanzar la
meta de llevar una contabilidad al día?, en qué momento
existió o se presentó el atraso o rezago de la contabilidad en
la unidad contable?, cuáles fueron las causas o las
circunstancias que se presentó en esta situación?, como
reaccionó la unidad contable y que tratamiento se dio a esta
disyuntiva?, se subsano el lapso de tiempo en el rezago?,
como se logró?, y si no se ha logrado porque aún persiste el
mismo rezago en el transcurso de los años o lapsos de
tiempo.

10. DIAGNOSTICO
 Este diagnostico tomara tres factores importantes
para su análisis y planteamiento de estrategias
para el mejoramiento continuo.
 Factores establecidos:
 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
 APLICATIVOS CONTABLES
 RECURSO O CAPITAL HUMANO

11. INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
Infraestructura
tecnológica
EQUIPO DE CÓMPUTO
CAPACIDAD DE RED
ANALIZAR SI LA CAPACIDAD DE
LA RED SUMINISTRADA POR EL
PROVEDOR DE INTERNET, ES LA
ADECUADA POR LA CANTIDAD
DE USUARIOS QUE LA UTILIZAN
PARA REALIZAR SUS FUNCIONES
EVALUAR SI LOS EQUIPOS DE
COMPUTO CUMPLEN CON LOS
REQUERIMIENTOS MINIMOS
PARA EL BUEN
FUNCIONAMIENTO DEL
APLICATIVO CONTABLE.
OPTIMIZACION DE
LOS TIEMPOS EN
REALIZACION DE
ACTIVIDADES
DIARIAS EN LA
OPERANCIA DE
APLICATIVOS
CONTABLES.

12. INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
 Es indispensable evaluar el funcionamiento de los equipos de
cómputo y oficina, debido a que algunos de estos equipos de
cómputo presentan dificultades en su funcionamiento
operativo.
 Realizar un test o valoración de la capacidad de la red de
internet de acuerdo a el número de usuarios que la utilizan en
función de su realización de actividades diarias.

13. ANÁLISIS DE LOS APLICATIVOS CONTABLES
SCI Y CONTAI

14. ANÁLISIS DE LOS APLICATIVOS CONTABLES
SCI Y CONTAI
 El análisis de los aplicativos de contabilidad
denominados SCI Y CONTAI, desde mi punto de
vista analítico teniendo como referentes otros
proveedores en la línea de licencias de
contabilidad, son dos aplicativos contables que
tiene ventajas y desventajas.
 En primera instancia evaluar o determinar si este
aplicativo o software se adapta a las necesidades
de la entidad.

15. ANÁLISIS DE LOS APLICATIVOS CONTABLES
SCI Y CONTAI
 VENTAJAS:
 Diversificación en Unidades de Negocios.
(Múltiples unidades o centros de negocios)
 Regido por el Cumplimiento Normativo.
 Transferencia de Información.
(Archivos planos)
 Actualización Periódica.

16. ANÁLISIS DE LOS APLICATIVOS CONTABLES
SCI Y CONTAI
 DESVENTAJAS:
 No es integrado lo que no permite de inmediatez
generar un informe sin tener que hacer un proceso
enlace de Información.
 No permite generar información contable o
financiera en tiempo real.(se requiere de
transferencia de información y consolidación en la
contabilidad central.
 Actualización de saldos y movimientos contables
registrados en el transcurso del día.

17. ANÁLISIS DE LOS APLICATIVOS CONTABLES
SCI Y CONTAI
 No permite el envió de facturas electrónicas o
documentos soportes electrónicos de forma
multiusuario.
 No transfiere a totalidad la información de una
unidad de negocio o del SCI a la unidad de
contabilidad central.
 Conciliación y confrontación de saldos en cuentas
entre unidades de negocio y contabilidad central.

18. ANÁLISIS DE LOS APLICATIVOS CONTABLES
SCI Y CONTAI
 Los procesos de integración o enlace de la
información, deben realizarse excluyendo a los de
mas usuarios que ejecutan estos aplicativos.
 La transferencia de información y datos entre
unidades de negocio demanda tiempo y presentan
intermitencia en su proceso.
 Los aplicativos dependen de la conectividad del
servidor para su funcionamiento, no esta en la
nube.

19. ANÁLISIS DE LOS APLICATIVOS CONTABLES
SCI Y CONTAI
 MODULOS:
 Contabilidad General.
 Facturación Electrónica.
 Inventarios y Costos.
 Nomina.
 Cartera y Cuentas por pagar.
 Activos Fijos.
 Presupuesto.
 Reportes y Análisis.

20. RECURSO Y CAPITAL HUMANO
 Una visualización o contexto inherente de lo
importante que es el recurso humano dentro de
cada rol de trabajo y las relaciones humanas en su
ambiente laboral, en este contexto analizo varios
aspectos de las situaciones vividas y palpadas en
el proceder profesional, iniciare por describir que
como seres humanos tenemos diferentes
características y perfiles que nos definen,
determinando así una personalidad propia.

21. RECURSO Y CAPITAL HUMANO
 Comunicación Asertiva.
 Trabajo en Equipo.
 Relaciones Sociales o Humanas.
 Ambiente Laboral.
 Cultura Organizacional.
 Rendimiento y Desempeño Laboral.
 Sobrecarga Laboral.
 Compromiso e Identificación Corporativa.
 Desconexión Laboral.

22. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Determinar las causas y factores que intervienen en el
desarrollo y no cumplimiento, para tener información contable
y financiera al día.
 Determinar la viabilidad de la reparametrizacion de los
aplicativos contables a las necesidades de la entidad.
 Analizar los procesos y funciones que desempeña
cada funcionario, en términos de tiempo.

23. ESTRATEGIAS
 Brindar capacitación continua a la unidad contable de
la utilización y proceder de las herramientas o
aplicativos contables.
 Brindar capacitación a todo el personal sobre el
mejoramiento de la comunicación asertiva y la
importancia de los canales de comunicación en la
fluidez del trabajo en equipo.
 Brindar capacitación al personal de la unidad contable,
sobre la actualidad de la normatividad contable y
financiera, sobre las normas y leyes que nos rigen como
entidad solidaria.
 Plantearse la reestructuración del equipo de trabajo,
tiendo en cuenta el perfil de los conocimientos,
habilidades y destrezas para asumir de forma pertinente
el rol que de acuerdo a sus características y experiencia
refleje su perfil.

24. ESTRATEGIAS
 Replantearse la adquisición de un nuevo software contable
que realmente satisfaga la necesidad principal, de nuestra
principal actividad económica, que es la comercialización de
café.
 Evaluar y elaborar una ruta de procesos y tiempos que
involucre a cada rol o funcionario desempeñando a totalidad
cada una de sus responsabilidades y funciones de forma
diaria y mensual, involucrando factores necesarios que son
incluyentes en su proceder.
 Establecer una evaluación de desempeño laboral que
implique evaluar el porcentaje de cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades, el grado de satisfacción
cumplido.
 Oportunidad de satisfacer las necesidades criticas de la
entidad, demostrando que los procesos pueden mejorar,
obteniendo resultados congruentes en un proceso que debe
implementarse de inmediato.

25. CRONOGRAMA
ESTRATEGIA INTERMEDIARIO FECHA
Brindar capacitación continua a los funcionarios de la
utilización yproceder de la utilización de las herramientas o
aplicativos contables.
ASESOR EXTERNO ILIMITADA
14/11/2023
Brindar capacitacion a todo el personal sobre el
mejoramiento de la comunicacion asertiva yla importancia
de los canales de comunicacion en la fluides del trabajo en
equipo.
ASESORA ARL- RECURSOS HUMANOS 28/11/2023
Plantearse la reestructuración del equipo de trabajo,tiendo
en cuenta el perfil de los conocimientos,habilidades y
destrezas para asumir de forma pertinente el rol que de
acuerdo a sus características yprofesionalismo refleje su
perfil.
GERENCIA 30/11/2023
CRONOGRAMA

26. CRONOGRAMA
ESTRATEGIA INTERMEDIARIO FECHA
Replantearse la adquisición de un nuevo software contable que
realmente satisfaga la necesidad principal, de nuestra principalactividad
económica, que esla comercialización de café.
GERENCIA 30/11/2023
Evaluar y elaborar una ruta de procesosy tiemposque involucre a
cada rolo funcionario desempeñando a totalidad cada una de sus
responsabilidadesy funcionesde forma diaria y mensual, involucrando
factoresnecesariosque son incluyentesen su proceder.
CONTABILIDAD- CONTROLINTERNO 24/11/2023
Establecer una evaluacion de desempeño laboralque implique evaluar
elporcentaje de cumplimiento de susfuncionesy responsabilidades, el
grado de satisfacion cumplido.
CONTABILIDAD- CONTROLINTERNO 30/11/2023
CRONOGRAMA

27. PRESUPUESTO
ITEMSOELEMENTOS VALOR
EQUIPOSDECOMPUTOS 10,000,000.00
REDINTERNET 450,000.00
CAPACITACIONASESEORAEXTERNAILIMITADA
PRESUPUESTO

28. RESULTADOS
 Al día de hoy resultados congruentes no se tienen,
por lo contrario se presenta dificultades en el
manejo y control del almacén de fertilizantes.
 Se presenta un rezago o atraso continuamente en
la unidad contable.
 Se plantearon alternativas y posibles soluciones
para la situación presentada en el almacén de
fertilizantes.

29. RESULTADOS
 No se ha concretado la capacitación o con la
asesoría para implementar los módulos de
inventarios café y cartera.
 No se ha definido la creación e implementación de
una herramienta que facilite la optimización de las
entregas café (PYG) por parte del Ingeniero John
Jairo.

30. INDICADORES
 INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
 INDICADORES DE EFICIENCIA
 INDICADORES DE EFICACIA
 INDICADORES DE RENDIMIENTO