Presentación de InteleFac, sistema de emisión de facturas electrónicas y de gestión de documentos de negocio.

1. ÍnteleFac XI
Gestión de Documentos de Negocio
ÍNTELEFAC dota a su organización de una serie de  Legal: La firma digital le permite cumplir todos los
herramientas para la gestión avanzada de sus requisitos legales sin recurrir al papel como soporte
documentos de negocio, basada en la utilización de sus documentos.
de la tecnología como herramienta de  Comunicación: El soporte digital facilita la
competitividad y productividad. comunicación interna y externa mediante la
tecnología actual (e-mail, fax, etc) sin necesidad de
La gestión de los procesos de negocio es una de las
recurrir a mover documentos y copiarlos con los
áreas clave de desarrollo de la PYME en los próximos
riesgos que ello supone.
años.
 Gestión: El acceso a la documentación es inmediato
La incorporación de la documentación digital y la en el ordenador del usuario. Desde un único interfaz
firma digital a los circuitos empresariales ofrece el usuario visualiza, envía por fax o correo, anota,
ventajas competitivas para su empresa. completa, etc.
 Archivo / Confidencialidad: La documentación
Parte esencial en la mejora de los procesos de digitalizada le permite mejorar su sistema de archivo
negocio es una adecuada gestión de los documentos en papel, preservarlo de desastres, así como de
en los que se basan estos procesos y que son
accesos no autorizados.
imprescindibles desde diversos puntos de vista:
La factura telemática
La tecnología al ser vicio de sus procesos
ÍNTELEFAC incorpora la emisión de Usted decide el contenido de su
facturas telemáticas siguiendo la mensaje .
normativa de la AEAT que, entre otras,
ofrece la posibilidad de sustituir el archivo  ÍNTELEFAC le permite envíos en
de papel por el archivo digital de las formato PDF, formato comúnmente
facturas. utilizado para el intercambio
documental.
La firma digital puede ser igualmente
aplicada a cualquier otro documento que  ÍNTELEFAC le ofrece la posibilidad
se gestione a través de nuestra solución. de realizar envíos mediante correo
electrónico o mediante FTP.
Para ello, usted sólo necesita disponer de “No sobreviven los más
 ÍNTELEFAC puede adicionalmente
su certificado digital expedido por una fuertes, sino aquellos
enviar documentos mediante equipos
entidad certificadora autorizada. capaces de adaptarse
de fax conectados en su sistema .

2. La factura telemática: Una ventaja competitiva
La facturación es un proceso crítico “La facturación telemática ... se basa en la
en nuestras empresas. aplicación de mecanismos que permiten garantizar
los principios básicos exigibles a la facturación:
De su agilidad y corrección depende el La autenticidad del origen de las facturas
proceso de cobro posterior. electrónicas y la integridad de su contenido, lo que
impide el repudio de la factura por su emisor.”
Este proceso debe de garantizar tanto la
integridad de la información como la ORDEN HAC (3134/2002), de 5 de diciembre, sobre un nuevo
identidad del emisor. desarrollo del régimen de facturación telemática
Reduzca sus costes por factura
La generación de facturas con los sistemas “Además, cada factura, según Campos,
tradicionales basados en papel supone un tiene un coste medio de 1,40 euros,
elevado coste tanto directo como oculto mientras que con una factura telemática
ese coste se reduce a entre 10 y 15
derivado de:
céntimos de euro por factura. El ahorro
es el mejor argumento para su extensión
 Tiempo de personal en la impresión,
generalizada. “El tema es revolucionario,
ensobrado, franqueo y envío. porque además del sustancial ahorro
 Coste de papel, sobres, tinta, sellos, ... económico, permite acortar los tiempos y
reducir si no suprimir- los enormes
 Necesidad de espacio para almacenar espacios de almacenamiento físico que
los documentos tal como marca la ley. requieren las facturas
 Costes adicionales en tiempo y en tradicionales”(Fuente: Computing)
materiales para buscar, reimprimir y Factura Ahorro ROI
reenviar facturas
s Año anual meses
2.000 2.500 € 13
Coste medio por factura 1,40 € 5.000 6.250 € 5
Coste factura telemática 0,15 € 7.500 9.375 € 3
10.000 12.500 € 2,5
Ahorro por factura 1,25 € 20.000 25.000 € 1
Componentes del Sistema ÌnteleFac
ÍNTELEFAC BASE Incorpora opciones avanzadas de gestión documental:
adjuntar documentos, escaneo, anotaciones,
El módulo base incorpora las funciones de generación y documentación anexa automática, generación de
envío de los documentos en formato pdf, tanto documentos internos, etc.
firmados digitalmente como no.
La instalación contempla la organización del sistema
Permite realizar las transmisiones mediante correo de archivo y supone un día de trabajo
electrónico o ftp. aproximadamente.
Típicamente, se instala en un servidor para ser Adicionalmente, se pueden contratar servicios
utilizado por el personal administrativo autorizado. adicionales para automatizar las cargas de datos
desde sus sistemas.
La instalación contempla la conexión con el sistema de
gestión del cliente (ODBC/OLEDB), el mapeo de los ÍNTELEFAC LECTURA
datos a gestionar y la generación en Crystal Reports
del impreso a transmitir. Este proceso supone Para que sus clientes puedan leer los documentos
aproximadamente dos días de trabajo y puede enviados, sin necesidad de adquirir un software
completarse en una semana. específico o de acceder al contenido de las facturas a
través del servicio ofrecido por la AEAT, ponemos a su
ÍNTELEFAC GESTIÓN disposición este módulo complementario que permite
a sus clientes la lectura e impresión de los
El módulo de gestión complementa las funciones del documentos recibidos con sólo hacer un clic.
módulo base, añadiendo funcionalidades multiempresa
y facilitando las tareas de almacenamiento ordenado, En el caso de que un cliente desee adquirir el módulo
búsqueda avanzada, visualización, impresión y reenvío de lectura, puede descargarlo gratuita y directamente
de los documentos generados con INTELEFAC Base o no desde nuestra web.
sujetos a acuerdos de envío telemático.
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3. “La Tecnología de la
Información se ha
convertido en un elemento
clave para obtener y
mantener ventajas
competitivas.”
Integración de Sistemas
ERP Cliente + ÍNTELEFAC = Productividad de Gestión
ÍNTELEFAC utiliza tecnología avanzada de conexión a Como resultado de la aplicación de tecnologías
Base de Datos que le permite realizar una integración especializadas y la optimización de procesos en
totalmente transparente con el sistema de gestión del circuitos documentales, nos permite ofrecer una
cliente. Esto hace posible, a diferencia de otras solución de gestión documental de negocio
soluciones de mercado, disponer de un solo repositorio diferenciadora en el mercado actual.
de datos, obteniendo la máxima integridad en la
ÍNTELEFAC le ofrecerá la oportunidad de mejorar
información.
notablemente sus circuitos documentales,
En ÍNTELEFAC únicamente reside la lógica de acceso a aumentar su eficiencia y eficacia en la
la información del ERP del cliente, así como las comunicación con sus clientes y proveedores, así
parametrizaciones de los documentos y relaciones de como reducir los costes directos e indirectos
entidades, no realizando ninguna apropiación de datos derivados.
relacionados con la confidencialidad interna y/o
externa, respetando la Ley Orgánica de Protección de
Datos (LOPD) implementada.
Adapte el sistema a su forma de trabajar
 ÍNTELEFAC le facilita la personalización de los documen-  ÍNTELEFAC contempla diferentes tipos de exportación:
tos mediante el generador de informes y el sistema de PDF, RTF (Word), Excel y XML.
fórmulas personalizadas.
 ÍNTELEFAC trabaja en los idiomas de sus clientes y
 ÍNTELEFAC le permite asignar permisos individuales a sus proveedores , permitiéndole personalizar sus comunica-
empleados para cada documento. ciones.
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4. Sencillez, rapidez, eficiencia: BENEFICIOS
La instalación y la puesta en En esta fase, de una duración aproximada de un día, se
marcha de ÍNTELEFAC están realizan las siguientes tareas:
diseñadas con los criterios de
sencillez, eficiencia y rápido  Se definen los parámetros para la operativa del
aporte de valor característicos de sistema
nuestros productos.
 Se establece el procedimiento oficial para la firma de
Ejecutamos con nuestros clientes contratos con los terceros a fin de definir las reglas de
los procesos oficiales necesarios comunicación (confirmación de recepción por
con la AEAT u otras entidades excepción o siempre, capacidad de leer los envíos,
certificadoras en paralelo a los etc.) y para el envío de la clave pública a esas
procesos de implantación del empresas (recomendable y responsabilidad del
sistema que puede ser operativo cliente).
sin incorporar la firma digital.
 Definición de los sistemas de backup y seguridad del
El proceso de puesta en marcha se realiza a través de los sistema de BBDD y de archivos en el File System.
siguientes pasos:
INSTALACIÓN DE SERVIDOR
En esta fase, de una duración aproximada medio día, se
realizan las siguientes tareas:
 Se instala el software
 Se configura el acceso al correo electrónico
INTEGRACIÓN CON ERP
En esta fase, de una duración aproximada de medio día, se
realizan las siguientes tareas: MULTI-IDIOMA
 Se configura el acceso a los datos del ERP, entidades En el caso de utilizar la opción multiidioma, se definen los
(clientes y proveedores, en su caso) y documento (s) impresos para cada uno de los diversos idiomas.
(factura a cliente, habitualmente)
DOCUMENTOS ADICIONALES
 Se genera el modelo de impreso que generará los
archivos de exportación a transmitir posteriormente. Cada documento reinicia un proceso de definición del mapeo
de datos con el ERP, formato del mismo, documentación
adjunta y acuerdos con terceros (clientes y proveedores).
CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN
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