Este documento describe las ventajas del sistema GestDoc para la gestión municipal, incluyendo el ahorro de costes a través de la automatización de tareas, la eliminación del papel y la mejora de la productividad. GestDoc proporciona nuevos servicios digitales a los ciudadanos y mejora la gestión a través de canales digitales, simplificación administrativa y aumento de la productividad del personal municipal. El sistema puede ayudar a ahorrar más de un 25% en costes de personal al automatizar tareas rutinarias y permitir que el mismo personal complete

1. GESTDOC 3.5

2. GESTDOC Y EL
AHORRO DE
COSTES

3. Mucho más que Ahorro de Costes:
Sistema Integral de Gestión Municipal
Mejora y Modernización del Ayuntamiento
Eliminación del Papel y de la Burocracia
innecesaria
Administración Electrónica
AHORRO DE COSTES

4. GESTDOC ES MUCHO MÁS QUE
AHORRO DE COSTES.
GESTDOC ES UN CONJUTO
DE HERRAMIENTAS DE
MEJORA EN LA GESTIÓN
MUNICIPAL Y EN LOS
SERVICIOS QUE SE
PRESTAN A LOS
CIUDADANOS. SE
ENFOCARÁ ESTA
PRESENTACIÓN EN EL
AHORRO DE COSTES QUE

5. LOS GASTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
GASTOS EN PERSONAL: Son con mucho el
MAYOR GASTO del Ayuntamiento.
GASTOS EN CONSUMIBLES: Papel, Fotocopias,
Toners, Pago por página impresa, etc.
GASTOS EN SERVICIOS DE TERCERAS EMPRESAS:
Correos, Telefonía, Boletines Oficiales, Mensajería, etc.
GESTDOC LOGRA AHORROS EN TODOS
ELLOS

6. ¿Cuanto se
puede ahorrar?

7. El mayor
ahorro será el de
Personal pues GestDoc basa su
funcionamiento en la mejora de la
Calidad, el aumento de Productividad
y en la Medición del Rendimiento.

8. ¿Por qué ahorraremos en personal?
El sistema asimila el conocimiento del personal.
Se automatizan tareas repetitivas.
Se elimina la dependencia del personal.
El conocimiento pasa de los trabajadores a GestDoc.

9. Ejemplos reales de
ahorro
Se ahorran enormes cantidades de tiempo
en tareas rutinarias, pues se cuenta con
herramientas para automatizarlas
(Plantillas, Expedientes de Trámite
Cerrado, Listas de documentos
necesarios, Circuitos de Firma,
Expedientes de años anteriores, etc.)

10. Desaparece el sello
a mano de registro
y se inserta en
automático por el
sistema.
Los documentos Documentos
se construyen con firma
automáticamente digital.
mediante plantillas.
Los documentos se
identifican
automáticamente
mediante códigos de
barras.

11. Estimación de ahorro en Tareas
Rutinarias
Más del 60% del tiempo
de los trabajadores • Se automatizan estas tareas
municipales se dedica a rutinarias.
Tareas Rutinarias
• Si se mantiene el personal
Se pueden eliminar más se aumenta la 40%.
en más de un
productividad
de un 25% de los costes • Con el mismo personal se
de personal pueden realizar muchas
más tareas.
Los políticos aumentan • Firmar un documento de
su control y reducen tu 200 páginas puede hacerse
tiempo de firma en más en pocos segundos.
de un 50% • Se pueden firmar múltiples
documentos a la vez.

12. ¿Qué otros ahorros se
pueden conseguir con
GestDoc?

13. Otros ahorros que se producen con GestDoc
• Se elimina la necesidad de formación específica, ya que el sistema aglutina toda la
Ahorro en Formación información del pasado y se puede reutilizar.
Ahorro en tareas de “Búsqueda de • Se localiza en segundos la información que antes llevaba días para ser localizada.
información”
Ahorro en Desplazamientos entre sedes
municipales y en tiempo de espera para ser • La herramienta “despacho de asuntos” elimina por completo estas tareas.
atendidos por trabajadores municipales
Ahorro en las labores de Mensajería Interna • La herramienta “despacho de asuntos” elimina por completo estas tareas.
Ahorro en Notificaciones, Correo Certificado y • Las herramientas “Notificaciones Telemáticas” y “Copiar Código de validación”, junto
Gastos en empresas de Mensajería con los “Documentadores” eliminan casi por completo estos gastos.
• El envío de información por SMS y por Correo Electrónico relacionadas
Ahorro en Gastos de Teléfono Fijo y Móvil automáticamente con el procedimiento administrativo, eliminan una gran cantidad de
gastos en telefonía fija y móvil
Ahorro en Gastos de Papelería, Fotocopias, • Se elimina una gran cantidad de papel impreso mediante el uso de GestDoc, por lo que
toners y Pago por página impresa se reducen notablemente estos gastos
Ahorro en los gastos de Publicación en • Mediante la herramienta”Tablón de Anuncios en la Sede Electrónica” se eliminan por
Boletines Oficiales completo estos gastos.

14. Nuevos Eliminación
Digitalización Respeto por
Servicios a Firma Digital del Papel y
de la el medio
los Avanzada Ahorro de
Información ambiente
Ciudadanos Costes
Otras Mejoras de
GestDoc

15. El mejor servicio a los
vecinos
Con GestDoc TODOS los
trámites con el Ayuntamiento se
pueden hacer a través de
Internet y el Ayuntamiento
nunca está cerrado

16. Mejoras en la
gestión
Canales Digitales de comunicación.
Simplificación Administrativa.
• Racionalización de la Burocracia.
• Optimización Gestión RRHH.
Aumento cuantificable de la productividad.
Nuevos Servicios: Envío de Información Administrativa SMS:
Ayuntamiento de Collado Villalba: “Exp. 2654/2010: Su
licencia ha sido concedida”.

17. ¿Lo vemos?