Este documento describe las deficiencias del actual Sistema de Administración de Correspondencia en Pemex Petroquímica y propone una solución basada en la nube para mejorar la velocidad, efectividad y auditoría de la transmisión de información entre áreas de una manera más ecológica y de bajo costo.

1. Sara Gabriela Alvarado Ruiz
Juan Carlos Morales Duarte

2. Definición del problema
En Pemex Petroquímica se utiliza el Sistema de Administración de Correspondencia
(SAC) para la administración, envío y recepción de los oficios enviados entre mismas
áreas, diferentes complejos y entre dependencias.
Este sistema trabaja con los archivos vía electrónica, no obstante, se realiza el envío
de los formatos físicos así como de una copia para que los destinatarios sellen como
“acuse de recibo”. Sin embargo este sistema posee algunas deficiencias, por
ejemplo:
• Cuando el intercambio de información se realiza entre los complejos o diferentes
ciudades, los formatos físicos tardan más tiempo en llegar y muchas veces no son
necesarios recibirlos, pues sólo con el archivo electrónico se obtiene la
información.
• Los acuses de recibo no son auditables y no siempre regresan al remitente
• Muchos oficios en formato físico se pierden en la mensajería
• Se tiene un archivo físico muy grande y trabajoso de clasificar de todos los oficios
enviados y recibidos y cuando son requeridos, su localización es lenta

3. Misión
• Encontrar una solución que cumpla con las expectativas de los directores de Pemex
Petroquímica, buscando que la empresa sea ecológica, que la transmisión de
información sea rápida, eficaz y auditable y que la interfaz utilizada sea amigable
con los usuarios para facilitar el proceso.

4. Objetivos Específicos
• Aumentar la velocidad con la que la información es enviada y recibida
• Reducir al máximo las impresiones de oficios que no sean necesarias
• Eliminar la pérdida de oficios debido a problemas en la mensajería
• Contar con un archivo electrónico de fácil acceso, con una plataforma sencilla
de utilizar para las usuarios en donde localizar todos los oficios enviados y
recibidos.
• Tener un sistema que nos permita tener acuses de recibo con claridad y en
tiempo y forma para poder hacer de esta información auditable.

5. Enfoque Utilizado
Se espera que el sistema electrónico utilizado tenga una interfaz amigable con los
usuarios, de bajo costo y que les de confiabilidad a todo el personal de Pemex
Petroquímica de utilizarlo sin necesidad de realizar las impresiones de los oficios.

6. Manejo de la
Infraestructura Áreas reciban información critica
Acceso a la
especial de información para la empresa
aplicación en el mejor
nube Mejorar
mejor tiempo Go Green
Mejorar posiciona
Base de Registro de Mejoramiento en la
miento
Autentificación con el
con LDAP datos de tiempos de los Comunicación
organizacional
usuarios acuses de cliente
recibido Ahorro en costos
Resguardo administrativos
seguro de la
Encriptación de información Cambio de
información politicas
Asegurar la
organizacional
correcta
recepción de la es
Acuses de información
recibo de los Mejorar la
administracion Utilización al
oficios de la mínimo de
informacion papel

7. Medidas de Progreso y Desempeño
Ahorro de dinero por consumo de papel​
- Baja de costos administrativos
E
 liminación de oficios de papel
- Numero de papel utilizado.
C
 antidad de oficios no leídos
- Efectividad de la comunicación.
L
 as áreas reciben la información en tiempo y con acuse de recibido
electrónico
- Incremento de acuses de recibido
R
 e Definición de políticas
- Mayor utilización del sistema ahora en la nube
Ahorro de dinero por gestión correcta de la información
- Se minimizara el retrabajo.

Confiabilidad de lectura de los oficios
- Se obtiene mayor cantidad de acuses de recibo

8. Riesgos y Formas de mitigarlos
Riesgos Mitigación
• Que los usuarios no • Cursos de capacitación
sientan confiable el para los usuarios
sistema • Modernización de la
• Que los equipos no Infraestructura
cuenten con la • Clasificación y
capacidad tecnológica salvaguarda de los
• Oficios antiguos que se oficios tramitados
requieran vía antes de la
electrónica implementación del
• Problemas y daños en nuevo sistema
el sistema • Creación de un equipo
de apoyo para solución
de problemas

9. Plan de trabajo, Cronograma e Hitos
Recursos Dedicación
Project Manager 45%
Operador Project Manager 100%
Jefe de desarrollo 50%
5 Programadores 100%
1 Tester 30%
2 Soporte Infraestructura 100%
1 Administrador 100%

10. Consideraciones de Staff y RRHH
Usuarios
• Que la interfaz sea amigable y de fácil uso
• Tener la confianza en el sistema electrónico
• Conocer todos los formatos y maneras para solución de
problemas en el sistema
RRHH
• Cursos de actualización para todos los usuarios del sistema
• Elaboración y entrega de manuales de uso
• Crear y capacitar un departamento de asistencia técnica

11. Costos y Fuentes de Fondeo
• Las Fuentes de Fondeo vienen del presupuesto destinado a la Subdirección de
Tecnologías de Información que otorga la Subdirección de Administración y
Finanzas

12. Alternativas de Solución Consideradas y
su Evaluación
• En donde los documentos al subirlos al SAC, se suban a la nube
• Acceso a nivel de subdirectores, gerentes, subgerentes y secretarias.
• Los documentos físicos ya no tendrían necesidad de enviarse
Creación de la • No se requiere de un archivo físico
nube • Mayor facilidad para encontrar documentos
• Autenticación de los remitentes y destinatarios
• Creación y envío inmediato a los destinatarios de un acuse de recibo auditable
• No se requiere el envío de documentos físicos ni acuses de recibo.
Firmas • Acceso a nivel de subdirectores, gerentes, subgerentes y secretarias
electrónicas
• Capacidad para elegir entre si un documento requiere envío físico o solamente
electrónico
• Acceso a nivel de todos los usuarios
Modernización • Modificación de la interfaz del Sistema que los usuarios ya conocen
del SAC • Acuses de recibos electrónicos al momento de abrir el perfil del usuario

13. Objetivos de Inversión
Bussines Drivers
Issues Organizacionales
Minimizar la Mejorar la Mejorar
utilización de percepción de posicionamiento
papel parte del cliente con el cliente
Control de Mejorar la Lograr 100% de
oficios inter comunicación acuses de
departamentales entre áreas de la recibos de los
al minimo empresa documentos