La gestión documental se ha convertido en una necesidad para las organizaciones. Consiste en catalogar, consultar y acceder a información dispersa de forma eficiente. Implementar soluciones documentales digitales puede reducir costos, mejorar la productividad y seguridad al facilitar el acceso remoto a documentos.

1. INTRODUCCIÓN QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL
Hoy el conocimiento es uno de los activos más valiosos. Conjunto de actividades Administrativas y
Gestionarlo implica, en gran medida, catalogar, consultar, Técnicas, tendiente al eficiente, eficaz y efectivo
acceder e integrar información y documentación que, en la manejo y organización de la Documentación
mayor parte de las ocasiones, se encuentra dispersa y bajo producida y recibida por una entidad desde su
soportes no informatizados. Por este motivo, la gestión de la origen hasta su destino final, con el objeto de
documentación se ha convertido, al mismo tiempo, en una facilitar su consulta, conservación y utilización.
necesidad y en un problema para las organizaciones: gastos
en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el
estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y
búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de
fotocopias-fax, etc.

2. PROBLEMAS ASOCIADOS AL MANEJO DE DOCUMENTOS EN PAPEL
-Problemas de localización de los documentos. -Pérdida de documentos.
-Dificultad de búsqueda. -Inexistencia de directrices documentales, procesos sin
normalizar.
-Recuperación lenta.
-Elevado número de copias innecesarias.
Resultado
Baja productividad con unos costes para la empresa
muy elevados.
-Excesivo tiempo de tratamiento manual.
-Elevado coste de recuperación de los documentos.

3. SERVICIOS/SOLUCIONES DOCUMENTALES
Docupacífico ofrece una amplia gama de servicios y soluciones de gestión documental que cubren las necesidades de
empresas y organizaciones de todos los sectores de actividad. Desde documentos administrativos públicos y privados
(facturas, notas de remisión, contratos, expedientes, padrón, pólizas, formularios, etc.), material técnico (planos, tarjetas de
apertura, mapas, fichas maestras, historiales clínicos, etc.), hasta responsabilizarse del diseño y ejecución de proyectos
globales de digitalización e informatización (bibliotecas públicas, firmas digitales bancarias en red, etc.), Docupacífico está en
la capacidad de desarrollar cualquier proyecto o servicio documental. Nuestra oferta documental es:
Implantación de soluciones Equipos informáticos y redes
documentales Suministro de servidores, escáner, impresoras, puestos de
digitalización y demás elementos necesarios para la
Proyectos a medida de cada cliente, cerrados en plazo y
gestión documental.
coste, en los que Docupacífico define, desarrolla e
implanta una solución documental “llave en mano”, lista Productos de gestión documental
para su explotación por parte del cliente. Esta solución
llave en mano está formada por: Herramientas software de última generación para el
diseño y gestión electrónica de todo tipo de archivos.

4. Integración tecnológica
Montaje, instalación hardware/ software de equipos y redes, personalización de las
herramientas informáticas y, en definitiva, integración de toda la tecnología de base, hasta
dejar la solución lista para su funcionamiento.
Formación
Capacitación técnica de los profesionales del cliente que se responsabilizarán de la explotación
de la solución implantada por Docupacífico.
Mantenimiento y asistencia técnica
Servicio de atención y resolución de incidencias y mantenimiento de los equipos.

5. OUTSOURCING DOCUMENTAL
Se entiende por outsourcing la externalización de un proceso de negocio por parte del cliente a un proveedor
especializado, quien asume la Responsabilidad de su ejecución. En este caso, Docupacífico presta un servicio integral
que cubre todo el ciclo documental:
Recogida Adecuación
Logística y ejecución, en cualquier punto del país, de la Preparación de los documentos (eliminando grapas,
recogida de la documentación y transporte al centro sobres y elementos anexos), ordenación y clasificación
de servicio de Docupacífico. de los mismos.
Entrega Digitalización y codificación
Disposición por parte del cliente tanto de la Realización del proceso de escáner para obtener la
documentación original como de la digital bajo el imagen digital del documento y codificación por la que
formato pactado: CD, línea comunicación, cinta, etc. se asigna un conjunto de códigos, tanto para identificar
su ubicación física (documento original) como lógica
(documento digital).

6. Este servicio outsourcing puede ser:
On-Site u Off-Site, en función de que se realice en el
Centro de Servicio de Docupacífico o en las
instalaciones del cliente, a las que Docupacífico
desplazaría sus profesionales y equipos para prestar
el servicio.
Total o Parcial, en función de que Docupacífico preste
el conjunto o parte de los servicios arriba definidos.

7. LA SOLUCIÓN TÉCNICA
La solución de Gestión Documental basada en la digitalización se articula en torno al siguiente proceso:
- Los documentos originales, una vez reparados, se escanean bien en el Centro de Documentación de Docupacífico o en
las instalaciones del cliente. Para ello, contamos con más de 15 escáner de última generación que operan con el conjunto
de estándares vigentes en el mercado.
- Desde el puesto (ordenador personal) del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada
documento lógico, las claves de acceso (información relevante para facilitar la búsqueda y captura por el sistema
informático). Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.
- Los usuarios autorizados, a través de su red local, WAN o Internet, se conectan desde sus puestos de trabajo
(ordenadores personales) al servidor que contiene las imágenes digitalizadas, recuperándolas. Una configuración típica
del puesto de usuario es Pentium II a 300 Mhz., con 64 Mb. de RAM y 2 Gb. de disco con navegador y acceso Internet.
Cuando los documentos integran gráficos, es conveniente que el caudal mínimo entre el servidor y los puestos de los
usuarios sea como mínimo de 64 k.

8. La herramienta informática base de la solución documental en
Docupacífico es la solución New File. NewFile, desarrollado en
VISUAL C++ de Microsoft, está diseñado sobre el entorno SAAND,
la más avanzada plataforma de gestión electrónica documental
hoy existente. Esto le permite incorporar, de forma inmediata, las
últimas herramientas y tecnologías del sector.
Utiliza los estándares del mercado y las últimas tecnologías en
gestión de imagen. Soporta diversas tecnologías de control de
escáner, pudiendo utilizar la mayoría de los existentes en el
mercado, ya sean SCSI o vídeo (mediante controladoras KOFAX o
XIONICS). El acceso a datos se realiza mediante ODBC y contra un
gran número de motores.
Además de New File, contamos con productos como Deltacold,
que carga, indexa y almacena de forma automática salidas
impresas de ordenador (fichero, fax, impresora, correo
electrónico, etc.), que posteriormente podrán ser fácilmente
consultadas, y Deltaweb que permite la consulta, a través de
Internet, de la información almacenada en Deltacold, con las
ventajas de que opera con cualquier navegador de Internet, es
100% Cliente/Servidor y el proceso y administración se realiza en
el servidor, disminuyendo el tráfico de red.2

9. VENTAJAS DEL SISTEMA BENEFICIOS DEL SISTEMA
- Control Centralizado de la Correspondencia. - Reducción de papel y tóner.
- Acceso inmediato a Documentos e Información de Procesos. - Imagen Corporativa.
- Normalización de los procesos. - Reducción del personal contratado.
- Integración de Personas, Procesos, Información y Tiempos a Procesos - Reducción del espacio físico.
Administrativos Documentales. - Avance tecnológico.
- Cero errores en los procesos. - Confidencialidad de la Empresa.
- Control y seguridad de los documentos del archivo. - Tranquilidad Empresarial.
- Automatización Documental mediante documentos electrónicos y - Sensibilización de la importancia de los documentos de la Empresa.
formularios. - Creación de cultura Archivística Empresarial.
- Productividad. - Manejo de los Archivos de acuerdo a la Legislación según el Archivo
General de la Nación.

10. BENEFICIOS DEL SISTEMA SGD
Reducción de costes salariales. Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las
copias.
Disminución del tiempo de localización y recuperación de los
documentos al ser accesible desde el propio puesto de trabajo. Disminución de la pérdida de oportunidad.
Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el usuario no Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a
tiene que re-archivar cada documento al trabajar con él en determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a partes de
pantalla. un documento.
Disminución del coste de distribución; al estar los documentos No existen documentos extraviados o perdidos.
accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de
mensajería, fax, etc. Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos "in situ" en sus
demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto.
Disminución de costes administrativos.
Aumento de la productividad.
Drástico recorte del espacio de almacenamiento y
reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel pueden Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación.
enviarse a un espacio más barato o un almacén de custodia. Un
CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 15.000 Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo una
páginas escaneadas (5). ventaja competitiva a la empresa.
Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en
cualquier momento desde cualquier puesto.