El documento describe diferentes tipos de documentos electrónicos como documentos virtuales, digitales e hipertextuales. También describe varios sistemas de clasificación de documentos como el sistema Bliss, el sistema de la Biblioteca del Congreso, el Decimal Universal y el sistema Dewey. Finalmente, menciona algunos tipos de software utilizados para la gestión de documentos electrónicos como programas de gestión de documentos, gestión de conocimiento, gestión de archivos, reconocimiento de imágenes y flujo de trabajo.

1. María Alejandra Camacho R. – HID-132-00086V
Mary Yahili Hernández – HID-
Magda Elisa Jeréz – HID-
Prof: Cira Marianella Orta González
Barquisimeto, Julio 2013
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBU
LIC. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN

2. Introducción a la Documentación
Grupo M: Las 3M – Mujeres Independientes
TIPO DE DOCUMENTO EJEMPLO
Soporte En línea, disco duro, pen drive, flash drive.
Estado del mensaje Conceptual, Hipertextual.
Tecnología de lectura/escritura Digitales, Electrónicos.
Tratamiento de datos contenidos Estructurados (HTM, HTML, SGML) ; no estructurados.
Estructura del mensaje Secuenciales, hipertextuales.
Codificación del mensaje Analógico, digital
Tipo de acceso Local, remoto (a través de red).
Protocolo de Internet Documentos http; ftp; telnet; gopher; news; rss; correo
electrónico.

3. Son documentos virtuales aquellos a los que accedemos a través de bases
de datos y recopilaciones de información que, aunque no lo hacen un
documento real, tiene la posibilidad de serlo en cuanto al manejo y uso final
de la información procesada.
Los documentos virtuales no se deben confundir con los digitales y
electrónicos. Los primeros requieren estrictamente de una computadora
para ser creados, leídos y compartidos pues están codificados en bits y los
segundos requieren de ciertos medios electrónicos para su conservación y
reproducción, como CD-ROMs o un disco duro, por ejemplo.
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El documento hipertextual (o hipertexto), lleva al usuario mediante la
navegación en internet a una serie de documentos y enlaces que contienen
más o menos la misma información o información
relacionada, complementaria, de lo que el usuario originalmente está
consultando.
Los enlaces de un hipertexto pueden ser infinitos, siempre y cuando el
usuario continúe guiándose por las recomendaciones, tags y enlaces que se
presenten en su camino dentro de una investigación. Es el mismo usuario
quien le da la finalidad que requiere y le pone punto final a la
investigación, convirtiendo la información en un documento real.

4. Muchos centros de documentación cuentan con áreas especializadas que
no solo reciben y envían documentos electrónicos sino que también los
crean y procesan. “Las tecnologías para la gestión de documentos
electrónicos facilitan a las organizaciones adquirir, gestionar, almacenar y
compartir documentos electrónicos”.
Se denomina documento electrónico a un documento de cualquier tipo que
esté almacenado en una unidad informática o dispositivo electrónico, sin
importar su tamaño.
Nos referimos a gestión de documentos electrónicos al proceso de
adquirir, buscar, conservar, recuperar, reproducir documentos desde un
dispositivo electrónico. Existen actualmente gran cantidad de programas
que realizan el trabajo de gestión o sirven de apoyo al talento humano.
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5. Se encuentran una gran cantidad de softwares que cumplen distintas
funciones dependiendo de la necesidad de la organización. Un programa de
Gestión del Documento se encarga, como lo dice su nombre, de gestionar y
recuperar documentos que parecen incompatibles o irrecuperables,
mientras que en el campo de la Gestión del Conocimiento, se habla de una
disciplina a través de la cual se comparten las experiencias y todo el
conocimiento recibido, lo cual no es tangible. Un programa de gestión de
conocimiento, es un apoyo para que compartir esta información sea más
fácil y rápido. Existen otros programas que se encargan de organizar o
facilitar la organización de los registros personales, transitorios y oficiales de
una empresa o institución; esto se llama Gestión de Archivo.
Un programa de Imaging, transforma documentos escritos en imágenes de
estos documentos. Un software muy conocido de imaging, es el Adobe
Acrobat. Scanners, reconocedores de caracteres y procesamiento de
paquetes de información son instrumentos y programas que influyen en el
movimiento de la información dentro de una organización. Esto se conoce
como softwares de Flujo de Trabajo.
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6. Todos aquellos sistemas de clasificación de bibliotecas conocidos pueden se utilizados para clasificar
documentos virtuales, digitales y electrónicos. Existen de hecho softwares que hacen las clasificaciones
automáticas.
Algunos de los sistemas de clasificación conocidos son el Bliss que reúne las mismas clases de un tipo
de conocimiento general y respeta órdenes y jerarquías verticales y horizontales y se compone de
caracteres alfanuméricos. El sistema de la Biblioteca del Congreso, usado mayormente en Bibliotecas y
grandes instituciones en EEUU utiliza también caracteres alfanuméricos, e incluye todas las letras del
abecedario excepto I, O, W, X y Y.
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Están luego los más importantes y utilizados a nivel
mundial que son el Decimal Universal, adoptado por
Otlet y La Fointaine, basado en ordenar a través de
dígitos únicamente, muy flexible para leer y utilizar; y
el Dewey, desarrollado por Melvil Dewey en 1876.
Existen 14 ediciones abreviadas de este método pues
la mayor posee gran amplitud.